Organisatie | Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Vervangingsbesluit archiefbescheiden Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2024 |
Citeertitel | Vervangingsbesluit archiefbescheiden Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2024 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
09-07-2024 | nieuwe regeliing | 20-06-2024 |
Het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant,
Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, de artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling, besluit het volgende vast te stellen:
Vervangingsbesluit archiefbescheiden Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2024
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit.
Dit besluit kan worden aangehaald als: Vervangingsbesluit archiefbescheiden Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2024.
Als u het niet eens bent met dit besluit, kunt u op grond van artikel 3.13 van de Algemene wet bestuursrecht daartegen bezwaar maken. Dit kunt u doen door binnen zes weken na de dag volgnd op bekendmaking schriftelijk een gemotiveerd bezwaarschrift in te dienen. In uw bezwaarschrift dient u in elk geval de volgende gegevens opnemen:
U richt uw bezwaarschrift aan:
Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant, t.a.v. het Dagelijks Bestuur
Aldus besloten door het Dagelijks Bestuur d.d. 20 juni 2024,
de voorzitter,
Th. L.N. Weterings
de secretaris,
A.C. Trijselaar
Bijlage Handboek Vervanging VRMWB
Voor u ligt het Handboek Vervanging (hierna het Handboek) van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (hierna VRMWB). Dit handboek is een bijlage bij het vervangingsbesluit dat de VRMWB heeft genomen en sluit aan bij de ambitie van de VRMWB om volledig digitaal te werken. Het handboek beschrijft de technische en procedurele wijze waarop vervanging plaatsvindt, inclusief de daaraan overeenkomstig de archiefwetgeving gestelde eisen, en wordt generiek vastgesteld om te voorkomen dat voor elke nieuwe applicatie waarin vervanging wordt toegepast, een separaat besluit moet worden genomen.
Door de onomkeerbaarheid van het vervangingsproces is zorgvuldigheid gewenst bij het opstellen en toepassen van de vervangingsprocedures en de randvoorwaarden hiervan. Het handboek biedt daarom inzicht in:
De wettelijke kaders die daaraan ten grondslag liggen (zie bijlage 1).
Dit maakt objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk en onderbouwt en toont aan dat de zorgdrager (lees het Dagelijks Bestuur) zorgvuldig omgaan met hun bevoegdheid tot vervanging.
De beschreven werkwijze in dit handboek is grotendeels toegespitst op processen die op de centrale locatie van de VRMWB voorkomen (Fabrieksstraat, Tilburg). Deze werkwijze dient tevens als leidraad bij het opstellen van een afwijkende procedure. Een voorbeeld van een afwijkende procedure is als een andere dan de centrale locatie (in de nabije toekomst) zelf analoge documenten gaat scannen voor vervanging, waarna de digitale documenten mogelijk worden opgenomen en beheerd in een andere opslaglocatie dan de hier aangewezen opslaglocaties.
In dergelijke gevallen worden specifieke afspraken opgenomen in een document Afsprakenmodel afwijkende procedure (link alleen intern/binnen VRMWB toegankelijk), welke dan als bijlage wordt toegevoegd aan dit handboek. Deze wordt ook voorgelegd aan de gemeentearchivaris ter raadpleging en advies.
Op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 heeft de zorgdrager de bevoegdheid om over te gaan tot vervanging. Daarnaast stelt artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 de zorgdrager verplicht om het besluit tot vervanging van analoge documenten te publiceren.
Met vervanging wordt pas gestart nadat het Dagelijks Bestuur het vervangingsbesluit heeft geaccordeerd en gepubliceerd. Het vervangingsbesluit legt juridisch vast dat reproducties in de plaats komen van analoge documenten.
Voorafgaand aan het nemen van het vervangingsbesluit dient de archivaris van de gemeente Tilburg op grond van artikel 4, derde lid van de Beheerregeling Informatiebeheer 2019 positief te adviseren over het Handboek. Op 10 augustus 2023 heeft de archivaris hier positief advies over uitgebracht.
Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in artikel 26b, onderdeel a van de Archiefregeling. Er is beschreven welke documenten voor vervanging in aanmerking komen en welke documenten niet (uitzonderingen).
2.1 Reikwijdte vervangingsbesluit
Onder de reikwijdte van het handboek vallen alle analoge documenten die de VRMWB opmaakt of ontvangt in de uitoefening van haar taken en die zaak- en procesgericht worden opgenomen in de beschreven opslagapplicaties, vanaf de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit. Dit betreft zowel de, op basis van de vigerende selectielijst, voor vernietiging als voor blijvende bewaring in aanmerking komende analoge documenten. Hieronder vallen:
Vervanging kan enkel plaatsvinden na het nemen van een vervangingsbesluit en betreft het vernietigen van de originele papieren documenten na digitalisering, op welk moment de digitale reproducties juridisch gezien de plaats innemen van de oorspronkelijke analoge documenten.
Retrospectief vervangen valt ook onder de reikwijdte van dit handboek. Retrospectief vervangen wil zeggen: de vervanging van reeds opgebouwd analoog archief wat onder het beheer is van de VRMWB. De wijze van uitvoering van retrospectieve vervanging is beschreven en opgenomen in bijlage 3 van dit handboek.
2.2 Bepalen van de waarde van de documenten
Bij het opstellen van dit handboek is rekening gehouden met de op grond van artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 gestelde aspecten. Met als uitgangspunt de geformuleerde doelstelling van de VRMWB kan geconstateerd worden dat de onderdelen a, b en d van artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995, niet op voorhand een beletsel opleveren voor vervanging van de in paragraaf 2.1 aangeduide documenten
Tevens geeft de Archiefwet 1995 bij de omschrijving van de term ‘archiefbescheiden’ aan dat dit bescheiden betreft ‘ongeacht de vorm’. De belangen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek worden niet geschaad doordat de voorgenomen vervanging van de in dit handboek beschreven documenten voldoet aan de daaraan te stellen archiefwettelijke eisen. Dit is inclusief het benoemen van uitzonderingen op de reikwijdte van het vervangingsproces.
Belangrijk in dit verband is dat gezorgd wordt dat:
Vervanging plaatsvindt met volledige en correcte overname van de in de oorspronkelijke analoge documenten aanwezige informatie. De technische en procedurele inrichting van het vervaningsproces zoals omschreven in hoofdstuk 3, hoofdstuk 4 en hoofdstuk 5 van dit handboek voorzien daarin.
De digitale beheeromgeving voldoet aan de daaraan te stellen eisen, zodat duurzaam beheer van de vervangen documenten wordt gewaarborgd. Dit valt buiten de scope van dit handboek, maar wordt gedekt doordat de centrale opslagsystemen voldoen aan de eisen zoals gesteld in NEN-ISO 16175. 1
Om de waarde van de te vervangen analoge documenten als bestanddeel van het cultureel erfgoed te kunnen bepalen (artikel 2, eerste lid, onderdeel c van het Archiefbesluit 1995) wordt getoetst op grond van criteria zoals die in 1996 zijn geformuleerd door een gezamenlijke commissie van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN), het Landelijk Overleg van Provinciale Archief-Inspecteurs (LOPAI) en de Kring van Archivarissen bij Lagere Overheden (KALO). Deze criteria zijn bedoeld om de cultuurhistorische c.q. intrinsieke waarde van documenten te kunnen beoordelen:
Bij de verwerking van de in principe te vervangen analoge documenten zullen de medewerkers deze op intrinsieke waarden toetsen. Wanneer de intrinsieke waarde door vervanging wordt aangetast, zullen de desbetreffende analoge documenten wel gescand maar niet vervangen worden. Het origineel blijft dan bewaard en bij het digitale document wordt daarvan melding gemaakt.
2.3 Uitzonderingen op vervanging
De komende jaren, en mogelijk tot ver in de toekomst, zullen er analoge documenten blijven die, vanwege hun vorm en inhoud, van waarde zijn als bestanddeel van het cultureel erfgoed. Deze documenten kan en mag de VRMWB niet vervangen.
De documenten die, naast de in 2.2 genoemde uitzonderingen, uitgezonderd worden van vervanging, zijn de volgende:
Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de technische en functionele eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in artikel 26b, onderdelen b, c, d van de Archiefregeling. De keuzes met betrekking tot de reproducties wordt beschreven alsmede de hard- en software behorend bij de scanprocedure.
Bij het scannen wordt momenteel gebruik gemaakt van multifunctionals met de hieronder vermelde hardware en software:
De instellingen van de scanners zijn vastgelegd in een vast scanprofiel en een aantal standaard instellingen. Deze instellingen waarborgen de beeldkwaliteit van de scans en zijn gebaseerd op de aard, de inhoud en het gebruik van de documenten. Zodoende blijven alle gegevens die bij vervanging behouden moeten blijven, ook behouden.
Voor de scaninstellingen geldt: pas toe of leg uit. Alleen bij hoge uitzondering wordt afgeweken van de standaardinstellingen. Komt dit voor, dan dient onderbouwd te worden waarom van de standaard instellingen is afgeweken.
Deze resolutie wordt in de Richtlijnen Preservation Imaging Metamorfoze2 nodig geacht om de minimale scherpte van 5 lp/mm (QI) te halen. Bij lagere resoluties wordt tekstherkenning (OCR) bemoeilijkt, waardoor de bruikbaarheid van gegevens vermindert. | ||
Deze bitdiepte wordt in DE BASIS voor vervaardiging van beeld3 nodig geacht om de essentiële kleureigenschappen van het origineel te behouden. 48 bits kleur dient alleen te worden toegepast in uitzonderlijke gevallen waarbij archiefbescheiden een uitzonderlijk kleurbereik en/of diepe zwarte tinten hebben. Digitaliseren in 8 bits grijswaarden (16 bits alleen voor originelen met groot tonaal bereik) wordt alleen aanbevolen wanneer kleur geen betekenis heeft. Zie voor dit laatste ook de Richtlijnen Preservation Imaging Metamorfoze. Over het algemeen geldt dat de visuele kwaliteit van een kleurenreproductie doorgaans beter is dan een opname in grijswaarden, zelfs als het gaat om teksten waarop uitsluitend zwart en wit voorkomt. | ||
Artikel 26, eerste lid van de Archiefregeling vereist dat digitale archiefbescheiden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, worden opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. | ||
DE BASIS voor vervaardiging van beeld raadt de volgende formaten en manieren aan:
| ||
Artikel 17, onderdeel b van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen. | ||
Artikel 17, onderdeel b van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen. | ||
Artikel 17, onderdeel b van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen. | ||
In de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (Archief 2020) worden automatische correcties, waaronder kleurcorrectie, afgeraden. | ||
Artikel 17, onderdeel b van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen. | ||
Ten behoeve van het behouden van een authentieke weergave van het origineel en de kwaliteit van de scan, worden in naleving van de Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze) objectieve (voorgeprogrammeerde) normen gebruikt. Als de scan achteraf geraadpleegd wordt, kan iedere gebruiker wel de scan naar eigen behoefte visueel aanpassen met behulp van de viewer: helderheid aanpassen en scherper maken is dan allemaal mogelijk, maar zonder dat de scan zelf verandert. | ||
Afbeeldingen met een hoog contrast kunnen eenvoudiger worden gescand dan beelden met een laag contrast. Volgens de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (Archief 2020) kan het noodzakelijk zijn om zelf de scansettings aan te passen. | ||
De Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze) schrijft voor dat autocroppen mag maar dat, indien autocrop wordt toegepast, het gehele origineel zichtbaar blijft om een zo authentiek mogelijke weergave van het origineel te behouden. Om informatieverlies te voorkomen staat autocrop standaard uit. | ||
Deze instelling is toegestaan volgens de Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze), maar de opnames moeten zo gemaakt worden dat rechtzetten van documenten eigenlijk niet nodig is. | ||
In de Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze) wordt voorgeschreven dat documenten met een doorschijnende achtergrond, op een witte ondergrond gedigitaliseerd moeten worden. |
Onderhoud en servicevoorwaarden staan nader omschreven in de contracten Canon Nederland. Deze contracten zijn opgenomen in Corsa onder contractnummer CT.000869.
Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de procedurele eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in artikel 26b, onderdeel e, en f van de Archiefregeling. Er is beschreven welke handelingen de VRMWB uitvoert om tot vervanging te komen. Het vervangingsproces kent de volgende processtappen:
Vernietigen analoge documenten t.b.v. vervanging (beschreven in hoofdstuk 5).
De Handleiding Digitale postverwerking (link alleen intern/binnen VRMWB toegankelijk) behandeld uitgebreid het behandelen van inkomende en uitgaande poststukken. Onderstaande alinea’s behandelen op hoofdniveau de handelingen zoals vereist voor het vervangingsproces.
4.1 Procedure sorteren en selecteren
4.2 Procedure voorbereiden en scannen
De archiefbescheiden die wel in aanmerking komen voor vervanging worden scanklaar gemaakt door onder andere het verwijderen van nietjes en worden voorzien van een datumstempel. | |
Voor het scannen wordt gebruik gemaakt van een vastgesteld scanprofiel, zoals uitgewerkt in hoofdstuk 3 van dit handboek. De documenten worden batch-gewijs gescand (het seriegewijs scannen van meerdere documenten). | |
De gescande documenten komen terecht op de SharePoint locatie ‘Informatiebeheer’ in de document library ‘Inkomende post’. |
4.3 Procedure bij- en/of na-scannen
Het kan voorkomen dat documenten in aanmerking komen om opnieuw of achteraf gescand te worden. Deze procedure volgt dezelfde stappen zoals beschreven in 4.2 Procedure voorbereiden en scannen.
4.4 Procedure kwaliteitscontrole en herstelacties
Controle 1: Direct na het scannen vind de eerste controle plaats op de gescande documenten. Er wordt gecontroleerd op:
Indien een document aan ten minste één kwaliteitseis niet voldoet, dan wordt een herstelactie uitgevoerd om de kwaliteit te verbeteren. Dit kan betekenen dat het document digitaal wordt hersteld of dat het document in z’n geheel wordt her-scand. Het kan voorkomen dat één of meer van de volgende herstelacties uitgevoerd dienen te worden:
Indien het document wordt her-scand word te allen tijde wordt eerst gecontroleerd of de lens en/of glasplaat van de scanner schoon is en deze zo nodig schoongemaakt, voordat een herstelactie wordt toegepast.
Controle 2: wekelijks controleert de i-Coach Digitaal Werken steekproefsgewijs de kwaliteit van de gescande documenten. Dat gebeurt aan de hand van de onder controle 1 genoemde controlepunten. De uitwerking van deze steekproeven staat in 6.3 Steekproefmethode.
4.5 Procedure valideren, registreren en toekennen metadata
Nadat het scanproces is afgerond, een controle is uitgevoerd en de scans akkoord zijn bevonden, worden de scans geregistreerd en opgenomen in de desbetreffende opslaglocatie en voorzien van de benodigde metadata.
Bij de registratie van documenten moet invulling gegeven worden aan de volgende instructies:
Vanuit de batch wordt elk document gekoppeld aan de desbetreffende afdeling. De i-Coach Digitaal Werken controleert tijdens deze stap ook op de juistheid, volledigheid, leesbaarheid van en aanwezigheid van artefacten op de scans. Een aantal velden in het registratiescherm worden bij registratie gedeeltelijk automatisch aangevuld, dit betreft onder andere de gebruikte software, datum en tijd van scannen, model van de scanner. | ||
De volgende metadata velden dienen handmatig ingevuld te worden, met voor alle documentsoorten in ieder geval verplicht:
| ||
De documenten worden doorgezet naar de desbetreffende behandelaar en opgenomen in de desbetreffende vakapplicaties of het DMS Corsa (indien het documenten betreft die verder niet in een vakapplicatie verwerkt en beheerd kunnen worden). De behandelaar dient bij het raadplegen en van de documenten nogmaals na te gaan of de aangeboden digitale documenten juist, volledig en bruikbaar zijn en of de gekoppelde metadata juist is en wordt er aanvullende metadata toegevoegd aan de documenten (bijv. inhoudsomschrijving, NAW-gegevens afzender). Indien er onjuistheden voorkomen, dan wordt dit gemeld bij de i-Coach Digitaal Werken. | ||
Alle documenten die zijn gescand, geregistreerd, gemetadateerd en die doorgezet worden, worden beheerd volgens de in het Handboek Informatiebeheer (link alleen intern/binnen VRMWB toegankelijk) vastgestelde digitale bewaarstrategie. Denk daarbij aan het toewijzen van de juiste autorisaties, het gebruiken van bestandsformaten volgens de open standaarden en het handhaven van diverse procedures voor wat betreft de aankoop en inrichting van applicaties maar ook migratie en conversie. |
Wekelijks controleert de i-Coach Digitaal Werken steekproefsgewijs de gekoppelde metadata. De uitwerking van deze steekproeven staat in 6.3 Steekproefmethode.
4.6 Procedure archiveren analoge documenten
Na afronding van de hierboven beschreven stappen (selecteren, scannen, registreren en controleren), krijgen de reproducties direct de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. De papieren documenten zijn in afwachting van hun vernietiging niet langer te beschouwen als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.
De analoge documenten dienen in afwachting van hun vernietiging tijdelijk te worden opgeslagen. Hierdoor ontstaan de volgende reeksen:
Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de procedurele eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in artikel 26b, onderdeel g van de Archiefregeling. Er is beschreven welke handelingen de VRMWB uitvoert om de analoge documenten (die zijn gescand, gecontroleerd op kwaliteit en opgenomen in de opslaglocatie t.b.v. vervanging) te vernietigen.
5.1 Voorbereiding op vernietiging en vervanging
Na het scannen van de documenten, de kwaliteitscontrole en de opname van de digitale reproducties in de opslaglocatie, dienen de analoge documenten te worden vernietigd. De vernietiging van de voor vervanging in aanmerking komende gescande originelen van een bepaald kwartaal vindt pas plaats drie maanden na afsluiting van dat kwartaal (scans van januari t/m maart worden niet eerder vernietigd dan in juli, scans van april t/m mei niet eerder dan oktober, etc.). Deze werkwijze geldt alleen voor de reeks ‘Vervangen’ zoals omschreven in 4.6 Procedure archiveren analoge documenten.
De vernietiging van de oorspronkelijke analoge documenten wordt uitgevoerd door een daartoe gecertificeerd gespecialiseerd bedrijf voor het vernietigen van analoge documenten. Hierna hebben de digitale reproducties (door vervanging) juridisch gezien de plaats ingenomen van de oorspronkelijke analoge documenten.
5.2 Controle en verwerking van de uitzonderingen
Voorafgaand aan de daadwerkelijke vernietiging t.b.v. vervanging van de analoge documenten wordt een controle uitgevoerd door middel van een steekproef. Bij deze controle wordt nagegaan of:
5.3 Verslaglegging en verklaring van vervanging
Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit wordt per kwartaal een verklaring van vervanging opgesteld. Hierin wordt ten minste opgenomen:
Zie voor een voorbeeld bijlage 3. Een exemplaar van deze verklaring wordt tezamen met een opdrachtbon tot vernietiging opgenomen in de opslaglocatie en blijvend bewaard.
Conform Artikel 17, onderdeel d van de Archiefregeling wordt op documentniveau in de opslaglocatie vastgelegd dat vervanging heeft plaatsgevonden. Dit gebeurt al tijdens de 4.5 Procedure valideren, registreren en toekennen metadata.
Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de kwaliteitseisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in artikel 26b, onderdeel h van de Archiefregeling. Elke digitale reproductie moet een getrouwe weergave van het origineel vormen. Het vervangingsproces moet zodanig zijn ingericht dat aan die eisen wordt voldaan zodat een constante kwaliteit gewaarborgd en aangetoond kan worden.
Routinematige controles vinden dagelijks plaats gedurende het vervangingsproces. Deze controles zijn uitvoerig beschreven in hoofdstuk 4 van dit handboek.
Periodieke controles vinden incidenteel, per kwartaal of jaarlijks plaats. Het gaat daarbij om:
Controle op de scanners en scan-instellingen. De leverancier van de scanapperatuur zorgt voor periodiek onderhoud (zie ook 3.4 Beheer en onderhoud). Nadat groot onderhoud aan de scanner heeft plaatsgevonden, gecontroleerd of het scanprofiel nog voldoet aan de vereisten zoals aangegeven in 3.2 Instellingen van dit handboek.
Controle op de registraties en scans. Deze controle is uitvoerig beschreven in hoofdstuk 6 van dit handboek.
Controle op het vernietigingsproces. Deze controle is uitvoerig beschreven in hoofdstuk 5 van dit handboek.
Controle op het Handboek Vervanging VRMWB. Deze controle is uitvoerig beschreven in hoofdstuk 7 van dit handboek.
Een externe audit op het vervangingsproces. Deze controle is uitvoerig beschreven in hoofdstuk 7 van dit handboek.
Om de kwaliteit van de werkwijze en scans te beoordelen kunnen er steekproefen uitgevoerd worden. Deze controle vindt plaats nadat de documenten zijn gedigitaliseerd en is ook van toepassing op de gedigitaliseerde documenten die onder retrospectieve vervanging vallen. Voor het bepalen van de grootte van de steekproef en de hoeveelheid fouten die binnen de acceptatiegrens vallen, wordt gebruik gemaaakt van de Acceptable Quality Level-methode (AQL) zoals omschreven in de Handreiking Vervanging van Archief 2020. Dit maakt het mogelijk om een weloverwogen steekproef te nemen die ook iets zinnigs zegt over de kwaliteit van de gehele batch (de totale hoeveelheid scans in een week).
Geaccepteerd kwaliteitsniveau: Dit is het laagste kwaliteitsniveau dat gemiddeld genomen geaccepteerd wordt. Bijvoorbeeld: in 1% van de aangeleverde documenten mogen fouten zitten. Hoe hoger het controleniveau hoe kleiner de kans dat je een batch goedkeurt ondanks dat het niet voldoet aan het kwaliteitsniveau (=te veel fouten).
6.3.1 Steekproeven op de registraties en scans
Binnen de VRMWB worden iedere week gemiddeld 50 analoge documenten geregistreerd en gescand door de administratief medewerker. Per dag komt dit neer op 10 metadataregistraties/scans. De i-Coach Digitaal Werken neemt, naast de dagelijkse kwaliteitscontroles, wekelijks steekproeven op de metadataregistraties en scans. Met deze aantallen komen wij op de volgende methodiek uit:
Er wordt gestart met een kwaliteitsniveau van 1% en controleniveau 2. Er worden iedere week 10% van alle registraties en scans gecontroleerd (dit komt neer op 5 metadata registraties/scans). Als er 0-1 fouten zijn geconstateerd dan kun je zeggen dat de kans groot is dat in ieder geval 99% van de registraties/scans kwalitatief goed zijn. In dat geval wordt er geen actie ondernomen.
Zodra er 2 of meer fouten zijn geconstateerd in de metadata registraties dan wordt de volgende actie ondernomen: we besluiten het als issue te noteren en te bespreken hoe dit voorkomen kan worden om de kans op hogere kwaliteit te verbeteren. Zodra er 2 of meer fouten zijn geconstateerd in de scans dan wordt de volgende actie ondernomen: de gecontroleerde batch wordt opnieuw gescand.
Tijdens de steekproef worden de documenten gecontroleerd op de juistheid, volledigheid, leesbaarheid en aanwezigheid van overige beeldfouten. Wanneer 2 van de 5 opeenvolgende batches worden afgekeurd, gaat het kwaliteitsniveau naar een niveau strenger (van 1% naar 0.65%). Wanneer 10 voorgaande batches zijn goedgekeurd, gaat het kwaliteitsniveau naar een niveau minder streng (van 1% naar 2,5%).
Wijzigingen in het vervangingsproces kunnen van aanzienlijke invloed zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van de opgenomen archiefbescheiden, de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures of de digitale beheeromgeving zelf. Deze procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting van het vervangingsproces bij de VRMWB niet tot verminderde resultaten leiden en dat het vervangingsproces blijft voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.
7.1 Bevoegdheden voor wijzigingen
Het Dagelijks Bestuur is eindverantwoordelijk voor het vervangingsproces, de daaruit voortkomende resultaten en de duurzaamheid van de archiefbescheiden.
Het i-Coach Digitaal Werken is integraal verantwoordelijk voor:
Het documenteren van de voorstellen omtrent wijzigingen, de bijhorende besluiten en de daadwerkelijke wijzigingen in bijlage 4;
Majeure wijzingen binnen het vervangingsproces zijn:
Een majeure wijziging kan leiden tot ofwel een belangrijke wijziging in de processen beschreven in dit handboek (zie wijzigingsoverzicht in bijlage 4) ofwel tot een gehele herziening van het vervangingsbesluit. In alle gevallen wordt advies ingewonnen van de gemeentearchivaris.
Alle overige wijzingen in het vervangingsproces betreffen mineure wijzgingen die onmiddellijk in het handboek doorgevoerd kunnen worden. Deze wijzigingen moeten tevens worden opgenomen in het wijzigingenoverzicht. Op deze wijze blijft het handboek altijd actueel en kan altijd gereconstrueerd worden op welke wijze de VRMWB invulling geeft aan de gestelde kwaliteitseisen met betrekking tot vervanging.
Een mineure wijziging heeft geen invloed op het geldende vervangingsbesluit. Wel dient een mineure wijziging worden opgenomen in het wijzigingsoverzicht in bijlage 4.
Als twijfel bestaat over de consequenties van een voorgenomen wijziging, moet met de gemeentearchivaris worden overlegd of sprake is van een majeure of mineure wijziging. Indien het een mineure wijziging valt dit onder 7.3 Mineure wijzigingen. Indien het een majeure wijziging betreft dient bepaald te worden of dit wordt geregistreerd bijlage 4 of leidt tot een algehele herziening van het vervangingsbesluit.
7.5 Beheer Handboek Vervanging VRMWB
Organisatorische, technische of juridische ontwikkelingen kunnen tot een wijziging leiden van het handboek. Het handboek wordt periodiek aangepast naar aanleiding van deze ontwikkelingen. Dit gebeurt zodra er een mineure of majeure wijziging plaatsvindt.
Daarnaast vindt er meerjaarlijks een (externe) audit plaats op het vervangingsproces door de gemeentearchivaris of een aangewezen externe auditor. Deze audit wordt in dezelfde periode uitgevoerd als de door de VRMWB geïnitieerde KPI-audit.
De bepaling in artikel 7 van de Archiefwet 1995 maakt vervanging van archiefbescheiden mogelijk: “De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.” In dit verband moet wel opgemerkt worden dat er pas sprake is van vervanging op het moment dat het origineel vernietigd wordt. De reproducties krijgen daarna de status van origineel krijgen en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Hiermee wordt voorkomen dat discussie kan ontstaan over wat het origineel is en waar de bewijslast rust.
Artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 bepaalt dat in een vervangingsbesluit rekening gehouden moet worden met de volgende aspecten:
Op grond van artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 mag een vervangingsbesluit alleen genomen worden als de vervanging zal plaatsvinden met de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Artikel 6, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 stelt als eis dat de zorgdrager bij de bekendmaking van een vervangingsbesluit (zoals hierboven vermeld) melding maakt van de wijze waarop toepassing is gegeven aan Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d.
Artikel 6, derde lid van het Achiefbesluit 1995 geeft aan dat nadere regels voor vervanging kunnen worden vastgelegd in een ministeriële regeling. Deze nadere regels zijn opgenomen in de Archiefregeling en hebben daardoor formeel gezien alleen betrekking op vervanging van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden. In dit handboek worden deze aanvullende eisen toegepast op alle te vervangen archiefbescheiden, dus ook de op termijn voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 8 van het Archiefbesluit geeft aan dat een verklaring van de vervanging opgemaakt moet worden. Hierin moet een specificatie opgenomen worden van de bescheiden die vervangen zijn en moet aangegeven worden hoe de vervanging heeft plaatsgevonden. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van de organisatie die het vervangingsbesluit heeft genomen.
Artikel 17 van de Archiefregeling schrijft voor dat van alle archiefbescheiden te allen tijde de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten kunnen worden vastgesteld, zoals bijvoorbeeld vervanging. Op grond van artikel 19, tweede lid, van de Archiefregeling moet de uitvoering van elke beheerhandeling door middel van metagegevens gekoppeld worden aan de betreffende archiefbescheiden.
Artikel 26, onderdeel b van de Archiefregeling geeft aan dat, in het kader van het toegepaste vervangingsproces, inzicht gegeven moet worden in de volgende aspecten:
Bijlage 2: Retrospectieve vervanging
Bij retrospectieve vervanging digitaliseert men bestaande documentverzamelingen of archiefbestanddelen onder beheer van de VRMWB. De minimale vereisten zoals gesteld in dit handboek gelden ook voor retrospectieve vervanging.
Het betreft hier vaak eenmalige projecten met als doel een bepaalde fysieke collectie digitaal op alle locaties beschikbaar te krijgen om zo sneller en beter te kunnen werken of om ruimteopslag door fysieke archieven terug te dringen.
Dergelijke trajecten kunnen (mits er intern overeenstemming is over mensen, middelen, et cetera) meeliften op bestaande scanvoorzieningen. De governance op deze trajecten is dan meteen ingeregeld en bestaande voorzieningen en richtlijnen, zoals deze ook voor routinematige vervanging worden gehanteerd, worden toegepast. Aanvullend zal de documentlogistiek en aanvullende vereisten vanuit de opdrachtgever worden ingeregeld. Dit betreft bijvoorbeeld het vervoer van documenten naar de scanstraat, eventuele speciale bevoegdheden van het scanpersoneel, extra beveiliging van ruimten en eventuele afwijkingen in het vernietigingsproces, evenals de mogelijke inzet van marktpartijen die scan- en andere gerelateerde taken overnemen.
In het geval van uitbesteding stelt de VRMWB eisen aan en houdt toezicht op de werkzaamheden en de kwaliteit van het geleverde.
Retrospectieve vervangingstrajecten worden voornamelijk als afzonderlijke projecten beschouwd. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:
Van de vervanging wordt een formele verklaring opgesteld conform Artikel 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, evenals op grond waarvan de vervanging is geschied. Deze verklaring dient te worden bewaard dor het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden berusten (de VRMWB).
De verantwoordelijkheid voor retrospectieve vervanging berust bij de proceseigenaar wiens archiefbescheiden het betreft. De VRMWB blijft altijd eindverantwoordelijk waardoor er altijd een eindcontrole door de VRMWB dient plaats te vinden.
De beleids-, toezichthoudende en ondersteunende afdelingen worden altijd betrokken bij vervangingstrajecten. Vanuit hun expertise en formele rol bieden zij advies en ondersteuning bij het adequaat inrichten van scantrajecten, aansluiting op archiefsystemen en het inrichten van een duurzame archivering en toegankelijkheid an de digitale documenten conform wet- en regelgeving, alsmede het daadwerkelijk realiseren van de digitalisering.
Bijlage 3: Verklaring van vervanging4
Ondergetekenden [voorletter(s)+achternaam], i-Coach Digitaal Werken en beheerder van de archiefbescheiden van de VRMWB, en [voorletter(s)+achternaam], gemeentearchivaris, [voorletter(s)+achternaam], [Functie aangewezen verantwoordelijke decentrale locatie] verklaren hierbij:
Dat overeenkomstig het besluit vervanging archiefbescheiden inclusief bijlagen van het Dagelijks Bestuur van [dd-mm-jj] de volgende fysieke archiefbescheiden vernietigd zijn:
De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door [naam vernietigingsbedrijf] op [datum].
Functie aangewezen verantwoordelijke
Bijlage 4: Wijzigingsoverzicht Handboek Vervanging VRMWB
Leg bij een wijziging in de omschrijving daarvan ook vast wat de oorspronkelijke situatie was. Voorbeeld: als hard- of software gewijzigd wordt, zorg dan dat de oorspronkelijke hard- of software in de wijziging vermeld wordt. Dit zodat later altijd eenvoudig gereconstrueerd kan worden welke wijzigingen zijn doorgevoerd.
A. Warland. (19 maart 2019). Four observations about Office 365/SharePoint Online and records management. Geraadpleegd van: https://andrewwarland.wordpress.com/2019/03/19/four-observations-about-office-365-sharepoint-online-and-records-management/;
BCT. (21 april 2021). Corsa is ISO 16175 gecertificeerd. Geraadpleegd van: https://www.bctsoftware.com/nl/actualiteiten/corsa-is-iso-16175-gecertificeerd/.
Toelichting op dit model: standaard wordt de verklaring van vervanging ondertekend door de i-Coach Digitaal Werken en de Gemeentearchivaris als het gaat om vervangingsprocessen die centraal lopen. Indien een andere locatie dan de centrale locatie vervanging toe gaat passen en zodoende gebruik gaat maken van het Afsprakenmodel afwijkende procedure (link alleen intern binnen VRMWB toegankelijk), dient de verklaring van vervanging te worden ondertekend door zowel de i-Coach Digitaal Werken, Gemeentearchivaris als een aangewezen verantwoordelijke van de desbetreffende decentrale locatie.