| Overheidsorganisatie | Gemeente Voorschoten |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Organisatieverordening gemeente Voorschoten |
| Citeertitel | Organisatieverordening gemeente Voorschoten |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp | De Instructie voor de gemeentesecretaris; Regels met betrekking tot de organisatie van de administratie en van het beheer vanvermogenswaarden; Regels met betrekking tot de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden vande gemeente. |
Geen..
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-04-1998 | 20-07-2012 | nieuwe regeling | 05-03-1998 Voorschotense Courant, 24-03-1998 | 28 |
Nr. 28
De raad der gemeente Voorschoten;
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders dd. 3 februari 1998,
nr. 28;
gelet op de Gemeentewet, in het bijzonder de artikelen 103, 159, 212 en 213;
Besluit:
vast te stellen de "Organisatieverordening gemeente Voorschoten","Organisatieverordening gemeente Voorschoten", waarin opgenomen:
de Instructie voor de gemeentesecretaris;
Regels met betrekking tot de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden;
Regels met betrekking tot de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden van de gemeente.
1. De ambtelijke organisatie van de gemeente Voorschoten wordt ingedeeld in organisatorische eenheden.
2. Burgemeester en wethouders alsmede de gemeentesecretaris in overleg met het managementteam kunnen besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere organisatorische eenheden aangaat. Het beheer van zo'n verband kan worden opgedragen aan een projectleider.
1. De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende organisatorische eenheden:
de sector middelen;
de sector welzijn;
de sector openbare werken;
de afdeling Planning en Control;
de brandweer.
2. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke organisatie.
3. Voor de toepassing van deze verordening wordt de gemeentesecretaris voor wat betreft de onder hem ressorterende organisatorische eenheden aangemerkt als directeur.
4. De gemeentesecretaris is hoofd van het organisatie-onderdeel Planning en Control, volgens de bij deze verordening behorend organigram, tot een nader door burgemeester en wethouders te bepalen datum.
5. Aan de gemeentesecretaris kunnen door burgemeester en wethouders medewerkers in algemene dienst worden toegevoegd.
6. Een overzicht van de taken van de in het eerste lid genoemde organisatorische eenheden is in een bijlage opgenomen. De vaststelling van de op deze bijlage opgenomen taken is voorbehouden aan burgemeester en wethouders.
7. De plaats van deze organisatorische eenheden in de ambtelijke organisatie wordt aangegeven in een als bijlage bij deze verordening gevoegd organigram.
8. Voor de toepassing van deze verordening wordt de Brandweer aangemerkt als sector en de commandant Brandweer aangemerkt als directeur.
1. Het algemeen beheer van een organisatorische eenheid berust bij burgemeester en wethouders.
2. Onder toezicht van burgemeester en wethouders is het dagelijks beheer opgedragen aan de gemeentesecretaris en aan de directeur van de betreffende sector.
3. Burgemeester en Wethouders kunnen voor de gemeentesecretaris respectievelijk voor elke directeur een nadere instructie vaststellen. Daarnaast kunnen zij taakopdrachten voor de gemeentesecretaris respectievelijk voor de directeur vaststellen, waarin de op het beheer en de ontwikkeling van de organisatorische eenheid betrekking hebbende taken voor een bepaalde periode worden vastgesteld.
Op basis van de vastgestelde doelstellingen en taakopdrachten kunnen burgemeester en wethouders, gehoord de gemeentesecretaris en de desbetreffende directeur, de organisatorische eenheden zoals genoemd in artikel 2, eerste lid, onder a tot en met e, onderverdelen in afdelingen.
1. De directeuren worden benoemd en ontslagen door burgemeester en wethouders. De gemeentesecretaris doet de voordracht tot benoeming en ontslag van de directeuren.
2. Burgemeester en wethouders wijzen één of meer plaatsvervangers van de gemeentesecretaris aan.
3. Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris heeft de plaatsvervanger alle rechten en plichten die aan de gemeentesecretaris zijn toegekend.
1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.
2. Hij draagt er desgevraagd of eigener beweging zorg voor dat de leden van de raad informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis hebben genomen en voorzover bedoelde leden, in hun hoedanigheid van raadslid daarover beschikking behoeven.
De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de leden van de raad rekening wordt gehouden.
3. Het bepaalde in het Reglement van orde voor de gemeenteraad en de regeling ambtelijke bijstand zijn op het vorige lid van overeenkomstige toepassing.
4. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke in het Reglement van orde voor de gemeenteraad voorziene initiatieven van leden van de raad.
5. Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen met betrekking tot het bepaalde in het tweede en vierde lid. Deze nadere regels mogen niet in strijd zijn met deze verordening, niet met het Reglement van orde voor de gemeenteraad noch met de regeling voor de ambtelijke bijstand aan leden van de gemeenteraad.
6. De gemeentesecretaris staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
1. De gemeentesecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders.
2. De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.
3. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert de secretaris, met inachtneming van het bepaalde in artikel 24, burgemeester en wethouders ten behoeve van de door dat college te nemen besluiten.
4. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders.
5. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat door burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd.
6. De gemeentesecretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met de directeuren.
7. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kunnen burgemeester en wethouders nadere regels stellen.
Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 6 en 7 voorzover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door de raad, burgemeester en wethouders en de burge meester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door burgemeester en wethouders, casu quo de burgemeester.
1. Voorzover de gemeentesecretaris bij de uitvoering van zijn taken op grond van deze paragraaf behoefte heeft aan ambtelijke bijstand, kan hij daarvoor een beroep doen op de ambtelijke organisatie.
2. De gemeentesecretaris heeft het recht bij alle aan burgemeester en wethouders ondergeschikte medewerkers, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.
3. Burgemeester en wethouders kunnen ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken nadere regels stellen.
1. De gemeentesecretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.
2. Hij bevordert samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijk organisatie anderzijds.
3. Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming terzake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.
4. Het bepaalde in artikel 7 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voorzover het de op hem rustende taken betreft.
1. Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam en met inachtneming van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de directeuren als bedoeld in artikel 28 heeft de gemeentesecretaris de eindverantwoordelijkheid voor:
een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;
het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;
een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het terzake vastgestelde beleid;
de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden onderdelen;
een goede kwaliteit van het management en de organisatie van de ambtelijke organisatie;
het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie;
de gemeentelijke voorlichting.
2. Ter bevordering van de coördinatie kan de gemeentesecretaris aanwijzingen geven aan de directeuren.
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 18 ziet de gemeentesecretaris toe op een adequaat verloop van de informatiestromen. Hij doet, na overleg met de directeuren, voorstellen aan burgemeester en wethouders terzake.
1. Indien de gemeentesecretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan zo spoedig mogelijk mededeling aan de voorzitter van het college van burgemeester en wethouders.
2. Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de gemeentesecretaris toestemming
1. Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kunnen burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder voorzover zijn bevoegdheden betreft, de uitoefening van bevoegdheden, met inbegrip van ondertekening van stukken, opdragen aan de gemeentesecretaris en de directeuren van de sectoren.
2. De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders en de burgemeester uitgeoefend. Zij geven te dien aanzien zo nodig nadere aanwijzingen, onder meer over de wijze van rapporteren omtrent het gebruik dat van het mandaat is gemaakt.
3. De door burgemeester en wethouders en de burgemeester genomen besluiten tot het verlenen van delegatie en mandaat worden voor een ieder ter inzage gelegd. Zij doen daarvan mededeling aan de raad.
1. Het aan de gemeentesecretaris respectievelijk de directeur opgedragen dagelijks beheer van de sector omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van die eenheden.
2. Tot het dagelijks beheer wordt eveneens gerekend het realiseren van de met burgemeester en wethouders overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen.
1. Ter uitvoering van het bepaalde in het vorige artikel komen burgemeester en wethouders daartoe, na overleg met de gemeentesecretaris en de directeuren, en onverlet het bepaalde in
hoofdstuk XIII van de Gemeentewet, met ieder van hen voor een begrotingsjaar overeen:
het bedrijfsplan van de sector en van andere organisatie-eenheden en in relatie daarmee;
het budget van elke sector, onderscheiden naar de Gewone dienst en de Kapitaaldienst;
de richtlijnen waarbinnen het gemeentelijk middelenbeleid door de sectoren, al of niet op basis van de artikel 14, zal worden uitgevoerd.
2. Indien tussen burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris respectievelijk een directeur geen overeenstemming wordt bereikt als bedoeld in artikel 15, tweede lid en het vorige lid, stellen burgemeester en wethouders deze aangelegenheden eenzijdig vast.
1. Tot het gemeentelijk middelenbeleid als bedoeld in de artikelen 15 en 16, eerste lid, worden in ieder geval gerekend:
het personeels- en organisatiebeleid;
het financiële beleid;
het informatie- en automatiseringsbeleid;
het huisvestingsbeleid ten aanzien van de ambtelijke organisatie
2. De sector Middelen is in het bijzonder belast met de voorbereiding, de coördinatie en de evaluatie van het gemeentelijk middelenbeleid, zoals bedoeld in het eerste lid onder a. tot en met d.
3. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast omtrent de voorbereiding van dit beleid voorzover dit aan andere sectoren en andere organisatie-onderdelen is opgedragen alsmede omtrent de rapportage door de directeuren en de gemeentesecretaris inzake de
uitvoering ervan.
Burgemeester en wethouders stellen vast welke gegevens ten behoeve van een goed beheer van de gemeentelijke organisatie als geheel door de sectoren moeten worden verstrekt. De aard, inhoud en vorm ervan en de frequentie van de gegevensverstrekking worden daartoe nader bepaald.
1. Ter bewaking van eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de gemeentesecretaris met de directeuren regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming 'managementteam'.
2. In het managementteam hebben de gemeentesecretaris en de directeuren van de sectoren middelen, openbare werken en welzijn zitting.
3. De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementteam.
4. De voorzitter van het managementteam kan naar aanleiding van de agenda, al dan niet op verzoek van één of meer leden, in incidentele gevallen anderen uitnodigen aan het overleg deel te nemen.
5. De in het tweede lid bedoelde leden van het managementteam kunnen allen in geval van afwezigheid worden vervangen door hun plaatsvervangers. In geval van afwezigheid van de voorzitter treedt de plaatsvervanger van de gemeentesecretaris als voorzitter op.
6. Als secretaris van het managementteam treedt op een door de gemeentesecretaris, gehoord de directeuren, aan te wijzen medewerker.
1. De voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementteam vast. De directeuren kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter of bij de secretaris. De secretaris zorgt ervoor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereedgemaakt en tijdig in het bezit zijn van de leden van het managementteam.
2. Het managementteam draagt, binnen de daartoe door burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de positie van de gemeentesecretaris en diens taak, zorg voor:
sectoroverschrijdende beleidscoördinatie en integrale advisering op hoofdlijnen en
sectoroverschrijdende vormgeving van het middelenbeleid.
3. Het in het tweede lid, sub a, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:
aangeven van langere-termijnontwikkelingen;
advisering over bestuursopdrachten;
coördinatie en bewaking van de beleidscyclus;
vertaling van bestuursbesluiten in concrete werkplannen voor de ambtelijke organisatie.
4. Het in het tweede lid, sub b, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:
advisering aan burgemeester en wethouders over de uitgangspunten van het te voeren personeels- en organisatiebeleid, financieel beleid en het informatiserings- en automatiseringsbeleid;
coördinatie van en toezicht op het beheer en de inzet van deze middelen, alsmede de verantwoording over het gevoerde middelenbeheer;
bevordering van een cultuur die bevorderlijk is voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de organisatie;
advisering aan burgemeester en wethouders over het instellen van tijdelijke organisatorische werkverbanden (projectorganisatie);
sturing en beheersing van tijdelijke organisatorische verbanden als bedoeld in artikel 1, tweede lid;
planning en voortgangsbewaking van belangrijke beleidsprocessen;
advisering over de structuur en de inrichting van de gemeentelijke ambtelijke organisatie;
zorg voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie en de inrichting van de gebouwen.
5. Omtrent de in het derde en vierde lid genoemde taken brengt het managementteam gevraagd en ongevraagd advies uit aan burgemeester en wethouders.
6. De gemeentesecretaris en de directeuren treffen die maatregelen en voorzieningen die nodig zijn om de taken te kunnen vervullen.
7. De leden van het managementteam streven in hun besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na.
8. Burgemeester en wethouders kunnen nadere richtlijnen vaststellen ten aanzien van de werkwijze en de taakgebieden van het managementteam.
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 15, 16, 17 en 18 bevordert de voorzitter van het managementteam een goede samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden. Hij doet, indien noodzakelijk en met inachtneming van het bepaalde in artikel 23, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van richtlijnen aan de directeuren om de samenwerking en samenhang te verzekeren.
Indien naar zijn oordeel de goede gang van zaken in de organisatie of onderdelen daarvan dreigt te worden verstoord en tengevolge daarvan de vervulling van taken in gevaar komt, is de gemeentesecretaris bevoegd de bevoegdheden van de directeuren geheel of gedeeltelijk terzijde te
stellen. Hij kan deze bevoegdheid slechts uitoefenen indien:
hij dit tevoren met de betreffende directeur(en) heeft besproken;
hij dit te voren in het managementteam besproken heeft;
burgemeester en wethouders hiermee instemmen.
Voorzover het zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze verordening is bepaald nodig acht, stelt het managementteam procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.
1. Indien een zaak het taakgebied van een andere sector raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste sector aanvullend advies aan de andere sector teneinde tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.
2. De sector die aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met de met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste sector.
3. Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de sector die met de voorbereiding of uitvoering belast is.
4. Een sector kan ook eigener beweging aanvullend advies uitbrengen. De voorzitter van het managementteam wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures zouden worden beïnvloed.
5. Bij blijvend verschil van inzicht voegt de sector die primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies belast is, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe. Bij blijvend verschil van inzicht tussen de organisatorische onderdelen binnen een sector of tussen een organisatieonderdeel en de sectordirecteur voegt de directeur van die sector zijn standpunt uitdrukkelijk toe aan het advies.
Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geven burgemeester en wethouders een kader aan voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming 'bestuursopdracht'. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast waaraan de inhoud van bestuursopdrachten moet voldoen.
1. Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de sector tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.
2. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een sector uitstrekt, en ten aanzien van die taak geen toepassing is gegeven aan artikel 1, tweede lid, kunnen burgemeester en wethouders op voorstel van het managementteam een sector of een ander organisatie-onderdeel aanwijzen die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.
De gemeentesecretaris respectievelijk de directeuren kunnen ieder voor hun sector medewerkers aanwijzen, die omtrent onderdelen van het beleid waarvoor de genoemde functionarissen verantwoordelijkheid dragen, rechtstreeks overleg voeren met het voor dat beleid primair
verantwoordelijke lid van het college van burgemeester en wethouders.
Omtrent de inhoud van het overleg stellen zij hem op de hoogte.
1. De directeur leidt de sector.
2. De directeur draagt ervoor zorg dat de sector, als integraal onderdeel van de ambtelijke organisatie, aan de door het bestuur gestelde doelen beantwoordt en heeft de verantwoordelijkheid voor voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen door de sector.
3. De directeur draagt bij aan het goed functioneren van de gehele ambtelijke organisatie.
4. De directeur stelt naar vermogen andere sectoren in staat hun taken uit te voeren.
5. De directeur zorgt, voorzover dit van hem afhankelijk is, voor een goede communicatie tussen en een goed functioneren van de sectoren.
6. De directeur draagt zorg voor goede arbeidsomstandigheden, streeft naar venwicht tussen capaciteit en werkniveau op individueel niveau en geeft vorm aan het personeelsbeleid binnen de sector.
7. De directeur bevordert een goed werkklimaat en open en heldere onderlinge relaties.
8. De directeur onderhoudt en bevordert de gewenste externe contacten en relaties van de sector.
De directeur draagt in zijn sector te benoemen medewerkers voor aan burgemeester en wethouders. Burgemeester en wethouders kunnen de beslissingsbevoegdheid om medewerkers, niet zijnde de hoofden van de afdelingen, te benoemen met toepassing van artikel 14 opdragen aan de directeur. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast ten aanzien van het wervings- en selectiebeleid.
Met inachtneming van door burgemeester en wethouders gestelde regels treft de directeur de maatregelen en voorzieningen die hij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan zijn sector opgedragen taken nodig acht.
Indien daartoe maatregelen door het gemeentebestuur zijn te nemen, rapporteert hij daaromtrent aanburgemeester en wethouders.
Maatregelen en rapportages op grond van dit artikel brengt de directeur van de desbetreffende sector ter kennis van het managementteam.
1. Burgemeester en wethouders wijzen, onverminderd de verantwoordelijkheid van de directeur van de sector middelen, aan:
een medewerker, te noemen comptabele, die zelfstandig verantwoordelijk is voor de inrichting, het bijhouden en het doen bijhouden van de financiële administratie van de gemeente;
een medewerker, te noemen betalingsfiatteur, die onder toezicht van de comptabele belast is met en verantwoordelijk is voor het effectueren van betalingen;
een medewerker, te noemen kassier, die onder toezicht van de comptabele belast is met en verantwoordelijk is voor de bewaring van de contanten en andere geldswaarden;
een rechtstreeks onder de gemeentesecretaris ressorterende controller, die met name belast is met de advisering over, de ondersteuning van en het toezicht op en de toetsing van de juiste werking van een tijdige, volledige en betrouwbare informatievoorziening en een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering alsmede op de daartoe strekkende voorwaarden.
De genoemde functies zijn onderling onverenigbaar.
2. De controller adviseert de gemeentesecretaris, de directeuren en burgemeester en wethouders.
3. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid, onder c., kunnen burgemeester en wethouders, onverminderd de te dezer zake bestaande wettelijke regelingen, voor met name aangewezen
inkomsten, ontvangsten en betalingen andere functionarissen als subkassiers aanwijzen, die belast zijn met en verantwoordelijk zijn voor de hun opgedragen bewaring van geldmiddelen.
4. De in het eerste en tweede lid van dit artikel genoemde functionarissen worden vervangen op een door burgemeester en wethouders te bepalen wijze.
1. Burgemeester en wethouders stellen de structuur met betrekking tot de financiële administratie en het beheer van de geldmiddelen vast met inachtneming van het gestelde in deze verordening en zenden deze ter kennisneming aan de raad en aan gedeputeerde staten.
2. De structuur als genoemd in het eerste lid kan ondermeer omvatten:
een structuurschema dat een doelmatige functiescheiding waarborgt;
beschrijvingen van de bij het financiële beleid, het financiële beheer en de financiële administratie betrokken functies;
procesgerichte beschrijvingen, o.a. ten behoeve van het opstellen van de begroting en rekening c.a. en de daarbij behorende planningen;
een regeling met betrekking tot de budgetverantwoordelijkheid;
een regeling van de teken- en beschikkingsbevoegdheden;
een beschrijving van de beveiligingsmaatregelen van de financiële gegevensbestanden;
voorschriften inzake periodieke verslaggeving en de rapportering, zowel naar burgemeester en wethouders als naar de beheersfunctionarissen.
3. De in het eerste en tweede lid van dit artikel genoemde organisatiestructuur wordt aan de met de controle van de financiële administratie belaste registeraccountant ter kennisneming toegezonden.
1. De controller en de comptabele zien er, onverminderd de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris respectievelijk van de directeuren van de sectoren, op toe dat:
de administratieve organisatie zodanig is dat kan worden voldaan aan eisen van doelmatig beheer, alsmede dat alle maatregelen worden genomen voor een goede werking van de interne controle, gericht op volledigheid en de juistheid van de administratieve verantwoording en de getrouwheid van de gemeentelijke jaarrekening;
aan burgemeester en wethouders en aan de daarvoor in aanmerking komende functionarissen van de gemeente alle door hen benodigde informatie wordt verstrekt.
2. Burgemeester en wethouders kunnen de voor de vervulling van de in het eerste lid bedoelde taak noodzakelijke bevoegdheden op voorstel van het managementteam vaststellen.
3. Een verschil van opvatting tussen een directeur en de controller in het kader van de taakvervulling door de controller wordt voorgelegd aan de gemeentesecretaris.
De comptabele is bij nalatigheid van de betrokkenen in de tijdige betaling van aan de gemeenten verschuldigde gelden belast met het tijdig nemen van de nodige invordering- en/of de wettelijke vervolgingsmaatregelen.
Burgemeester en wethouders kunnen deze taken in nader aan te geven bijzondere gevallen ook aan andere functionarissen opdragen.
Behoudens in het geval vermeld in artikel 195 van de Gemeentewet geschieden de betalingen van de gemeente met inachtneming van door burgemeester en wethouders vast te stellen procedures en toe te
kennen fiatteringsbevoegdheden.
De jaarrekening wordt opgemaakt door de comptabele en uiterlijk vijf maanden na afloop van het kalenderjaar, waarop de rekening betrekking heeft, aan burgemeester en wethouders aangeboden.
Indien de comptabele met betrekking tot de inhoud van de jaarrekening een van burgemeester en wethouders afwijkend standpunt heeft, doet hij daarvan bij de aanbieding van de rekening aan de raad schriftelijk mededeling.
1. De controle op de financiële administratie en het beheer van de geldmiddelen geschiedt door een registeraccountant.
2. In de controle worden betrokken de rekening als bedoeld in artikel 199 van de Gemeentewet alsmede alle daaraan ten grondslag liggende verantwoordingen van gemeentelijke beheerseenheden.
3. De controle is gericht op de toetsing van de rechtmatigheid in haar volle omvang en op de beoordeling van de opzet en de werking van het systeem dat de doelmatigheid moet waarborgen.
4. Object van controle is ook de beoordeling van de betrouwbaarheid en van de toereikendheid van de in het kader van lid 1 en 2 van dit artikel aan het college van burgemeester en wethouders, onderscheidenlijk de raad te verstrekken informatie.
5. De controle omvat mede de controle op het geldelijk beheer.
1. De controle als bedoeld in artikel 38 geschiedt zo vaak als hij die ermee is belast, dit nodig oordeelt.
2. De controle geschiedt zonder voorafgaande waarschuwing en op ongeregelde tijden.
1. Van elke controle als bedoeld in artikel 38 wordt een verslag uitgebracht aan het managementteam.
2. Het in het eerste lid bedoelde verslag of een samenvattend verslag daarvan, wordt toegezonden aan burgemeester en wethouders, zonodig voorzien van een nadere toelichting.
3. Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders van de gemeenterekening en van het verslag over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders vallende organisatieeenheden en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens (later in rechte) gebleken onregelmatigheden.
1. Voor 1 januari 2000, of zoveel eerder als hij redenen daartoe aanwezig acht, brengt de gemeentesecretaris, gehoord de directeuren, aan burgemeester en wethouders een rapport uit inzake het functioneren van het bij of krachtens deze verordening bepaalde. Vervolgens brengt hij zodanig rapport elke vier jaar uit en voorts op ieder tijdstip, wanneer hij zulks nodig acht of daartoe wordt uitgenodigd door burgemeester en wethouders. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie aanpassing behoeft bij voorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en het door de raad vastgestelde beleid.
2. Burgemeester en wethouders brengen het in het eerste lid bedoelde rapport ter kennis van de raad, vergezeld van het door hen daarover ingenomen standpunt.
3. De in het eerste lid bedoelde rapporten en het standpunt van burgemeester en wethouders als bedoeld in het tweede lid vormen, voordat zij ter kennis van de raad worden gebracht, onderwerp van bespreking in de Ondernemingsraad.
Voorzover dit nodig is, kunnen door burgemeester en wethouders voor bepaalde aangewezen organisatorische eenheden of delen daarvan afwijkende en/of aanvullende regels worden vastgesteld.
1. Voorzover uit hoofdstuk 4 van deze verordening taken en verantwoordelijkheden voortvloeien die betrekking hebben op dienstjaren voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze verordening, berusten deze bij de functionarissen die voor dat tijdstip met overeenkomstige taken en verantwoordelijkheden waren belast, tenzij hiervoor in onderling overleg een andere regeling wordt getroffen.
2. Tot het tijdstip van inwerkingtreding van op grond van deze verordening te nemen nadere besluiten, blijven op de daarin nader te regelen aangelegenheden betrekking hebbende regelen en instructies, die voor de inwerkingtreding van deze verordening zijn vastgesteld, zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.
1. De 'Instructie voor de secretaris der gemeente Voorschoten' van 28 april 1967 en de Verordening tot vaststelling van regelen met betrekking tot de controle op de met geldelijk beheer en met boekhouding belaste ambtenaren, alsmede tot het onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekeningen van 19 september 1969 worden ingetrokken.
2. Voorzover in enige verordening de benoeming van medewerkers in een bepaalde functie is opgedragen aan de raad, en daarvan in deze verordening wordt afgeweken, vindt benoeming van medewerkers in functies plaats overeenkomstig het bepaalde in deze verordening.
1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na die van haar bekendmaking.
2. In afwijking van het eerste lid, treedt het vijfde lid van artikel 2 in werking op een nader door burgemeester en wethouders te bepalen datum.
3. Deze verordening kan worden aangehaald als 'Organisatieverordening'.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering
van de raad der gemeente Voorschoten,
gehouden op 5 maart 1998.
de secretaris, de voorzitter,
Artikel 159 van de Gemeentewet, die in werking is getreden op 1 januari 1994, schrijft voor: "De raad stelt een verordening vast omtrent de ambtelijke organisatie in de gemeente."
Het Managementteam heeft daartoe het ontwerp voor een Organisatieverordening voorbereid. Zij heeft daarbij gebruik gemaakt van de door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten aangereikte modellen in het boek "De Gemeentewet van oud naar nieuw". Van de drie in deze uitgave opgenomen modellen is aangesloten bij model-II, het geïntegreerde secretarie- en dienstenmodel, dat het meeste aansluit bij de (nieuwe) organisatievorm van de gemeente Voorschoten. Het fundament voor die vorm is overigens al gelegd aan het begin van de negentiger jaren. De ontwerp-verordening is onderwerp van gesprek geweest in het Managementteam van de gemeente en is stap voor stap gereedgekomen. Het genoemde model is aangepast aan de bestaande organisatie en de daarin (toekomstige) geldende taken-, bevoegdheden- en verantwoordelijkhedenverdeling. Het oogmerk is een zo compleet mogelijke regeling tot stand te brengen, die de interne structuur van de gemeente volledig vastlegt. Tegen die achtergrond is ervoor gekozen om alle van belang zijnde en thans afzonderlijk bestaande regelingen te bundelen. Dit betekent dat de 'instructie voor de gemeentesecretaris' in de verordening is opgenomen, evenals de regeling voor de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden en de regeling voor de controle daarop. Voorts is het reglement voor het Managementteam in de verordening geïntegreerd en is aan in de tijd ontstane afspraken omtrent taakinhoud en -vervulling waar nodig een formele basis gegeven. Hierbij wordt opgemerkt dat het zeer zeker niet de bedoeling is de huidige status van het managementteam te wijzigen door het managementteam om te vormen tot een eigenstandige formele laag met allerlei bevoegdheden. Het managementteam blijft het overlegorgaan waarin gemeentesecratris met de directeuren overlegt, coördineeert en afstemt. De gemeentesecretaris en de directeuren hebben hun eigen positie en verantwoordelijkheden. De aanscherping van onderlinge verhoudingen in de organisatie en de uitgangspunten voor het hanteren van moderne managementinstrumenten zoals verwoord in diverse recent uitgebracht notities (o.a. voortkomend uit het Veranderplatform) hebben in verband met de belangrijke relatie die bestaat tussen de gewenste organisatieopbouw en het in die notities gestelde eveneens gediend als belangrijke bouwsteen voor de verordening.
Het spreekt voor zich dat al in gang gezette ontwikkelingen in de organisatie, hun vertaling hebben gekregen.
Om praktische redenen is er in een enkel geval voor gekozen een grondslag te scheppen voor verdere gedetailleerde uitwerking door burgemeester en wethouders.
De resterende toelichting wordt per artikel - waar nodig - gegeven.
Artikelgewijze toelichting op de Organisatieverordening Gemeente Voorschoten
Artikel 1
Burgemeester en wethouders kunnen ertoe besluiten tijdelijke organisatorische eenheden (projectorganisatie) in te stellen niet eerder dan dat zij hier advies over gevraagd hebben aan het managementteam. Het managementteam kan, in zijn functie van ambtelijke top, hiertoe echter zelfstandig besluiten. Het spreekt voor zich dat het managementteam burgemeester en wethouders in kennis stellen van de genomen besluiten.
Artikel 2
Algemeen
De organisatie is beschreven op sectorniveau. Als ook de niveaus daaronder in de Organisatieverordening worden beschreven dan betekent dat, dat voor elke reorganisatie op afdelingsof lager organisatieniveau een besluit van de raad nodig is. Omwille van de beheersbaarheid is gekozen voor een beschrijving van de gemeentelijke organisatie tot het niveau van sectoren.
Een uitzondering geldt voor de gemeentesecretaris. Hij is tevens directeur ten opzichte van de afdeling Planning en Control en eventuele nader door burgemeester en wethouders aan de gemeentesecretaris toe te voegen beleidsmedewerker(s) in algemene dienst. Dit is in het derde lid tot uitdrukking gebracht en werkt door in alle artikelen in de verordening waarin regels worden gegeven voor de relatie tussen de directeuren en hun sectoren. Een overzicht van taken wordt ontwikkeld (artikel 2, zesde lid). Omdat dit nog niet voor handen is, is de overgangsperiode geregeld door middel van het opnemen van artikel 45 lid 2.
Artikel 3
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
artikel 4
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 5
De benoeming van de secretaris, de directeuren, alsmede de vervanging van de gemeentesecretaris bij diens afwezigheid, wordt geregeld in dit artikel. Het benoemen van overige leidinggevenden blijft, in de lijn van de beschrijving van de organisatie op sectorniveau, buiten deze Organisatieverordening.
Er komt geen aparte 'instructie voor de gemeentesecretaris'. De wettelijk vereiste instructie voor de gemeentesecretaris, inclusief een regeling voor de plaatsvervanging, is geïntegreerd in deze Organisatieverordening.
Ten opzichte van de oude gemeentewet is voor de gemeentesecretaris, vanuit het oogpunt van het primaat van de raad enerzijds en soberheid in regelgeving anderzijds een aantal bepalingen vervallen, onder andere betreffende:
leeftijdsvereiste;
nationaliteitsvereiste;
woonplaatsvereiste;
beëdiging.
De raad kan besluiten nadere regelingen op te nemen voor bijvoorbeeld de woonplaats of de beëdiging van de gemeentesecretaris. Hiervan is afgezien.
Hoofdstuk 2 - 2.1
Algemeen
In deze paragraaf wordt de positie behandeld van de gemeentesecretaris in relatie tot de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie (artikel 6 tot en met 13). De wettelijk vereiste 'instructie' voor de gemeentesecretaris is in de Organisatieverordening geïncorporeerd. Dit heeft tot gevolg dat de bestaande reglementen van orde van de raad (ex artikel 59 oude gemeentewet) en burgemeester en wethouders (ex artikel 99 oude gemeentewet) hierop moeten worden aangepast. Deze aanpassingen zullen voor vaststelling aan de raad worden voorgelegd. Gezien de specifieke functie van gemeentesecretaris en de wettelijke vereisten zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris in deze paragraaf uitvoeriger beschreven dan de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de overige leden van de ambtelijke top (artikel 28 tot en met 30: Directeuren van de sectoren).
Artikel 6
Dit artikel beschrijft de ondersteunende functie van de gemeentesecretaris ten opzichte van de raad, alsmede de voorzitter van de raad. Voorzover burgemeester en wethouders dat nodig achten kunnen zij nadere regels opstellen met betrekking tot de ondersteunende functie van gemeentesecretaris. Bij het formuleren van deze regels dient rekening te worden gehouden met het Reglement van Orde, alsmede
de Regeling ambtelijke bijstand.
Artikel 7
In dit artikel worden de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden welke de gemeentesecretaris heeft ten opzichte van het college van burgemeester en wethouders beschreven.
Gezien de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeuren is in het zesde lid nadrukkelijk aangegeven dat de gemeentesecretaris,voorzover noodzakelijk, zijn taken uitoefent in nauwe samenwerking met de directeuren.
Artikel 8 t/m 10
Deze artikelen behoeven geen nadere toelichting.
Artikel 11
In dit artikel wordt nog eens expliciet de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris beschreven. Dit doet geen afbreuk aan de verantwoordelijkheden van de directeuren.
Artikel 12
Uitgaande van de eisen die burgemeester en wethouders stellen ten aanzien van informatie die nodig is voor een goed beheer van de ambtelijke organisatie (artikel 18), draagt de gemeentesecretaris zorg voor een goed verloop van de infonnatiestromen en procedures. In dit artikel is de adviesfunctie die de gemeentesecretaris in dezen heeft, vastgelegd.
Artikel 13
Onder 'verhindering' in het eerste lid van dit artikel wordt verstaan een bijzondere, meer dan incidenteel bepaalde, omstandigheid die veroorzaakt dat de gemeentesecretaris voor een aanmerkelijke tijdsduur (bijvoorbeeld twee of meer dagen) niet in de gelegenheid is om zijn reguliere taken te verrichten.
Het tweede lid van dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 14
Dit artikel vormt thans de formele basis voor een werkwijze met mandaten en ondermandaten die al enige jaren wordt gehanteerd.
De wettelijke basis voor het ondertekeningsmandaat is gelegen in artikel 75 van de Gemeentewet.
Artikel 15
Dit artikel legt een basis voor budgettering en zelfbeheer op het niveau van de sector waarbij de directeur wordt aangemerkt als sturende factor. Daarbij dient te worden vermeld dat het gebruikelijk is dat alle aangelegenheden die de sector betreffen en van afdelingsoverstijgende aard zijn door directeuren worden overlegd met hun afdelingshoofden. Waar sprake is van ondermandaat aan afdelingshoofden, spelen zij uiteraard een rol van betekenis bij de aansturing van en het beheer van de organisatie.
Nadrukkelijk wordt een relatie gelegd met vast te stellen prestatieafspraken, zowel kwantitatief (inzet van menskracht en middelen) als kwalitatief (de produktie en het niveau ervan).
Artikel 16
In dit artikel wordt een uitwerking gegeven aan de hoofdlijn die is neergelegd in het vorige artikel.
Artikel 17
Voor de dagelijkse praktijk is het van groot belang om de verantwoordelijkheden voor het gemeentelijke middelenbeleid goed af te bakenen. Daartoe is in het eerste lid aangegeven welke onderdelen van dat beleid in ieder geval zijn te onderscheiden.
Daar de sectoren elk voor zich en gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het middelenbeleid, is in het tweede lid de daarvan te onderscheiden 'centrale' verantwoordelijkheid van de sector middelen gedefinieerd.
Artikel 24
In dit artikel is het belangrijke uitgangspunt van geïntegreerde advisering aan het gemeentebestuur vastgelegd. Voordat advisering definitief wordt afgerond en aangeboden aan het bestuur hebben de sectoren de
plicht om na te gaan of een andere sector in de gelegenheid zou moeten worden gesteld om een aanvullend advies, als bedoeld in het eerste lid van dit artikel, uit te brengen. Geïntegreerde advisering kan alleen tot stand komen als goed overleg wordt gevoerd. Het is niet uitgesloten dat afdelingen niet tot overeenstemming kunnen komen over de inhoud van een advies aan het gemeentebestuur. Om impasse-situaties en daarmee vertraging te vermijden, is in het laatste lid bepaald dat aanvullende - en in die situatie mogelijk tegenstrijdige - adviezen van een andere sector
eveneens aan het gemeentebestuur zullen worden voorgelegd.
Uiteraard dient sprake te zijn van uitzonderingen op dit punt: de hoofdlijn is geïntegreerde advisering opdat de bestuurlijke besluitvorming niet wordt belast met tegenstellingen van inhoudelijke aard binnen de ambtelijke organisatie.
Artikel 25
Het relatief jonge instrument van de bestuursopdracht krijgt in dit artikel de noodzakelijke grondslag. Het hier bedoelde "kader" heeft, behalve op de inhoud van de bestuursopdracht, betrekking op de er aan te besteden hoeveelheid tijd, de personele inzet, de overige middelen, de in acht te nemen procedures en de termijn waarin een en ander dient te zijn gerealiseerd.
Artikel 26
In dit artikel is vorm gegeven aan het begrip "leading", om aan te geven welke sector de primaire ambtelijke verantwoordelijkheid draagt voor een zaak. De taakgebieden van de sectoren zijn beschreven, zodat nauwelijks verschil van mening kan bestaan over het antwoord op de vraag welke
sector in een bepaalde zaak de eerst verantwoordelijke is. Bijonduidelijkheid, verschil van opvatting
over de verantwoordelijkheid, gedeelde verantwoordelijkheid of enig ander verschil van inzicht terzake, biedt het tweede lid van dit artikel uitkomst in die zin dat een primair verantwoordelijke sector kan worden aangewezen door burgemeester en wethouders. Het betreft in dit geval een bevoegdheid, geen verplichting van het college.
Artikel 27
De in Voorschoten bestaande praktijk dat frequent periodiek overleg wordt gevoerd met de leden van het college van burgemeester en wethouders vindt in dit artikel zijn grondslag. Deze regeling mag geen onnodige belemmering opwerpen voor de dagelijkse praktijk. Het is niet de
bedoeling om incidentele contacten van informatieve aard tussen collegeleden en ambtenaren onmogelijk te maken.
Artikel 28
De onderdelen van deze taakbeschrijving, die alle bouwstenen vormen voor de vormgeving van het management van de sector, behoeven geen toelichting. Het spreekt voor zich dat directeuren bijdragen aan de beleidsontwikkeling, in die zin dat ze de ontwikkelingen op de hun toevertrouwde vakgebieden volgen en aanzetten geven tot nieuwe
ontwikkelingen en deze mede uitwerken.
Artikel 30
In dit artikel is een grondslag - en daarmee in feite een daarop gerichte instructie voor het management van sectoren - opgenomen voor het zo doelmatig mogelijk functioneren van de (onderdelen van de) organisatie.
Artikel 31
De op 19 september 1969 door de gemeenteraad vastgestelde Verordening tot vaststelling van regelen met betrekking tot de controle op de met geldelijk beheer en met boekhouding belaste ambtenaren,
alsmede tot het onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekeningen, is volledig opgenomen in deze organisatieverordening.
Door het opnemen van taakbeschrijvingen op hoofdlijnen (artikel 31, eerste lid, sub d. en tweede lid en artikel 33) en bevoegdheden in de verordening, is er sprake van een formele verankering van het instituut controlling.
Overige bevoegdheden kunnen op basis van artikel 34, tweede lid, door burgemeester en wethouders worden vastgesteld.
Om vorm te geven aan de onafhankelijk positie van de controller, is in het derde lid van artikel 34 gewaarborgd dat verschillen van opvatting tussen deze functionaris en de directeur kenbaar worden gemaakt aan de gemeentesecretaris.
Artikel 32
Dit artikel hoeft geen nadere toelichting.
Artikel 33
De verantwoordelijkheid voor de administratieve organisatie ligt momenteel binnen de huidige functieomschrijving bij de lijnorganisatie. De controller is hierin voorwaardenscheppend en ondersteunend. Het 'centraal' voorwaardenscheppend instellen van richtlijnen van de inrichting van de
administratieve organisatie moet nog verder worden uitgewerkt. Buiten hetgeen bij artikel 31 als toelichting is opgenomen, behoeft dit artikel geen verdere toelichting.
Artikel 34
Deze instructie aan de comptabele vormt een uitzondering op de formele regeling die is vastgesteld voor het voeren van rechtsgedingen door de gemeente. Tot de bevoegdheid van de comptabele behoort, logischerwijs, het zo spoedig mogelijk treffen van invorderingsmaatregelen zonder dat machtiging vooraf is vereist. Op basis van een afzonderlijk besluit kunnen ook andere functionarissen hiermee worden belast. Dit is het geval bij het verhalen van ten onrechte verleende uitkeringen op grond van de Algemene Bijstandswet.
Artikel 35
Artikel 195 van de Gemeentewet heeft betrekking op de situatie waarin gedeputeerde staten een opdracht verstrekken tot betaling van hetgeen als verplichte uitgave op de begroting is gebracht; de op grond van dit artikel vast te stellen procedures kunnen dan buiten beschouwing blijven.
Artikel 36
Dit artikel hoeft geen nadere toelichting.
Artikel 37
Dit artikel beoogt om de onafhankelijke positie van de comptabele, in zijn positie van verantwoordelijke voor de (totstandkoming van de) jaarrekening te waarborgen.
Artikel 38
Dit artikel hoeft geen andere toelichting.
Artikel 39
Dit artikel beoogt de onafhankelijkheid en onbeïnvloedbaarheid van het accountantsonderzoek te waarborgen.
Artikel 40
Het in het eerste lid genoemde verslag wordt in de huidige praktijk aangeduid als 'managementletter', daar het wordt uitgebracht aan het ambtelijke management.
Artikel 41
Het is een gegeven dat organisaties steeds in ontwikkeling blijven en structuren, door de dynamiek van maatschappelijke processen, periodiek aan aanpassing toe zijn. In de verordening is door opneming van dit artikel een formele basis geschapen voor tenminste een vierjaarlijkse rapportage op dit punt.
Artikel 42
Hoewel deze verordening een breed werkingsgebied (de gehele organisatie) heeft en alle noodzakelijk structuren op 'concernniveau' vormgeeft, inclusief de bevoegdheden, is het denkbaar dat soms tengevolge van onvoorziene omstandigheden afwijkingen gewenst zijn. Dit artikel geeft burgemeester
en wethouders de bevoegdheid om afwijkende regels te stellen. Uiteraard zal van deze bevoegdheid slechts in uitzonderingsgevallen en goed gemotiveerd gebruik kunnen worden gemaakt.
Artikel 43
Het eerste lid van dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
In titel VII van de Gemeentewet (artikel 289 tot en met 310) zijn verschillende overgangsbepalingen opgenomen, waarin wordt aangegeven welke regels voor de ommekomst van bepaalde termijnen in overeenstemming met de wet moeten zijn gebracht.
Voorzover er sprake is van thans werkende besluiten van raad en burgemeester en wethouders, die niet onder het regime van titel VII vallen, biedt het tweede lid van dit artikel een overgangsregeling die er op neer komt dat de bewuste besluiten hun werking behouden totdat nieuwe besluiten zijn vastgesteld.
Artikel 44
Het spreekt voor zich dat 'oude' regelingen, in wier onderwerpen nu door de nieuwe verordening wordt voorzien, worden ingetrokken.
Ambtenaren in dienst van de gemeente worden in het stelsel van deze verordening (zie artikel 29) benoemd door burgemeester en wethouders. Indien in andere vigerende verordeningen afwijkende regels zijn gesteld, verliezen deze door de inwerkingtreding van dit artikel hun betekenis. Het spreekt voor zich dat hogere regelingen niet opzij worden gezet door dit artikel.
Bijlage bij Organisatieverordening gemeente Voorschoten, zoals vastgesteld bij raadsbesluit nr. 28, d.d. 5 maart 1998.
De hoofdstructuur wordt als volgt voorgesteld:
| gem. secr. |
+-------------+
|
|
|
+------------+ | +---------------------+
| Brandweer +----------+--------| Planning en Control |
+------------+ | +---------------------+
|
|
|
+-------------------------------------------+
+-------------+ +-------------+ +-------------------+
| sector | | sector | | sector |
| Middelen | | Welzijn | | Openbare Werken |
+-------------+ +-------------+ +-------------------+