Organisatie | De Ronde Venen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Inkoopbeleid gemeente De Ronde Venen 2024-2030 |
Citeertitel | Inkoopbeleid gemeente De Ronde Venen 2024-2030 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2017.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
27-06-2024 | nieuwe regeling | 30-05-2024 |
Als gemeentelijke overheid dragen we de verantwoordelijkheid om actief te werken aan een houdbare en duurzame toekomst voor onze gemeente, met onze inwoners en bedrijven. Een cruciaal onderdeel hiervan is de wijze waarop we producten en diensten inkopen. Het professionele inkoop- en aanbestedingsbeleid dat wij op dit moment hanteren, maakt doelmatige en rechtmatige inkoop mogelijk. Dit levert niet alleen potentiële besparingen op, maar waarborgt ook de kwaliteit van opdrachten.
Willen we als gemeente écht toekomstbestendig en duurzaam zijn, dan kunnen we niet zonder een nieuw – duurzaam – inkoopbeleid dat daar ook op geënt is. De producten en diensten die we inkopen, moeten daarvoor voldoen aan nieuwe kwaliteitseisen, tegen de meest efficiënte kosten. Dit inkoopbeleid kan bovendien de samenwerking met lokale ondernemers versterken in gemeentelijke projecten (daar waar passend). Deze vormen van samenwerking vinden plaats binnen de geldende juridische kaders. Kortom, met dit nieuwe inkoopbeleid willen we als gemeente de juiste balans vinden tussen beste prijs, duurzaamheid en sociaal ondernemerschap. Wij gaan dit bereiken door te sturen op onze hernieuwde inkoopdoelstellingen.
Dit nieuwe, duurzame inkoopbeleid biedt het kader waarbinnen wij, als gemeente De Ronde Venen, onze inkoopactiviteiten vormgeven. Het is zowel bedoeld voor alle medewerkers binnen onze gemeente (om zich eraan te conformeren en te committeren), als voor onze (potentiële) leveranciers. De inkoopactiviteiten worden geïnitieerd vanuit de gemeentelijke doelstellingen, zoals hierna beschreven in hoofdstuk 2. Nadere details over het inkoopproces komen in hoofdstuk 3 aan de orde.
Gemeente De Ronde Venen wil transparant zijn. We gaan zowel voor financiële als operationeel haalbare langetermijnresultaten. Daarbij werken we continu toe naar een evenwicht tussen financiële, natuurlijke en sociale waarden. Als opdrachtgever van inkoop nemen wij daar, in samenwerking met onze leveranciers, graag de verantwoordelijkheid voor. We kunnen daarom ook helder de keuzes onderbouwen voor de producten en diensten die we inkopen. Daar blijft het wat ons betreft zeker niet bij; we kijken ook naar de wijze waarop wij met onze leveranciers kunnen werken aan verbeteringen in de gehele keten.
2. Gemeentelijke doelstellingen
Gemeente De Ronde Venen heeft doelen geformuleerd voor 2030 om de in hoofdstuk 1 genoemde ambitie en verantwoordelijkheden te concretiseren. Deze geven richting aan de ambitie en verantwoordelijkheden, en zorgen ervoor dat we als gemeente objectief en gestructureerd kunnen rapporteren over de voortgang van onze doelen. Dit doen wij in de jaarrekening. Wij streven vier hoofddoelen na, die we met elkaar verbinden:
Doel 1: Rechtmatig en doelmatig inkopen tegen een concurrerende prijs, zodat gemeenschapsgelden controleerbaar en verantwoord worden besteed en aangewend
Aanpak: de uitgaven van de gemeente worden verantwoord in de jaarrekening, en zijn passend bij alle inkoopdoelstellingen.
Doel 2: Inkopen tegen de optimale integrale prijs-kwaliteitverhouding
Bij het inkopen van producten en diensten houden we als gemeente rekening met zowel interne als externe gemeentelijke kosten. Ook de kwaliteit van de in te kopen producten en diensten speelt hierbij een belangrijke rol. Om de voortgang te kunnen meten, rapporteren we op basis van Total Cost of Ownership.
Aanpak: de levensduur van assets wordt verlengd door onderhoud slimmer in te richten en hoogwaardige materialen te gebruiken. In 2030 is de jaarlijkse gemiddelde Total Cost of Ownership van de belangrijkste assets met 10% verlaagd ten opzichte van het basisjaar 2023.
Doel 3: Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper, opdrachtgever en partner zijn
Aanpak: vanaf het begin van het inkoopproces wordt met interne en externe betrokkenen samengewerkt aan de vormgeving van de nieuwe aanbesteding.
Aanpak: we bouwen aan partnerships met leveranciers binnen onze langdurige raamovereenkomsten.
Doel 4: Maatschappelijk en verantwoord inkopen, met oog voor duurzaamheid, sociale aspecten en het lokale MKB
De gemeente houdt rekening met de financiële aspecten van inkoop, maar ook met de maatschappelijke gevolgen voor mens en milieu. Dit willen we op de volgende manieren bereiken:
Aanpak: we maken CO2-reductieafspraken met onze leveranciers en bij aanbestedingen wordt CO2 meegewogen in de gunningscriteria.
Aanpak: hierbij nemen we binnen 50% van de inkoopuitgaven minimaal twee circulaire criteria mee in de marktuitvraag. In de contractfase sturen we actief op resultaat.
Voorbeeld: reparaties van producten kunnen bijvoorbeeld worden uitgevoerd in een Sociaal Ontwikkel Bedrijf, waar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werken. In aanbestedingen kan een koppeling worden gemaakt met de inkoop bij PSO30+ (lokale) bedrijven.
Het inkoopproces doorloopt diverse fasen. In onderstaande tabel zijn deze fasen van het inkoopproces samengevat. Deze stappen vormen samen de structuur om de inkoopdoelen van de gemeente te bereiken en zorgen voor een doelmatig en doeltreffend inkoopproces.
Wij erkennen het belang van een eerlijke en rechtvaardige behandeling van klachten met betrekking tot inkoop- en aanbestedingsactiviteiten. Voor klachten met betrekking tot aanbestedingsprocedures verwijzen we naar de specifieke webpagina "Klacht over aanbestedingsprocedures", waar gedetailleerdere informatie wordt verstrekt over het proces voor het indienen en behandelen van klachten.
Bijlage 2: Inkoop volgens wet- en regelgeving
In onderstaande tabel wordt verwezen naar enige relevante wet- en regelgeving die betrekking kan hebben op de inkopen van de gemeente De Ronde Venen. Heb je hier een vraag (of vragen) over? Het gemeentelijke team inkoop ontvangt deze graag via inkoop@derondevenen.nl.
Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen, etc. van de Europese Commissie. | |
Gemeente De Ronde Venen streeft naar 100% klimaatneutraliteit in 2050. Dit betekent dat we dan geen CO2-uitstoot meer willen hebben op ons gemeentelijk grondgebied. Let wel, in dit streven worden de materiaalgerelateerde CO2-emissies voor de bebouwde omgeving, de uitstoot van vervoer op snelwegen en de effecten van methaan, lachgas, klimaatadaptatie en -bestendigheid, en het vrijkomen van CO2 bij oxidatie van veengronden niet meegerekend. | |
De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU(‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijn 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Deze wet geeft het kader voor aanbestedingen voor overheidsorganisaties. Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit (evenredigheid) De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente. | |
Nationaal Energieakkoord (2013) (Link energieakkoord) | Meer dan veertig organisaties, waaronder alle lagen van de Nederlandse overheden, sloten in 2013 het Nationaal Energieakkoord. Dit bevat afspraken over energiebesparing, meer duurzame energie en extra werkgelegenheid. |
Energieagenda (2013) (Link energieagenda) | De Energieagenda schetst de transitie naar een CO2-arme energievoorziening in 2050. |
Sinds 1 januari 2024 wil de overheid via de Omgevingswet de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen, zodat het makkelijker is om bouwprojecten te starten. | |
Gids proportionaliteit (Link naar Justis) (Link naar Pianoo) | De (herziene) ‘Gids Proportionaliteit’ is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen. |
Aanbestedingsreglement Werken 2016 (Link naar Pianoo) | In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen. |
Naast wettelijke kaders zijn er ook richtlijnen die in acht moeten worden genomen bij de inkopen namens de gemeente. In het onderstaande overzicht worden enkele van de belangrijkste richtlijnen verstrekt.
Tabel 3: Kader van richtlijnen
Transitievisie Warmte (2021) (Link naar Strategie warmtetransitie De Ronde Venen) | |
Het spoorboekje schetst een actieve werkwijze met bijbehorende heldere en haalbare werksporen, die leidt tot klimaatneutraliteit van gemeente De Ronde Venen in 2050. | |
Coalitieakkoord Ronde Venen Belang, VVD en D66 (2022) (Link naar Coalitieakkoord 'In het hart') | |
Integriteitsrichtlijnen (Link naar Gedragscode Integriteit Rijk) | De gemeente vindt het belangrijk dat al haar medewerkers integer handelen. De medewerkers houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. De gemeente verwijst voor meer algemene informatie omtrent het onderwerp bestuurlijke en ambtelijke integriteit naar het document ‘Gedragscode Integriteit Rijk’. De gemeente wil enkel zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ (afgekort GVA, zie hiervoor https://www.justis.nl/producten/gedragsverklaring-aanbesteden-gva/gedragsverklaring-aanbesteden-aanvragen, of een Verklaring Omtrent het Gedrag (afgekort VOG)). Extra borging van integriteit kan tevens door het toepassen van voorkennisovereenkomsten. |
Privacyrichtlijnen (Link naar Handleiding Algemene Verordening Gegevensbescherming) | De gemeente hecht veel waarde aan de privacy van haar inwoners, medewerkers en andere relaties. Zij waarborgt de privacy door naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De gemeente ziet er daarnaast actief op toe dat ook de ondernemers waarmee de gemeente zakendoet zich houden aan deze verordening. De gemeente doet dit door hierover afspraken vast te leggen in de te sluiten overeenkomsten en indien nodig door verwerkersovereenkomsten te sluiten. |
De gemeente hanteert uniforme inkoopvoorwaarden, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en ze landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past, mits passend, bij de betreffende inkopen in ieder geval toe:
|
Bijlage 3: Duurzame Routekaart
Om richting te geven aan duurzaam inkopen hebben we een duurzame routekaart ontwikkeld voor producten of werken en diensten. Deze routekaart is bedoeld om bewustwording te stimuleren en daarmee (meer) bewust keuzes te kunnen maken, die leiden tot zo duurzaam mogelijk omgaan met grondstoffen. Bovendien geeft deze routekaart richting aan duurzame partnerschappen.
Onderstaande afbeeldingen voor producten of werken en diensten geven de meest duurzame routes weer (groen), de iets minder duurzame maar nog steeds duurzame routes (oranje), en de route die we in de huidige duurzaamheidstransitie soms nog genoodzaakt zijn om te nemen, maar uiteindelijk het liefst willen vermijden (rood).