CVDR73217_1Archiefverordening 2008nlregelingAmsterdam2018-01-30AmsterdamGemeenteblad 2008, afd. 3A, nr. 59/132Archiefverordening 2008Archiefwet 1995, art. 30, lid 1; art. 32, tweede lidgemeenteraadbestuur en recht2016-07-14De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2008-04-10nieuwe regelingGemeenteblad 2008, afd. 1, nr. 132Archiefverordening 2008HoofdstukIAlgemene bepalingenArtikel 1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

het besluit: het Archiefbesluit 1995;

archiefbescheiden: documenten overeenkomstig het gestelde in artikel 1, onder c, van de wet;

gemeentelijke organen: de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet;

de gemeentearchivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde functionaris;

beheerders: degenen die ingevolge artikel 3 zijn belast met het be­heer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

beheerseenheid: het/de door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel/ organisatieonderdelen;

informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

ordeningssysteem: systeem van ordening van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief.

HoofdstukIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheidenArtikel 2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel 3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders.Artikel 4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbe­scheiden.Artikel 51. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor deze als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel 6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrij­ding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel 7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.Artikel 8Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.Artikel 9Burgemeester en wethouders doen ten minste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij voegen daarbij het verslag dat de directeur van het Stadsarchief aan hen heeft uitgebracht betreffende de uitvoering van de taken van het Stadsarchief, alsmede het verslag dat de gemeentearchivaris aan hen heeft uitgebracht aangaande het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIIIToezicht van de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel 10De gemeentearchivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels.Artikel 11De gemeentearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel 121. De beheerders verstrekken aan de gemeentearchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgeno­men.2. De gemeentearchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheime informatie, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel 13De gemeentearchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel 14De beheerders doen aan de gemeentearchivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van een ordeningssysteem.

Artikel 15De gemeentearchivaris doet eenmaal per jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.HoofdstukIVSlotbepalingenArtikel 16Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening wordt ingetrokken de Archiefverordening 1997 (Gemeenteblad 1997, afd. 3, volgnr. 49).Artikel 17Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking in het Gemeenteblad.Artikel 18Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening 2008.