Organisatie | Fijnder |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Beleidskader risicomanagement en weerstandsvermogen Fijnder 2024 (Nota weerstandsvermogen) |
Citeertitel | Beleidskader risicomanagement en weerstandsvermogen Fijnder 2024 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
Eigen onderwerp | Risicomanagement |
Delegatiebesluit Gemeenschappelijke Regeling Fijnder 2024
N.v.t.
Gemeenschappelijke Regeling Fijnder 2024
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-07-2024 | Nieuwe regeling | 01-07-2024 |
Bij een gedegen financieel beleid zijn het risicomanagement en het weerstandsvermogen een essentieel onderdeel. Risicomanagement is het geheel aan activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico’s. Weerstandsvermogen is een waarborg voor de financiële gezondheid van de gemeenschappelijke regeling. Als een onverwachte financiële tegenvaller zich daadwerkelijk voordoet, hoe vangen we dit dan op?
Deze nota bevat het beleid van Fijnder op het gebied van risicomanagement en weerstandsvermogen en is daarmee een kaderstellend document.
Risicomanagement is een belangrijk onderdeel van het planning- en control-instrumentarium dat gericht is op het vergroten van de interne beheersing en het sturend vermogen van de organisatie.
Het formuleren van beleid omtrent weerstandsvermogen en risicomanagement is een wettelijke plicht. De gemeenschappelijke regelingen zijn echter vrij om hier op eigen wijze invulling aan te geven. Er zijn géén algemene richtlijnen vastgesteld. In deze nota wordt uiteengezet hoe Fijnder omgaat met het weerstandsvermogen en invulling geeft aan het instrument risicomanagement.
In de nota wordt achtereenvolgens ingegaan op de kaders en definities, het risicomanagementbeleid, de risico-inventarisatie met daaraan gekoppeld de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit. Tot slot wordt ingegaan op het bepalen van de beschikbare weerstandscapaciteit resulterend in afspraken over het te hanteren weerstandsvermogen.
Het wettelijk kader voor deze nota ligt besloten in het ‘Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)’. Het BBV bevat voorschriften voor de inrichting van de begroting en de jaarstukken. Eén van de verplichtingen is het hierin opnemen van een paragraaf weerstandsvermogen en bevat ten minste:
Met het vaststellen van de nota wordt het beleid voor de komende periode vastgelegd. Vervolgens wordt in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de begroting en in de jaarrekening een actueel beeld opgenomen. Op deze wijze kan jaarlijks worden gestuurd op actualiteiten en eventueel aanpassingen in de beleidskaders.
2.2 Financieel toezicht provincie
Onderdeel van het financieel toezicht door de provincie is de toets of de gemeenschappelijke regeling goed inzicht geeft in de risico’s en het vrij beschikbare weerstandsvermogen. Jaarlijks ontvangt Fijnder op basis van de begroting vanuit de provincie de mededeling welk toezichtsregime vanuit de provincie voor het betreffende begrotingsjaar gehanteerd zal worden.
In de werkprocessen bij de uitvoering van het takenpakket worden vele beslissingen genomen. Elke beslissing die in de organisatie wordt genomen kent risico’s die het behalen van de beoogde doelstelling kunnen bedreigen. Een risico is een kans op het optreden van een gebeurtenis met een bepaald (negatief) gevolg. Het kan daarbij gaan om diverse typen risico’s:
Weerstandscapaciteit wordt in financiële zin gedefinieerd. Daarmee komt de weerstandscapaciteit overeen met het beschikbare weerstandsbedrag dat wordt aangehouden ter afdekking van financiële verliezen die kunnen optreden als risico’s zich feitelijk gaan manifesteren. Het gaat daarbij om verliezen die niet al op een andere manier (bijvoorbeeld via verzekering of afzonderlijk getroffen financiële voorziening c.q. reservering) financieel zijn ondervangen.
Met het begrip beschikbaar weerstandsbedrag zoals in deze nota gedefinieerd bedoelen wij concreet het ‘vrij aanwendbaar’ bedrag aanwezig in de algemene reserve en de stelpost onvoorzien.
Voor zover risico’s geïdentificeerd, van relevante betekenis, in geld te kwantificeren en niet reeds anderszins financieel afgedekt zijn, worden zij tot uitdrukking gebracht in een risicomatrix. Het totaalbedrag van de risico’s op deze matrix definiëren wij als het risicobedrag. Tegenover dit risicobedrag staat het weerstandsbedrag, zijnde de algemene reserve en de jaarlijkse stelpost onvoorzien.
Het weerstandsvermogen definiëren wij als de verhouding tussen het beschikbare weerstandsbedrag en het risicobedrag. Deze nota stelt kaders en eisen aan de uitkomst van die verhouding.
Dus kort gezegd: Het weerstandsvermogen is een buffer om ontwikkelingen met een negatieve impact waarmee geen rekening is gehouden op te vangen. In algemene zin wordt het weerstandvermogen gevormd door de algemene reserve en de stelpost onvoorzien.
3.1.1 Strategie en risicohouding
Op grond van de Financiële verordening Fijnder kan het Algemeen Bestuur een kader vaststellen hoe groot het eigen vermogen moet zijn voor het opvangen van risico’s. Hiermee kan dus de hoogte van de algemene reserve bepaald worden ter afdekking risico’s.
In artikel 28 lid 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Fijnder is geregeld dat exploitatietekorten, indien nodig, via een aanvullende bijdrage bij de deelnemende gemeenten in rekening worden gebracht.
In 2020 heeft het Algemeen Bestuur besloten om een algemene reserve aan te houden ter grootte van de weerstandscapaciteit. Dit houdt in dat Fijnder de risico’s zelf kan opvangen en er niet direct een aanvullende bijdrage aan gemeenten in rekening hoeft te worden gebracht.
3.1.2 Scope en doelstellingen van risicomanagement
Door het management van Fijnder worden minimaal eens per jaar, bij het opstellen van de begroting, de potentiële risico’s geïnventariseerd. Hieruit wordt een top 10 (zie bijlage) aan potentiële risico’s geïnventariseerd en deze worden vervolgens vertaald in het daarvoor benodigde weerstandsvermogen om deze risico’s af te dekken.
3.2.2 Verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling
Het Algemeen Bestuur stelt de kaders vast. Het Dagelijks Bestuur voert het beleid uit, heeft een actieve informatieplicht en legt verantwoording af aan het Algemeen Bestuur. Bij de begroting en de jaarrekening wordt via de paragraaf weerstandsvermogen een integraal inzicht gegeven in de risico’s.
De directie en de budgethouders zijn primair verantwoordelijk voor de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de risico’s die hiermee samenhangen. Voor de rolomschrijvingen van budgethouders wordt verwezen naar de door het Dagelijks Bestuur vastgestelde mandaatregeling.
Van de accountant wordt gevraagd een kritische onafhankelijke toets op de werking van het risicomanagementsysteem en de uitwerking van de beleidskaders te doen.
3.2.3 Actueel en compleet houden van het risicoprofiel
Het risicoprofiel, de maat (kwalitatief of kwantitatief) voor het geheel aan risico’s van het betreffende project, proces, programma of beleidstraject, wordt zo compleet en realistisch mogelijk in beeld gebracht.
Praktijk is dat inzicht in de risico’s die Fijnder loopt, begint bij het risicobewustzijn van de medewerkers in de organisatie. Als zij risicobewust zijn in hun dagelijkse werkzaamheden kan proactief worden ingespeeld op de risico’s door het op tijd nemen van passende beheersmaatregelen. Compleetheid en actualiteit van het risicoprofiel is hiermee onlosmakelijk verbonden met de alertheid en bereidheid van alle betrokkenen om risico’s te signaleren en bespreekbaar te maken.
4 Risicoberekening, weerstandsvermogen en weerstandscapaciteit
Voor de kwantificering van een risico hanteren we 3 elementen:
Het benodigde weerstandsvermogen is dan de kans dat een risico zich voordoet vermenigvuldigd met het geschatte risicobedrag. Hierbij gaan we er bij een structureel risico van uit dat bij een feitelijk optreden er een dekking aanwezig moet zijn van 4 jaar.
Op basis van de uitkomsten die worden verkregen door toepassing van de hierboven beschreven uitgangspunten, wordt de benodigde weerstandscapaciteit berekend en vervolgens afgezet tegenover de beschikbare weerstandscapaciteit.
Vanuit het voorzichtigheidsprincipe (winsten pas nemen als ze gerealiseerd zijn, verliezen meteen) worden positieve risico’s niet gesaldeerd met negatieve risico’s voor de bepaling van het benodigde weerstandsvermogen. Ook risico’s die al op andere wijze (bijvoorbeeld via een verzekering of een voorziening) zijn afgedekt, tellen niet mee voor de bepaling van het benodigde weerstandsvermogen. De aanwezigheid van positieve risico’s is echter wel belangrijke achtergrondinformatie bij de beoordeling van het weerstandsvermogen.
5 Beschikbare weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen
Het weerstandsvermogen geeft een indicatie in welke mate Fijnder in staat is onvoorziene tegenvallers op te vangen. Inzicht in het weerstandsvermogen van Fijnder is dus belangrijk om de continuïteit van de organisatie te kunnen garanderen.
Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover Fijnder beschikt (of kan beschikken) om niet-voorziene kosten of inkomstenderving te dekken, en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen of waar na het treffen van maatregelen nog restrisico’s overblijven.
In formulevorm gaat het hier over de ratio voor het weerstandsvermogen, te weten:
Ratio weerstandsvermogen = beschikbare weerstandscapaciteit / benodigde weerstandscapaciteit.
Er zijn geen wettelijke normen voor de hoogte van het benodigde weerstandsvermogen.
5.1 Beschikbare weerstandscapaciteit
De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover Fijnder beschikt om niet-begrote kosten of inkomstenderving die onverwachts en substantieel zijn te dekken. Onderscheid kan worden gemaakt in incidentele (direct in te zetten) en structurele (op termijn) weerstandscapaciteit. Met de incidentele weerstandscapaciteit wordt bedoeld het vermogen om calamiteiten en andere eenmalige tegenvallers op te kunnen vangen, zonder dat dit invloed heeft op de voortzetting van taken op het geldende niveau. Met de structurele weerstandscapaciteit worden de middelen bedoeld die permanent ingezet kunnen worden om tegenvallers op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de bestaande taken.
Voor de berekening van de Ratio weerstandsvermogen hanteren we de definitie van de incidentele weerstandscapaciteit bestaande uit:
Naast deze incidentele weerstandscapaciteit beschouwen we onderstaande min of meer structurele weerstandsmogelijkheden als potentiële weerstandscapaciteit:
De post onvoorzien heeft niet de strekking om als weerstand te dienen voor al bestaande risico’s maar dient als dekkingsmogelijkheid voor onvoorziene uitgaven gedurende het begrotingsjaar. Wettelijk is bepaald dat een post onvoorzien in de begroting moet worden opgenomen, het Algemeen Bestuur kan de hoogte van de post zelf bepalen. De post onvoorzien bedraagt jaarlijks € 30.000.
5.2 Norm voor de ratio van het weerstandsvermogen
In de risico analyse wordt de methodiek van ‘NARIS’ toegepast, die beproefd en gangbaar is binnen het vakgebied risicomanagement. Belangrijk hierbij is de sturing op de ratio weerstandsvermogen, die de verhouding aangeeft tussen de beschikbare - en de benodigde weerstandscapaciteit. Voor het bepalen van het niveau van het weerstandsniveau geldt de volgende normeringstabel.
In de verplichte weerstandsparagraaf in de begroting en de jaarrekening zal de actuele ratio nader worden toegelicht.
De weerstandsratio moet minimaal de kwalificatie ‘voldoende’ (tussen 1,0 en 1,4) hebben.
5.2.2 Afwijkingen ten opzichte van de normratio
Indien de ratio minder dan 0,2 afwijkt van de norm dan is geen actie vereist.
Bij een ratio beneden 0,8 zal het Dagelijks Bestuur een voorstel aan het Algemeen Bestuur voorleggen hoe binnen een halfjaar de ratio weer binnen de bandbreedte kan worden gebracht.
Indien in twee aansluitende jaren op balansdatum de ratio boven 1,5 uitkomt, dan wordt het surplus het navolgende jaar via een begrotingswijziging uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten. Uitbetaling vindt plaats tot het bedrag waarbij de ratio 1,2 bedraagt. De uitbetaling vindt plaats op basis van de geldende verdeelsleutel van het begrotingsjaar waarin de uitbetaling plaatsvindt.
Bijlage Begroting 2024 “Bepaling van het benodigd weerstandsvermogen”
Onderstaand de bepaling van het benodigd weerstandsvermogen zoals opgenomen in de begroting 2024.