Organisatie | Utrecht |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beleidsregel briefadressen Basisregistratie Personen gemeente Utrecht |
Citeertitel | Beleidsregel briefadressen Basisregistratie Personen gemeente Utrecht |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
26-06-2024 | Vervangende regeling | 18-06-2024 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht,
de artikelen 4:81, eerste lid, 4:83 en 1:3, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 1.1, 2.23, 2.38 tot en met 2.42, 2.45, 2.47, 2.52 en 4.17 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP); artikel 29 van het Besluit basisregistratie personen (Besluit BRP); de artikelen 17, 18 en 19 van de Regeling basisregistratie personen (Regeling BRP);
het gewenst is om beleidsregels vast te stellen met betrekking tot de aangifte en registratie met een briefadres in de basisregistratie personen (BRP). Dit om kwetsbare groepen zonder woonadres te registreren met een briefadres, om de burgers zo goed mogelijk te informeren over rechten en plichten die verbonden zijn aan een briefadres, om duidelijkheid te scheppen bij de toepassing van de regels en om het oneigenlijk gebruik van een briefadres tegen te gaan;
Artikel 8 Ambtshalve inschrijving
Het college is verplicht tot het ambtshalve opnemen van een briefadres als het woonadres ontbreekt en door de betrokken persoon geen aangifte wordt gedaan van een briefadres.
Artikel 9 Ontbreken briefadresgever
Bij het ontbreken van een briefadresgever, kan het college optreden als briefadresgever.
Het college kan pas optreden als briefadresgever van een briefadres, als;
Het is in ieder geval niet mogelijk om ingeschreven te worden op een briefadres, als:
Na toekenning van het briefadres wordt na zes maanden gecontroleerd of de briefadresnemer nog
steeds recht heeft op een briefadres. De duur van deze periode kan afwijken, zoals genoemd in de toelichting behorende bij deze beleidsregels. Bij deze herbeoordeling zijn de briefadresnemer en de briefadresgever verplicht om de gevraagde inlichtingen te verstrekken die nodig zijn voor de herbeoordeling.
Het doel van het toepassen van maatwerk bij het beoordelen van de aangifte briefadres is om schrijnende situaties te herkennen en mogelijk te voorkomen. Na aangifte briefadres kan maatwerk worden verleend als:
De Nota uitvoeringsbeleid Basisregistratie personen en persoonsgebonden adresgegevens 2017 vastgesteld op 5 mei 2017 wordt ingetrokken.
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht, in de vergadering van 18 juni 2024.
De burgemeester
Sharon A.M. Dijksma
De secretaris,
Michiel J. Ruis
Toelichting bij Beleidsregels briefadressen gemeente Utrecht
De beleidsregels briefadressen Basisregistratie Personen (BRP) 2022 vervangt de Nota uitvoeringsbeleid Basisregistratie personen en persoonsgebonden adresgegevens 2017, zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 5 mei 2017. Uitgangspunt van de Wet BRP is dat personen zoveel mogelijk worden ingeschreven op het feitelijke woonadres. Het college is als beheerder van de BRP verplicht om aan gebruikers van de BRP juiste en actuele gegevens door te geven, zodat de gebruikers bij het nemen van beslissingen over de persoon uit kunnen gaan van de juistheid van het adres. Beschikt een persoon niet over een woonadres, dan komt hij in aanmerking voor een briefadres. Als briefadresgever kan een natuurlijk persoon optreden of een rechtspersoon worden aangewezen.
Vanwege het maatschappelijk belang ten aanzien van inschrijvingen in de BRP en het belang dat burgers hebben bij een inschrijving in de BRP is het nodig dat er duidelijkheid is wanneer iemand in de gemeente Utrecht ingeschreven mag worden op een briefadres. Daarnaast is er vanuit maatschappelijk oogpunt behoefte ontstaan om maatwerk toe te passen. De mogelijkheid om maatwerk te kunnen leveren op grond van buitenwettelijk begunstigend beleid in specifieke gevallen is terug te vinden in deze beleidsregels.
Van belang is dat inwoners de juiste informatie moeten verstrekken over hun feitelijke verblijfplaats(en), zodat vastgesteld kan worden door Burgerzaken of een aanvrager voldoet aan de criteria om in aanmerking te komen voor een briefadres. Weigeren aanvragers van een briefadres om informatie te verstrekken over hun feitelijke verblijfplaats, dan wordt op grond van de wet- en regelgeving en beleid in deze gevallen een briefadres geweigerd om misbruik te voorkomen.
De Beleidsregels briefadressen BRP van de gemeente Utrecht hebben tot doel:
stellen en formaliseren van aanvullende regels en nader uitvoeringsbeleid voor de behandeling van de aangifte van briefadressen. Dit om de kwaliteit van de BRP te verbeteren;
kwetsbare groepen zonder woonadres te registreren met een briefadres;
burgers zo goed mogelijk te informeren over rechten en plichten die verbonden zijn aan een briefadres;
duidelijkheid te scheppen bij de toepassing van de regels;
oneigenlijk gebruik van een briefadres tegen te gaan;
door het toepassen van maatwerk ervoor zorgen dat niemand tussen wal en schip valt met betrekking tot inschrijving in de BRP.
gelijke gevallen gelijk te behandelen
Gemeentelijk briefadres Stadsplateau 1 TAO
Als een persoon geen briefadresgever heeft, kan hij een verzoek indienen bij Burgerzaken voor inschrijving op het gemeentelijke briefadres. Het briefadres wordt verstrekt op het Stadsplateau 1 TAO in Utrecht. Burgerzaken behandelt in ieder geval de briefadresaanvraag, als er sprake is van een van de volgende situaties;
Aanvrager heeft recht op een briefadres, maar beschikt niet over een briefadresgever in zijn eigen netwerk, of;
De aanvrager komt volgens Burgerzaken in aanmerking voor een briefadres op grond van artikel 11 van deze beleidsregels. De aanvrager beschikt niet over een briefadresgever in zijn eigen netwerk.
De duur van het verblijf: personen moeten gedurende zes maanden tenminste vier maanden in Nederland zijn. Hierdoor ontstaat de verplichting tot inschrijving in de Basisregistratie personen. Dit is een termijn gelegen in de toekomst. Een verblijf in het verleden kan wel een indicatie geven of er sprake is van een redelijke verwachting van het verblijf in de toekomst. Deze redelijke verwachting van het college van burgemeester en wethouders zal moeten worden gegrond op een geheel van omstandigheden
Op grond van artikel 2.38 van de Wet BRP kan alleen een persoon die rechtmatig verblijf in Nederland heeft aangifte van vestiging doen. Indien er sprake is van een verhuizing als bedoeld in artikel 2.39 van de Wet BRP, dan is het rechtmatig in Nederland verblijven geen voorwaarde voor het toekennen van een briefadres.
Het is noodzakelijk om de identiteit van de aanvrager vast te stellen door middel van een identiteitsbewijs.
Als een persoon niet beschikt over een woonadres of als de Wet BRP bepaalt dat hij recht heeft op een briefadres, wordt deze persoon ingeschreven op een briefadres. Het betreft hier een limitatieve opsomming van de aanleiding voor een aanvraag briefadres.
De doelgroep die gebruik maakt van de maatschappelijke opvang (dag- en nachtopvang) kan met een briefadres ingeschreven worden op het gemeentelijk briefadres Stadsplateau 1 BD. Er is echter ook een groep thuislozen die geen gebruik maakt van maatschappelijke opvang. Daarbij is het van belang om na te gaan of een persoon niet beschikt over een woonadres op grond van artikel 1.1 onder o Wet BRP.
Onder een ‘korte overbrugging’ wordt in beginsel een periode van zes maanden verstaan. Dit kan zich voordoen als de oude woning is verkocht, is overgedragen aan de nieuwe eigenaar en de nieuwe woning nog opgeleverd moet worden. De aanvrager overlegt hierbij een kopie van de koopovereenkomst.
Personen die vallen onder de categorie ‘ambulant beroep’ zijn bijvoorbeeld binnenvaartschippers die (eventueel met hun gezin) aan boord van een schip wonen, kermismedewerkers die (eventueel met hun gezin) met de kermisattractie meereizen en internationale vrachtwagenchauffeurs. Personen die tot deze categorie behoren komen in aanmerking voor een briefadres, als zij geen woonadres hebben. De aanvrager toont aan dat hij een ambulant beroep verricht door middel van de volgende documenten:
Als een persoon naar het buitenland vertrekt, wordt gekeken voor welke periode diegene naar het buitenland gaat. Als een persoon langer dan8 maanden naar het buitenland vertrekt, moet hij aangifte van vertrek doen. Iemand kan voor een briefadres kiezen, als hij voor een kortere periode dan 8 maanden in een tijdsbestek van een jaar naar het buitenland gaat en niet meer beschikt over een woonadres. Dit kan worden aangetoond door middel van de volgende documenten:
tickets met datum heen- en terugreis
Als een persoon vaart aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft en bij vertrek bestaat de redelijke verwachting dat hij niet langer dan twee jaar buiten Nederland zal verblijven, dan hoeft hij geen aangifte van vertrek te doen (artikel 29 Besluit BRP). Een voorwaarde is wel dat hij gedurende het verblijf buiten Nederland beschikt over een adres in Nederland. Dit kan bijvoorbeeld een briefadres zijn. De persoon toont aan dat hij vaart aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft, door middel van de volgende documenten:
Met een langdurig vermiste persoon wordt bedoeld een persoon die:
Gemeenten kunnen te maken krijgen met de melding dat een persoon is vermist. In het ‘Protocol voor Ondersteuning door Burgerzaken aan achterblijvers in geval van vermissing van een persoon’ staat vermeld dat in overleg, de vermiste persoon tijdelijk ambtshalve kan worden geregistreerd met een briefadres op het adres van de melder of, na schriftelijke toestemming, bij een andere briefadresgever.
Een briefadres kan worden verstrekt aan een persoon die;
behoort tot een kwetsbare groep, ten gevolge van verslaving, psychiatrische aandoeningen of verstandelijke beperkingen, en;
niet meer ingeschreven staat op een woonadres en niet ingeschreven kan worden op een woonadres.
Inschrijving van deze doelgroep op een briefadres is nodig, om ervoor te zorgen dat de personen bereikbaar blijven voor de (geestelijke) gezondheidszorg en toegang houden op de woningmarkt. Doordat deze mensen kampen met de gevolgen van een verslaving, psychiatrische aandoeningen of een verstandelijke beperking hebben, komen ze hun administratieve verplichtingen en afspraken mogelijk niet altijd na. Ze lopen het risico uitgeschreven te worden uit de BRP, waardoor ze geen recht meer hebben op ziektekostenverzekering. Hierdoor kunnen ze niet meer de medische basiszorg krijgen, die ze nodig hebben. Dat vergroot de kans op ernstige lichamelijke en/of psychiatrische aandoeningen en verkleint de kans op het krijgen van een woning. Waar nodig wordt het briefadres, eventueel ambtshalve, toegekend op het gemeentelijke briefadres. Het briefadres wordt verstrekt na contact met hulpverlening of geestelijke gezondheidszorg.
Op grond van de Wet BRP valt het adres van een woning dat zich in een voertuig of vaartuig bevindt en een vaste stand- of ligplaats heeft onder het begrip woonadres. Dit geldt ook voor een recreatiewoning. Of een woonadres niet als adresseerbaar object in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) is opgenomen of een woning in strijd met het bestemmingsplan wordt bewoond, is niet relevant voor de vraag of er sprake is van een woonadres als bedoeld in de Wet BRP. Zie in dit verband ook de Circulaire Briefadres en BRP van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 7 november 2016. De vraag of het wonen op een dergelijk adres is toegestaan volgens andere beleidsterreinen binnen een gemeente, is niet relevant voor de vraag of een gemeente op het desbetreffende adres iemand moet inschrijven.
Als er sprake is van bewoning in een boot, in een caravan of in een tent en het object geen vaste stand- of ligplaats heeft, kan er tijdelijk een briefadres worden toegekend. Onder tijdelijk wordt in beginsel een periode van zes maanden verstaan.
Een persoon die recentelijk uit zijn woning is gezet, op grond van ontruiming of opzegging van de huurovereenkomst door de verhuurder, én geen ander woonadres heeft, kan een briefadres krijgen. Als bewijsstuk wordt overlegd:
Hierbij gaat het om personen die na het verbreken van een relatie of bij echtscheiding niet meer in de gezamenlijke woning blijven wonen. Deze personen hebben nog geen woonadres. Dit kan worden aangetoond door middel van de volgende documenten:
Artikel 4 Uitzonderingen geregeld in de Wet BRP
Degene die zijn woonadres heeft in een instelling, kan in afwijking van de artikelen 2.38, lid 1, en 2.39, lid 1, van de Wet BRP, in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. Op grond van artikel 2.40, lid 3, van de Wet BRP zijn dit instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen. Het college van burgemeester en wethouders is eveneens bevoegd om op grond van artikel 2.40, lid 4, van de Wet BRP instellingen op het gebied van maatschappelijke opvang aan te wijzen waarin beschermd wonen of opvang wordt verstrekt als bedoeld in de Wmo 2015. Dit betreffen in ieder geval blijf-van-mijn-lijfhuizen. Als een persoon die in een van de instellingen verblijft die genoemd zijn in dit artikel en verzoekt om inschrijving op een briefadres, schrijft Burgerzaken deze persoon in op een briefadres. Het hoofd van de instelling of penitentiaire instelling geeft een verklaring dat de persoon in de instelling verblijft.
In deze situatie gaat het om specifieke gevallen waarin het om veiligheidsredenen niet wenselijk is het woonadres op te nemen. Gedacht kan worden aan de situatie dat een persoon na verblijf in een opvanginstelling weer in een particuliere woning gaat verblijven, maar de veiligheidssituatie nog dusdanig is, dat het feitelijke woonadres nog niet kan worden vermeld. Of het in een specifiek geval om veiligheidsredenen niet wenselijk is om het woonadres op te nemen, wordt beoordeeld door de burgemeester. Een schriftelijke verklaring van de burgemeester is noodzakelijk waaruit blijkt dat opname van een woonadres niet wenselijk is.
Een aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt.
Voor het aanvragen van een briefadres vraagt Burgerzaken de burger om bewijs in te leveren en/of een verklaring af te leggen.
Een briefadres kan worden verstrekt op het woonadres van een natuurlijk persoon of op een adres van het door het college aangewezen rechtspersoon. De briefadresgever stemt in met inschrijving op een briefadres.
Om de aanvraag briefadres te kunnen beoordelen moet alle gevraagde informatie op het aanvraagformulier zijn ingevuld. Om vast te kunnen stellen of de aanvrager recht heeft op een briefadres en dus niet beschikt over een woonadres, verklaart de aanvrager op welke adressen hij de komende 3 maanden verblijft. De aanvrager geeft aan hoeveel nachten per week hij verblijft op de opgegeven adressen en de reden waarom het briefadres nodig is. De aanvrager beantwoordt de vraag waar hij zijn persoonlijke spullen bewaart. Daarnaast beschrijft de aanvrager de reden waarom een briefadres nodig is. De aanvrager ondertekent het aanvraagformulier.
Er kan om bewijsstukken worden gevraagd ter onderbouwing van het door de aanvrager gestelde. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bankafschriften, een bewijs van inschrijving Woningnet, bewijs dat er daadwerkelijk actief gezocht wordt naar een woning et cetera.
Ontbreken bij de aangifte voor een briefadres één of meer van de benodigde stukken of gegevens, dan is de aangifte onvolledig. De aanvrager wordt dan schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen 4 weken dit verzuim te herstellen door de aangifte alsnog aan te vullen met de ontbrekende stukken en/of informatie. De aanvrager kan in reactie daarop verzoeken om de termijn waarbinnen de aangifte aangevuld moet worden eenmalig te verlengen met veertien dagen. Wanneer de aanvrager niet binnen vier weken zijn aangifte aanvult of om uitstel vraagt, wordt de aangifte briefadres buiten behandeling gesteld door middel van een beschikking, wegens het ontbreken van de gevraagde documenten en gegevens.
Artikel 7 Verplichtingen briefadresgever
Een briefadres wordt gevestigd op het woonadres van de briefadresgever in de gemeente Utrecht. Dit adres moet een bewoond adres zijn, zodat de briefadresgever kan zorgen dat de post wordt doorgegeven aan de briefadresnemer.
De briefadresgever moet, indien gewenst ook in persoon, voldoen aan de inlichtingenplicht. Hierbij verstrekt hij de gevraagde inlichtingen en legt de geschriften over die noodzakelijk zijn voor de bijhouding van de BRP.
Artikel 8 Ambtshalve inschrijving
De noodzaak ambtshalve een briefadres toe te kennen betreft met name de situatie van personen die aantoonbaar in een gemeente verblijven zonder dat ze daar een vast woonadres hebben en zelf geen aangifte van verblijf doen. Immers het uitgangspunt van de bevolkingsadministratie, is dat iedere ingezetene over hetzij een woonadres hetzij een briefadres moet beschikken in een gemeente om bereikbaar te zijn voor de overheid.
Uit artikel 2.23 van de Wet BRP blijkt per 1 januari 2022 expliciet dat de gemeente verplicht is om een persoon in te schrijven op een briefadres, als:
de persoon geen woonadres heeft;
de persoon rechtmatig in Nederland woont;
de persoon zelf geen aangifte van briefadres doet, en
er instemming van de briefadresgever is dat zijn adres gebruikt mag worden als briefadres.
Artikel 9 Ontbreken briefadresgever
Bij het ontbreken van een briefadresgever, moet de gemeente optreden als briefadresgever. Hierbij wordt het volgende gemeentelijke briefadres gehanteerd:
De ambtshalve inschrijving loopt via Burgerzaken. Het gemeentelijk briefadres is dit geval Stadsplateau 1 TAO. De post moet worden opgehaald door de briefadresnemer bij Burgerzaken op het Stadskantoor in Utrecht.
Het betreft hier een niet-limitatieve opsomming van weigeringsgronden voor de aangifte briefadres.
Op grond van artikel 2.38 van de Wet BRP kan alleen een persoon die rechtmatig verblijf in Nederland heeft aangifte van verblijf en adres doen. Indien er sprake is van een verhuizing als bedoeld in artikel 2.39 van de Wet BRP, dan is het rechtmatig in Nederland verblijven geen voorwaarde voor het toekennen van een briefadres.
Zie artikel 21 en artikel 22 van het Besluit BRP.
Op grond van artikel 2.43 van de Wet BRP moet degene die naar redelijke verwachting gedurende een jaar ten minste twee derde van de tijd buiten Nederland zal verblijven aangifte doen van zijn vertrek uit Nederland. Een uitzondering op deze periode van 8 maanden staat beschreven in artikel 29 van het Besluit BRP. Hierin is opgenomen dat degene die vanaf het tijdstip van het vertrek uit Nederland langer dan twee jaar buiten Nederland verblijft en die gedurende zijn verblijf buiten Nederland beroepshalve vaart aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft, verplicht is tot het doen van aangifte van vertrek.
Als er een adresonderzoek loopt naar de briefadresgever, betekent dit dat er onduidelijkheid is of de briefadresgever woonachtig is op het adres. Hierdoor kan er in beginsel geen briefadres worden verstrekt op het betreffende adres, zolang het adresonderzoek gaande is.
Een briefadres is het adres waar de voor de aanvrager bestemde geschriften in ontvangst worden genomen. Indien het adres onbewoond is, kan het adres niet als briefadres fungeren. De briefadresgever kan niet aan zijn wettelijke plicht voldoen: de briefadresgever draagt zorg dat voor de houder van het briefadres bestemde geschriften of inlichtingen daarover, aan hem worden doorgegeven of medegedeeld.
De ambtenaar Burgerzaken bepaalt aan de hand van de Wet BRP op welk adres de persoon wordt ingeschreven. De criteria die hiervoor gelden zijn in volgorde van belangrijkheid als volgt:
Het adres waar de persoon woont, inclusief voer- of vaartuigen met een vaste stand- of ligplaats
Als de persoon op meerdere adressen woont, wordt hij ingeschreven met een woonadres op het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten.
Als criterium 1 en 2 ontbreken, dan wordt de persoon ingeschreven met een woonadres op het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende 3 maanden tenminste twee derde van die tijd zal overnachten.
Pas al een woonadres ontbreekt en de persoon wel voldoet aan de criteria om ingeschreven te staan als ingezetene, dan kan de persoon ingeschreven worden op een briefadres met toestemming van de briefadresgever.
Met wonen wordt hier bedoeld; het geheel van omstandigheden van nachtrust genieten, maaltijden gebruiken, bezoek ontvangen, post ontvangen, het verblijf van de rest van het gezin et cetera. Dit betekent dat ook personen die in een voertuig, vaartuig of recreatieverblijf, zoals een chalet, stacaravan of zomerhuisje verblijven over een woonadres kunnen beschikken. Of de bewoning al dan niet is toegestaan volgens het bestemmingsplan, is voor het vaststellen van het feitelijk woonadres niet relevant.
Op grond van artikel 2.45 Wet BRP is de burger verplicht om op verzoek van het college de inlichtingen te geven die van belang zijn voor de bijhouding met betrekking tot hem in de BRP.
Dit betekent dat de aanvrager van een briefadres die aangifte doet, op verzoek van Burgerzaken inlichtingen en bewijsstukken verstrekt die nodig zijn voor het beoordelen van de aanvraag briefadres. Door middel van deze informatie bepaalt Burgerzaken of de aanvrager feitelijk niet beschikt over een woonadres en in aanmerking komt voor een briefadres.
Wanneer de aanvrager van een briefadres kiest voor een briefadres wegens uitkeringsproblemen of problemen met toeslagen, zijn dit geen redenen om een briefadres toe te kennen. De aanvrager van het briefadres moet hierover zelf afspraken maken met de hoofdbewoner van het adres.
Een briefadres is in beginsel bedoeld om iemand die tijdelijk geen woonadres heeft, bereikbaar
te laten zijn voor de overheid. Het recht op een briefadres bestaat zolang iemand geen woonadres
heeft in de zin van artikel 1.1. onder o Wet BRP. Zodra iemand beschikt over een woonadres is hij verplicht om zijn verhuizing door te geven in de gemeente waar hij gaat wonen. Om te voorkomen dat de briefadresnemer ten onrechte langer dan toegestaan ingeschreven blijft staan op een briefadres, worden briefadressen voor een periode van 6 maanden toegekend. Na afloop van deze 6 maanden controleert Burgerzaken of de inwoner nog steeds recht heeft op een briefadres. Bij deze herbeoordeling zijn de briefadresnemer en de briefadresgever verplicht om de gevraagde inlichtingen te verstrekken die nodig zijn voor de herbeoordeling.
Het is mogelijk om in onderstaande gevallen van de termijn van 6 maanden af te wijken. In onderstaande gevallen moet de briefadresnemer na afloop van de termijn aangifte van adreswijziging of emigratie doen. Als na afloop van de onderstaande termijnen geen aangifte van adreswijziging of emigratie wordt gedaan door de briefadresnemer, kan de briefadresnemer na onderzoek ambtshalve worden uitgeschreven uit de BRP of vindt er een ambtshalve inschrijving plaats. Dit is afhankelijk van het specifieke geval.
Hierbij gaat het om een aanvrager van een briefadres, die wel (tijdelijk) beschikt over een woonadres op grond van de Wet BRP en daarnaast te maken heeft met meerdere sociaal-maatschappelijke problemen. Als deze personen niet op grond van bestaande regels ingeschreven kunnen worden op een (brief) adres en daardoor in een schrijnende situatie verkeren, worden deze specifieke gevallen besproken in het casusoverleg waar het vier-ogenprincipe wordt toegepast. Aan het casusoverleg nemen medewerkers van Team Adresonderzoek en medewerker van het Team Kennis en Kwaliteit (TKK) deel. De bedoeling is dat er tijdens het casusoverleg wordt gekeken naar een oplossing voor deze specifieke gevallen. De volgende voorwaarden worden gesteld om maatwerk toe te kunnen passen;
De aanvrager moet aantonen dat een inschrijving op een adres kan leiden tot een schrijnende situatie. De maatwerkoplossing is bedoeld om de aanvrager de kans te geven zijn leven weer op de rit te krijgen. Hierdoor is de maatwerkoplossing van tijdelijke aard. De duur van de maatwerkoplossing is in beginsel een periode van een jaar, afhankelijk van het specifieke geval.