Organisatie | Flevoland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Flevoland 2008 |
Citeertitel | Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Flevoland 2008 |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | archieven |
Deze beleidsregel vervangt de Beleidsregel Criteria voor vervanging van originele voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden door reproducties.
Archiefwet, art. 7
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-05-2008 | nieuwe regeling | 13-05-2008 Provinciaal blad, 2008, 18 | collegevoorstel 672376 |
Gedeputeerde Staten van Flevoland;
artikel 7 van de Archiefwet 1995 zorgdragers de mogelijkheid geeft om archiefbescheiden te vervangen door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen;
ingevolge artikel 1, onderdeel c, onder 4, van de Archiefwet 1995 reproducties daarna de status krijgen van origineel en daarmee archiefbescheiden zijn in de zin van deze wet;
bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid dient te worden betracht, omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd worden;
voor de vervanging van blijvend te bewaren bescheiden een machtiging van gedeputeerde staten vereist is;
gedeputeerde staten de procedure wensen te beschrijven die gehanteerd wordt bij het al dan niet verlenen van die machtiging;
besluiten vast te stellen de volgende
Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Provincie Flevoland 2008.
Deze beleidsregel is van toepassing op alle gevallen van vervanging door hetzij digitale reproductie, hetzij microverfilming, waarin een machtiging tot vervanging nodig is, ongeacht of de vervanging direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand in de semi-statische of statische fase gebeurt.
Een machtiging tot vervanging is vereist voor te vervangen archiefbescheiden die op grond van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 Archiefwet 1995 voor blijvende bewaring in aanmerking komen of indien de te vervangen archiefbescheiden op een andere wijze niet als te vernietigen zijn aangemerkt.
De zorgdrager zorgt dat de vervangende archiefbescheiden bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats voldoen aan de eisen ingevolge de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden en de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden. (Respectievelijk gepubliceerd in de Staatscourant 1 maart 2002, nr. 43 en 18 september 2001, nr. 180.)
Artikel 6 College van gedeputeerde staten
Ons college wint voorafgaand aan het verlenen of weigeren van een machtiging advies in bij de provinciaal archiefinspecteur.
Geen machtiging wordt verleend indien:
Het conceptbesluit tot vervanging, alsmede de onderliggende documenten, geen of onvoldoende rekening houden met zowel de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Artikel 8 De machtigingsaanvraag
De aanvraag gaat vergezeld van een concept Handboek vervanging dat in het geval van vervanging door digitale reproducties tenminste omvat de onderdelen beschreven in het model uit bijlage 3 behorende bij deze beleidsregel. Wanneer er sprake is van vervanging door middel van verfilming, dient het Handboek vervanging ten minste de onderdelen beschreven in bijlage 5 te omvatten.
In het geval van vervanging door digitale reproducties, wordt het concept Handboek digitale vervanging beoordeeld aan de hand van de Checklist Handboek digitale vervanging uit bijlage 4 behorende bij deze beleidsregel. Indien de vervanging gebeurt door middel van verfilming, zal het Handboek vervanging door middel van verfilming beoordeeld worden aan de hand van de Checklist Handboek verfilming uit bijlage 6 behorende bij deze beleidsregel.
Wanneer het Handboek vervanging en het conceptbesluit tot vervanging, na verbetering, nog steeds niet voldoen aan de gestelde eisen, delen gedeputeerde staten de zorgdrager schriftelijk mee dat gedeputeerde staten voornemens zijn de machtiging niet te verlenen als niet binnen vier weken na de in dit lid bedoelde mededeling alle door gedeputeerde staten gevraagde verbeteringen zijn aangebracht.
In verband met het bepaalde in artikel 9 deelt ons college op grond van artikel 4:14, lid 3, van de Algemene wet bestuursrecht binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag tot machtiging aan de zorgdrager mee, binnen welke termijn een besluit op de ingediende aanvraag om machtiging wordt genomen.
De Beleidsregel Criteria voor vervanging van originele voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden door reproducties van 25 maart 2003 wordt ingetrokken.