Organisatie | Gemeentelijke Gezondheidsdienst Hollands Noorden |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Privacyreglement Veilig Thuis Noord-Holland Noord |
Citeertitel | Privacyreglement Veilig Thuis Noord-Holland Noord |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
24-07-2024 | nieuwe regeling | 03-07-2024 |
In dit reglement wordt verstaan onder:
bijzondere persoonsgegevens: informatie over een persoon over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid;
kindermishandeling: elke vorm van voor een minderjarige bedreigende of gewelddadige interactie van fysieke, psychische of seksuele aard, die de ouders of andere personen ten opzichte van wie de minderjarige in een relatie van afhankelijkheid of van vrijheid staat, actief of passief opdringen, waardoor ernstige schade wordt berokkend of dreigt te worden berokkend aan de minderjarige in de vorm van fysiek of psychisch letsel;
verwerking van persoonsgegevens: alle handelingen die Veilig Thuis kan uitvoeren met persoonsgegevens. Hierbij kan het gaan om het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
vertrouwenspersoon: een door de gemeente aanwezen persoon die onafhankelijk de jeugdigen of volwassenen op hun verzoek ondersteunt in aangelegenheden die samenhangen met de wettelijke taken en verantwoordelijkheden van Veilig Thuis en die werkzaam is bij een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid;
zicht op veiligheid: de situatie waarin Veilig Thuis aan de volgende voorwaarden voldoet: er is een actueel beeld van de veiligheid van alle leden van gezinnen en huishoudens; de veiligheid wordt ingeschat aan de hand van een gestandaardiseerd (risicotaxatie-) instrument; de veiligheid wordt beoordeeld in een multidisciplinair overleg.
Artikel 2 Reikwijdte van het reglement
Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een dossier zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen en die verband houden met de taken van Veilig Thuis.
Artikel 4 Toegang tot het dossier
Directe toegang tot het dossier hebben alleen die personen die behoren tot de organisatie van Veilig Thuis die belast zijn met het uitvoeren van Veilig Thuis-taken of degene met wie Veilig Thuis een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun taak. Anderen dan zojuist genoemde personen hebben slechts toegang indien een wettelijk voorschrift Veilig Thuis verplicht tot het verlenen van toegang.
Artikel 5 Algemene informatie voor de betrokkene over gegevensverwerking
Zo spoedig mogelijk na de eerste betrokkenheid van Veilig Thuis worden betrokkenen, waaronder degene die advies vraagt en degene die een melding doet, gewezen op beschikbare bronnen waarin te vinden is hoe Veilig Thuis met persoonsgegevens omgaat en wat hun rechten zijn. Daarnaast worden betrokkenen gewezen op informatie over de organisatie en op de klachtenregeling en krijgen ze uitleg over de wijze waarop Veilig Thuis de taak waarmee betrokkenen te maken krijgen, uitvoert.
2. Doel en voorwaarden van de verwerking van persoonsgegevens
Artikel 6 Doel van de verwerking van persoonsgegevens
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is:
Artikel 7 Voorwaarden voor een rechtmatige verwerking
In het dossier en rapportages worden de van belang zijnde feiten volledig en naar waarheid aangevoerd. De weergegeven verklaringen van derden worden geverifieerd en er wordt zoveel mogelijk verwezen naar bronnen. Persoonsgegevens moeten juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd. Tevens dient Veilig Thuis alle redelijke maatregelen te nemen om persoonsgegevens die onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren.
Artikel 8 Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens
Veilig Thuis kan zonder toestemming van de cliënt persoonsgegevens verwerken, indien dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken genoemd in artikel 4.1.1 Wmo 2015 en nader toegelicht in artikel 3 van dit reglement en de informatieverstrekking vanuit Veilig Thuis plaatsvindt aan de in dit artikel genoemde ketenpartners ten behoeve van de genoemde doeleinden.
Artikel 10 Verwerking van persoonsgegevens met gebruik van audio- of visuele hulpmiddelen
Het maken van een geluidsopname van een gesprek door de betrokken zelf geschiedt in overleg met Veilig Thuis. Alleen wanneer de privacy van de overige deelnemers aan het gesprek gewaarborgd is, kan een geluidsopname van een gesprek worden toegestaan. Dergelijke opnames mogen alleen worden gebruikt als geheugensteun voor betrokkene zelf en niet worden gedeeld met anderen of worden gebruikt in procedures.
Artikel 11 Informatieverstrekking
Indien de betrokkene jonger is dan 12 jaar, wordt de informatie als bedoeld in het eerste lid aan de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt. Indien de betrokkene al wel twaalf maar nog geen 16 jaar oud is, wordt de informatie als bedoeld in het eerste lid in beginsel zowel aan de betrokkene als de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt. Veelal zullen in eerste instantie de ouders met gezag/voogd de gesprekspartners zijn. Indien betrokkenen de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, wordt de informatie aan de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt.
De in het eerste lid genoemde termijn kan telkens met ten hoogste twee weken worden verlengd, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken van Veilig Thuis als bedoeld in artikel 3 lid 1 sub b t/m h van het reglement en dit noodzakelijk kan worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken.
Veilig Thuis verstrekt geen inlichtingen over de herkomst van persoonsgegevens die het naar aanleiding van een melding heeft verkregen indien een persoon die in een beroepsmatige, hulpverlenende of pedagogische relatie tot het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer of zijn huiselijke kring staat, de persoonsgegevens naar aanleiding van een melding heeft verstrekt en het verstrekken van die inlichtingen:
In afwijking van artikel 13 en 14 van dit reglement kan Veilig Thuis de mededeling aan degene die het betreft dat ten aanzien van hem persoonsgegevens worden verwerkt achterwege laten, voor zover dit noodzakelijk kan worden geacht om een situatie van huiselijk geweld kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden van kindermishandeling te onderzoeken.
3. Inzage, afschrift, correctie, gegevensbeperking en verzet
Artikel 13 Inzage en afschrift aan de directbetrokkene
Veilig Thuis verstrekt aan de directbetrokkene desgevraagd zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van een (mondeling of schriftelijk) verzoek, inzage in en afschrift van bescheiden die betrekking hebben op betrokkene. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan betrokkene dat de termijn wordt verlengd dient tijdig (dus binnen voormelde termijn) te worden gedaan. Inzage in of afschrift van relevante stukken uit het dossier kan (gedeeltelijk) worden geweigerd voor zover de persoonlijke levenssfeer van een ander, waaronder die van de jeugdige zelf, daardoor zou worden geschaad.
Is de directbetrokkene jonger dan 16 jaar, of 16 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden aan de wettelijke vertegenwoordiger inlichtingen dan wel inzage in of afschrift van de bescheiden verstrekt, tenzij het belang van directbetrokkene zich daartegen verzet.
Is de directbetrokkene 18 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden aan de schriftelijke gemachtigde van de directbetrokkene inlichtingen dan wel inzage in of afschrift uit het dossier verstrekt, tenzij het belang van de directbetrokkene zich daartegen verzet. Indien ten aanzien van de directbetrokkene van 18 jaar of ouder een gemachtigde ontbreekt, dan gelden de verplichtingen in dit reglement in beginsel jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon daar bezwaar tegen heeft sprake is van een situatie als bedoeld in lid 5 van dit artikel. Is er geen sprake van een echtgenoot, geregistreerde partner of ander levensgezel? Dan gelden de verplichtingen in dit reglement jegens een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige boven de 18 jaar, tenzij deze personen dat eveneens niet wensen.
Inlichtingen over, inzage in of afschrift van de bescheiden kan worden geweigerd, voor zover de persoonlijke levenssfeer van een ander dan betrokkene daardoor zou worden geschaad dan wel dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de wettelijk taken van Veilig Thuis of om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen dan wel een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken.
Artikel 15 Recht op correctie en toevoegen eigen verklaring
De betrokkene aan wie inzage is verleend dan wel mededeling is gedaan omtrent zijn persoonsgegevens, kan Veilig Thuis schriftelijk verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
Het verzoek bedoeld in lid 1 wordt gedaan door:
Is de directbetrokkene 18 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake? Dan worden aan de schriftelijke gemachtigde van de directbetrokkene inlichtingen dan wel inzage in of afschrift uit het dossier verstrekt, tenzij het belang van de directbetrokkene zich daartegen verzet. Indien ten aanzien van de directbetrokkene van 18 jaar of ouder een gemachtigde ontbreekt, dan gelden de verplichtingen in dit reglement in beginsel jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon daar bezwaar tegen heeft. Is er geen sprake van een echtgenoot, geregistreerde partner of ander levensgezel? Dan gelden de verplichtingen in dit reglement jegens een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige boven de 18 jaar, tenzij deze personen dat eveneens niet wensen.
Veilig Thuis bericht de verzoeker binnen één maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij aan het verzoek voldoet. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan verzoeker dat de termijn wordt verlengd dient binnen een maand nadat het verzoek is ingediend te worden gedaan. Bij (een gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om rectificatie of verwijdering van gegevens, motiveert Veilig Thuis de reden van de afwijzing.
Artikel 16 Recht op beperking van de verwerking
Veilig Thuis bericht de betrokkene zo spoedig mogelijk en in ieder geval uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk of Veilig Thuis aan het verzoek om gegevensbeperking voldoet. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan verzoeker dat de termijn wordt verlengd dient binnen een maand nadat het verzoek is ingediend te worden gedaan. Bij (een gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om rectificatie, motiveert de Veilig Thuis de reden van de afwijzing.
Veilig Thuis beoordeelt zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van het bezwaar of het bezwaar gerechtvaardigd is. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan de (direct)betrokkene dat de termijn wordt verlengd dient binnen een maand nadat het verzoek is ingediend te worden gedaan. Indien het bezwaar gerechtvaardigd is, beëindigt Veilig Thuis onmiddellijk de verwerking, tenzij er sprake is van dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking die zwaarder wegen dan de belangen, vrijheden en rechten van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Artikel 18 Kosten van uitoefenen rechten
Wanneer verzoeken van een betrokkene kennelijk ongegrond of buitensporig zijn of bij herhaling worden gedaan, of indien een betrokkene om bijkomende kopieën van de persoonsgegevens die over hem worden verwerkt verzoekt, kan Veilig Thuis op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding in rekening brengen.
Veilig Thuis verstrekt alleen met toestemming van de betrokkene inlichtingen over de betrokkene, dan wel afschrift van de bescheiden aan anderen, tenzij bij of krachtens de wet anders is bepaald. Verstrekking mag verder alleen plaatsvinden voor zover hierbij de persoonlijke levenssfeer van een ander daarbij niet wordt geschaad.
Is de directbetrokkene 18 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden aan de schriftelijke gemachtigde van de directbetrokkene inlichtingen dan wel inzage in of afschrift uit het dossier verstrekt, tenzij het belang van de directbetrokkene zich daartegen verzet. Indien ten aanzien van de directbetrokkene van 18 jaar of ouder een gemachtigde ontbreekt, dan gelden in beginsel de verplichtingen in dit reglement jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon daar bezwaar tegen heeft. Is er geen sprake van een echtgenoot, geregistreerde partner of ander levensgezel, dan gelden de verplichtingen in dit reglement jegens een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige boven de 18 jaar, tenzij deze personen dat eveneens niet wensen.
Veilig Thuis kan bij de uitvoering van haar taken zonder toestemming van de betrokkene informatie over de betrokkene verstrekken indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de taken van Veilig Thuis als omschreven in artikel 3 van dit reglement:
aan een instantie die passende professionele hulp kan verlenen bij huiselijk geweld of kindermishandeling, van een melding van huiselijk geweld of kindermishandeling of een vermoeden daarvan, indien het belang van de betrokkene dan wel de ernst van de situatie waarop de melding betrekking heeft daartoe aanleiding geeft;
Met inachtneming van de bepalingen uit dit reglement, verschaft Veilig Thuis aan de vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 1.1 Wmo 2015 en artikel 1 van dit reglement van de betrokkene alle inlichtingen en toont Veilig Thuis alle bescheiden die deze voor een juiste uitoefening van zijn taak nodig heeft.
Artikel 20 Gegevensverstrekking ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek
Zonder toestemming van de betrokkene kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid, opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen, kinderbescherming of jeugdreclassering aan een ander desgevraagd inlichtingen over de betrokkene of inzage in het dossier worden verstrekt indien:
Artikel 21 Gegevensverstrekking ten behoeve van de beleidsinformatie
Veilig Thuis verstrekt conform de wettelijke bepalingen, kosteloos gegevens aan het college van burgemeester en wethouders ten behoeve van de totstandbrenging van een doelmatig, doeltreffend en samenhangend gemeentelijk beleid ten aanzien van preventie, jeugdhulp, de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering en Veilig Thuis, ten behoeve van de verwerking, bedoeld in het eerste lid, en ten behoeve van de toegang.
5. Bewaartermijnen en vernietiging
Artikel 23 Vernietiging van persoonsgegevens op verzoek
Veilig Thuis vernietigt conform het bepaalde in artikel 5.3.5 Wmo 2015 de door haar bewaarde bescheiden binnen drie maanden na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van degene op wie de bescheiden betrekking hebben. Bij (een gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om vernietiging, motiveert Veilig Thuis de reden van de afwijzing.
In de gevallen bedoeld in het vierde lid, kan het verzoek ten aanzien van een (direct)betrokkene door een wettelijk vertegenwoordiger worden gedaan. Indien de (direct)betrokkene meerderjarig is en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, kan het verzoek worden gedaan door de wettelijke vertegenwoordiger of de schriftelijke gemachtigde van deze directbetrokkene. Indien ten aanzien van de (direct)betrokkene een gemachtigde ontbreekt, kan het verzoek worden gedaan door de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst of ontbreekt in welke geval het verzoek kan worden gedaan door een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige, tenzij deze persoon dat niet wenst.
Artikel 24 Klachten en rechtsbescherming
Indien een (direct)betrokkene het niet eens is met een beslissing van Veilig Thuis op een verzoek om inzage in het dossier, afschrift of vernietiging, correctie, aanvulling of beperking van persoonsgegevens, dan kan de betrokken op grond van artikel 35 UAVG binnen zes weken na de beslissing van Veilig Thuis een verzoek bij de burgerlijke rechter indienen om hierover een beslissing te nemen. Is Veilig Thuis onderdeel van een gemeenschappelijke regeling of ander openbaar lichaam, dan kan Veilig Thuis als een bestuursorgaan worden aangemerkt. In dat geval kan de betrokkene op grond van artikel 34 UAVG tegen de beslissing bezwaar maken bij het bestuursorgaan.
Indien de (direct)betrokkene klachten heeft over de wijze waarop hij is bejegend in verband met bepalingen van dit reglement kan hij zich wenden tot de (onafhankelijke) klachtencommissie van Veilig Thuis en/of een andere door Veilig Thuis hiervoor aangewezen functionaris of procedure. Daarnaast kan de betrokkene bij onvrede over de wijze waarop Veilig Thuis met zijn/haar persoonsgegevens is omgegaan contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens met een verzoek om te bemiddelen of te adviseren of een klacht in te dienen.