De raad der gemeente Steenbergen;
in behandeling genomen het voorstel van de werkgroep bestuurlijke vernieuwing dd 11 oktober 2010;
gelet op de Wet dualisering gemeentebestuur en artikel 82 van de Gemeentewet;
besluit:
vast te stellen de volgende Commissieverordening.
Artikel 1 Instellingsbesluit
Deze verordening is van toepassing op de commissies Mens & Maatschappij en op de commissie Ruimte & Economie.
Artikel 2 Taak
Een commissie waarop deze verordening van toepassing is verklaard heeft tot taak met betrekking tot de hem toegewezen beleidsterreinen de besluitvorming van de raad voor te bereiden en met het college van burgemeester en wethouders terzake die beleidsterreinen te overleggen.
Artikel 3 Samenstelling
- 1.
De raad benoemt op voordracht van de fracties de leden van een commissie
- 2.
Een commissie bestaat uit tenminste één en maximaal twee leden per fractie, waarbij het aantal leden niet meer kan zijn dan het aantal raadszetels in de fractie.
- 3.
Het lidmaatschap van een commissie kan vervuld worden door één niet-raadslid per fractie, mits dit niet-raadslid bij de laatste gemeenteraadsverkiezingen op de kandidatenlijst van de betrokken partij heeft gestaan.
- 4.
Een commissielid als bedoeld in het vorige lid dient voorafgaande aan zijn benoeming door eed of belofte te verklaren dat hij zich volledig conformeert aan de rechten en plichten die bij of krachtens de Gemeentewet aan een raadslid zijn of worden gesteld en waarbij de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet op hen van toepassing zijn.
- 5.
De raadsfracties zijn vrij, indien hun leden die benoemd zijn tot commissielid verhinderd zijn om een commissievergadering bij te wonen, uit de eigen fractie een vervanger af te vaardigen naar de commissievergadering. Een niet-raadslid kan een ander commissielid niet vervangen.
- 6.
De gemeenteraad kan op verzoek van een éénmansfractie verklaren in te stemmen met de vervanging van deze éénmansfractie tijdens commissievergaderingen door een door die fractie aangewezen ander raadslid.
Artikel 4 Voorzitter
- 1.
De commissie benoemt, uit de kring van raadsleden die niet tevens lid zijn van de betreffende commissie, een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie.
- 2.
De voorzitter van de commissie maakt geen deel uit van de commissie en heeft derhalve geen stemrecht.
- 3.
De voorzitter is belast met de orde van de vergadering. Hij onthoudt zich van deelname aan de inhoudelijke discussie over agendapunten.
Artikel 5 Secretaris en notulist
- 1.
Secretaris van de commissies ingesteld op basis van deze verordening is de griffier. Hij kan zich desgewenst voor de verslaglegging laten bijstaan door een door de hem - in overleg met de gemeentesecretaris - aan te wijzen notulist(e).
- 2.
Bij het besluit als bedoeld in artikel 1 wordt een regeling getroffen voor de vervulling van het secretariaat van de commissies bij onverhoopte verhindering van de griffier
Artikel 6 Zittingsduur
- 1.
De zittingsperiode van de leden van de commissie is gelijk aan die van de gemeenteraad.
- 2.
De benoeming van de leden van de commissie vindt plaats in de eerste vergadering van de gemeenteraad in zijn nieuwe samenstelling na de gemeenteraadsverkiezing.
- 3.
De raad kan de leden te allen tijde ontslag verlenen, indien de motieven die tot de benoeming hebben geleid niet of niet meer voldoende aanwezig zijn.
- 4.
De leden kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen hiervan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de raad die van de ontvangst van een dergelijk bericht mededeling doet in de eerstvolgende raadsvergadering.
- 5.
In een vacature, anders dan bedoeld in het tweede en vierde lid, voorziet de gemeenteraad zo spoedig mogelijk.
Artikel 7 Vergaderingen
- 1.
De commissie vergadert in elk geval ten minste 7 dagen voor een te houden raadsvergadering voorzover er in die vergadering voorstellen aan de orde zullen komen, waarvan de raad het wenselijk of nodig oordeelt dat de besluitvorming daarover in de commissie wordt voorbereid of waarvan de raad het wenselijk of nodig oordeelt dat daarover met het college of de burgemeester wordt overlegd.
- 2.
Voorts wordt een vergadering belegd indien de voorzitter van de commissie dit nodig oordeelt. Hij belegt tevens een vergadering wanneer minimaal drie andere leden van de commissie of een meerderheid van het college hierom met redenen omkleed verzoeken. Een dergelijke vergadering wordt gehouden binnen 10 dagen na indiening van het betreffende verzoek.
- 3.
De voorzitter draagt er zorg voor dat tenminste 5 werkdagen tevoren aan de leden schriftelijk kennis wordt gegeven van de datum, het tijdstip en de plaats van de te houden vergadering. Tevens vermeldt de oproep voor de vergadering de te behandelen onderwerpen. Ook het college en alle andere leden van de raad worden hiervan in kennis gesteld.
Artikel 8 Toezending voorstellen
- 1.
De voorzitter zorgt er voor dat - spoedeisende gevallen uitgezonderd - de te behandelen voorstellen ten minste 5 werkdagen voor de vergadering aan de leden worden gezonden.
- 2.
Voorts liggen de op de vergadering betrekking hebbende stukken voor de leden van de commissie op de gebruikelijke wijze ter inzage vanaf het tijdstip van verzending van de uitnodiging aan de commissieleden om deel te nemen aan de vergadering tot 3 uur voor het geplande begin van de vergadering.
- 3.
Een lid van de commissie mag een origineel van een ter inzage gelegd stuk niet buiten het gemeentehuis, het stadskantoor dan wel het fractiehuis brengen. Een lid mag een kopie van een ter inzage gelegd stuk slechts voor eigen gebruik buiten het gemeentehuis, het stadskantoor of het fractiehuis brengen.
- 4.
De voorzitter kan toestaan, dat anderen dan de leden de ter inzage liggende stukken inzien.
- 5.
Artikel 9 Spreekrecht
- 1.
Na het openen van de vergadering kunnen de aanwezige niet-commissieleden het woord voeren over al dan niet op de agenda vermelde onderwerpen, met uitzondering van de agendapunten betreffende het doen van keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen.
- 2.
Zij die van het spreekrecht gebruik willen maken melden dit voor het begin van de vergadering bij de secretaris.
- 3.
- a.
de totaal beschikbare spreektijd bedraagt maximaal 30 minuten.
- b.
iedere spreker krijgt maximaal 5 minuten het woord.
- c.
indien zich meer dan 6 sprekers hebben gemeld wordt de totaal beschikbare spreektijd evenredig over hen verdeeld.
Artikel 10 Openbaarheid van vergaderingen/Openbare kennisgeving
- 1.
De vergadering van de commissie is als regel openbaar.
- 2.
De vergadering wordt door aankondiging in één of meer dag, nieuws-, of huis aan huisbladen, in het gemeentelijk informatieblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en zo mogelijk door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.
- 3.
De openbare kennisgeving vermeldt:
- a.
de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;
- b.
de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende oorstellen kan inzien;
- c.
de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 9.
- 4.
Indien de voorzitter het nodig oordeelt of drie andere leden van de commissie hierom verzoeken worden de deuren gesloten. De commissie beslist daarna of met gesloten deuren zal worden beraadslaagd. Over de punten, in een besloten vergadering behandeld, kan eveneens een besluit worden genomen.
Artikel 11 Geheimhouding
- 1.
De inhoud van de stukken waarover in een besloten vergadering is beraadslaagd en/of besloten hebben een vertrouwelijk karakter.
- 2.
De voorzitter van de commissie of het college kan op voorhand omtrent de inhoud van de aan de commissie over te leggen stukken geheimhouding opleggen.
- 3.
De leden van de gemeenteraad hebben recht van inzage in de stukken waaromtrent door de commissie geheimhouding is opgelegd, tenzij deze inzage strijdig is met het openbaar belang. Deze stukken worden beheerd door de secretaris van de commissie, de griffier of de gemeentesecretaris. De opgelegde geheimhouding is onverkort van toepassing op de leden van de gemeenteraad, niet deeluitmakende van de commissie.
Artikel 12 Besluitenquorum
- 1.
De commissie kan wel beraadslagen doch niet besluiten indien niet meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is opgekomen.
- 2.
In een situatie als bedoeld in het eerste lid, kan de voorzitter met inachtneming van een termijn van minimaal 24 uur een nieuwe vergadering beleggen. In deze nieuwe vergadering kan besloten worden ongeacht het aantal ter vergadering opgekomen leden; echter alleen over die punten, welke vermeld stonden op de agenda voor de eerste vergadering.
Artikel 13 Besluitvorming
Artikel 14 Verslag
- 1.
Van het besprokene in de vergadering wordt een verslag opgemaakt. Daarin wordt melding gemaakt van de aanwezige en afwezige commissieleden, de eventueel aanwezige collegeleden, de behandelde punten en een korte zakelijke omschrijving van de besprekingen.
- 2.
Het conceptverslag wordt binnen 5 werkdagen na de desbetreffende vergadering toegezonden aan de leden van de gemeenteraad en het college.
- 3.
Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering ter vaststelling aan de commissie voorgelegd.
- 4.
Opmerkingen over het vast te stellen verslag dienen uiterlijk 24 uur voorafgaande aan de vergadering schriftelijk of per e-mail bij de griffier te zijn ingediend.
- 5.
Aan ieder verslag wordt toegevoegd een lijst van nog niet afgewikkelde toezeggingen van leden van het college van B&W
Artikel 15 Ingekomen stukken en mededelingen
- 1.
"Ingekomen stukken en mededelingen" is een vast punt op de agenda’s van de commissies.
- 2.
Commissieleden die bij dit agendapunt vragen willen stellen of opmerkingen willen maken dienen er voor te zorgen dat deze uiterlijk vóór 15.00 uur door de griffier zijn ontvangen.
Artikel 16 Geluid en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de commissievergadering geluid- en/of beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.
Artikel 17 Begin en eindtijd van de vergadering
- 1.
De voorzitter ziet er op toe dat de commissievergadering in de regel om 19.30 uur begint en tot maximaal 22.30 uur duurt.
- 2.
Als vaste uitwijkdatum voor vergaderingen die niet binnen de gegeven termijn kunnen worden afgerond geldt de eerstvolgende donderdagavond gelegen na de commissievergadering.
Artikel 18 Handhaving van de orde
De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering. Indien hij dit nodig oordeelt kan hij de toehoorders doen verwijderen. Voorts zijn de artikelen 19 tot en met 23 van het Reglement van orde voor de gemeenteraad van overeenkomstige toepassing op de vergaderingen van de commissie.
Artikel 19 Onvoorziene situaties
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de commissie.
Artikel 20 Inwerkingtreding
- 1.
Deze verordening treedt in werking op 1 november 2010. Op dat tijdstip vervalt de Commissieverordening, vastgesteld door de raad van Steenbergen op 1 april 2010
- 2.
Deze verordening kan worden aangehaald als Commissieverordening 1 november 2010.