CVDR73768_1Archiefverordening Flevoland 1996nlregelingFlevoland2018-05-02FlevolandProvinciaal blad, 1996, 11Archiefverordening Flevoland 1996Archiefwet 1995, art. 27provinciale statenbestuur en recht1996-11-07De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht1996-11-111996-01-012018-05-03nieuwe regelingstatenvoorstel IZ/96.061221/AarchievenBeleidsregel criteria voor vervanging van orginele voorblijvende bewaring in aanmerking komende archief- bescheiden door reproductiesBesluit informatiebeheer van de provincie Flevoland 1997De regeling treedt in werking met terugwerkende kracht.Archiefverordening Flevoland 1996Provinciale Staten van FlevolandHoofdstuk IAlgemene bepalingenArtikel 1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:a. de wetde Archiefwet 1995b. provinciale organende overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b van de wet, voorzover genoemd in de Provinciewet, met uitzondering van de Commissaris van de Koningin voorzover het de archiefbescheiden betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt;c. de inspecteurde overeenkomstig artikel 28 van de wet benoemde provinciale inspecteur, alsmede degenen die machtiging hebben gekregen hem te vervangen;d. de zorgdragerdegene die ingevolge artikelen 30, 35 en 40 van de wet en artikel 45 van de Politiewet is belast met de zorg voor de archiefbescheiden, voorzover het toezicht bij Gedeputeerde Staten berust;e. beheerdersdegenen die ingevolge artikel 3 zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen en de lichamen en organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, aan welke door één of meer provincies wordt deelgenomen,voorzover die archiefbescheiden nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en deze verordening daarop van toepassing is;f. beheerseenheideen door Gedeputeerde Staten als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;g. informatiesysteemsysteem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.Hoofdstuk IIDe zorg van Gedeputeerde Staten voor de archiefbescheidenArtikel 2Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel 3Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het aanwijzen van degenen die belast zijn met het beheer van archiefbescheiden van de provinciale organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.Artikel 4Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.Artikel 5

Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de provinciale begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbewaarplaats zijn verbonden.Artikel 7Gedeputeerde Staten stellen voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht (gehoord de Statencommissie voor Algemene Zaken).Artikel 8Gedeputeerde Staten doen tenminste eenmaal per jaar aan Provinciale Staten verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 27 van de wet. Zij leggen daarbij over het verslag, bedoeld in artikel 11.Hoofdstuk IIIDe inspecteurArtikel 9De inspecteur is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij of krachtens artikel 28, eerste lid, artikel 33, eerste lid en artikel 38, eerste lid, van de wet opgedragen toezicht, onderscheidenlijk taken verband houdende met het toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel 10Gedeputeerde Staten stellen vast binnen welke tijdvakken de inspecteur tenminste eenmaal de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze worden bewaard, inspecteert.Artikel 11De inspecteur doet eenmaal per jaar aan Gedeputeerde Staten verslag betreffende de bij de beheerders en zorgdragers uitgevoerde inspecties.Hoofdstuk IVToezicht op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel 12De inspecteur ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.Artikel 13

De beheerders verstrekken aan de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en de werking van de systemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen.

De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 14De inspecteur doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan Gedeputeerde Staten. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel 15De beheerders doen aan de inspecteur tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een provinciaal orgaan of beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

vervanging van archiefbescheiden door reproducties

vervreemding van archiefbescheiden.

Hoofdstuk VToezicht op de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenten, de waterschappen, de lichamen of organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de politieArtikel 16

De zorgdragers verstrekken aan Gedeputeerde Staten en de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van hun taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van de hulpmiddelen en systemen waarin deze zijn opgenomen.

De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 17

De inspecteur deelt aan Gedeputeerde Staten mede, welke voorzieningen naar zijn oordeel door de zorgdragers moeten worden getroffen. Gedeputeerde Staten geven, voorzover zij dit nodig oordelen, hiervan kennis aan de zorgdrager.

De zorgdragers stellen Gedeputeerde Staten in kennis van de maatregelen, welke zij naar aanleiding van de kennisgevingen bedoeld in het eerste lid hebben getroffen.

Wanneer Gedeputeerde Staten van oordeel zijn, dat de verplichting voor de archiefbescheiden zorg te dragen onvoldoende wordt nagekomen, kunnen zij , nadat de zorgdrager de gelegenheid is geboden zijn zienswijze naar voren te brengen, bepalen voor welk tijdstip de door hen nodig geachte voorzieningen moeten zijn getroffen. De inspecteur brengt aan Gedeputeerde Staten terzake verslag uit. Indien uit het verslag blijkt, dat nog niet of niet voldoende aan de verplichting is? voldaan, dan kunnen Gedeputeerde Staten gebruikmaken van de bevoegdheid bedoeld in artikel 34, eerste lid, en 39, eerste lid, van de wet. Na het overleg bedoeld in artikel 34, tweede lid, en artikel 39, tweede lid, van de wet volgen zij daartoe de procedure omschreven in afdeling 3 . 4 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 18Gedeputeerde Staten doen aan Provinciale Staten eenmaal per jaar verslag van het uitgeoefende toezicht op de zorgdragers; zij leggen daarbij het verslag, bedoeld in artikel 11, over. Na vaststelling van het verslag door Provinciale Staten wordt een afschrift ervan aan de zorgdragers gezonden.Artikel 19

De zorgdragers geven aan Gedeputeerde Staten tijdig kennis van het voornemen tot het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden, die berusten in een archiefbewaarplaats, waarvan het beheer niet is opgedragen aan een gemeente-archivaris of een waterschapsarchivaris in de zin van artikel 32 onderscheidenlijk 37 van de wet, tenzij het ordenen en beschrijven is opgedragen aan een persoon, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid, geschiedt onder leiding van de inspecteur.

Artikel 20

De zorgdragers doen aan Gedeputeerde Staten tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een overheidsorgaan of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;

uitlening van archiefbescheiden ingevolge artikel 18, eerste lid, van de wet indien deze voor langer dan zes maanden is voorzien;

bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archief ruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

Gedeputeerde Staten stellen de inspecteur in kennis van de mededelingen in het vorige lid, alsmede van de door de zorgdragers medegedeelde verordeningen, bedoeld in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid, 35, eerste lid en 37, tweede lid, van de wet. Deze brengt indien hij daartoe aanleiding ziet advies uit aan Gedeputeerde Staten.

Gedeputeerde Staten stellen de inspecteur in kennis van de voorzieningen die zij naar aanleiding van zijn advies hebben getroffen.

Artikel 21Gedeputeerde Staten winnen het advies in van de inspecteur inzake aanvragen door de zorgdragers tot:

machtiging tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties;

machtiging tot opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden ouder dan 20 jaar dan wel verlenging van deze machtiging;

machtiging tot het stellen door de zorgdragers van beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, langer dan voor 75 jaar;

goedkeuring van plannen voor de bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van een archiefbewaarplaats alsmede tot ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk VIOverige bepalingenArtikel 22De inspecteur kan aan Gedeputeerde Staten voorstellen doen inzake de bevoegdheid, bedoeld in artikel 29 van de wet.Artikel 23

De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven een archivaris aanstellen die in het bezit is van een diploma archivistiek, als bedoeld in artikel 22 van de wet.

De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voorzieningen treffen tot bevordering van de openbaarheid in de zin van de wet, met inachtneming van de beperkingen die daarop bij of krachtens de wet worden gesteld.

Hoofdstuk VIISlotbepalingenArtikel 24Deze verordening treedt in werking met ingang van 11 november 1996 en werkt terug tot en met 1 januari 1996.Artikel 25Deze verordening wordt aangehaald als de Archiefverordening Flevoland 1996.Aldus besloten in de vergadering van provinciale staten van 7 november 1996,Griffier,Voorzitter.