Besluit van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom tot vaststelling van de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie ex artikel 213 Gemeentewet Werk en Inkomen Lekstroom 2024 (Verordening controle financieel beheer en organisatie ex art. 213 Gemw WIL 2024)

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• •

  accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• •

  accountantscontrole: de controle van de jaarrekening zoals bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet, uitgevoerd door de accountant;

• •

  deelverantwoording: een verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeenschappelijke regeling, welke is opgesteld in opdracht van het algemeen bestuur en onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• •

  gemeenschappelijke regeling: de Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom;

• •

  jaarrekening: jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• •

  managementletter: de rapportage van de accountant aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen ter verbetering van de interne beheersing, IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• •

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarin de mate wordt aangegeven waarin de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan in overeenstemming zijn met relevante wet- en regelgeving.

• 1.

  Het algemeen bestuur benoemt de accountant voor de accountantscontrole.

• 2.

  Het dagelijks bestuur bereidt, in overleg met het algemeen bestuur, de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen voor de jaarlijkse accountantscontrole bevat in ieder geval:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het dagelijks bestuur en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de managementletter;

  • f.

    de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • g.

    de producten of organisatieonderdelen van de gemeenschappelijke regeling met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.

• 4.

  In afwijking van het derde lid, aanhef, kan het algemeen bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole, in overleg met de accountant, de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

• 5.

  Het algemeen bestuurt stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole de gunningscriteria en per gunningscriterium de bijbehorende weging vast. In geval van een Europese niet-openbare aanbestedingsprocedure stelt het algemeen bestuur tevens de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

• 6.

  Het algemeen bestuur stelt jaarlijks, in overleg met de accountant, vast welke onderwerpen bij de controle in het bijzonder worden onderzocht.

• 7.

  Het algemeen bestuur stelt een controleprotocol vast voor de uitvoering van de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur.

• 8.

  Het controleprotocol wordt meerjarig vastgesteld en bevat een normenkader dat jaarlijks wordt geactualiseerd. De jaarlijkse actualisatie wordt ter goedkeuring aan het algemeen bestuur voorgelegd.

• 1.

  Het dagelijks bestuur kan de accountant specifieke werkzaamheden opdragen met betrekking tot doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur ex art. 213a Gemw WIL 2024, zolang de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in gevaar komt. Het algemeen bestuur wordt vooraf geïnformeerd over deze te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid betreffende specifieke uitkeringen volgens de eisen van de ministeries, alsmede de controle van de rechtmatige besteding daarvan. Indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is, kan het dagelijks bestuur een andere accountant, dan de benoemde accountant, opdracht geven voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de verantwoording aan externe instanties (zoals de Belastingdienst, het Ministerie van SZW, het ABP, de Sociale Verzekeringsbank, het CBS, etc.) en voldoet hierbij aan de gestelde controle-eisen. Indien nodig, en in het belang van de gemeenschappelijke regeling, kan het dagelijks bestuur een andere accountant, dan de benoemde accountant, opdracht geven voor de uitvoering van deze vereisten.

• 1.

  De accountant bepaalt, binnen het opdrachtkader, de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsook de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.

• 3.

  Om de accountantscontrole efficiënt en effectief te laten verlopen vindt, indien nodig, overleg plaats tussen de accountant, (een vertegenwoordiger uit) het algemeen bestuur en vertegenwoordigers van de gemeenschappelijke regeling (ten minste: de directeur en de concerncontroller). Dit overleg dient ter afstemming.

• 1.

  Het dagelijks bestuur stelt de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, op conform de geldende wet- en regelgeving en legt deze ter controle voor aan de accountant.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat alle relevante documenten met betrekking tot de jaarrekening ter beschikking staan van de accountant.

• 3.

  Bij de jaarstukken bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle (hen bekende) informatie, die van belang is voor de oordeelsvorming van de accountant, is verstrekt.

• 4.

  Het dagelijks bestuur biedt de gecontroleerde jaarrekening, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk op 1 april ter goedkeuring aan het algemeen bestuur aan.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt onmiddellijk door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 6.

  De accountant maakt, voor de controle van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening, zoveel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7.

  De accountant maakt bij de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van (met name) de interne controle en stimuleert door een organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de accountant, voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden, een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeenschappelijke regeling.

• 2.

  De accountant is bevoegd om mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te vragen aan alle voor de gemeenschappelijke regeling werkende personen, waarbij het dagelijks bestuur ervoor zorgt dat de benodigde medewerking wordt verleend.

• 3.

  Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat alle voor de gemeenschappelijke regeling werkende personen de accountant voorzien van alle benodigde informatie om een juist en volledig oordeel te kunnen vormen over het gevoerde financiële beheer en de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1.

  Indien de accountant tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij dit/deze onmiddellijk schriftelijk aan het algemeen bestuur en verstuurt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen rapporteert de accountant zijn bevindingen, die niet van bestuurlijk belang zijn, aan de relevante ambtenaren.

• 3.

  Voordat de controleverklaring en het verslag van bevindingen naar het algemeen bestuur worden verzonden, worden deze stukken eerst voorgelegd aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur heeft de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant van de gemeenschappelijke regeling bespreekt, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door het algemeen bestuur, het verslag van bevindingen met het algemeen bestuur.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De Controleverordening Gemeenschappelijke Regeling Werk en Inkomen Lekstroom wordt ingetrokken.

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de dag van bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financieel beheer en organisatie ex art. 213 Gemw WIL 2024.