Organisatie | Baarn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Baarn 2024 |
Citeertitel | Organisatiebesluit 2024 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
artikel 160 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
16-07-2024 | Vervangende regeling | 09-07-2024 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn,
gelet op artikel 160, lid 1, onder c van de Gemeentewet,
gelet op het advies van de Ondernemingsraad d.d. 24 juni 2016,
gelet op het collegebesluit (16CV000247) “Organisatieontwikkeling” d.d. 5 juli 2016,
gelet op het advies van de Ondernemingsraad d.d. 8 oktober 2020
gelet op het collegebesluit (179118) d.d. “Eindrapportage BMC Quick scan organisatie ontwikkeling” d.d. 20 oktober 2020
gelet op het advies van de Ondernemingsraad d.d. 26 september 2022
gelet op het collegebesluit (512387) “Finetuning organisatie”, d.d. 18 oktober 2022
het college van burgemeester en wethouders op 5 juli 2016 de visie en waarden van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Baarn zoals opgenomen in ‘Organisatievisie Baarn’ heeft vastgesteld;
het college van burgemeester en wethouders op 5 juli 2016 de organisatiestructuur van de gemeentelijke organisatie zoals opgenomen in ‘Organisatievisie Baarn’ met als ingangsdatum 1 januari 2017 heeft vastgesteld;
de Ondernemingsraad op 24 juni 2016 heeft geadviseerd over de notitie “Organisatievisie Baarn”, in het bijzonder over:
het besturings- en managementmodel;
de visie en de waarden van de gemeentelijke organisatie;
het college op 20 oktober 2020 heeft besloten dat vanaf 1 januari 2021 wordt gewerkt met een eenhoofdige directie
in de ‘Organisatievisie Baarn’ de verschillende rollen en verantwoordelijkheden zijn uitgewerkt;
het wenselijk is deze rollen en verantwoordelijkheden expliciet op te nemen in een organisatiebesluit;
het wenselijk is de finetuning van de organisatie waarbij de structuur van de organisatie niet wijzigt bij de algemeen directeur te beleggen en deze wijzigingen ambtelijk te verwerken.
Ambtelijke organisatie: het geheel van personen in dienst van de gemeente, ongeacht hun rechtspositie, alsmede de (tijdelijke) verbanden waarin zij werkzaam zijn, met uitzondering van het onderwijs.
Gemeentesecretaris: de ambtenaar als bedoeld in hoofdstuk VII, § 2 van de Gemeentewet.
Algemeen directeur: gemeentesecretaris en het hoofd van de ambtelijke organisatie, geeft leiding en coacht de teammanagers en de concernstaf.
Strategisch Manager bedrijfsvoering: de ambtenaar die belast is met de aansturing van de bedrijfsvoering en de teammanagers die daarin werkzaam zijn, geeft leiding aan het veranderteam.
Teammanager: de ambtenaar die is belast met de dagelijkse leiding van een team.
Teams: organisatieonderdeel dat is belast met de ontwikkeling en uitvoering van werkzaamheden en/of ontwikkelen van beleid op daartoe door het college vastgestelde werkterreinen;
Managementteam: algemeen directeur en de teammanagers.
Managementteamoverleg: permanent ambtelijke overlegstructuur bestaande uit de algemeen directeur en de teammanagers, desgewenst aangevuld met adviseurs.
Procesmatig ingerichte organisatie: de organisatie is ingericht naar de aandachtsvelden interne dienstverlening, ontwikkeling en externe dienstverlening.
De visie zoals neergelegd in de Organisatievisie Baarn en door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld op 5 juli 2016.
Artikel 3 Structuur van de ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie is opgebouwd uit de algemeen directeur, strategisch manager bedrijfsvoering, de teams en een concernstaf en veranderteam en bestaat uit de organisatieonderdelen die genoemd worden in het organogram (hoofdstructuur van de organisatie) dat als bijlage 1 bij dit besluit is gevoegd. In bijlage 2 zijn de kerntaken/werkterreinen van elk (sub)team, concernstaf en veranderteam beschreven.
Vaststelling en wijziging van de hoofdstructuur van de organisatie geschiedt door het college van burgemeester en wethouders. De algemeen directeur wordt in de gelegenheid gesteld daarover eerst een schriftelijk advies uit te brengen. Dit doet hij niet alvorens hij het managementteam heeft geraadpleegd. Wijziging van deze structuur geschiedt nadat de ondernemingsraad daarvoor om advies is gevraagd in overeenstemming met de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).
De algemeen directeur is bevoegd om binnen de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie wijzigingen aan te brengen waaronder het onderbrengen van een subteam dan wel één of meerdere formatieplaatsen of taken bij een ander team, mits wordt gebleven binnen de kaders van de begroting. Een nieuwe inrichting van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie blijft voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders.
De ondernemingsraad heeft op 24 juni 2016 geadviseerd over de notitie “Organisatievisie Baarn”, en op 8 oktober 2020 over “Eindrapportage BMC Quick scan organisatie ontwikkeling” en op 26 september 2022 over de “finetuning van de organisatie”.Dit organisatiebesluit is een uitwerking daarvan. De ondernemingsraad heeft aangegeven niet apart over het organisatiebesluit te hoeven adviseren.
De concernstaf is ondersteunend aan de gemeentesecretaris. De staf kenmerkt zich door een onafhankelijke positie en concernbrede blik. De staf richt zich op strategische advisering, coördinatie en verbetering van bestuurlijke processen, bestuurlijke advisering, concern control, juridische control, integriteit, coördinatie verbonden partijen en toezicht op de privacywetgeving.
Het veranderteam maakt integrale verandering op strategie, cultuur en structuur mogelijk. Dit draagt bij aan Het Beste Voor Baarn en het leven van onze kernwaarden samenwerken, verbindend en duidelijk.
Het team Intern advies is verantwoordelijk voor alle advisering aan de teams en het bestuur. Ze leveren advies aan andere teams over voorstellen en vraagstukken en ontwikkelen beleid op het eigen vakgebied. Team Intern advies bestaat uit de volgende subteams: Juridische Zaken (inclusief Inkoop), Communicatie, Financieel beleid en beheer en P&O.
Het team Informatie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de interne dienstverlening. De taken zijn beheersmatig en ondersteunend aan de andere teams. Informatie, gegevensbeheer en ondersteuning staan centraal. Team Informatie bestaat uit de volgende subteams: Secretariatenen, Facilitaire Zaken (incl. Arbo), Belasting, Gegevensbeheer, Informatiemanagement (beleid en beheer).
Het team Ontwikkeling Samenleving is verantwoordelijk voor de integrale beleidsontwikkeling, vaststelling, monitoring en evaluatie van beleid op het gebied van wonen, economische zaken, kunst en cultuur, sport, onderwijs, onderwijshuisvesting, maatschappelijk vastgoed, jeugdzorg, participatie, maatschappelijke ondersteuning en gezondheid. Het speelt in op integrale vraagstukken vanuit de samenleving. Het team zorgt ookvoor de regie op een aantal verbonden partijen.
Team Ontwikkeling Ruimte Omgeving
In dit team vindt de planontwikkeling op ruimtelijk gebied plaats evenals verkeersbeleid, duurzaamheid, vergunningverlening, openbare orde en bestuurlijke handhaving. Het team is verantwoordelijk voor planvorming en realisatie van de omgevingswet. Het voert de regie op alle aanvragen in de ruimtelijke omgeving waarvoor een gemeentelijk besluit nodig is en zorgt voor de handhaving hiervan. Het team zorgt ook voor de regie op een aantal verbonden partijen.
Het team bestaat uit de subteams: Planontwikkeling, Vergunningverlening, Openbare orde en veiligheid, Toezicht en handhaving, Verkeer (beleid) en Duurzaamheid.
Onder dit team vallen de subteams Burgerzaken, Uitvoering Sociaal domein en het Baarns contactcentrum. Het team richt zich op alle klantvragen en is het eerste gezicht van Baarn. De medewerkers zorgen ervoor dat de klant antwoord krijgt op zijn vraag, waarbij eenvoudige vragen zo veel mogelijk direct worden beantwoord. Complexere vragen worden zorgvuldig doorgeleid naar andere teams in de organisatie, waarbij duidelijk wordt aangegeven wie de regie hierover voert. Het team Burgerzaken levert diverse producten zoals paspoorten en rijbewijzen, is verantwoordelijk voor de Basisregistratie Personen (BRP), de Burgerlijke Stand, de begraafplaatsadministratie en wet op de Lijkbezorging. Loketten beoordeelt bijvoorbeeld aanvragen voor urgenties, gehandicaptenparkeerkaarten, minimaregelingen, leerlingenvervoer, WMO- voorzieningen en leerplicht.
Team Beheer Ruimte Omgeving kent de volgende onderdelen: Buitendienst, Beheer (begraafplaats en vastgoed), Afval, Handhaving en opsporing (Boa’s), Verkeer (uitvoering)
Leefomgeving en Civiel. Het gaat hierbij om het opstellen van beleid voor en uitvoering van beheer van de openbare ruimte: de realisatie en het onderhoud van onder andere water, wegen, groen, gebouwen, parkeren en begraafplaats.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn in haar vergadering van 9 juli 2024