Organisatie | Voorschoten |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieverordening gemeente Voorschoten |
Citeertitel | Organisatieverordening gemeente Voorschoten |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | De Instructie voor de gemeentesecretaris; Regels met betrekking tot de organisatie van de administratie en van het beheer vanvermogenswaarden; Regels met betrekking tot de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden vande gemeente. |
Geen..
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
20-07-2012 | 20-07-2012 | intrekking | 05-07-2012 Groot Voorschoten, 19-07-2012 | 2002 | |
01-04-1998 | 20-07-2012 | nieuwe regeling | 05-03-1998 Voorschotense Courant, 24-03-1998 | 28 |
De raad der gemeente Voorschoten;
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders dd. 3 februari 1998,
gelet op de Gemeentewet, in het bijzonder de artikelen 103, 159, 212 en 213;
vast te stellen de "Organisatieverordening gemeente Voorschoten","Organisatieverordening gemeente Voorschoten", waarin opgenomen:
de Instructie voor de gemeentesecretaris;
Regels met betrekking tot de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden;
Regels met betrekking tot de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden van de gemeente.
1. De structuur van de ambtelijke organisatie
Burgemeester en wethouders alsmede de gemeentesecretaris in overleg met het managementteam kunnen besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere organisatorische eenheden aangaat. Het beheer van zo'n verband kan worden opgedragen aan een projectleider.
Burgemeester en Wethouders kunnen voor de gemeentesecretaris respectievelijk voor elke directeur een nadere instructie vaststellen. Daarnaast kunnen zij taakopdrachten voor de gemeentesecretaris respectievelijk voor de directeur vaststellen, waarin de op het beheer en de ontwikkeling van de organisatorische eenheid betrekking hebbende taken voor een bepaalde periode worden vastgesteld.
Op basis van de vastgestelde doelstellingen en taakopdrachten kunnen burgemeester en wethouders, gehoord de gemeentesecretaris en de desbetreffende directeur, de organisatorische eenheden zoals genoemd in artikel 2, eerste lid, onder a tot en met e, onderverdelen in afdelingen.
Hij draagt er desgevraagd of eigener beweging zorg voor dat de leden van de raad informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis hebben genomen en voorzover bedoelde leden, in hun hoedanigheid van raadslid daarover beschikking behoeven.
De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de leden van de raad rekening wordt gehouden.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke in het Reglement van orde voor de gemeenteraad voorziene initiatieven van leden van de raad.
Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen met betrekking tot het bepaalde in het tweede en vierde lid. Deze nadere regels mogen niet in strijd zijn met deze verordening, niet met het Reglement van orde voor de gemeenteraad noch met de regeling voor de ambtelijke bijstand aan leden van de gemeenteraad.
Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 6 en 7 voorzover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door de raad, burgemeester en wethouders en de burge meester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door burgemeester en wethouders, casu quo de burgemeester.
Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kunnen burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder voorzover zijn bevoegdheden betreft, de uitoefening van bevoegdheden, met inbegrip van ondertekening van stukken, opdragen aan de gemeentesecretaris en de directeuren van de sectoren.
De voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementteam vast. De directeuren kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter of bij de secretaris. De secretaris zorgt ervoor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereedgemaakt en tijdig in het bezit zijn van de leden van het managementteam.
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 15, 16, 17 en 18 bevordert de voorzitter van het managementteam een goede samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden. Hij doet, indien noodzakelijk en met inachtneming van het bepaalde in artikel 23, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van richtlijnen aan de directeuren om de samenwerking en samenhang te verzekeren.
Indien naar zijn oordeel de goede gang van zaken in de organisatie of onderdelen daarvan dreigt te worden verstoord en tengevolge daarvan de vervulling van taken in gevaar komt, is de gemeentesecretaris bevoegd de bevoegdheden van de directeuren geheel of gedeeltelijk terzijde te
stellen. Hij kan deze bevoegdheid slechts uitoefenen indien:
Bij blijvend verschil van inzicht voegt de sector die primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies belast is, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe. Bij blijvend verschil van inzicht tussen de organisatorische onderdelen binnen een sector of tussen een organisatieonderdeel en de sectordirecteur voegt de directeur van die sector zijn standpunt uitdrukkelijk toe aan het advies.
Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geven burgemeester en wethouders een kader aan voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming 'bestuursopdracht'. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast waaraan de inhoud van bestuursopdrachten moet voldoen.
Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een sector uitstrekt, en ten aanzien van die taak geen toepassing is gegeven aan artikel 1, tweede lid, kunnen burgemeester en wethouders op voorstel van het managementteam een sector of een ander organisatie-onderdeel aanwijzen die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.
De gemeentesecretaris respectievelijk de directeuren kunnen ieder voor hun sector medewerkers aanwijzen, die omtrent onderdelen van het beleid waarvoor de genoemde functionarissen verantwoordelijkheid dragen, rechtstreeks overleg voeren met het voor dat beleid primair
verantwoordelijke lid van het college van burgemeester en wethouders.
Omtrent de inhoud van het overleg stellen zij hem op de hoogte.
De directeur draagt in zijn sector te benoemen medewerkers voor aan burgemeester en wethouders. Burgemeester en wethouders kunnen de beslissingsbevoegdheid om medewerkers, niet zijnde de hoofden van de afdelingen, te benoemen met toepassing van artikel 14 opdragen aan de directeur. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast ten aanzien van het wervings- en selectiebeleid.
Met inachtneming van door burgemeester en wethouders gestelde regels treft de directeur de maatregelen en voorzieningen die hij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan zijn sector opgedragen taken nodig acht.
Indien daartoe maatregelen door het gemeentebestuur zijn te nemen, rapporteert hij daaromtrent aanburgemeester en wethouders.
Maatregelen en rapportages op grond van dit artikel brengt de directeur van de desbetreffende sector ter kennis van het managementteam.
Burgemeester en wethouders wijzen, onverminderd de verantwoordelijkheid van de directeur van de sector middelen, aan:
een rechtstreeks onder de gemeentesecretaris ressorterende controller, die met name belast is met de advisering over, de ondersteuning van en het toezicht op en de toetsing van de juiste werking van een tijdige, volledige en betrouwbare informatievoorziening en een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering alsmede op de daartoe strekkende voorwaarden.
In afwijking van het bepaalde in het eerste lid, onder c., kunnen burgemeester en wethouders, onverminderd de te dezer zake bestaande wettelijke regelingen, voor met name aangewezen
inkomsten, ontvangsten en betalingen andere functionarissen als subkassiers aanwijzen, die belast zijn met en verantwoordelijk zijn voor de hun opgedragen bewaring van geldmiddelen.
De controller en de comptabele zien er, onverminderd de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris respectievelijk van de directeuren van de sectoren, op toe dat:
de administratieve organisatie zodanig is dat kan worden voldaan aan eisen van doelmatig beheer, alsmede dat alle maatregelen worden genomen voor een goede werking van de interne controle, gericht op volledigheid en de juistheid van de administratieve verantwoording en de getrouwheid van de gemeentelijke jaarrekening;
De comptabele is bij nalatigheid van de betrokkenen in de tijdige betaling van aan de gemeenten verschuldigde gelden belast met het tijdig nemen van de nodige invordering- en/of de wettelijke vervolgingsmaatregelen.
Burgemeester en wethouders kunnen deze taken in nader aan te geven bijzondere gevallen ook aan andere functionarissen opdragen.
Behoudens in het geval vermeld in artikel 195 van de Gemeentewet geschieden de betalingen van de gemeente met inachtneming van door burgemeester en wethouders vast te stellen procedures en toe te
De jaarrekening wordt opgemaakt door de comptabele en uiterlijk vijf maanden na afloop van het kalenderjaar, waarop de rekening betrekking heeft, aan burgemeester en wethouders aangeboden.
Indien de comptabele met betrekking tot de inhoud van de jaarrekening een van burgemeester en wethouders afwijkend standpunt heeft, doet hij daarvan bij de aanbieding van de rekening aan de raad schriftelijk mededeling.
Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders van de gemeenterekening en van het verslag over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders vallende organisatieeenheden en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens (later in rechte) gebleken onregelmatigheden.
Voor 1 januari 2000, of zoveel eerder als hij redenen daartoe aanwezig acht, brengt de gemeentesecretaris, gehoord de directeuren, aan burgemeester en wethouders een rapport uit inzake het functioneren van het bij of krachtens deze verordening bepaalde. Vervolgens brengt hij zodanig rapport elke vier jaar uit en voorts op ieder tijdstip, wanneer hij zulks nodig acht of daartoe wordt uitgenodigd door burgemeester en wethouders. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie aanpassing behoeft bij voorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en het door de raad vastgestelde beleid.
Voorzover dit nodig is, kunnen door burgemeester en wethouders voor bepaalde aangewezen organisatorische eenheden of delen daarvan afwijkende en/of aanvullende regels worden vastgesteld.
Voorzover uit hoofdstuk 4 van deze verordening taken en verantwoordelijkheden voortvloeien die betrekking hebben op dienstjaren voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze verordening, berusten deze bij de functionarissen die voor dat tijdstip met overeenkomstige taken en verantwoordelijkheden waren belast, tenzij hiervoor in onderling overleg een andere regeling wordt getroffen.
Tot het tijdstip van inwerkingtreding van op grond van deze verordening te nemen nadere besluiten, blijven op de daarin nader te regelen aangelegenheden betrekking hebbende regelen en instructies, die voor de inwerkingtreding van deze verordening zijn vastgesteld, zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.
De 'Instructie voor de secretaris der gemeente Voorschoten' van 28 april 1967 en de Verordening tot vaststelling van regelen met betrekking tot de controle op de met geldelijk beheer en met boekhouding belaste ambtenaren, alsmede tot het onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekeningen van 19 september 1969 worden ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering
van de raad der gemeente Voorschoten,
gehouden op 5 maart 1998.
de secretaris, de voorzitter,
Artikel 159 van de Gemeentewet, die in werking is getreden op 1 januari 1994, schrijft voor: "De raad stelt een verordening vast omtrent de ambtelijke organisatie in de gemeente."
Het Managementteam heeft daartoe het ontwerp voor een Organisatieverordening voorbereid. Zij heeft daarbij gebruik gemaakt van de door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten aangereikte modellen in het boek "De Gemeentewet van oud naar nieuw". Van de drie in deze uitgave opgenomen modellen is aangesloten bij model-II, het geïntegreerde secretarie- en dienstenmodel, dat het meeste aansluit bij de (nieuwe) organisatievorm van de gemeente Voorschoten. Het fundament voor die vorm is overigens al gelegd aan het begin van de negentiger jaren. De ontwerp-verordening is onderwerp van gesprek geweest in het Managementteam van de gemeente en is stap voor stap gereedgekomen. Het genoemde model is aangepast aan de bestaande organisatie en de daarin (toekomstige) geldende taken-, bevoegdheden- en verantwoordelijkhedenverdeling. Het oogmerk is een zo compleet mogelijke regeling tot stand te brengen, die de interne structuur van de gemeente volledig vastlegt. Tegen die achtergrond is ervoor gekozen om alle van belang zijnde en thans afzonderlijk bestaande regelingen te bundelen. Dit betekent dat de 'instructie voor de gemeentesecretaris' in de verordening is opgenomen, evenals de regeling voor de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden en de regeling voor de controle daarop. Voorts is het reglement voor het Managementteam in de verordening geïntegreerd en is aan in de tijd ontstane afspraken omtrent taakinhoud en -vervulling waar nodig een formele basis gegeven. Hierbij wordt opgemerkt dat het zeer zeker niet de bedoeling is de huidige status van het managementteam te wijzigen door het managementteam om te vormen tot een eigenstandige formele laag met allerlei bevoegdheden. Het managementteam blijft het overlegorgaan waarin gemeentesecratris met de directeuren overlegt, coördineeert en afstemt. De gemeentesecretaris en de directeuren hebben hun eigen positie en verantwoordelijkheden. De aanscherping van onderlinge verhoudingen in de organisatie en de uitgangspunten voor het hanteren van moderne managementinstrumenten zoals verwoord in diverse recent uitgebracht notities (o.a. voortkomend uit het Veranderplatform) hebben in verband met de belangrijke relatie die bestaat tussen de gewenste organisatieopbouw en het in die notities gestelde eveneens gediend als belangrijke bouwsteen voor de verordening.
Het spreekt voor zich dat al in gang gezette ontwikkelingen in de organisatie, hun vertaling hebben gekregen.
Om praktische redenen is er in een enkel geval voor gekozen een grondslag te scheppen voor verdere gedetailleerde uitwerking door burgemeester en wethouders.
De resterende toelichting wordt per artikel - waar nodig - gegeven.
Artikelgewijze toelichting op de Organisatieverordening Gemeente Voorschoten
Burgemeester en wethouders kunnen ertoe besluiten tijdelijke organisatorische eenheden (projectorganisatie) in te stellen niet eerder dan dat zij hier advies over gevraagd hebben aan het managementteam. Het managementteam kan, in zijn functie van ambtelijke top, hiertoe echter zelfstandig besluiten. Het spreekt voor zich dat het managementteam burgemeester en wethouders in kennis stellen van de genomen besluiten.
De organisatie is beschreven op sectorniveau. Als ook de niveaus daaronder in de Organisatieverordening worden beschreven dan betekent dat, dat voor elke reorganisatie op afdelingsof lager organisatieniveau een besluit van de raad nodig is. Omwille van de beheersbaarheid is gekozen voor een beschrijving van de gemeentelijke organisatie tot het niveau van sectoren.
Een uitzondering geldt voor de gemeentesecretaris. Hij is tevens directeur ten opzichte van de afdeling Planning en Control en eventuele nader door burgemeester en wethouders aan de gemeentesecretaris toe te voegen beleidsmedewerker(s) in algemene dienst. Dit is in het derde lid tot uitdrukking gebracht en werkt door in alle artikelen in de verordening waarin regels worden gegeven voor de relatie tussen de directeuren en hun sectoren. Een overzicht van taken wordt ontwikkeld (artikel 2, zesde lid). Omdat dit nog niet voor handen is, is de overgangsperiode geregeld door middel van het opnemen van artikel 45 lid 2.
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
De benoeming van de secretaris, de directeuren, alsmede de vervanging van de gemeentesecretaris bij diens afwezigheid, wordt geregeld in dit artikel. Het benoemen van overige leidinggevenden blijft, in de lijn van de beschrijving van de organisatie op sectorniveau, buiten deze Organisatieverordening.
Er komt geen aparte 'instructie voor de gemeentesecretaris'. De wettelijk vereiste instructie voor de gemeentesecretaris, inclusief een regeling voor de plaatsvervanging, is geïntegreerd in deze Organisatieverordening.
Ten opzichte van de oude gemeentewet is voor de gemeentesecretaris, vanuit het oogpunt van het primaat van de raad enerzijds en soberheid in regelgeving anderzijds een aantal bepalingen vervallen, onder andere betreffende:
De raad kan besluiten nadere regelingen op te nemen voor bijvoorbeeld de woonplaats of de beëdiging van de gemeentesecretaris. Hiervan is afgezien.
In deze paragraaf wordt de positie behandeld van de gemeentesecretaris in relatie tot de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie (artikel 6 tot en met 13). De wettelijk vereiste 'instructie' voor de gemeentesecretaris is in de Organisatieverordening geïncorporeerd. Dit heeft tot gevolg dat de bestaande reglementen van orde van de raad (ex artikel 59 oude gemeentewet) en burgemeester en wethouders (ex artikel 99 oude gemeentewet) hierop moeten worden aangepast. Deze aanpassingen zullen voor vaststelling aan de raad worden voorgelegd. Gezien de specifieke functie van gemeentesecretaris en de wettelijke vereisten zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris in deze paragraaf uitvoeriger beschreven dan de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de overige leden van de ambtelijke top (artikel 28 tot en met 30: Directeuren van de sectoren).
Dit artikel beschrijft de ondersteunende functie van de gemeentesecretaris ten opzichte van de raad, alsmede de voorzitter van de raad. Voorzover burgemeester en wethouders dat nodig achten kunnen zij nadere regels opstellen met betrekking tot de ondersteunende functie van gemeentesecretaris. Bij het formuleren van deze regels dient rekening te worden gehouden met het Reglement van Orde, alsmede
de Regeling ambtelijke bijstand.
In dit artikel worden de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden welke de gemeentesecretaris heeft ten opzichte van het college van burgemeester en wethouders beschreven.
Gezien de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeuren is in het zesde lid nadrukkelijk aangegeven dat de gemeentesecretaris,voorzover noodzakelijk, zijn taken uitoefent in nauwe samenwerking met de directeuren.
Deze artikelen behoeven geen nadere toelichting.
In dit artikel wordt nog eens expliciet de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris beschreven. Dit doet geen afbreuk aan de verantwoordelijkheden van de directeuren.
Uitgaande van de eisen die burgemeester en wethouders stellen ten aanzien van informatie die nodig is voor een goed beheer van de ambtelijke organisatie (artikel 18), draagt de gemeentesecretaris zorg voor een goed verloop van de infonnatiestromen en procedures. In dit artikel is de adviesfunctie die de gemeentesecretaris in dezen heeft, vastgelegd.
Onder 'verhindering' in het eerste lid van dit artikel wordt verstaan een bijzondere, meer dan incidenteel bepaalde, omstandigheid die veroorzaakt dat de gemeentesecretaris voor een aanmerkelijke tijdsduur (bijvoorbeeld twee of meer dagen) niet in de gelegenheid is om zijn reguliere taken te verrichten.
Het tweede lid van dit artikel behoeft geen toelichting.
Dit artikel vormt thans de formele basis voor een werkwijze met mandaten en ondermandaten die al enige jaren wordt gehanteerd.
De wettelijke basis voor het ondertekeningsmandaat is gelegen in artikel 75 van de Gemeentewet.
Dit artikel legt een basis voor budgettering en zelfbeheer op het niveau van de sector waarbij de directeur wordt aangemerkt als sturende factor. Daarbij dient te worden vermeld dat het gebruikelijk is dat alle aangelegenheden die de sector betreffen en van afdelingsoverstijgende aard zijn door directeuren worden overlegd met hun afdelingshoofden. Waar sprake is van ondermandaat aan afdelingshoofden, spelen zij uiteraard een rol van betekenis bij de aansturing van en het beheer van de organisatie.
Nadrukkelijk wordt een relatie gelegd met vast te stellen prestatieafspraken, zowel kwantitatief (inzet van menskracht en middelen) als kwalitatief (de produktie en het niveau ervan).
In dit artikel wordt een uitwerking gegeven aan de hoofdlijn die is neergelegd in het vorige artikel.
Voor de dagelijkse praktijk is het van groot belang om de verantwoordelijkheden voor het gemeentelijke middelenbeleid goed af te bakenen. Daartoe is in het eerste lid aangegeven welke onderdelen van dat beleid in ieder geval zijn te onderscheiden.
Daar de sectoren elk voor zich en gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het middelenbeleid, is in het tweede lid de daarvan te onderscheiden 'centrale' verantwoordelijkheid van de sector middelen gedefinieerd.
In dit artikel is het belangrijke uitgangspunt van geïntegreerde advisering aan het gemeentebestuur vastgelegd. Voordat advisering definitief wordt afgerond en aangeboden aan het bestuur hebben de sectoren de
plicht om na te gaan of een andere sector in de gelegenheid zou moeten worden gesteld om een aanvullend advies, als bedoeld in het eerste lid van dit artikel, uit te brengen. Geïntegreerde advisering kan alleen tot stand komen als goed overleg wordt gevoerd. Het is niet uitgesloten dat afdelingen niet tot overeenstemming kunnen komen over de inhoud van een advies aan het gemeentebestuur. Om impasse-situaties en daarmee vertraging te vermijden, is in het laatste lid bepaald dat aanvullende - en in die situatie mogelijk tegenstrijdige - adviezen van een andere sector
eveneens aan het gemeentebestuur zullen worden voorgelegd.
Uiteraard dient sprake te zijn van uitzonderingen op dit punt: de hoofdlijn is geïntegreerde advisering opdat de bestuurlijke besluitvorming niet wordt belast met tegenstellingen van inhoudelijke aard binnen de ambtelijke organisatie.
Het relatief jonge instrument van de bestuursopdracht krijgt in dit artikel de noodzakelijke grondslag. Het hier bedoelde "kader" heeft, behalve op de inhoud van de bestuursopdracht, betrekking op de er aan te besteden hoeveelheid tijd, de personele inzet, de overige middelen, de in acht te nemen procedures en de termijn waarin een en ander dient te zijn gerealiseerd.
In dit artikel is vorm gegeven aan het begrip "leading", om aan te geven welke sector de primaire ambtelijke verantwoordelijkheid draagt voor een zaak. De taakgebieden van de sectoren zijn beschreven, zodat nauwelijks verschil van mening kan bestaan over het antwoord op de vraag welke
sector in een bepaalde zaak de eerst verantwoordelijke is. Bijonduidelijkheid, verschil van opvatting
over de verantwoordelijkheid, gedeelde verantwoordelijkheid of enig ander verschil van inzicht terzake, biedt het tweede lid van dit artikel uitkomst in die zin dat een primair verantwoordelijke sector kan worden aangewezen door burgemeester en wethouders. Het betreft in dit geval een bevoegdheid, geen verplichting van het college.
De in Voorschoten bestaande praktijk dat frequent periodiek overleg wordt gevoerd met de leden van het college van burgemeester en wethouders vindt in dit artikel zijn grondslag. Deze regeling mag geen onnodige belemmering opwerpen voor de dagelijkse praktijk. Het is niet de
bedoeling om incidentele contacten van informatieve aard tussen collegeleden en ambtenaren onmogelijk te maken.
De onderdelen van deze taakbeschrijving, die alle bouwstenen vormen voor de vormgeving van het management van de sector, behoeven geen toelichting. Het spreekt voor zich dat directeuren bijdragen aan de beleidsontwikkeling, in die zin dat ze de ontwikkelingen op de hun toevertrouwde vakgebieden volgen en aanzetten geven tot nieuwe
ontwikkelingen en deze mede uitwerken.
In dit artikel is een grondslag - en daarmee in feite een daarop gerichte instructie voor het management van sectoren - opgenomen voor het zo doelmatig mogelijk functioneren van de (onderdelen van de) organisatie.
De op 19 september 1969 door de gemeenteraad vastgestelde Verordening tot vaststelling van regelen met betrekking tot de controle op de met geldelijk beheer en met boekhouding belaste ambtenaren,
alsmede tot het onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekeningen, is volledig opgenomen in deze organisatieverordening.
Door het opnemen van taakbeschrijvingen op hoofdlijnen (artikel 31, eerste lid, sub d. en tweede lid en artikel 33) en bevoegdheden in de verordening, is er sprake van een formele verankering van het instituut controlling.
Overige bevoegdheden kunnen op basis van artikel 34, tweede lid, door burgemeester en wethouders worden vastgesteld.
Om vorm te geven aan de onafhankelijk positie van de controller, is in het derde lid van artikel 34 gewaarborgd dat verschillen van opvatting tussen deze functionaris en de directeur kenbaar worden gemaakt aan de gemeentesecretaris.
Dit artikel hoeft geen nadere toelichting.
De verantwoordelijkheid voor de administratieve organisatie ligt momenteel binnen de huidige functieomschrijving bij de lijnorganisatie. De controller is hierin voorwaardenscheppend en ondersteunend. Het 'centraal' voorwaardenscheppend instellen van richtlijnen van de inrichting van de
administratieve organisatie moet nog verder worden uitgewerkt. Buiten hetgeen bij artikel 31 als toelichting is opgenomen, behoeft dit artikel geen verdere toelichting.
Deze instructie aan de comptabele vormt een uitzondering op de formele regeling die is vastgesteld voor het voeren van rechtsgedingen door de gemeente. Tot de bevoegdheid van de comptabele behoort, logischerwijs, het zo spoedig mogelijk treffen van invorderingsmaatregelen zonder dat machtiging vooraf is vereist. Op basis van een afzonderlijk besluit kunnen ook andere functionarissen hiermee worden belast. Dit is het geval bij het verhalen van ten onrechte verleende uitkeringen op grond van de Algemene Bijstandswet.
Artikel 195 van de Gemeentewet heeft betrekking op de situatie waarin gedeputeerde staten een opdracht verstrekken tot betaling van hetgeen als verplichte uitgave op de begroting is gebracht; de op grond van dit artikel vast te stellen procedures kunnen dan buiten beschouwing blijven.
Dit artikel hoeft geen nadere toelichting.
Dit artikel beoogt om de onafhankelijke positie van de comptabele, in zijn positie van verantwoordelijke voor de (totstandkoming van de) jaarrekening te waarborgen.
Dit artikel hoeft geen andere toelichting.
Dit artikel beoogt de onafhankelijkheid en onbeïnvloedbaarheid van het accountantsonderzoek te waarborgen.
Het in het eerste lid genoemde verslag wordt in de huidige praktijk aangeduid als 'managementletter', daar het wordt uitgebracht aan het ambtelijke management.
Het is een gegeven dat organisaties steeds in ontwikkeling blijven en structuren, door de dynamiek van maatschappelijke processen, periodiek aan aanpassing toe zijn. In de verordening is door opneming van dit artikel een formele basis geschapen voor tenminste een vierjaarlijkse rapportage op dit punt.
Hoewel deze verordening een breed werkingsgebied (de gehele organisatie) heeft en alle noodzakelijk structuren op 'concernniveau' vormgeeft, inclusief de bevoegdheden, is het denkbaar dat soms tengevolge van onvoorziene omstandigheden afwijkingen gewenst zijn. Dit artikel geeft burgemeester
en wethouders de bevoegdheid om afwijkende regels te stellen. Uiteraard zal van deze bevoegdheid slechts in uitzonderingsgevallen en goed gemotiveerd gebruik kunnen worden gemaakt.
Het eerste lid van dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
In titel VII van de Gemeentewet (artikel 289 tot en met 310) zijn verschillende overgangsbepalingen opgenomen, waarin wordt aangegeven welke regels voor de ommekomst van bepaalde termijnen in overeenstemming met de wet moeten zijn gebracht.
Voorzover er sprake is van thans werkende besluiten van raad en burgemeester en wethouders, die niet onder het regime van titel VII vallen, biedt het tweede lid van dit artikel een overgangsregeling die er op neer komt dat de bewuste besluiten hun werking behouden totdat nieuwe besluiten zijn vastgesteld.
Het spreekt voor zich dat 'oude' regelingen, in wier onderwerpen nu door de nieuwe verordening wordt voorzien, worden ingetrokken.
Ambtenaren in dienst van de gemeente worden in het stelsel van deze verordening (zie artikel 29) benoemd door burgemeester en wethouders. Indien in andere vigerende verordeningen afwijkende regels zijn gesteld, verliezen deze door de inwerkingtreding van dit artikel hun betekenis. Het spreekt voor zich dat hogere regelingen niet opzij worden gezet door dit artikel.
Bijlage bij Organisatieverordening gemeente Voorschoten, zoals vastgesteld bij raadsbesluit nr. 28, d.d. 5 maart 1998.
De hoofdstructuur wordt als volgt voorgesteld:
+------------+ | +---------------------+
| Brandweer +----------+--------| Planning en Control |
+------------+ | +---------------------+
+-------------------------------------------+
+-------------+ +-------------+ +-------------------+
| sector | | sector | | sector |