Controleverordening gemeente Montfoort 2024

De raad van de gemeente Montfoort;

gelezen het voorstel van college van burgemeester en wethouders van 30 april 2024, zaaknummer 301391

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

BESLUIT

vast te stellen de controleverordening gemeente Montfoort 2024

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

- accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

- accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

- auditcommissie: een raadscommissie, zoals bedoeld in de ‘Verordening Auditcommissie gemeente Montfoort;

- deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

- jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

- managementletter: verslag van de accountant gericht aan het college met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

- rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar, met een optie tot verlenging van twee keer één jaar.

2. Het college bereidt in overleg met de auditcommissie de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole,

b. de verantwoordingsgrens door het college en afwijkende rapportagegrenzen;

c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de managementletter;

4. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

1. Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

a. De wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

b. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie en vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 5. Informatieverstrekking door het college

1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle voor het college bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant, is verstrekt.

4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de (concept) accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juli aan de raad.

5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. van de ambtelijke organisatie.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

1. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen en informatiedragers van de gemeente.

2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd. Tevens zullen ook de teamleider / coördinator financiën waar de ambtenaar werkzaam is, de AO/IC adviseur dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren worden geïnformeerd.

3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8. Intrekken oude verordening

De ‘Controleverordening gemeente Montfoort’ vastgesteld in de raadsvergadering van 13 november 2003 en in werking getreden op 1 januari 2004, wordt ingetrokken per 1 januari 2024.

Artikel 31. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 januari 2024, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Montfoort 2024.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Montfoort, gehouden op 3 juni 2024.

de griffier, mr S.G. Meijer

de voorzitter, mr. P.J. van Hartskamp-de Jong