Verordening op de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden van de algemene dienst van de gemeente Neerijnen

Artikel 1 Definities.

1. In deze verordening wordt verstaan onder:

Organisatorische eenheid:

iedere eenheid binnen de organisatie die als zodanig in de Organisatieverordening Neerijnen 1996 is vastgelegd endie op grond van deze verordening een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college van burgemeester en wethouders heeft.

Administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het doen functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Financile administratie:

het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financile gegevens van de organisatie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

- de financieel-economische positie;

- het beheer van vermogenswaarden;

- de uitvoering van de begroting;

- het afwikkelen van vorderingen en schulden

alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

Administratieve organisatie:

het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het instandhouden van de goede werking van de administratie. Management-controlesysteem: het geheel van maatregelen ten behoeve van de verantwoordelijke leiding, gericht op het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie.

Beheer van vermogenswaarden:

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het geheel van de gemeentelijke middelen en rechten. Hierna aan te duiden met de term beheer.

Rechtmatigheid omvat:

a, de deugdelijkheid van de financile verantwoording;

b. de rechtmatigheid van de verplichtingen, de uitgaven en de ontvangsten;

c, het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (voor zover het misbruik of het oneigenlijk gebruik financile consequenties heeft);

d, ordelijk en controleerbaar financieel beheer.

Doelmatigheid:

binnen de kaders van de beleidsuitgangspunten van de raad

handelt het college zodanig dat een zo groot mogelijk nuttig effect wordt bereikt. Het handelen is in overeenstemming met het gestelde doel c.q. de beslissing(en) van de raad. Bij het handelen is het rationeel toepassen van economische principes leidend. Het gaat hierbij om:

- het economisch verantwoord verwerven van de benodigde middelen, dat wil zeggen verwerving tegen de laagst mogelijke kosten, gegeven een gewenst kwaliteitsniveau;

- de keuze van effectieve methoden en technieken voor de uitvoering van de activiteiten;

- het optimaal aanwenden van middelen bij de uitvoering van activiteiten.

Middelenbeleid en -plannen:

beleid en plannen voor personeel,. financin, organisatie, informatie, automatisering, aanschaffingen en huisvesting.

Artikel 2 De organisatie van beheer en administratie.

1. De organisatie van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente en van de gemeentelijke administratie berust bij het college van burgemeester en wethouders.

2. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid. Hierbij behoort het ontwikkelen en het instandhouden van een management control systeem.

3. Bij de organisatie van het beheer en van de administratie neemt het college het gestelde in deze verordening in acht.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid voor beheer en administratie.

1. De verantwoordelijkheid voor het beheer en voor de administratie van de gemeente berust bij het college van burgemeester en wethouders.

2. Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders berust de dagelijkse verantwoordelijkheid

voor het beheer en voor de administratie van een organisatorische eenheid bij het hoofd van de betreffende eenheid.

3. De in de leden 1 en 2 van dit artikel bedoelde verantwoordelijkheden

omvatten mede de zorg voor de administratieve organisatie en voor het management control systeem. Het college van burgemeester en wethouders mandateert het opzetten en het instandhouden van de administratieve organisatie en van het management control systeem aan de sectorhoofden.

4. De opzetten van de administratieve organisatie en van het management control systeem worden vastgelegd in beschrijvingen

van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college van burgemeester en wethouders respectievelijk aan het hoofd van een organisatorische eenheid voorgelegd en als zodanig opgenomen in de taak- en functiebeschrijvingen en in hand- en procedureboeken.

5.Onverlet het gestelde in de Organisatieverordening Neerijnen

1996 dient het hoofd van een organisatorische eenheid, met inachtneming van het gestelde in deze verordening, voorstellen die bij het college van burgemeester en wethouders worden ingediend tetoetsen op:

-tijdigheid, juistheid, volledigheid en toereikendheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;

- rechtmatigheid en doelmatigheid;

- juistheid van de te volgen procedure;

- aanwijzing van ambtenaren die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

Artikel 4 Administratie.

1. De administratie van de gemeente bestaat uit:

a. de algemene dienst, waarin opgenomen de administratie van de gemeente als geheel en de niet per organisatorische eenheid verbijzonderde administraties;

b. de per organisatorische eenheid verbijzonderde administraties.

2. Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het gestelde in deze verordening.

3. Bij de inrichting en de werking van een financile administratie

dient te worden voldaan aan het gestelde in het Besluit gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften.

4. De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

- het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatorische eenheden;

- het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van onroerend-goedbezit, voorraden, vorderingen en schulden c.a.;

- het verschaffen van informatie voor het maken van kostencalculaties;

- het bevorderen en het waarborgen van de rechtmatigheid en de doelmatigheid;

- het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

- de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie; alsmede voor de controle op de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer.

Artikel 5 Management control systeem.

1.De opzet en de werking van het management control systeem

zijn gericht op:

-het waarborgen van de economisch verantwoorde verwerving van middelen (procedures voor het verkrijgen van middelen tegen de laagst mogelijke kosten);

-het opzetten en het onderhouden van planning, budgettering en bewaking van activiteiten;

-de beoordeling van de efficintie van de uitvoering dan wel de effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en technieken.

2.De opzet en de werking van de administratieve organisatie dienen dienstbaar te zijn aan en waarborgen te verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de toereikendheid van de informatie die wordt verstrekt aan beleids- en beheer(s)organen.

3. Bij de inrichting van de administratieve organisatie dient een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden te worden gecreerd, zodanig dat de betrouwbaarheid van de informatie die aan beleids- en beheer(s)organen wordt verstrekt, is gewaarborgd.

4. Bij de inrichting van het management control systeem en van de administratieve organisatie dient onder meer een beschrijving te worden vastgesteld van de wijze waarop tussen het college van burgemeester en wethouders en het hoofd van de organisatorische eenheden afspraken worden gemaakt over:

- de te leveren prestaties;

- de daarvoor beschikbaar te stellen middelen;

- de wijze waarop en de frequentie waarmee over de voortgang van de activiteiten alsmede over de inzet van middelen ter realisering ervan wordt gerapporteerd.

Artikel 6 Functionarissen.

Burgemeester en wethouders wijzen aan;

a. een ambtenaar als bedoeld in artikel 231, lid 2.c. van de Gemeentewet, te noemen gemeentecontroller.

1. De gemeentecontroller heeft, onverlet de verantwoordelijkheden

van het college van burgemeester en wethouders en van het hoofd van de organisatorische eenheden, onder meer de zorg voor: de financile planning van de gemeente als geheel en de aansluiting daarvan op d beleidsplanning en op het beleid en de plannen ten aanzien van de middelen;

- het opstellen van de gemeentebegroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werken middelenplannen;

- het opstellen van periodieke (voortgangs)rapportages voor de gemeente als geheel;

- het opstellen van de jaarrekening en het jaarverslag;

- de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

- de opzet en de werking van de administratieve organisatie (inclusief de interne controle) en van het management control systeem voor de gemeente als geheel;

- het opzetten en het doen functioneren van een budgetsysteem;

- het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie; Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 5 van 16 Intern2006 - 1699

- de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens. De gemeentecontroller veredelt en bewerkt deze gegevens zodanig dat deze optimaal geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en activiteiten door het management en voor de sturing en de beheersing van de gemeentelijke organisatie als geheel;

- de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens om het college van burgemeester en wethouders dan wel de raad in staat te stellen de doelmatigheid en de rechtmatigheid te bevorderen respectievelijk te beoordelen;

- de verslaggeving ten behoeve van het bestuur en de daarop te baseren bedrijfseconomische advisering;

- regelmatig overleg met de hoofden, financieel consulenten en budgethouders van de organisatie-eenheden omtrent de bewaking van eenheid in de administratie, het bevorderen van doelmatigheid van beheer van vermogenswaarden en de afstemming over de informatievoorziening;

2. De gemeentecontroller heeft onverlet de verantwoordelijkheid

van het hoofd van de organisatorische eenheden een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie. De gemeentecontroller toetst (laat toetsen) in dit kader de opzet en de werking van het management control systeem en van de administratieve organisatie.

3. De gemeentecontroller ondersteunt de organisatorische eenheden bij het opzetten en doen functioneren van het management control systeem.

4. Indien de gemeentecontroller van oordeel is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt deze in overleg met het hoofd van de organisatorische eenheid. Zo nodig legt de gemeentecontroller zelfstandig voorstellen voor aan het college van burgemeester en wethouders.

5. De gemeentecontroller kan het college van burgemeester en wethouders, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in dit artikel genoemde taken.

6. Het college van burgemeester en wethouders kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de gemeentecontroller, met het oog op handhaving en uitvoering van deze verordening, nadere richtlijnen kan geven.

7. De gemeentecontroller is rechtstreeks verantwoording schuldig aan het college van burgemeester en wethouders voor de aan hem in deze verordening opgedragen taken en verantwoordelijkheden.

b, een ambtenaar, te noemen administrateur~

De administrateur is met betrekking tot de administratieve organisatie zelfstandig verantwoordelijk voor het (doen) bijhouden van de financile administratie en het beheer van de geldmiddelen van de gemeente. De administrateur draagt er mede zorg voor:

- dat de financile belangen van de gemeente op de juiste wijze worden behartigd;

- dat de vereiste invorderingsmaatregelen en de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van gemeentelijke debiteuren tijdig worden genomen;

- dat de jaarrekening van de gemeente wordt opgemaakt en uiterlijk 6 maanden na afloop van het dienstjaar waarop de jaarrekening betrekking heet aan het college van burgemeester en wethouders wordt aangeboden;

- dat bij een afwijkend standpunt van die van het college van burgemeester en wethouders met betrekking tot de inhoud van de jaarrekening de administrateur daarvan bij de aanbieding van de jaarrekening schriftelijk mededeling doet;

- dat de overtollige financile middelen overeenkomstig de richtlijnen van het college van burgemeester en wethouders worden belegd;

- dat het geldverkeer uitsluitend wordt geleid via door het college van burgemeester en wethouders aangewezen banken.

c, een ambtenaar, te noemen kassier de kassier draagt onder verantwoordelijkheid van de administrateur zorg voor:

- het beheer van de geldmiddelen van de gemeente omvattende

de bewaring van financile middelen, de inning van inkomsten en het doen van betalingen van de gemeente;

- het uitsluitend leiden van het geldverkeer via door het college van burgemeester en wethouders aangewezen banken. Het aanhouden van chartale kassen kan slechts in uitzonderingsgevallen, na goedkeuring

door de gemeentecontroller, plaats vinden;

- het doen van betalingen. Alvorens hiertoe over te gaan, dienen de opdrachten tot betaling door bevoegde functionarissen te zijn goedgekeurd;

- de controle op de afwikkeling van het girale geldverkeer inzake de inning/incasso en de administratieve afwikkeling van het girale geldverkeer.

d. ambtenaren, te noemen budgethouders de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de budgethouders worden geregeld in de door het college van burgemeester en wethouders vast te stellen Regeling inzake

budgethouders van de gemeente Neerijnen. De aanwijzing van budgethouders wordt in deze regeling eveneens vastgelegd.

e. ambtenaren, te noemen financieel consulenten de financieel consulenten zullen zich in grote lijnen bezig houden met:

- ondersteuning van de vaksectoren bij werkzaamheden in het kader van de opstelling van begroting, jaarrekening, tussentijdse rapportages, de uitvoering van de regeling krediet- en budgetbewaking en financile

beleidsadvisering;

- het verstrekken van informatie over de door de gemeentecontroller

genitieerde en door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde regels en richtlijnen;

- het adviseren van de vaksectoren bij de ontwikkeling en realisatie van een op de betreffende sector gericht financieel beleid.

Artikel 7 Onverenigbaarheid functies

De in artikel 6 genoemde functies zijn onderling onverenigbaar.

Artikel 8 Aangewezen inkomsten

Het college van burgemeester en wethouders kan, onverminderd bestaande wettelijke regelingen, voor met name aangewezen inkomsten en ontvangsten andere functionarissen als subkassier aanwijzen, die onder verantwoordelijkheid van de administrateur belast zijn met en verantwoording verschuldigd zijn voor de hun opgedragen bewaring van geldmiddelen.

Artikel 9 Vervanging functionarissen

De in artikel 6 genoemde functionarissen worden vervangen op een door het college van burgemeester~en wethouders te bepalen wijze.

Artikel 10 Informatieplicht

1. De controller en de administrateur worden tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld van alle door de raad en door het college van burgemeester en wethouders respectievelijk het hoofd van de organisatorische eenheden genomen besluiten waaraan financile consequenties voor hun werkorganisatie zijn verbonden.

2. De daarvoor in aanmerking komende functionarissen verstrekken

de controller c.q, de administrateur alle gegevens en stukken die zij ten behoeve van de juiste verzorging van de administratie, de financile planning, de budgetbewaking of de verslaggeving nodig hebben. Zij

stellen in overleg met hen en met het verantwoordelijke hoofd zodanige organisatorische maatregelen vast, dat aan deze verplichting tijdig en volledig wordt voldaan. Het hoofd ziet erop toe dat deze maatregelen worden genomen.

Artikel 11 Coördinatie informatievoorziening

1. De gemeentebegroting en de -rekening worden opgesteld conform de wettelijke bepalingen, het Besluit gemeentelijke comptabiliteits-voorschriften en de specifieke gemeentelijke bepalingen.

2. Het opstellen gebeurt binnen de door het college van burgemeester en wethouders te stellen randvoorwaarden en binnen de vastgestelde tijdsplanning.

3. De gemeentecontroller stelt een tijdsplanning op voor de organisatorische eenheden waarin aangegeven op welke tijdstippen de relevante gegevens beschikbaar moeten komen ter waarborging van een tijdige opmaak van de gemeentebegroting.

Artikel 12 Verantwoording en decharge

1. Iedere organisatorische eenheid stelt jaarlijks aan de gemeente- controller de informatie beschikbaar voor de opstelling van een jaarrekening en een jaarverslag over het gevoerde beheer. Deze dienen voor het afleggen van verantwoording aan het college van burgemeester en wethouders.

2. Aanbieding van de jaarrekening en van het jaarverslag geschiedt binnen de door het college van burgemeester en wethouders gestelde termijn en conform de door hen gegeven richtlijnen.

3. Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders

van de jaarrekening en van het jaarverslag over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders vallende organisatorische eenheden en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie, zulks behoudens later (in

rechte) gebleken onregelmatigheden.

4. Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het college van burgemeester en wethouders, vr aanbieding van de jaarrekening en jaarverslag aan de raad, de desbetreffende organisatorische eenheid en/of ambtenaar schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met de jaarrekening en/of met het jaarverslag.

Artikel 13 Slotbepalingen

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juni 1998.

2. Met ingang van dezelfde datum vervalt de Verordening met betrekking tot de organisatie van de financile administratie en van het beheer van de geldmiddelen der gemeente Neerijnen , vastgesteld bij raadsbesluit van 23 april 1981.

3. Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam Beheer(s)verordening gemeente Neerijnen.