Organisatie | Zuid-Holland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Archiefverordening Provincie Zuid-Holland (Archiefverordening Provincie Zuid-Holland) |
Citeertitel | Archiefverordening Provincie Zuid-Holland |
Vastgesteld door | provinciale staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie |
Geen
Provinciewet, art. 143 en Archiefwet 1995
Regeling Document- en archiefbeheer Provincie Zuid-Holland
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2008 | Verlenging van het besluit van 14 december 2005 (Prov. Blad 2006, nr. 8) | 01-01-2008 Provinciaal blad, 2007, 111 | DOS-2007-0006910 |
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. beheerders: degenen die ingevolge artikel 3 van deze verordening, zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen en de lichamen en organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, aan welke door één of meer provincies wordt deelgenomen, voor zover die archiefbescheiden nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en deze verordening daarop van toepassing is;
e. provinciale organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de Archiefwet 1995, voor zover genoemd in de Provinciewet met uitzondering van de Commissaris van de Koningin voor zover het de archiefbescheiden betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt;
f. (archief)ruimte: een ruimte die is aangewezen voor de bewaring en beheer van archiefbescheiden. Het kan gaan om zowel archiefbescheiden die in fysieke vorm opgeslagen en beheerd worden, als om het geheel van apparatuur en programmatuur waarmee digitale archiefbescheiden worden beheerd en beschikbaargesteld.
Hoofdstuk II De zorg van Gedeputeerde Staten voor de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het aanwijzen van degenen die belast zijn met het beheer van archiefbescheiden.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundige functionarissen voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen.
1.Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden, bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de provinciale begroting voldoende middelen worden geraamd om de kosten van zorg voor archiefbeheer te dekken.
De inspecteur is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij of krachtens artikel 28, eerste lid, artikel 33, eerste lid, en artikel 38, eerste lid, van de wet opgedragen toezicht, onderscheidenlijk taken verbandhoudende met het toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Hoofdstuk IV Toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De inspecteur ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
1. De beheerders verstrekken aan de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en de werking van de systemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen.
2. De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De inspecteur doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Hij doet mededeling daarvan indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan gedeputeerde staten.
Hoofdstuk V Toezicht op de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenten, de waterschappen, de lichamen of organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de politie
1. De zorgdragers verstrekken aan Gedeputeerde Staten en de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van hun taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van de hulpmiddelen en systemen waarin deze zijn opgenomen.
2. De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden.
1.De inspecteur deelt aan Gedeputeerde Staten mede, welke voorzieningen naar zijn oordeel door de zorgdragers moeten worden getroffen. Gedeputeerde Staten geven, voor zover zij dit nodig oordelen, hiervan kennis aan de zorgdrager.
2. De zorgdragers stellen Gedeputeerde Staten in kennis van de maatregelen, welke zij naar aanleiding van de kennisgevingen bedoeld in het eerste lid hebben getroffen.
3.Wanneer Gedeputeerde Staten van oordeel zijn, dat de verplichting voor de archiefbescheiden zorg te dragen onvoldoende wordt nagekomen, kunnen zij, nadat de zorgdrager de gelegenheid is geboden zijn zienswijze naar voren te brengen, bepalen voor welk tijdstip de door hen nodig geachte voorzieningen moeten zijn getroffen. De inspecteur brengt aan Gedeputeerde Staten ter zake verslag uit. Indien uit het verslag blijkt, dat nog niet of niet voldoende aan de verplichting is voldaan, kunnen Gedeputeerde Staten gebruikmaken van de bevoegdheid bedoeld in de artikelen 34, eerste lid, en 39, eerste lid, van de wet. Na het overleg bedoeld in artikel 34, tweede lid, en artikel 39, tweede lid, van de wet volgen zij daartoe de procedure omschreven in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.
Gedeputeerde Staten doen aan Provinciale Staten eenmaal per twee jaar verslag van het uitgeoefende toezicht op de zorgdragers; zij leggen daarbij het verslag, bedoeld in artikel 11, over.
1. De zorgdragers geven aan Gedeputeerde Staten tijdig kennis van het voornemen tot het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden, die berusten in een archiefbewaarplaats, waarvan het beheer niet is opgedragen aan een gemeentearchivaris of een waterschapsarchivaris in de zin van artikel 32, onderscheidenlijk 37 van de wet, tenzij het ordenen en beschrijven is opgedragen aan een persoon, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
2.Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid, geschiedt onder leiding van de inspecteur.
1. De zorgdragers doen aan Gedeputeerde Staten ten minste tijdig mededeling van het voornemen tot:
2. Gedeputeerde Staten stellen de inspecteur in kennis van de mededelingen bedoeld in het vorige lid, alsmede van de door de zorgdragers medegedeelde verordeningen, bedoeld in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid, 35, eerste lid, en 37, tweede lid, van de wet. Deze brengt, indien hij daartoe aanleiding ziet, advies uit aan Gedeputeerde Staten.3. Gedeputeerde Staten stellen de inspecteur in kennis van de voorzieningen die zij naar aanleiding van zijn advies hebben getroffen.
Hoofdstuk VI Overige bepalingen
De inspecteur kan aan Gedeputeerde Staten voorstellen doen inzake de bevoegdheid, bedoeld in artikel 29 van de wet.
1. De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven een archivaris aanstellen die in het bezit is van een diploma archivistiek, als bedoeld in artikel 22 van de wet.
2. De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voorzieningen treffen tot bevordering van de openbaarheid in de zin van de wet, met inachtneming van de beperkingen die daarop bij of krachtens de wet worden gesteld.