Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Edam-Volendam

Verordening van de raad van de gemeente Edam-Volendam over de instelling en de werkwijze van raadscommissies en de overige werkzaamheden ter voorbereiding van raadsbesluiten (Verordening op de raadscommissies Edam-Volendam 2024)

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Edam-Volendam
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening van de raad van de gemeente Edam-Volendam over de instelling en de werkwijze van raadscommissies en de overige werkzaamheden ter voorbereiding van raadsbesluiten (Verordening op de raadscommissies Edam-Volendam 2024)
Citeertitel	Verordening op de raadscommissies Edam-Volendam 2024
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp
Externe bijlage	raadsvoorstel

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Verordening op het raadsplein en de raadscommissie(s) Edam-Volendam 2022 en de Verordening commissie planning control audit risk Edam-Volendam 2019.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
29-06-2024			nieuwe regeling	20-06-2024 gmb-2024-282967	voorstelnummer 45-2024 (At/m E)/agendanummer 9

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening van de raad van de gemeente Edam-Volendam over de instelling en de werkwijze van raadscommissies en de overige werkzaamheden ter voorbereiding van raadsbesluiten (Verordening op de raadscommissies Edam-Volendam 2024)

De raad van de gemeente Edam-Volendam;

gelezen het voorstel van het presidium van 7 mei 2024;

gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;

B E S L U I T :

vast te stellen de volgende verordening: Verordening op de raadscommissies Edam-Volendam 2024.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

•
agendacommissie: de voorzitter en de fractievoorzitters tezamen, belast met het voorbereiden en vaststellen van voorlopige agenda’s voor de raadscommissies, raadsvergaderingen en het vaststellen van vergaderingen als bedoeld in artikel 17, tweede lid, van de wet;
•
commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
•
commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
•
commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
•
fractie: raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard;
•
griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
•
presidium: de voorzitter en de fractievoorzitters tezamen, belast met het doen van aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad, voor zover het niet betreft de taken van de agendacommissie;
•
raadscommissies: het geheel van bespreekrondes en/of andere activiteiten, daaronder begrepen raadspleinen, themabijeenkomsten en commissies planning control audit en risk, ten behoeve van beeldvorming en oordeelsvorming van de raad, ter voorbereiding op de besluitvorming door de raad, niet zijnde de raadsvergadering;
•
raadscommissielid: raadsleden en namens de fractie voorgedragen niet-raadsleden die door de raad zijn benoemd als raadscommissielid;

•
schriftelijk: wat op papier en in elektronische vorm geschreven of gedrukt is;
•
wet: Gemeentewet.

Artikel 2. Instelling raadscommissies

1.
Er is een raadsplein ter voorbereiding op de besluitvorming door de raad waarvan de werkzaamheden gericht zijn op beeld- en oordeelsvorming. Het raadsplein bestaat uit raadscommissieleden, in een flexibele samenstelling bijeengebracht in een vergaderstructuur met een permanent karakter. Er zijn één of twee bespreekrondes.
2.
Er zijn themabijeenkomsten ter voorbereiding op de besluiten van de raad waarvan de werkzaamheden beeldvormend van aard zijn. Een themabijeenkomst bestaat uit raadscommissieleden, in een flexibele samenstelling bijeengebracht in een vergaderstructuur met een permanent karakter.
3.
Er is een commissie planning control audit risk waarvan de werkzaamheden gericht zijn op het adviseren en afstemmen van de raad in het kader van haar controlerende en toezichthoudende functie, daaronder begrepen toezicht houden op risico’s en monitoring van grote projecten. De commissie planning controle audit risk bestaat uit raadscommissieleden, in een vergaderstructuur met een permanent karakter.

Artikel 3. Taken raadsplein, themabijeenkomst en commissie planning control audit risk

1.
Het raadsplein:
- a.
  brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
- b.
  kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a, en
- c.
  kan overleg voeren met het college over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld onder a. en b. en ten behoeve van de beeld- of oordeelsvorming voorafgaand aan besluitvorming door de raad.
2.
De themabijeenkomst:
- a.
  laat zich informeren en spreekt met elkaar over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
- b.
  kan overleg voeren met het college over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld onder a. en ten behoeve van de beeldvorming voorafgaand aan besluitvorming door de raad.
3.
De commissie planning control audit risk:
- a.
  houdt zich bezig met de controlerende en toezichthoudende functie van de raad, daaronder begrepen toezicht houden op risico’s en monitoring van grote projecten. De werkzaamheden omvatten advisering aan de raad over:
  - i.
    het controleprotocol en normenkader;
  - ii.
    onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interimcontrole door de accountant en de uitkomsten daarvan;
  - iii.
    de (programma)begroting, de jaarrekening en het jaarverslag, kadernota’s (de voorjaars-/zomernota en de najaars-/winternota) en daaraan gerelateerde documenten welke onderdeel uitmaken van de jaarlijkse planning-en-controlcyclus;
  - iv.
    het overleg met en de keuze van de accountant;
  - v.
    de financiële verordening ex art. 212 Gemeentewet;
  - vi.
    de projectenmonitor: voortgang en risicobeheersing van projecten;
  - vii.
    het inzicht in de reserves en voorzieningen;
  - viii.
    de opvolging van overgenomen aanbevelingen van de rekenkamercommissie (monitor);
  - ix.
    de ontwikkeling en verankering van de Plan-Do-Check-ACT (PDCA)-cyclus in de organisatie;
  - x.
    klankbordfunctie met de controller en ambtelijke organisatie over doorontwikkeling financiële organisatie; en
  - xi.
    voorts door de agendacommissie of het presidium aangewezen onderwerpen.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming leden en voorzitter raadsplein, themabijeenkomst en commissie planning control audit risk

1.
Raadsleden worden bij hun benoeming als raadslid tevens benoemd als raadscommissielid.
2.
Per fractie kunnen maximaal drie niet-raadsleden als raadscommissielid door de raad worden benoemd.
3.
De artikelen 10, 11, 12, 13 en 14 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing op raadscommissieleden die geen raadslid zijn. Tot de eerste 3 jaren van de zittingsperiode van de raad dienen de in het tweede lid genoemde leden daarnaast tijdens de laatste verkiezingen van de raad geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van een fractie. Dit vereiste vervalt vanaf 1 maart van het kalenderjaar dat voorafgaat aan het kalenderjaar van de verkiezingen.
4.
De raad kan op voordracht van het presidium besluiten om niet-raadsleden, die niet op de kandidatenlijst van een fractie staan, voor te dragen voor een benoeming. Hiertoe dient de fractievoorzitter, via de griffier, een verzoek in bij de voorzitter van het presidium.
5.
De vergadering van een raadsplein bestaat per onderwerp naast de voorzitter uit één raadscommisselid per fractie met ten hoogste drie raadszetels en maximaal twee raadscommissieleden per fractie met meer dan drie raadszetels.
6.
De raad benoemt de voorzitters van het raadsplein.
7.
De vergadering van een themabijeenkomst bestaat uit raadscommissieleden en is niet gereguleerd qua kwantitatieve samenstelling. Er zijn geen vaste voorzitters. De voorzitter kan een lid van de raad, de voorzitter van de raad of de griffier zijn.
8.
De vergadering van de commissie planning control audit risk bestaat naast de voorzitter uit één raadscommissielid per fractie.
9.
De raad benoemt de voorzitter van de commissie planning control audit risk.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

1.
De zittingsperiode van een raadscommissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
2.
Het lidmaatschap van een raadscommissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, derde lid gestelde eisen.
3.
De raad kan een raadscommissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.
4.
De raad kan de voorzitter van een raadscommissie ontslaan.
5.
Een raadscommissielid en -voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
6.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
7.
Het lidmaatschap van raadscommissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 6. De commissiegriffier

1.
De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.
2.
Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.
3.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.
4.
Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereiding

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

1.
De commissievoorzitter van het raadsplein zendt ten minste drie weken voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken. Voor een themabijeenkomst geldt een termijn van tenminste één week en voor een commissie planning control audit risk een termijn van tenminste twee weken.
2.
In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.
3.
Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 8, derde lid, van toepassing.
4.
De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 8. Ter beschikking stellen van stukken

1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep - ingevolge het papierloos werken door de raad - enkel op elektronische wijze ter beschikking gesteld en via de website van de gemeente beschikbaar gesteld.
2.
Als na het elektronisch verzenden van de schriftelijke oproep aanvullende stukken ter beschikking worden gesteld, wordt hiervan mededeling gedaan aan de commissieleden en worden deze stukken eveneens via de website van de gemeente beschikbaar gesteld.
3.
Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van artikel 86, eerste en tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, wordt in afwijking van het eerste lid digitaal verstrekt via een afgeschermde omgeving digitaal aan uitsluitend daartoe gemachtigde commissieleden.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging op de website van de gemeente.

Paragraaf 2. Vergadering

Artikel 10. Advies; geen stemmingen

1.
Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is behandeld, sluit hij het onderwerp af, tenzij de vergadering anders beslist.
2.
In een raadsplein kan eenmalig een raadsvoorstel nogmaals in een volgend raadsplein worden besproken, indien daartoe een verzoek ondersteund door minimaal drie fracties die minimaal vijf raadsleden vertegenwoordigen, wordt gedaan.
3.
Nadat de beraadslaging is gesloten in een raadsplein, concludeert het raadsplein op voorstel van de voorzitter of en op welke wijze het onderwerp geagendeerd wordt in de raad.
4.
De voorzitter van het raadsplein brengt in zijn conclusies tot uitdrukking of het advies kan worden aangemerkt als bespreekpunt of hamerstuk in de raadsvergadering.
5.
De commissie planning control audit risk informeert de raad via de commissiegriffier door het ter kennis brengen van een advieslijst als ingekomen stuk bij het betreffende onderwerp in de raadsvergadering.
6.
Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie planning control audit risk een toelichting in de raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten deel van de vergadering gedaan.

Artikel 11. Aantal spreektermijnen

1.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
2.
Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.
3.
Raadscommissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.
4.
In de eerste termijn zijn interrupties niet toegestaan.
5.
Bij de bepaling hoeveel keer een raadscommissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 12. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 13. Spreekrecht burgers in het raadsplein

1.
Burgers kunnen alleen in een vergadering van het raadsplein het woord voeren over onderwerpen die vooraf aangemeld zijn.
2.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk om 12.00 uur op de dag voorafgaand aan de vergadering aan de griffie onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.
3.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.
4.
De inspreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
5.
De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.
6.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
a.
een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan of ingevolge wettelijk voorschrift inspraak is verleend;
b.
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
c.
een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;
d.
zaken met als doel acquisitie, commerciële doeleinden of met een commercieel belang.
7.
Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd. Elke spreker krijgt een tweede termijn van maximaal twee minuten indien hij daartoe een verzoek doet aan de voorzitter.
8.
Er wordt geen spreekrecht aan burgers verleend in een themabijeenkomst van het raadsplein.

Artikel 14. Handhaving orde en schorsing

1.
De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
2.
Een spreker wordt in zijn betoog niet gestoord, tenzij:
- a.
  de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;
- b.
  een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.
3.
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, roept de voorzitter hem tot de orde. Indien de desbetreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
4.
De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering sluiten.

Artikel 15. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 16. Videoverslag en advieslijst

1.
Bij een raadsplein zorgt de commissiegriffier voor videoverslagen van vergaderingen.
2.
Het videoverslag van de voorgaande vergadering is online voor een ieder beschikbaar;
3.
Het videoverslag bevat ten minste:
a.
de namen van de voorzitter, de (commissie)griffier, de burgemeester, de wethouders en de secretaris en de ter vergadering aanwezige commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben, afzonderlijk wordt vermeld;
b.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
c.
bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 12 is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
4.
De commissiegriffier draagt zorg voor advieslijsten van vergaderingen van de commissie planning control audit risk en van themabijeenkomsten.
5.
Uit een advieslijst blijkt in ieder geval:
- a.
  de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
- b.
  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- c.
  een zakelijke samenvatting van het gesprokene;
- d.
  een samenvatting van het advies aan de raad, indien gegeven, met vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring;
- e.
  bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 12 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
6.
Een advieslijst wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.
7.
Elektronisch beschikbare advieslijsten worden gepubliceerd bij de vergaderstukken in het raadsinformatiesysteem.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 17. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Bij besloten vergaderingen zijn toehoorders niet toegestaan.

Artikel 18. Advieslijst besloten vergadering

Concept-advieslijsten van besloten vergaderingen worden in een beveiligde en afgeschermde omgeving vertrouwelijk gepubliceerd.

Artikel 19. Geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 20. Intrekking oude verordening

De Verordening op het raadsplein en de raadscommissie(s) Edam-Volendam 2022 en de Verordening commissie planning control audit risk Edam-Volendam 2019 worden ingetrokken.

Artikel 21. Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekendgemaakt.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies Edam-Volendam 2024.

Aldus besloten door de gemeenteraad van

Edam-Volendam in zijn openbare vergadering

d.d. 20 juni 2024,

de griffier,

J. Hage

de voorzitter,

L.J. Sievers