CVDR725294_1Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Veenendaal)nlregelingalgemeen verbindend voorschrift (verordening)Veenendaal2015-11-26gmb-2024-426785Archiefverordening Veenendaalartikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995gemeenteraadbestuur en recht2015-11-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-11-262025-04-01Vaststelling nieuwe regelingOnbekend.Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Veenendaal)De raad van de gemeente Veenendaal;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 29 september 2015 nummer 2015.00079;gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;BESLUIT; vast te stellen de Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Veenendaal) IAlgemene bepalingen1BegripsbepalingenIn deze verordening wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente:
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
de archiefruimte: ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats;
de beheerder: degene die ingevolge artikel 3 door het college is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal
II De zorg van het college voor de archiefbescheiden 2 Archiefbewaarplaats en archiefruimtenHet college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten. 3 BeheerderHet college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.4 Deskundig personeelHet college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. 5 Archiefbescheiden1. Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2. Het eerste lid van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. 6 FinanciënHet college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd voor de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. 7 Nadere regels archiefbescheiden gemeentelijke organenHet college stelt nadere regels voor het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 8 Verslag aan raadHet college doet tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. III Toezicht op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats9 Toezicht gemeentesecretarisMet het toezicht op de naleving van het bij krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats is belast de gemeentesecretaris. 10 VervangingDe gemeentesecretaris is bevoegd, ter uitvoering van het hem bij artikel 32, tweede lid van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door één of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. 11 Inlichtingen over en toegang tot archiefbescheiden1. De beheerder verstrekt aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2. De gemeentesecretaris en degene die hem in de uitoefening van het toezicht vervangt of bijstaat, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. 12 Mededeling bevindingen toezichtDe gemeentesecretaris deelt zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mee aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. De gemeentesecretaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. 13 Mededeling voornemen voorstel collegeDe beheerder deelt tijdig aan de gemeentesecretaris mee het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
14 Verslag aan collegeDe gemeentesecretaris doet eenmaal per jaar verslag aan het college over de uitoefening van het toezicht.IV Slotbepalingen 15 Intrekken verordeningDe Archiefverordening gemeente Veenendaal, zoals vastgesteld op 2 februari 2012, wordt ingetrokken. 16 InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking. 17 CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Veenendaal.Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Veenendaal in zijn openbare vergadering van 26 november 2015,mevrouw drs. F.A. van Hooijdonkraadsgriffierde heer mr. W. KolffvoorzitterTOELICHTINGAlgemene toelichtingDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Deze verordening is, evenals wet en besluit niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling (Stcrt. 2010, nr 70 + wijziging Stcrt. 2010, nr. 17967).Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “toezicht”.Artikelgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen ui de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel 2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.Artikel 3De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen nadere regels: het Besluit Informatiebeheer.Artikel 5De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.Artikel 7De bedoelde nadere regels zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.Artikel 8Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Tevens wordt daarmee voldaan aan de nieuwe wetgeving over het interbestuurlijk toezicht.Artikel 11De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als ‘beheer’. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.Artikel 13Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, doe bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Artikel 14De verslaglegging door de gemeentesecretaris is de basis voor de verantwoording van het college aan de raad, zoals bedoeld in artikel 8.Artikelen 15 t/m 17Deze artikelen behoeven geen toelichting.