Beleidsregel toetsing structurele subsidies

1. Inleiding

Verschillende provincies, helaas Flevoland niet uitgezonderd, zijn de afgelopen jaren geconfronteerd met financiële problemen van door hen gesubsidieerde instellingen. Voorbeelden hiervan zijn het Noord Nederlands Bureau voor Toerisme (Groningen, Friesland en Drenthe), regionale omroepen, een provinciale welzijnsinstelling en jeugdzorginstellingen.

De provincie heeft in de subsidierelaties een regisserende, beschikkende en toetsende rol. De gesubsi-dieerde organisaties zijn zelfstandige stichtingen met een eigen bestuurlijke verantwoordelijkheid. De provincie heeft er vanuit haar maatschappelijke verantwoordelijkheid belang bij, dat organisaties op zorgvuldige wijze omgaan met de subsidies die zij van de provincie ontvangen. Als er financiële proble-men ontstaan bij de gesubsidieerde organisaties, loopt de continuïteit van de gesubsidieerde activiteiten gevaar en worden gemeenschapsgelden niet gebruikt voor het doel waarvoor ze beschikbaar zijn gesteld.

Gelet op de omvang van de subsidies en het maatschappelijk belang van gesubsidieerde instellingen zijn de risico's groot. Daarom is aandacht voor risicomanagement onvermijdelijk. Derhalve is onderzocht hoe de financiële toetsing van gesubsidieerde instellingen geoptimaliseerd kan worden, waardoor grip op de risicovolle ontwikkelingen geboden wordt en indien nodig adequate beheersmaatregelen kunnen worden getroffen.

De Algemene Subsidieverordening Flevoland 2006 en de Subsidieverordening Jeugdzorg Provincie Flevoland 2005 geven de mogelijkheid nadere regels vast te stellen aangaande het toezicht. Met deze beleidsregel wordt daaraan voldaan, en het schept duidelijkheid naar de gesubsidieerde instellingen.

2. Doel van deze beleidsregel

Deze beleidsregel heeft als doel duidelijkheid te verschaffen over de criteria die Gedeputeerde Staten toepast om de verkregen beleidsmatige en financiële informatie van gesubsidieerde instellingen te toetsen, en de mate waarin Gedeputeerde Staten toezicht gaat uitoefenen. Daarnaast verschaft het duidelijkheid over de te treffen maatregelen door Gedeputeerde Staten als de omstandigheden daar aanleiding voor geven.

3. Wijze van indeling in de diverse classificaties.

Instellingen zullen op basis van het vastgestelde risicoprofiel worden ingedeeld in een classificatie.

Om te bepalen in welke classificatie een instelling valt hanteert Gedeputeerde Staten een classificatie-formulier. De financiële positie van de instelling wordt objectief gemeten aan de hand van een aantal indicatoren, te weten:

• a.

  Korte termijn financiële indicatoren: omvang reserves en voorzieningen, liquiditeit, jaarresultaat, accountantsverklaring;

• b.

  Meerjaren termijn financiële indicatoren: meerjarige liquiditeit,meerjarig jaarresultaat en begrotings-resultaat;

• c.

  Effec t en proces indicatoren: mate van realisatie prestaties en kwaliteit administratie

Daarbij wordt rekening gehouden met omgevingsfactoren zoals: financiële afhankelijkheid van de provincie en van anderen.

Het classificatieformulier is een rekenkundig model. Dit houdt in dat aan elk der indicatoren gewichten zijn toegekend die voor alle gesubsidieerde instellingen gelijk zijn. Naast deze rekenkundige oordeelsvorming op basis van objectieve getallen is er ruimte voor (subjectieve) oordeelsvorming door de provincie, als het objectief bepaalde beeld te sterk afwijkt van het bestaande beeld.

4. Criteria voor de toetsing van begrotingen, tussentijdse rapportages en jaarrekeningen van gesubsidieerde instellingen.

Gedeputeerde Staten hanteert bij het toetsen van begrotingen, tussentijdse rapportages en jaarreke-ningen van gesubsidieerde instellingen een viertal classificaties. Hierbij geldt hoe hoger het nummer van de classificatie des te intensiever toetst de provincie voornoemde planning & controlproducten van de instelling.

Nieuw ten opzichte van de bestaande situatie is dat instellingen naast de begroting en jaarrekening in ieder geval ook een meerjarenbegroting en -beleidsplan en tussentijdse rapportage(s) dienen aan te leveren en dat er na ontvangst van deze documenten overleg plaatsvindt hieromtrent.

De vier classificaties met de daarbij behorende verwachtingen betreffen:

Classificatie 1 Financieel gezonde instellingen.

• 1.

  Meerjarenbegroting met risicoparagraaf

• 2.

  Meerjarenbeleidplan met uitvoeringsprogramma voor het komende jaar met (SMART) prestatiegegevens

• 3.

  Regulier ambtelijk overleg met prestaties en financiën als onderdeel van de bespreking.

• 4.

  Bestuurlijk overleg met financiën als onderdeel van de bespreking, bij voorkeur te koppelen aan een financieel document van de organisatie. (Jaarrekening, begroting, managementrapportage)

• 5.

  Minimaal 1x per jaar, Tussentijdse inhoudelijke en financiële rapportage door inzending managementrapportage.

• 6.

  Jaarlijks aanvraag tot vaststelling van de subsidie met jaarrekening en inhoudelijke verantwoording met accountantsverklaring en controleprotocol.

Classificatie 2 Instellingen met aandachtspunten/problemen voor de toekomst die de financiële positie in gevaar kunnen brengen, in aanvulling op classificatie 1.

• 7.

  Afspraken met een plan van aanpak tav structureel oplossen van aandachtspunten/problemen.

• 8.

  Frequentie van de financieel en inhoudelijke rapportages verhogen tot minimaal 2 per jaar. Toetsing door beleidsmedewerker, financieel medewerker en functionaris van het sectorbureau.

• 9.

  Instellingen bij voorrang in aanmerking laten komen voor een objectieve audit verricht door een externe. (alleen subsidies boven Euro 1.000.000)

• 10.

  Specifieke onderzoeksvragen te stellen aan de huisaccountant.

• 11.

  Zo mogelijk managementletter opvragen

Classificatie 3 Instellingen met een (tamelijk) zorgwekkende financiële positie, in aanvulling op maatregelen bij classificatie 1 en 2.

Ambtelijk wordt een plan van aanpak aan Gedeputeerde Staten voorgelegd, waarin de volgende punten zijn uitgewerkt:

• 12.

  Toename van de frequentie van ambtelijk overleg specifiek over financiën. De frequentie wordt bepaald op grond van de inschatting van maatschappelijke relevantie van de gesubsidieerde organisatie en de omvang van het risico.

• 13.

  Opvragen van de managementletter ter bespreking in het ambtelijk en bestuurlijk overleg.

• 14.

  Toename van de frequentie van bestuurlijk overleg specifiek over financiën. (Meerdere malen per jaar). Deze wordt bepaald op grond van de inschatting van de maatschappelijke relevantie van de gesubsidieerde organisatie en de omvang van het risico. (Dergelijke overleggen worden mede door een financiële/beleidsmedewerker voorbereid, die ook bij deze overleggen aanwezig is.)

• 15.

  Ten tijde van de voor- en najaarsnota het provinciaal bestuur informeren.

• 16.

  Overleg op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau met de eventuele overige structurele subsidie-gevers over mogelijke oplossingen en de toekomst van de instelling.

• 17.

  Afleggen bedrijfsbezoeken (ambtelijk)

• 18.

  Beoordeling frequentie bevoorschotting. (Bijvoorbeeld van 1x per kwartaal, naar 1x per maand).

• 19.

  Het opstellen door de gesubsidieerde organisatie van een aangepaste meerjarenbegroting met risicoparagraaf op grond van de te treffen maatregelen.

Los of als onderdeel van het plan van aanpak wordt een inschatting gemaakt van de daadkracht van bestuur en leiding om problemen op juiste wijze aan te sturen. Als beeld negatief is, kan dat aanleiding zijn de subsidierelatie te beëindigen of vroegtijdig de maatregelen in de volgende fase van de classificatie te overwegen. Zo spoedig mogelijk, na het opstarten van de noodzakelijke maatregelen, wordt een probleemanalyse gemaakt en aan Gedeputeerde Staten voorgelegd.

Classificatie 4 Instellingen met zodanig acute financiële problemen dat een situatie van surseance van betaling of faillissement dreigt.

Gedeputeerde Staten maakt een afweging en besluit over de volgende mogelijkheden:

• a.

  Subsidierelatie beëindigen;

• b.

  In laten grijpen in bedrijfsvoering door het bestuur van de instelling;

• c.

  In te grijpen in het bestuur van de instelling;

• d.

  Doorlichting van het bedrijf door een accountant of een adviseur;

• e.

  Gebruik maken van eigen bevoegdheden als toetsinghouder op grond van de AWB.

Hiertoe zal een provinciaal projectteam in het leven worden geroepen waarin de noodzakelijke specifieke kennis en deskundigheid vertegenwoordigd is. Na gedegen onderzoek levert dit projectteam een bevindingenrapport dat wordt toegestuurd aan Gedeputeerde Staten.

Indien wordt besloten tot voortzetting van subsidiëring treden de maatregelen van organisaties met Classificatie 3 in werking.

5. Ingangsdatum

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van 1 januari 2007.