Organisatie | Zuid-Holland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Regeling document- en archiefbeheer Provincie Zuid-Holland (Regeling document- en archiefbeheer Provincie Zuid-Holland) |
Citeertitel | Regeling document- en archiefbeheer Provincie Zuid-Holland |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | archieven |
Geen
Archiefverordening provincie Zuid-Holland, art. 7
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2008 | Verlenging | 30-10-2007 Provinciaal blad, 2007, 98 | DOS-2007-0006791 Regeling document en archiefbeheer |
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
1. In deze regeling wordt verstaan onder:
2. Alle documenten, opgemaakt of ontvangen door de provincie worden in digitale vorm opgeslagen en bewaard. De documenten die door hun vorm niet in digitale vorm opgenomen kunnen worden, worden in fysieke vorm bewaard.
3. De ministeriële regeling als uitwerking van artikel 12 Archiefbesluit 1995, is ook van toepassing op documenten en archieven die volgens de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen. Tenzij dit in deze beheersregeling anders is bepaald.
Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid
1. De provinciesecretaris is verantwoordelijk voor het beheer van documenten en archieven van:
2. De provinciesecretaris beheert de documenten en de archieven in overeenstemming met de bij of krachtens de wet gestelde eisen, en de bepalingen opgenomen in dit besluit.3. De provinciesecretaris blijft onverminderd eindverantwoordelijk voor het beheer van documenten en archieven ook indien hij dit heeft elders heeft neergelegd of (gedeeltelijk) uitbesteed heeft.
1.De provinciesecretaris zorgt voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel.
2. De provinciesecretaris zorgt ervoor dat de financiële middelen die door Gedeputeerde Staten zijn geraamd voor de uitvoering van het document- en archiefbeheer, worden aangewend.
Artikel 4 directeur concernzaken
1. De directeur Concernzaken is kaderstellend, beleidsvormend, adviserend en toetsend voor het document- en archiefbeheer van de provinciale organen en de archiefvormende eenheden.
2. De directeur Concernzaken voert het beheer voor de archiefvorming van de provinciale organen en van de archiefvormende eenheden.
Hoofdstuk III Documentbehandeling
De provinciesecretaris zorgt ervoor dat de vervaardiging, verzending en verpakking van documenten op zodanige wijze en met gebruikmaking van zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen, waaronder in elk geval de eisen van de Regeling Duurzaamheid Archiefbescheiden.
§ 3. Voortgangsbewaking en afdoening
1. De provinciesecretaris zorgt voor het opstellen van procedures waarmee de voortgang van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.
2. De hoofden van de archiefvormende eenheden als bedoeld in artikel 1 onderdeel b zijn verantwoordelijk voor de bewaking van de voortgang van zaken en hun afdoeningtermijn.
3.De behandelend ambtenaar is verantwoordelijk voor de tijdige afdoening van documenten binnen de termijnen die daarvoor staan.
Hoofdstuk IV Document- en archiefbeheer
1. De provinciesecretaris ziet erop toe dat de documenten op een logische en samenhangende wijze worden geordend, zodanig dat:
2. De ordening en toegankelijkheid van de documenten gebeurt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek van metadata en classificatieschema's, in overeenstemming met het in artikel 3 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, bedoelde documentaire structuurplan.
1. De provinciesecretaris zorgt ervoor dat, in overeenstemming met artikel 3 van de Regeling geordende en toegankelijke staat, er een overzicht wordt aangelegd, waarin documenten en de gegevens In de documenten worden beschreven, en in verband worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. De provinciesecretaris ziet erop toe dat dit overzicht periodiek wordt bijgehouden.
2. Artikel 9, eerste lid sub a, b en c, en onderdeel 5 tot en met 8 van sub d van de Regeling geordende en toegankelijke staat, zijn niet van toepassing op documenten die op termijn vernietigbaar zijn. Onderdeel 4 van sub d is alleen van toepassing als de in de Regeling bedoelde documenten blijvend bewaard moeten worden.
3. Indien vóór het verstrijken van de bewaartermijn van vernietigbare documenten, de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur worden vervangen, dan worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevens, geregistreerd.
1.De provinciesecretaris zorgt ervoor dat documenten die voor bewaring en vernietiging in aanmerking komen, in een zo vroeg mogelijk stadium worden geselecteerd, volgens de wettelijke eisen.
2. Documenten die voor vernietiging in aanmerking komen, krijgen een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft. Deze bewaartermijn wordt opgenomen in het documentaire structuurplan, zoals bedoeld in artikel 13 lid 2 van dit besluit.
3. De archiefvormende eenheden stellen alvorens er tot vernietiging wordt overgegaan, een lijst vast van voor op dat moment vernietigbare documenten, met inachtneming van de geldende selectielijst. Deze lijst wordt opgesteld door de directeur Concernzaken.
4. Vernietiging van documenten gebeurt volgens de procedure zoals beschreven in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.
1. Indien er een redelijke kans bestaat dat, als gevolg van wijziging of veroudering van besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur of apparatuur, de authenticiteit en de geordende en toegankelijke staat van digitale documenten niet langer gegarandeerd kan worden, wordt overgegaan tot conversie of migratie van die documenten, met in achtneming van de bij of krachtens de wet gestelde eisen, en zoals opgenomen in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.
2. De provinciesecretaris ziet toe op de tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de conversie en migratie van documenten.
3. Indien bij conversie of migratie de authenticiteit, de toegankelijkheid of de ordening van de digitale documenten niet gewaarborgd kan worden, wordt conversie of migratie aangemerkt als vervanging zoals bedoeld in de wet.
4. Indien vervanging zoals bedoeld in de wet heeft plaatsgevonden, dan zijn de voorgaande leden niet van toepassing.
1. De provinciesecretaris kan besluiten om over te gaan tot vervanging van documenten, waarbij de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen documenten voorkomende gegevens.
2. Vervanging van documenten gebeurt volgens de procedure zoals beschreven in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.
§ 7. Beschikbaarstellen van informatie
1. Documenten zijn raadpleegbaar volgens het uitgangspunt "openbaar tenzij'. Dit uitgangspunt is verder uitgewerkt in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.
2. Uitlening van documenten is toegestaan met inachtneming van de afspraken die betrekking hebben op de vertrouwelijkheid van documenten. Deze afspraken zijn opgenomen in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.
3. De provinciesecretaris zorgt voor een administratie voor raadpleging en uitlening van documenten.
4. Documenten die betrekking hebben op persoonlijke aangelegenheden worden alleen ter inzage gegeven aan betrokkenen danwel bevoegde functionarissen, als dat in het kader van hun werkzaamheden is vereist, tenzij andere wettelijke regels zich daartegen verzetten.
5. Beschikbaarstelling van documenten buiten de organisatie vindt plaats volgens de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) en andere wet- en regelgeving.
1. De provinciesecretaris zorgt voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.
2.Voorschriften met betrekking tot omgaan met geheimhouding worden nader uitgewerkt in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.
3. Raadpleging en uitlening van documenten waarvoor enige bijzondere vorm van geheimhouding geldt, is behoudens toestemming van Gedeputeerde Staten dan wel van de Commissaris van de Koningin, als dit documenten betreft waarvoor hij ingevolge artikel 23 tweede lid van de wet zorg draagt, alleen toegestaan aan die functionarissen die ambtelijk betast zijn met de behandeling van betreffende aangelegenheden.
4. De provinciesecretaris zorgt ervoor, dat de functionarissen bedoeld in lid 3, periodiek meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn gebonden.
§ 9. Vervreemding en overbrenging
1. Het is verboden om documenten uit informatiesystemen te verwijderen, tenzij als gevolg van bij of krachtens de wet gestelde regels.
2. Verwijdering van documenten uit de informatiesystemen gebeurt volgens de procedure zoals beschreven in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.
1. De provinciesecretaris zorgt voor de overbrenging van archieven naar de rijksarchiefbewaarplaats.
2.Bij de overbrenging van archieven zoals bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in gevat het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
3. Procedures voor overbrenging zijn opgenomen in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.
Hoofdstuk V Audit en Inspectie
1. De provinciesecretaris kan een onderzoek laten doen naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het document- en archiefbeheer van de Provincie Zuid-Holland.
2. De provinciale archiefinspecteur inspecteert eenmaal per 2 jaar de documenten en archieven, de ruimten waarin zij worden bewaard en de informatiesystemen waarin zij worden opgeslagen en beheerd.