Organisatie | Flevoland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Algemeen mandaat/machtigingenbesluit Gedeputeerde Staten van Flevoland 2009 |
Citeertitel | Algemeen mandaat/machtigingenbesluit Gedeputeerde Staten van Flevoland 2009 |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | mandaat |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-10-2013 | 01-10-2013 | intrekking | 10-09-2013 Provinciaal Blad, 2013, 25 | collegevoorstel 1522773 | |
18-09-2012 | 01-10-2013 | bijlage C, E, G | 18-09-2012 Provinciaal Blad, 2012, 31 | Collegevoorstel 1358145 | |
20-07-2012 | 11-07-2012 | 18-09-2012 | bijlage B, D | 10-07-2012 Provinciaal blad, 2012, 17 | collegevoorstel 1346288 en 1347937 |
03-12-2011 | 11-07-2012 | bijlage C, D | 29-11-2011 Provinciaal blad, 2011, 39 | collegevoorstel 1208057 | |
01-08-2010 | 03-12-2011 | bijlage C besluit nr.17, bijlage C besluit nr.18, bijlage C. besluit nr.19, bijlage C besluit nr.20, bijlage D besluit nr.20 | 05-07-2010 Provinciaal blad, 2010, 30 | collegevoorstel 1012039 |
Gedeputeerde Staten van Flevoland,
Overwegende dat het gewenst is voor het mandateren van bevoegdheden tot het nemen van bepaalde besluiten en het machtigen van individuele bestuurders en functionarissen voor het verrichten van feitelijke handelingen een algemeen mandaat/machtigingenbesluit vast te stellen;Gelet op afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 59a, tweede lid en 166 van de Provinciewet.
I. Vast te stellen het navolgende:
ALGEMEEN MANDAAT/MACHTIGINGENBESLUIT GEDEPUTEERDE STATEN VAN FLEVOLAND 2009
Artikel 1. mandaat/machtigingenbijlage bij dit besluit.
Er is een bij dit besluit behorende mandaat/machtigingenbijlage met nader omschreven bevoegdheden, die aan daar genoemde bestuurders of ambtelijk functionarissen zijn toegekend, onder de daar genoemde randvoorwaarden en/of beperkingen.
In dit besluit wordt verstaan onder:
bestuursopdracht : een door Gedeputeerde Staten aan de ambtelijke organisatie gegeven opdracht tot het starten, aanscherpen, bijsturen en/of versnellen van werkzaamheden met politiek/bestuurlijke urgentie, waarbij is aangegeven welk resultaat c.q. welk product bij voltooiing van de opdracht wordt verwacht.
Artikel 4. ambtelijk mandaat en machtiging
Het in het eerste lid verleende mandaat omvat zowel de bevoegdheid om besluiten te nemen , als de bevoegdheid om deze besluiten voor te bereiden en uit te voeren en de met de voorbereiding en uitvoering samenhangende correspondentie te ondertekenen. Gedeputeerde Staten staan op grond van artikel 59a, tweede lid van de Provinciewet de Commissaris van de Koningin toe, om de ondertekening van besluiten die door de in het eerste lid genoemde ambtelijk functionarissen zijn genomen, schriftelijk op te dragen aan deze ambtelijjk functionarissen.
Bij afwezigheid van de ambtelijk functionaris aan wie mandaat of machtiging is verleend, wordt het mandaat of de machtiging uitgeoefend door diens formele plaatsvervanger, die als zodanig is vermeld in het door de algemeen directeur vast te stellen overzicht van (plaatsvervangend)(afdelings)budgethouders. Wanneer de formele plaatsvervanger afwezig is wordt het mandaat of de machtiging uitgeoefend door een van de directeuren.
Artikel 5. Beperking mandaat en machtiging
In het geval de ambtelijk functionaris aan wie mandaat c.q. machtiging is verleend twijfelt of in een concrete aangelegenheid een te nemen besluit c.q. te verrichten handeling valt onder de in het tweede lid genoemde uitzonderingen, pleegt hij hierover overleg met de betrokken portefeuillehouder(s). Bij verschil van inzicht tussen de portefeuillehouder(s) en de betrokken ambtelijk functionaris – of wanneer er meerdere portefeuillehouders bij betrokken zijn, bij verschil van inzicht tussen deze portefeuillehouders onderling - vervalt voor die concrete aangelegenheid het mandaat c.q. de machtiging en moet de zaak ter besluitvorming aan Gedeputeerde Staten worden voorgelegd.
MANDAAT- en MACHTIGINGENREGISTER
Artikel 8. Mandaat- en machtigingenregister, overzicht (plaatsvervangend)(afdelings)budgethouders, handtekeningen/parafenlijst
II. in te trekken de volgende mandaatbesluiten:
Regeling bedrijfsvoeringsmandaat budgethouders provincie Flevoland van 13 januari 2004, kenmerk CS/04.030027/A, zoals die is komen te luiden na vaststelling van de eerste wijziging van 20 april 2004, kenmerk BACO/04.030464/A, de tweede wijziging van 24 mei 2005, kenmerk Fin/N/05.030399, de derde wijziging van 28 juni 2005, kenmerk FIN/05.030613 en de vierde wijziging van 9 oktober 2007, nummer 591383;
Bijna dagelijks moeten er allerlei besluiten door Gedeputeerde Staten worden genomen. Het zou niet werkbaar zijn als die besluiten steeds in de vergadering van Gedeputeerde Staten moeten worden genomen. Daarom bestaat al sinds jaar en dag de mogelijkheid dat Gedeputeerde Staten aan een ander de bevoegdheid toekennen om namens hen besluiten te nemen. Die ander heeft dan mandaat van Gedeputeerde Staten.
In de Algemene wet bestuursrecht is een algemene regeling opgenomen over mandaat, en wel in afdeling 10.1.1. In artikel 10.1 van deze Algemene wet bestuursrecht wordt onder mandaat verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (lees in casu: Gedeputeerde Staten) besluiten te nemen. Met andere woorden: degene aan wie mandaat wordt verleend (= de gemandateerde) krijgt de bevoegdheid om een besluit te nemen dat geldt als een besluit van het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. Het door de gemandateerde genomen besluit geldt dan ook als een besluit van het bestuursorgaan en heeft dezelfde juridische gevolgen als een door het bestuursorgaan zelf genomen besluit. Mandaat heeft alleen betrekking op het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. In deze wet wordt onder besluit verstaan “een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling”. Het gaat hier om typische overheidsbeslissingen, zoals het verlenen van een vergunning/ontheffing, nemen van een besluit op een subsidieaanvraag. Het bestuursorgaan dat mandaat heeft verleend (= de mandaatgever) blijft volledig verantwoordelijk voor het besluit dat in mandaat is genomen. Daarom is in de Algemene wet bestuursrecht de mogelijkheid opgenomen dat de mandaatgever de gemandateerde instructies kan geven waarmee de gemandateerde bij het uitoefenen van het mandaat rekening moet houden. In de praktijk hangt een effectieve toepassing van het mandaatbesluit direct samen met : 1. het vertrouwen dat het bestuursorgaan heeft in de gemandateerde. 2.de competentie van de gemandateerde om in te schatten wanneer een besluit – dat in principe in mandaat mag worden genomen – in verband met politieke gevoeligheid ter besluitvorming aan Gedeputeerde Staten moet worden voorgelegd. Bij het schrijven van onderhavige mandaatregeling is ervan uitgegaan dat dit vertrouwen en de benodigde competentie aanwezig zijn.
In onderhavig mandaat/machtigingenbesluit wordt niet alleen over mandaat gesproken maar ook over machtiging. De begrippen mandaat en machtiging hebben gemeen dat namens Gedeputeerde Staten wordt gehandeld. Bij mandaat gaat het om het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Het gaat daarbij om het verrichten van publiekrechtelijke rechtshandelingen. Dit zijn typische overheidshandelingen zoals bijvoorbeeld.het nemen van een besluit op een aanvraag om een vergunning, aanvraag om een subsidie en het verlenen van een ontheffing. Het gaat hierbij om rechtshandelingen die een burger niet kan verrichten. Daarnaast is het ook mogelijk om andere handelingen te verrichten, zoals feitelijke handelingen en privaatrechtelijke rechtshandelingen (bijvoorbeeld het kopen van een boek). Dit zijn handelingen die ook burgers kunnen verrichten. Wanneer een ander namens Gedeputeerde Staten deze handelingen verricht, is geen sprake van mandaat maar van machtiging.
Bij het opstellen van een mandaatregeling moet een goede balans worden gevonden tussen rechtszekerheid en doelmatigheid. Uit een oogpunt van rechtszekerheid is het van belang dat zo scherp mogelijk omschreven wordt welke bevoegdheden in mandaat mogen worden uitgeoefend en welke handelingen op grond van een verleende machtiging mogen worden verricht. Doelmatigheid is echter juist meer gediend met ruimere en algemeen geformuleerde mandaten en machtigingen, zodat niet bij voortduring afgevraagd moet worden of een bepaald besluit of handelen nu juist wel of juist niet onder het mandaat of de machtiging valt. In onderhavig mandaat/machtigingenbesluit is getracht deze balans te vinden door hierin een algemeen kader aan te geven waarbinnen kan worden beoordeeld of een besluit in mandaat kan worden genomen of een handeling op grond van een verleende machtiging kan worden verricht. In de bij dit mandaat/machtigingenbesluit behorende bijlage wordt concreet aangegeven op welk soort besluiten het mandaat, betrekking heeft en op welk soort handelingen de machtiging. Of deze besluiten c.q. handelingen inderdaad in mandaat c.q. op grond van de verleende machtiging kunnen worden afgedaan c.q. verricht , kan worden beoordeeld aan de hand van de in artikel 3 genoemde criteria. De in artikel 5 genoemde beperkingen leiden er in feite toe dat alleen routinematige besluiten c.q. handelingen, waarvan onomstotelijk vaststaat dat die passen binnen het vastgestelde beleid en – voor zover van toepassing - het op de begroting beschikbare bedrag in mandaat kunnen worden genomen c.q. verricht.
a. Wanneer mandaat is verleend aan een ambtelijk functionaris.
In onderhavige mandaat/machtigingenbesluit wordt er wanneer mandaat aan een ambtelijk functionaris wordt verleend, vanuit gegaan dat die zowel het besluit neemt als ondertekent. Voor dit uitgangspunt is gekozen uit een oogpunt van :
a. klantgerichtheid: de klant ziet dat er persoonlijk aandacht aan zijn zaak is besteed. b. kenbaarheid: dat wil zeggen dat naar buiten toe duidelijk is wie het besluit in mandaat heeft genomen. c. zorgvuldigheid: wie een handtekening plaatst, staat meer stil bij zijn verantwoordelijkheid.
Gelet op deze uitgangspunten past het niet om gebruik te maken van handtekeningstempels , tenzij een handtekeningstempel wordt gebruikt voor het waarmerken van stukken, (kaart)bijlagen of andere “technische” stukken, zoals bijvoorbeeld bestekstekeningen.
Om te kunnen realiseren dat besluiten die door een ambtelijk functionaris namens Gedeputeerde Staten in mandaat worden afgedaan, ook door deze namens Gedeputeerde Staten worden ondertekend, is het gelet op artikel 59a van de Provinciewet vereist dat de Commissaris van de Koningin ondertekeningsmandaat verleent. In artikel 59a is – voor zover relevant - het volgende bepaald:
De stukken die van gedeputeerde staten uitgaan, worden door de commissaris van de koningin ondertekend. Gedeputeerde Staten kunnen hem toestaan de ondertekening op te dragen aan een ander lid van gedeputeerde staten, aan de commissaris of aan een of meer andere provinciale ambtenaren.
Wil de commissaris de ondertekening opdragen aan een ander lid van gedeputeerde staten of aan een of meer provinciale ambtenaren, dan heeft hij hiervoor toestemming nodig van Gedeputeerde Staten. In artikel 4, tweede lid van onderhavig mandaat/machtigingenbesluit wordt deze toestemming gegeven.
b. wanneer mandaat wordt verleend aan de gedeputeerde als portefeuillehouder
Wanneer de gedeputeerde als portefeuillehouder in mandaat een besluit neemt, vindt ondertekening plaats door de secretaris en voorzitter van Gedeputeerde Staten. Wanneer de secretaris en/of voorzitter van Gedeputeerde Staten afwezig zijn om het door een portefeuillehouder genomen besluit te ondertekenen, gelden de reguliere vervangingsregels.
In dit artikel wordt aangegeven dat bij dit mandaat/machtigingenbesluit een bijlage hoort.. In deze bijlage zijn categorieën van te nemen besluiten aangeven. Per categorie worden de relevante besluiten opgesomd waarbij wordt aangegeven wie welke bevoegdheid namens Gedeputeerde Staten mag uitoefenen, besluiten mag ondertekenen en welke specifieke randvoorwaarden daarbij gelden.
In dit artikel worden veelgebruikte begrippen uitgelegd.
Dit artikel regelt de verlening van mandaat en machtiging aan de gedeputeerde als portefeuillehouder. Daarbij wordt aangegeven dat het verleende mandaat alleen betrekking heeft op het nemen van besluiten en niet op het ondertekenen ervan. Hiermee wordt recht gedaan aan het bepaalde in artikel 59a van de Provinciewet waarin het volgende is bepaald:
1. De stukken die van gedeputeerde staten uitgaan, worden door de commissaris ondertekend en door de secretaris medeondertekend. 2. Gedeputeerde Staten kunnen de commissaris toestaan de ondertekening op te dragen aan een ander lid van gedeputeerde staten, aan de secretaris of aan een of meer andere provinciale ambtenaren. 3. De medeondertekening door de secretaris is niet van toepassing indien de ondertekening van stukken die van het college uitgaan ingevolge het tweede lid is opgedragen aan de secretaris of een andere provinciale ambtenaar.
Tot slot wordt voorzien in een vervangingsregeling.
Dit artikel regelt de verlening van mandaat en machtiging aan portefeuillehouders of ambtelijk functionarissen die genoemd zijn in de bij deze regeling behorende bijlage.
Het tweede lid regelt dat het aan ambtelijk functionarissen verleende mandaat om besluiten te nemen tevens de bevoegdheid omvat om deze besluiten en alle daarmee voorbereidende correspondentie ter voorbereiding en uitvoering te ondertekenen. Hierbij kan gedacht worden aan; - het sturen van een ontvangstbevestiging van een aanvraag om een vergunning. - het vragen van nadere informatie ter complementering van de aanvraag. - het vragen om wettelijk voorgeschreven advies. - het inwinnen van zienswijzen naar aanleiding van een concept-besluit op de aanvraag. Kortom: hierbij gaat het om het inwinnen van de feitelijke informatie die nodig is om een aanvraag te kunnen beoordelen en de procedurele stappen die op grond van publiekrechtelijke procedures(zoals onder andere neergelegd in de Algemene wet bestuursrecht, Wet milieubeheer) moeten worden gezet om tot een besluit op een aanvraag te komen. Tot slot verlenen Gedeputeerde Staten in het tweede lid aan de Commissaris van de Koningin toestemming om aan deze ambtelijk functionarissen ondertekeningsmandaat te verlenen. Wil een in mandaat genomen besluit inderdaad ook door de gemandateerde ondertekend kunnen worden, dan moet de Commissaris van de Koningin daartoe ondertekeningsmandaat verlenen.
Het gestelde in dit artikel leidt ertoe dat aan de gemandateerde ambtenaren zowel afdoeningsmandaat als ondertekeningsmandaat wordt verleend.
In dit artikel wordt de begrenzing van het verleende mandaat en de verleende machtiging aangegeven. Op basis van de in dit artikel opgesomde criteria is het voor de gemandateerde en gemachtigde mogelijk om te beoordelen of hij een besluit in mandaat kan nemen c.q. een handeling kan verrichten.
Allereerst wordt het mandaat begrensd door artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht. In dit artikel is allereerst bepaald dat mandaat kan worden verleend, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald (dat wil zeggen dat de in de wet is aangegeven dat mandaat niet mogelijk is) of de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaat verzet. In het tweede lid van dit artikel is bepaald dat mandaat in ieder geval niet kan worden verleend voor de volgende besluiten:
• Besluiten tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften. Mandaat is alleen mogelijk als bij de verlening van de bevoegdheid tot het nemen van zulke besluiten (dus bijvoorbeeld in de wet) uitdrukkelijk is voorzien in mandaatverlening. • Besluiten waarvan is bepaald dat ze genomen moeten worden met een versterkte meerderheid of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich om een andere reden tegen mandaatverlening verzet. • Besluiten tot het beslissen op een beroepschrift. • Besluiten tot het vernietigen van of onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.
Hieronder vallen alle statenvoordrachten, de beantwoording van statenvragen, ingekomen stukken die aan PS zijn geadresseerd etc. Verder vallen hieronder besluiten tot het oprichten van en deelnemen in stichtingen en andere rechtspersonen zoals bedoeld in artikel 158 , lid 2 van de Provinciewet. Hierin is immers bepaald dat PS daarover eerst hun mening moeten geven.
Door toepassing te geven aan een hardheidsclausule , wordt een uitzondering gemaakt op het vastgestelde beleid.
Wanneer besluiten niet passen binnen het beschikbare budget betekent dit dat geld moet worden bijgeraamd. In dat geval dient besluitvorming door Gedeputeerde Staten plaats te vinden. Dit geldt bijvoorbeeld voor garantstellingen. Hiermee wordt in de begroting geen rekening gehouden.
Het opleggen van een dwangsom of toepassen van bestuursdwang mag alleen in mandaat worden uitgeoefend wanneer sprake is van eenvoudige gevallen. Hierbij moet gedacht worden aan het niet naleven van voorschriften met betrekking tot : 1. het vastzetten van gasflessen; 2. schoonmaken van filters; 3. plaatsten van een hok, hek of afscheiding; 4. beter schoonmaken dan wel verwijderen van rommel/afval; 5. plaatsen van een bord; 6. indienen van een onderzoek; 7. het aanschaffen c.q. tijdig keuren van brandblusmiddelen etc.
Bij twijfel of een te nemen besluit valt onder deze uitzondering, dient de gemandateerde te overleggen met de portefeuillehouder(s). Dit overleg heeft alleen betrekking op de vraag of een te nemen besluit valt onder de uitzonderingsgronden. De in artikel 5 genoemde beperkingen leiden er in feite toe dat alleen routinematige besluiten c.q. handelingen , waarvan onomstotelijk vaststaat dat die passen binnen het vastgestelde beleid en – voor zover van toepassing - het op de begroting beschikbare bedrag in mandaat kunnen worden genomen c.q. op grond van de verleende machtiging kunnen worden verricht.
Het onderhavige mandaat/machtigingenbesluit gaat ervan uit dat een besluit alleen in mandaat kan worden genomen wanneer er duidelijke beleidskaders zijn waaruit logischerwijs voortvloeit welk besluit moet worden genomen. In feite gaat het hierbij om routinematige besluiten. Is hiervan geen sprake dan is besluitvorming door Gedeputeerde Staten vereist. Hetzelfde geldt voor het verrichten van handelingen waarvoor machtiging is verleend. Verder is in dit artikel bepaald dat degene aan wie mandaat/machtiging is verleend er op toe ziet dat de te nemen besluiten/ te verrichten handelingen integraal worden voorbereid. Dit houdt bijvoorbeeld in dat nagegaan wordt of de financiële, personele, juridische aspecten die aan een te nemen besluit c.q. te verrichten handeling zitten, wel grondig beoordeeld zijn. Wanneer de benodigde kennis niet op de betreffende afdeling aanwezig is, hoort het tot de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd om er voor te zorgen dat deze kennis wordt ingewonnen bij de betreffende afdelingen zoals de afdeling Financiën (voor zover het om financiële aspecten gaat), afdeling PenO (voor wat betreft de personele aspecten) en afdeling KBJZ (voor wat betreft de juridische aspecten).
Omdat Gedeputeerde Staten ook al hebben zij mandaat c.q. machtiging verleend, verantwoordelijk blijven voor het in mandaat genomen besluit c.q. de handelingen waarvoor machtiging is verleend, is het van belang dat zij op de hoogte worden gesteld van die besluiten c.q. handelingen waarvan kennisneming door hen van belang is.
Bijlage behorende bij Algemeen mandaat/machtigingenbesluit Gedeputeerde Staten van Flevoland 2009
2 onder het begrip subsidie wordt verstaan: de aanpsraak op financiele middelen door Gedeputeerde Saten verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager. Gaat erom dat iets subsidie is, niet of iets subsidie heet.
C. BESLUITEN AANGAANDE VERGUNNING/ONTHEFFING/INGEDIENDE MELDING/VERKLARING VAN GEEN BEZWAAR/HOGERE GRENSWAARDEN/ VRIJSTELLINGEN
D. OVERIGE BESTUUSRECHTELIJKE BESLUITEN
N .B. Ondertekening van de brief/contract vindt plaats namens de Commissaris van de Koningin