CVDR7340_3Verordening vertrouwenscommissie gemeente Leeuwarden 2014nlregelingLeeuwarden2014-01-11LeeuwardenGVOP: 11 januari 2014 en Huis aan Huis: 15 januari 2014Verordening vertrouwenscommissie gemeente Leeuwarden 2014Gemeentewet, art. 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149Archiefwet, art. 15 en 31Archiefbesluit 1995, art. 9gemeenteraadbestuur en recht2014-01-06De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2014-01-11nieuwe regeling-GeenBij besluit van de raad van Leeuwarden van 2 januari 2018 is deze gemeentelijke regeling van toepassing verklaard op het hele grondgebied van de gemeente Leeuwarden, zoals dat per 1 januari 2018, op grond van de Wet van 8 maart 201 tot herindeling van de gemeenten Franekeradeel, het Bildt, Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Littenseradiel, Menameradiel en Sudwest-Fryslan, is ontstaan. N.B. besluit is van kracht per 01-01-2018Verordening vertrouwenscommissie gemeente Leeuwarden 2014Artikel 1. TaakDe commissie heeft tot taak:

de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden of

een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester. 

Artikel 2. Samenstelling commissie

De commissie bestaat uit maximaal evenveel leden als er fracties zijn vertegenwoordigd in de raad.

De vicevoorzitter van de raad is tevens voorzitter van de commissie.

De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

 Artikel 3. Adviseur

De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde taken.

De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

 Artikel 4. Geheimhouding

De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de Benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 8, vierde lid, 9, tweede lid, en 10 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 6, 7, tweede lid, en 13 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.

De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.

 Artikel 5. Vergaderingen

De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee  leden dit noodzakelijk achten.

De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.

De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

 Artikel 6. Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure

De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan de griffie en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf de griffie verzonden.

 Artikel 7. Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koningin de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.

 Artikel 8. Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken

Een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een functioneringsgesprek met de burgemeester.

Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een functioneringsgesprek met de burgemeester.

In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het functioneringsgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige functioneringsgesprek in te zien.

Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige functioneringsgesprek.

Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft.

In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de Herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

 Artikel 9. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de  gemeenteraad en de commissaris van de Koningin.

Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koningin te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

  Artikel 10. Verslag

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,

een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,

aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.

En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,

bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor de fractievoorzitters c.q. de deelnemers aan het gesprek onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier. 

Artikel 11. Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie. Artikel 12. Ontbinding van de commissieDe commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:

bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;

bij een functioneringsgesprek: waarop de lopende raadsperiode eindigt;

bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd. 

Artikel 13. Archivering

 De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 12 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze  verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd. 

Artikel 14. Vervallenverklaring oude regelingen

De Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt  wordt vervallen verklaard, gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening.

Met ingang van 1 januari 2014 wordt de Verordening Vertrouwenscommissie Boarnsterhim vervallen verklaard, voor zover deze verordening ziet op het grondgebied van de voormalige gemeente Boarnsterhim dat met ingang van 1 januari 2014 onderdeel is gaan uitmaken van de gemeente Leeuwarden, op grond van de Wet van 19 juni 2013 tot wijziging van de gemeentelijke indeling in een deel van de provincie Fryslân.  

Artikel 15. InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Artikel 16. CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als ‘verordening vertrouwenscommissie’. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 6 januari 2014  Burgemeester  Griffier