CVDR73804_2Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en regels voor het financieel beheer en inrichting van de financiele organisatie van de provincie FlevolandnlregelingFlevoland2016-11-29FlevolandProvinciaal Blad, 2013, 6Financiele verordening provincie Flevoland 2003Provinciewet, art. 216provinciale statenfinanciën en economie2013-02-27
De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht
2013-01-012013-01-01intrekkingStatenvoorstel HB 1303505bestuurlijke organisatie, financieel kaderGeen.Deze regeling is ingetrokken per 1 januari 2013.Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en regels voor het financieel beheer en inrichting van de financiele organisatie van de provincie FlevolandGedeputeerde Staten van provincie FlevolandArtikel 1. DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:sector: iedere organisatorische eenheid binnen de provinciale
organisatie onder leiding van een sectordirecteur die als
zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de
algemeen directeur heeft. De algemeen directeur is het hoofd van
de ambtelijke organisatie en als zodanig rechtstreeks
verantwoording schuldig aan het college van Gedeputeerde
Staten.administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen,
verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het
besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van)
de organisatie van de provincie Flevoland en ten behoeve van de
verantwoording die daarover moet worden afgelegd. financiële administratie: het onderdeel van de administratie
dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen
betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de
organisatie van de provincie Flevoland, teneinde te komen tot
een goed inzicht in: de financieel-economische positie; het financiële beheer; de uitvoering van de begroting; het afwikkelen van vorderingen en schulden; alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover. administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische
maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand
houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke
informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke
leiding. financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht
op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten van de
provincie Flevoland.rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en
regelgeving, waaronder provinciale verordeningen,
statenbesluiten en collegebesluiten.doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een
zo beperkt mogelijke inzet van middelen. doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke
effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.Titel 1. Begroting en verantwoordingKaderstellenArtikel 2. Programmabegroting1 Provinciale Staten stellen in ieder geval bij de aanvang van de
nieuwe statenperiode een programmaindeling vast.2 Provinciale Staten stellen per programma vast: de beoogde maatschappelijke effecten; de te leveren goederen en diensten;de baten en lasten.3 Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking
tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren
goederen en diensten.4 Provinciale Staten stellen de indicatoren, bedoeld in het derde
lid, vast.5 Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van
gegevens over de geleverde goederen en diensten en de
maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en
doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door
Provinciale Staten, kunnen worden getoetst.Artikel 3. Producten1 Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht ter
inzage gelegd van de toedeling van de producten uit de
productraming aan de programma's.2De samenstelling van de programmaonderdelen kan worden gewijzigd
als daar dringende redenen voor aanwezig zijn. Wijzigingen
worden bij de begroting in de inleiding expliciet vermeld.Artikel 4. Kaders begroting1 Het college biedt uiterlijk 1 mei van het begrotingsjaar een
nota aan over het financieel beleidskader voor het volgende
begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden
ook de bevindingen betrokken uit de rapportage van de
begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken als
bedoeld in artikel 8.2 Provinciale Staten stellen deze nota uiterlijk 1 juni
vast.UitvoeringArtikel 5. Uitvoering begroting1 Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van
de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend
verloopt.2 Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg
voor dat: de baten en lasten, door middel van kostentoerekening,
eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de
productraming; de budgetten uit de productraming en kredieten voor
investeringen passen binnen de kaders zoals
geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting
van de financiële positie; de lasten van de producten niet dusdanig worden
overschreden dat de realisatie van andere producten
binnen hetzelfde programma onder druk komt.3 Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de
programma's zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting
niet worden overschreden en dat de baten worden
gerealiseerd.Beheersing en Interne controleArtikel 6. Interne controle1 Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de
rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse
interne toetsing van de getrouwheid van de
informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de
beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college
maatregelen tot herstel.2 Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van
een aantal organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en
tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de
rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en
oneigenlijk gebruik van de provinciale regelingen. Iedere sector
van de provincie wordt minimaal eens in de 4 jaar getoetst.3 Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets
bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van
verbetering. Het college neemt op basis van het plan van
verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.4 De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden
ter kennisgeving aan Provinciale Staten (commissie Bestuur)
aangeboden.Rapportage en VerantwoordingArtikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie1 Het college informeert Provinciale Staten door middel van
tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van
de provincie over de eerste drie maanden en de eerste zes
maanden van het lopende boekjaar.2 De tussenrapportages worden aan Provinciale Staten aangeboden
op de volgende tijdstippen: de driemaands rapportage vóór 1 mei (behandeling PS in
mei)van het lopende begrotingsjaar; de zesmaands rapportage vóór 1 oktober (behandeling PS
oktober) van het lopende begrotingsjaar;3 De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de
programma-indeling van de begroting.4 De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de
baten en lasten, de geleverde goederen en diensten en indien
daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. Zonodig
wordt rekening gehouden met bevindingen uit de jaarstukken als
bedoeld in artikel 8. In de rapportages wordt in ieder geval
aandacht besteed aan afwijkingen van: inkomsten uit de algemene uitkering en opcenten
motorrijtuigenbelasting; de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;realisatie op begrote subsidieverwachtingen.5Het college informeert in ieder geval vooraf Provinciale Staten
en neemt pas een besluit, nadat Provinciale Staten in de
gelegenheid zijn gesteld haar wensen en bedenkingen ter kennis
van het college te brengen voorzover het betreft niet bij
begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen waarmee in
het totale budget van het programma overigens wel rekening is
gehouden:inzake het verstrekken van, waarborgen en garanties
groter dan Euro 250.000.6Het college informeert vooraf Provinciale Staten en neemt pas
een besluit nadat Provinciale Staten in de gelegenheid zijn
gesteld haar wensen en bedenkingen ter kennis van het college te
brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen,
waarmee in het totale budget van het programma overigens wel
rekening is gehouden, aangaat waarvan de jaarlijkse lasten
groter zijn dan Euro 250.000.Artikel 8. Jaarstukken1Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de
verantwoording van de sectoren naar de productenrealisatie en
naar de programma verantwoording. Het college legt
verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de
verantwoording geeft het college aan: wat is bereikt;welke goederen en diensten zijn geleverd; wat de kosten zijn; hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting
gestelde doelen.2 Provinciale Staten bepalen aan de hand van de uitvoering van de
programma's of de beleidsdoelen van de programma's voor het
lopende jaar bijstelling behoeven.Titel 2. Financiële positieKaderstellenArtikel 9. Financiële positie1Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe
Provinciale Staten hebben besloten, in de uiteenzetting van de
financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.2Provinciale Staten autoriseren met het vaststellen van de
financiële positie de investeringskredieten.Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste
activa1 Kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief
en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd.2 Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten
laste van de exploitatie gebracht.3 De materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in
artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording
provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in: 30 jaar
: gebouwen; kleine aanpassingen aan gebouwen in de resterende
looptijd van het hoofdgebouw. 30 jaar : grote motorvaartuigen 15 jaar : technische installaties bedrijfsgebouwen,
motorvaartuigen. 10 jaar : kantoormeubilair > Euro 10.000;
veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen. 5 jaar : kantoorapparatuur, telefooninstallatie,
automatiseringsapparatuur, telecombekabeling en
paging(oproep)apparatuur, motorvoertuigen. 3 jaar : Stimuleringsproject PC-gebruik en servers.
niet : gronden. Er wordt annuïtair afgeschreven indien
de kapitaallasten voor meer dan 50% worden gedekt door
tarieven, huuropbrengsten of vergoedingen die eveneens
zijn gebaseerd op een jaarlijks gelijkblijvende
annuïteit. Investeringskredieten kleiner dan Euro 10.000 worden
niet geactiveerd.4 Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals
bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en
verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan
investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen,
waterwegen; civiele kunstwerken, groen en kunstwerken,5 Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig
maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden
en bestemmingsreserves afgeschreven op basis van een 20-jarige
annuïteit. Hiervan kan bij besluit van Provinciale Staten worden
afgeweken en de aankoopvervaardigingsprijs wel rechtstreeks ten
laste van de exploitatie te brengen.6 Jaarlijks wordt door het college van Gedeputeerde Staten bij de
nota over het financieel beleidskader bepaald welk
rentepercentage voor nieuwe investeringen wordt gehanteerd.Artikel 11. Reserves en voorzieningen1 Het college biedt eenmaal per 4 jaar de nota reserves en
voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door
Provinciale Staten.2 De nota behandelt: de vorming en besteding van reserves;de vorming en besteding voorzieningen; het doteren en verwerking van rente over de reserves en
de voorzieningen; evaluatie van de bestaande reserves en
voorzieningen; de gewenste weerstandscapaciteit.Artikel 12. KostprijsberekeningVoor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten
van de provincie Flevoland wordt verwezen naar de door Provinciale
Staten vastgestelde legesverordening 1998 provincie Flevoland met de
daarbij behorende (laatstelijk gewijzigde) tarieventabel.Artikel 13: FinancieringsfunctieVoor het te voeren beleid op het gebied van treasury wordt verwezen
naar het door Provinciale Staten vastgestelde Treasurystatuut 2000
(sindsdien gewijzigd).Artikel 14. Registratie bezittingen, activa en
vermogen1 Het college draagt zorg voor een actuele registratie van
terreinen en gronden en van automatiseringsactiva. In de
registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde
kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of
netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.2 Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de
ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de provincie
systematisch worden gecontroleerd.3 Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het
college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De
resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering
worden ter kennisgeving aan Provinciale Staten aangeboden.Titel 3. ParagrafenArtikel 15. Lokale heffingenBij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale
heffingen verslag van de opbrengsten per heffing.Artikel 16. Weerstandsvermogen en risicomanagement1Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de
begroting en van de jaarstukken de risico's van materieel belang en
een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen. Hierbij
wordt speciale aandacht gegeven aan: tegenvallende
renteontwikkelingen op de kapitaalmarkt, dreigend faillissement van
derden bij wie borgstellingen, garanties, leningen of vorderingen
uitstaan.2 Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de
begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in
hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van
materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden
opgevangen.Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen1 Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud
openbare ruimte aan ter behandeling en vaststelling door Provinciale
Staten. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het
onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen,
water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de
normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag voor de
komende tien jaren.2Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud
gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door Provinciale
Staten. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen niet
jaarlijkse onderhoud en de bijbehorende kosten aan de provinciale
gebouwen voor de komende tien jaren en eveneens de
normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.3 Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf
onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het
geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan
openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair,
gebouwen.Artikel 18. FinancieringBij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf
financiering in ieder geval verslag van: de kasgeldlimiet; de renterisico norm;de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de
komende drie jaar; de rentevisie ende rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de
financieringsfunctie.Artikel 19. Bedrijfsvoering1In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de
tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de
bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd
over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de
bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen. Daarbij wordt
speciale aandacht gegeven aan: reorganisaties, ziekteverzuim, de
provinciale huisvesting en ontwikkeling op het gebied van
automatisering.2Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de
begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar
de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 217a
Provinciewet.Artikel 20. Verbonden partijenIn de begroting en jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen
in elk geval ingegaan op het openbaar belang, de wijze/mate van
deelneming, de overige deelnemers/aandeelhouders, het eigen en vreemd
vermogen, het financieel resultaat en de vestigingsplaats van de
verbonden partijArtikel 21. Verstrekking subsidiesHet college kijkt eens in de vier jaar of de algemene
subsidieverordening aanpassing behoeft.Titel 4. Financiële organisatie en administratieArtikel 22. Administratie1 De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder
geval dienstbaar is voor: het sturen en het beheersen van activiteiten en processen
in de provincie als geheel en in de sectoren; het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de
omvang van activa met economisch nut, activa met
maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, en
reserves; het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor
het maken van kostencalculaties; het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en
de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot
de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende
wet- en regelgeving; het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde
bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de
begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;de controle van de registratie van gegevens als zodanig en
van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle
op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen.Artikel 23. Financiële administratieHet college draagt er zorg voor dat: de inrichting en de werking van de financiële administratie
voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies
en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk en de
Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke
verantwoordingsverplichtingen opleggen aan provincies.Artikel 24. Financiële organisatieHet college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast: een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle
wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie
aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten; de regels voor de opdrachtverlening;de te maken afspraken met de sectoren/afdelingen over de te
leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze
en frequentie van rapportage over de voortgang van de
activiteiten en uitputting van middelen;Artikel 25. Aanbesteding en inkoopHet college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne
regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten.
De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de
regels terzake van de Europese Unie.Artikel 26. Subsidieverstrekking en steunverleningHet college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne
regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan
ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in
overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de
subsidieverordening van de provincie Flevoland.Titel 5. SlotbepalingenArtikel 27.Provinciale Staten kunnen in voorkomende gevallen afwijken van de in
deze verordening opgenomen bepalingenArtikel 28. InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien
verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de
uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij
behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het
begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening. Op
de datum van ingang vervalt de verordening met betrekking tot de
organisatie van de financiële administratie en van het beheer van de
geldmiddelen van de provincie Flevoland 1986.Artikel 29. CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam 'Financiële
verordening provincie Flevoland 2003.Voorzitter en secretaris.Artikel 2. ProgrammabegrotingArtikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin
de kaderstellende functie van Provinciale Staten tot uiting komt. Provinciale
Staten leggen op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur
van de begroting vast, evenals de kengetallen waarop Provinciale Staten wil
sturen en controleren. Provincie Staten bepalen nu zelf het aantal en de inhoud
van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen
aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. . Meestal zal die vaststelling voor
enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele statenperiode. Indien daartoe
aanleiding is, kunnen Provinciale Staten de indeling wijzigen. Een programma is
gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daar voor
doen en wat mag dat kosten? Vooral voor de eerste twee vragen zullen in de
praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren kunnen
Provinciale Staten hun kaderstellende functie vervullen. Ook dienen zij om
Provinciale Staten de gelegenheid te bieden hun controlerende functie in te
vullen door de uitkomsten en resultaten van de programma's te beoordelen. De
programma's worden zoveel mogelijk SMART geformuleerd, wat inhoudt: (S)pecifiek
: Tastbare en duidelijke doelstellingen en geen abstracte doelstellingen
formuleren; (M)eetbaar : Doelen moeten in getal of resultaat worden uitgedrukt
of anders in kwaliteitseisen; (A)cceptabel : Is er voldoende
maatschappelijk/bestuurlijk draagvlak; (R)ealistisch : Alle activiteiten,
producten en doelstellingen moeten ook gerealiseerd kunnen worden;
(T)ijdsgebonden : Aangeven wanneer de doelen gerealiseerd moeten zijn.Artikel 3. ProductenProvinciale Staten stellen de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de
begroting stelt het college - zoals geregeld in het Besluit begroting en
verantwoording - een productraming op. Het college is vrij in het aantal
producten en de indeling daarvan. De productraming is in de systematiek van het
besluit geen onderdeel van de begroting.Artikel 4. Kaders begrotingDe artikelen 2 en 3 betreffen vooral de infrastructuur van de begroting. Artikel
4 gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt de grondslag voor de
eigenlijke begroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van
Provinciale Staten, is het logisch dat Provinciale Staten expliciet een
budgettair kader vaststellen.Artikel 5. Uitvoering begrotingIn artikel 5 leggen Provinciale Staten het college een aantal eisen op die voor
een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn.Artikel 6. Interne controleProvinciale Staten leggen in dit artikel enkele basiscondities vast voor de
interne controle. Daarmee verkrijgen Provinciale Staten de zekerheid dat het
college aan de eisen genoemd in met name artikel 5, eerste lid, zal kunnen
voldoen. In het eerste lid krijgt het college de opdracht voor de inrichting van
de financiële organisatie verschillende maatregelen te treffen op het gebied van
interne controle, bijvoorbeeld een adequate functiescheiding. Hierin voorzien de
instructies voor de ambtenaar financiële administratie en de instructie kassier.
Voor een goede interne controle zijn echter aanvullende onderzoeken nodig. De
aanpak en keuze van de te toetsen onderwerpen/organisatieonderdelen genoemd in
het tweede lid worden jaarlijks vastgelegd in een auditplan. Dit auditplan bevat
elementen die op verzoek van het college van Gedeputeerde Staten worden
onderzocht en een aantal elementen van eigen intern ambtelijk onderzoek (op
verzoek van het MT). Alleen de onderzoeksopdrachten van het college van
Gedeputeerde Staten zullen expliciet in de rapportage naar Provinciale Staten
worden opgenomen. Het auditplan wordt vastgesteld door het college van
Gedeputeerde Staten en uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de Algemeen
directeur met betrokkenheid van de concerncontroller en de auditmedewerk(st)er.
Aanpak en taken/verantwoordelijkheden zijn uitgewerkt in een ambtelijke nota
'Opzet Audit Provincie Flevoland' De genoemde onderzoeken in dit artikel
omvatten niet de interne onderzoeken van het college naar de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Regels voor deze interne onderzoeken
zijn opgenomen in de verordening artikel 217a Provinciewet.Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatieArtikel 7, eerste tot en met vierde lid, formaliseert een belangrijk onderdeel
van de planning en control van Provinciale Staten. Provinciale Staten geven
namelijk aan de aard van de informatie die Gedeputeerde Staten standaard dient
te verstrekken evenals de reguliere frequentie. Op basis van deze informatie
kunnen Provinciale Staten de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of
bijsturing nodig is. Artikel 7 regelt wanneer de Provinciale Staten tussentijds
over de stand van zaken in het lopende begrotingsjaar moeten worden
geïnformeerd. In dit artikel is gekozen voor twee tussenrapportages. De eerste
driemaandelijkse rapportage zal nog weinig concrete informatie bevatten. Deze
rapportage is vooral van belang om te beoordelen of de bevindingen uit de
jaarstukken van het afgelopen jaar van invloed zijn op de gemaakte afspraken in
het huidige begrotingsjaar. Het vijfde en zesde lid gaan in op de
informatieplicht van het college voor nieuwe, niet in de begroting opgenomen
activiteiten. Deze bedragen komen in de plaats van het bedrag ad. Euro 50.000
dat is genoemd in artikel 2, lid 2 van het 'Besluit tot overdracht van
bevoegdheden van Provinciale Staten aan Gedeputeerde Staten'. Bij de uitvoering
van de begroting geldt voor het college de informatieplicht uit het vierde lid
artikel 167 Provinciewet. Bij het aangaan van verplichtingen of het uitoefenen
van bevoegdheden door het college met ingrijpende gevolgen voor de provincie
moet het college eerst het gevoelen van Provinciale Staten inwinnen. Provinciale
Staten scheppen op deze wijze echter zekerheid voor het college. Het college
weet welke informatie hij in elk geval vooraf aan Provinciale Staten moet
mededelen. Het haalt mogelijke misverstanden en politieke spanningen uit de
lucht.Artikel 8. JaarrekeningArtikel 8 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de
begrotingsuitvoering door het college, cq. de controle van Provinciale Staten
daarop. Basis daarvoor is de productrealisatie. In het eerste lid wordt daarvoor
een kwaliteitseis gesteld. Het tweede lid is de tegenpool van artikel 2, lid
2.Artikel 9. De financiële positieProvinciale Staten geven in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan
die het college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de
meerjarenramingen moet volgen. Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe
Provinciale Staten bij het vaststellen van de financiële positie, de
investeringskredieten autoriseert.Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activaDe verordening moet volgens artikel 216 Provinciewet in elk geval bevatten de
'regels voor waardering en afschrijving activa'. Artikel 10 stelt de regels voor
de waardering en afschrijving van de vaste activa. De vaste activa worden
verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiele vaste activa en
financiële vaste activa. De immateriële vaste activa worden verdeeld in de
kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en de kosten
verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio. De
materiele vaste activa worden onderverdeeld in materiele vaste activa met
economisch nut en materiele vaste activa met alleen maatschappelijk nut. Er
wordt slechts annuitair afgeschreven als er tegenover de afschrijvingslasten ook
een vergoeding staat die op basis van annuïteiten is berekend. Om te voorkomen
dat de keuze voor annuïteiten volledig door de vergoeding wordt bepaald is
opgenomen dat 50% van de kapitaallasten moet worden gedekt door de vergoeding.
Om te voorkomen dat relatief kleine bedragen moeten worden geactiveerd omdat ze
wel een meerjarig economisch nut hebben is de bepaling opgenomen dat
investeringskredieten kleiner dan Euro 10.000 niet worden geactiveerd. Het
vierde lid geeft een opsomming van de activa van de provincie, welke slechts een
maatschappelijk en geen economisch nut hebben. Investeringen in vaste activa met
alleen maatschappelijk nut mogen ineens ten laste van de exploitatie worden
gebracht Het vijfde lid bepaalt, dat activa met alleen maatschappelijk nut onder
aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves worden afgeschreven op
basis van een 20-jarige annuïteit. Omdat het uitgangspunt van het Besluit
begroting en verantwoording provincies en gemeenten is dat activa met alleen
maatschappelijk nut direct ten laste van de exploitatie moeten worden gebracht
is de bepaling opgenomen dat bij besluit van Provinciale Staten kan worden
afgeweken van een 20-jarige annuïteit. Op termijn zullen alle investeringen met
meerjarig maatschappelijk nut rechtstreeks ten laste van de exploitatie worden
gebracht. Op dit moment zou dat te grote financiële gevolgen hebben vandaar dat
daar nog niet voor is gekozen. Het zesde lid geeft aan dat jaarlijks wordt
bepaald welk rentepercentage over nieuwe investeringen wordt gehanteerd. Er
wordt dus niet gekozen voor de methode van de renteomslag.Artikel 11. Reserves en voorzieningenEen belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van
een provincie. Het eigen vermogen van een provincie bestaat uit de algemene
reserves en bestemmingsreserves. Artikel 11 bepaalt, dat het college een nota
over de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door
Provinciale Staten. In deze nota kunnen Provinciale Staten het kader vaststellen
voor de omvang van de reserves . Kaders stellen voor voorzieningen is veelal
niet aan de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel is
het inzichtelijk in de nota in te gaan op de voorzieningen. Ook aan de
weerstandscapaciteit kan in deze nota aandacht worden besteed omdat de
weerstandscapaciteit vooral betrekking heeft op de mogelijkheden voor de
provincie om niet begrote kosten die onverwacht opkomen en substantieel zijn te
dekken.Artikel 12. KostprijsberekeningIn artikel 223 van de Provinciewet is aan de provincie de bevoegdheid gegeven
leges te heffen. Uitgangspunten en tariefstelling zijn geregeld in de
Verordening op de heffing en invoering van leges 1998.Artikel 13. FinancieringsfunctieDe financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het
middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat
artikel 216 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de
financieringsfunctie heeft. In dit artikel wordt uitvoering gegeven aan artikel
216, tweede lid onder c. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de
financieringsfunctie. Voor de provincie Flevoland zijn deze vastgelegd in het
door Provinciale Staten in december 2000 vastgestelde Treasurystatuut. De
uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de
financieringsparagraaf in de begroting en de rekening.Artikel 14. Registratie bezittingen en activaVoor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van
de provinciale bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie
actueel en juist is, wordt in dit artikel het college opgedragen periodiek de
registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te
treffen.Artikel 15. Lokale heffingenDit artikel bepaalt dat het college in de paragraaf lokale heffingen verslag
doet van de opbrengsten per heffing. Hierbij moet voldaan worden aan het Besluit
begroting en verantwoording provincies en gemeenten.Artikel 16. WeerstandsvermogenDit artikel regelt over welke risico's en hun financiële consequenties
Provinciale Staten in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van de
begroting en de jaarstukken moet worden geïnformeerd. In het tweede lid is
voorgeschreven dat het college in de paragraaf weerstandsvermogen van de
begroting en van de jaarstukken de risico's van materieel belang (hierbij valt
te denken aan bedragen groter dan Euro 250.000) aangeeft en een inschatting van
de kans dat deze risico's zich voordoen. Niet verzekerde risico's die zich
voordoen, moet de provincie opvangen met het eigen vermogen, door
opcentenverhoging of door beleidsmatige ombuigingen op de begroting.Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederenDit artikel regelt de begrotings- en verantwoordingsinformatie aan Provinciale
Staten over het onderhoud aan kapitaalgoederen. De verantwoordingsinformatie
wordt gesplitst. Het eerste en tweede lid regelen, dat er nota's aan Provinciale
Staten worden aangeboden over het onderhoud aan de verschillende categorieën
kapitaalgoederen. Hierin kan op de stand van zaken worden ingegaan en kunnen
Provinciale Staten de kaders voor het toekomstige beleid uiteenzetten. Het derde
lid regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van het onderhoud
van kapitaalgoederen Provinciale Staten in de verplichte paragraaf onderhoud
kapitaalgoederen bij de begroting en jaarstukken in elk geval geïnformeerd
worden.Artikel 18. FinancieringDe basis voor dit artikel is gelegen in artikel het Treasurystatuut van de
provincie Flevoland. Artikel 18 regelt over welke feiten inzake het financieel
beheer van de financieringsfunctie Provinciale Staten in elk geval in de
verplichte paragraaf financiering bij de begroting en jaarstukken wordt
geïnformeerd.Artikel 19. BedrijfsvoeringHet domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het
college. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het
college. Het tweede lid regelt verder over welke feiten aangaande het financieel
beheer van de bedrijfsvoering Provinciale Staten in de verplichte paragraaf
bedrijfsvoering geïnformeerd wordt.Artikel 20. Verbonden partijenArtikel 20 stelt regels voor de verantwoordingsinformatie over de verbonden
partijen. Het tweede lid regelt over welke feiten aangaande het financieel
beheer van verbonden partijen Provinciale Staten in elk geval in de verplichte
paragraaf verbonden partijen bij de begroting en jaarstukken geïnformeerd moeten
worden.Artikel 21. Verstrekking subsidiesEen belangrijke uitgaande middelenstroom, die de kaderstellende rol en het
budgetrecht van Provinciale Staten raakt, betreft de verstrekking van
provinciale subsidies. Hiervoor is geen paragraaf bij de begroting en de
jaarstukken opgenomen. Artikel 4.23 Algemene wet bestuursrecht vereist dat een
subsidie slechts door een bestuursorgaan kan worden verstrekt op grond van een
wettelijk voorschrift. Het voorschrift moet regelen voor welke activiteiten
subsidies kunnen worden verstrekt. Voor incidentele gevallen met een
subsidieduur van ten hoogste vier jaar geldt het bovengenoemde vereiste niet.
Provinciale Staten hebben op grond van deze wettelijke bepaling de Algemene
Subsidieverordening 1999 vastgesteld. In lid 1 wordt vastgelegd dat het college
van Gedeputeerde Staten éénmaal per vier jaar kijkt of de algemene
subsidieverordening aanpassing behoeft. Lid 2 schrijft voor dat Provinciale
Staten eens in de vier jaar geïnformeerd willen worden over de aard van de
subsidies die zijn verstrekt.Artikel 22. AdministratieIn artikel 24 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van
de provincie. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden
vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze
verordening regelt niet - inherent aan het dualisme - de regels en activiteiten
die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Een
en ander geldt ook voor artikel 23, 24 en 25.Artikel 23. Financiële administratieEen belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie.
Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de
verantwoordingsinformatie van provincies. In het Besluit begroting en
verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en
verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële
administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële
verantwoordingsinformatie aan Provinciale Staten, maar ook aan het rijk, in o.a.
hun rol als toezichthouder, en de Europese Unie .Artikel 24. Financiële organisatieIn dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële
organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de
ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders
voor het college, waaraan hij zich moet houden. In onderdeel a worden eisen
gesteld aan de toewijzing van functies aan functionarissen. De door het college
vastgestelde instructies voor de kassier en ambtenaar financiële administratie
zijn hier van belang. Bij de onderdelen b. tot en met d. is de door het college
vast te stellen 'Regeling Bedrijfsvoeringsmandaten Budgethouders Provincie
Flevoland' van belang.Artikel 25. Aanbesteding en inkoopDe inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn
belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen
hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve
aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid
kan worden beperkt en er wordt tegenover derden rechtszekerheid gecreëerd. Het
door het college vast te stellen 'Handboek inkoop en aanbesteding' is hierbij
van belang.Artikel 26. Subsidieverstrekking en steunverleningEen ander kwetsbare activiteit van provincies is de subsidieverlening en
steunverlening aan ondernemingen. Ook hiervoor is het hanteren van een protocol
te zien als een vorm van risicobeheersing. Daarnaast is op delen van deze
activiteit de Europese regelgeving inzake staatssteun van toepassing.Artikel 27. InwerkingtredingDeze verordening treedt in de plaats van de 'verordening met betrekking tot de
organisatie van de financiële administratie en van het beheer van de
geldmiddelen van de provincie Flevoland 1986”. De wetgever heeft bepaald, dat de
nieuwe verordening artikel 216 Provinciewet bij alle provincies op het
begrotingsjaar 2004 van toepassing moet zijn.Artikel 28. CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de provinciale stukken naar
deze verordening kan verwijzen.VaststellingDe begroting 2004 moet voor 15 november 2003 zijn toegezonden aan de minister
van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (artikel 195 Provinciewet) en dus
moet de begroting voor die datum door Provinciale Staten zijn vastgesteld. De
financiële verordening provincie Flevoland 2003 is van toepassing op de
begroting 2004.1e Wijziging - Toelichting op de artikelen,Artikel IArtikel 7, vijfde en zesde lid is gebaseerd op het bepaalde in artikel 167,
vierde lid van de Provinciewet. De bedoeling van artikel 7, vijfde en zesde lid
is, dat Provinciale Staten vooraf door Gedeputeerde Staten worden geïnformeerd
in die gevallen waarin Gedeputeerde Staten ter uitvoering van de
programmabegroting verplichtingen met voor de provincie ingrijpende gevolgen wil
aangaan. Op deze wijze wordt het voor Provinciale Staten mogelijk om ten aanzien
van de uitvoering nog eventuele wensen en bedenkingen in te brengen. Het gaat
hier om verplichtingen, die in de programmabegroting niet afzonderlijk zijn
vastgesteld, maar wel in het geautoriseerde budget van het programma zijn
opgenomen. Het budgetrecht van de raad zal niet worden aangetast.Artikel IIDe provincie heeft de beschikking over een aantal kleine vaartuigen die in 15
jaar worden afgeschreven. Daarnaast zijn er echter ook 3 grote vaartuigen, die
een economische en technische levensduur hebben van 30 jaar.Artikel IIIArtikel 14, lid 1 bevatte een allesomvattende registratie van bezittingen,
waaronder kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet of netto
geactiveerde investeringen in de openbare ruimten. Uit praktische overwegingen
is dit teruggebracht tot terreinen, gronden en automatiseringsactiva.Artikel IVArtikel 20 is in die zin gewijzigd dat alle relevante zaken worden opgenomen in
de paragraaf verbonden partijen.Artikel VArtikel 21, lid 2 kan vervallen. De bepaling waarin het college elke 4 jaar
inzicht verstrekt in de aard van de subsidies die zijn verstrekt kan mede gelet
op de hieraan verbonden werkzaamheden vervallen. Indien de behoefte bestaat aan
een overzicht van verstrekte subsidies dan kan hier incidenteel naar worden
gevraagd.Artikel VIDit artikel wordt uit praktische overwegingen opgenomen als een soort
hardheidsclausule. Dit biedt de mogelijkheid om zonodig af te wijken van de in
deze verordening opgenomen bepalingen.Artikel VIIDit artikel betreft een vernummering van bestaande artikelen.2e Wijziging - Toelichting op de artikelen,In deze onderdelen van artikel 7 is bepaald dat het college Provinciale Staten
in ieder geval vooraf moet informeren alvorens een besluit te nemen voorzover
het betreft niet bij de begroting vastgestelde verplichtingen, waarbij in het
totale budget van het programma overigens wel rekening is gehouden. Deze
informatieplicht geldt als het investeringen betreft > Euro 1,5 mln. en aan
en verkoop van goederen en diensten > Euro 500.000. Het nut van deze bepaling
is niet gebleken. Er dient namelijk altijd voldoende budget beschikbaar te zijn
en uiteindelijk gaat het om de output van de begroting, m.a.w. worden de
doelstellingen gerealiseerd. Overigens blijft de informatieplicht over
privaatrechterlijke rechtshandelingen op grond van artikel 167, 4e lid van de
Provinciewet blijft voor het college gelden. Dit betekent dat het college
gehouden is Provinciale Staten te informeren over het gebruik van
collegebevoegdheden indien er om welke reden dan ook ingrijpende gevolgen zijn
te verwachten.