Controleverordening gemeente Rucphen

De raad van de gemeente Rucphen;

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 27 september 2023;

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet;

BESLUIT:

vast te stellen de:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Rucphen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• b.

  accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• c.

  auditcommissie: adviescommissie van de raad die adviezen uitbrengt over financieel gerelateerde onderwerpen;

• d.

  boardletter: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen;

• e.

  college: het college van burgemeester en wethouders;

• f.

  deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• g.

  jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• h.

  managementletter: verslag van de accountant gericht aan het college met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• i.

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een door de raad te bepalen periode.

• 2.

  De auditcommissie bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het college en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c.

    eventuele inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en eventuele inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

• 4.

  De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in de Verordening onderzoeken doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de gemeente Rucphen, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college zorgt voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3.

  Het college zorgt voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a.

    de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  • b.

    hoe hij de controlewerkzaamheden uitvoert met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente.

• 2.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit de raad en vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 5. Informatieverstrekking door het college

Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor de accountantscontrole.

Het college zorgt ervoor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

Bij de jaarrekening bevestigt het college op diens verzoek schriftelijk aan de accountant, dat alle aan het college bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor 15 juli aan de raad.

Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

De accountant maakt bij de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6. Toegang tot informatie door de accountant

• 1.

  Het college zorgt ervoor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college zorgt ervoor dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college zorgt er voor dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door de accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

   

Artikel 8. Intrekking oude verordening en overgangsrecht

De Controleverordening gemeente Rucphen, zoals vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 11 december 2003, wordt ingetrokken, met dien verstande dat deze van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het verslagjaar 2022 en eerder.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen vanaf het verslagjaar 2023.

• 2.

  Deze verordening kan worden aangehaald als: Controleverordening gemeente Rucphen.

   

• Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Rucphen in zijn openbare vergadering van 27 september 2023,
  de griffier,	de voorzitter,
  J.J.H. Lahaije.	mr. M. van der Meer Mohr.

Bijlage 1 Memorie van toelichting

Algemeen

Artikel 213 van de Gemeentewet verplicht de raad bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de controleverordening stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) daartoe

bieden.

Artikel 1 Definities

Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Overige begrippen uit de verordening zijn in artikel 1 van deze verordening gedefinieerd.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college op grond van artikel 197 eerste lid van de Gemeentewet verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet). Artikel 2 regelt de opdrachtverlening voor de accountantscontrole van de jaarrekening. In de opdrachtverlening kan de raad aandachtspunten meegeven aan de accountant die de raad nader belicht wil zien.

Eerste lid

Artikel 213 van de Gemeentewet geeft aan dat raad een of meerdere accountants aanwijst. Hierbij wordt verwezen naar de kwaliteitseisen zoals die zijn geformuleerd in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening is ook vastgelegd in het eerste lid. De raad kan deze periode bepalen bij het vaststellen van de aanbestedingsstukken.

Tweede lid

In het tweede lid is de uitvoerende rol bij de aanbesteding aangegeven. Bij de gemeente Rucphen is deze rol weggelegd bij de auditcommissie. De auditcommissie bereidt de aanbesteding voor en voert deze uit nadat de kaders door de raad zijn vastgesteld.

Derde lid

Voor de accountantscontrole geldt het Bado, dat krachtens artikel 213, zesde lid, van de Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Bado bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.

De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Ze geven de grens weer van fouten of onzekerheden in de controle die maximaal mogen voorkomen in een jaarrekening om een goedkeurende accountantsverklaring te ontvangen. Komen de fouten of onzekerheden boven deze grens uit, dan acht de accountant dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft. De bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties zijn 1% van de omvang basis voor de fouten in de jaarrekening en 3% van de omvangsbasis voor de onzekerheden in de controle. De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente. De raad kan via het programma van eisen deze percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1% of 3% zetten. De accountant brengt hierover verslag uit in het verslag van bevindingen.

De verantwoordingsgrens en eventuele afwijkende rapportagegrenzen door het college worden geregeld in de financiële verordening. De verantwoordingsgrens moet tussen de 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Het geeft aan boven welke grens het college een fout of onduidelijkheid moeten rapporteren aan de raad via de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kan de raad een rapportagegrens vaststellen, waarboven het college afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen moet toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening.

Het derde lid, onder b, gaat in op de deelverantwoordingen die de accountant apart moet controleren. De raad kan hier desgewenst afwijkende percentages voor vaststellen.

Bij de overige onderdelen in het derde lid is een aantal zaken gespecificeerd die mogelijk kostenverhogend kunnen werken. Daarom is hiervan expliciet opgenomen dat ze in de uitvraag voor de opdrachtverlening expliciet benoemd moeten worden.

Vierde lid

Het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening kan zo hoog zijn, dat deze controle Europees moet worden aanbesteed. In dat geval zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De raad stelt de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3 Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening kunnen er meer werkzaamheden binnen de gemeente zijn die de inzet van een accountant vereisen. Dat kan verband houden met onderzoeken in het kader van de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in de Verordening onderzoeken doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid Rucphen, maar u kunt hier bijvoorbeeld

ook denken aan de verantwoording van specifieke uitkeringen. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

Het eerste lid regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend bij de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit de raad en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Deze vertegenwoordigers zijn bijvoorbeeld de portefeuillehouder, een teammanager, de gemeentesecretaris of de concerncontroller. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5 Informatieverstrekking door het college

Het college is verantwoordelijk voor de jaarrekening en de daarbij behorende rechtmatigheidsverantwoording en stelt deze ter beschikking aan de accountant voor diens controle. Voor deze controle doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden, bijvoorbeeld verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen. Het college zorgt ervoor dat deze bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

Als de accountant daar om vraagt, verplicht het derde lid het college een verklaring aan hem af te geven, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een Letter Of Representation (LOR) genoemd.

In het vierde lid is een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk op grond van artikel 200 Gemeentewet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten. Dat betekent dat voor deze datum de jaarrekening door de raad moet zijn behandeld. Overigens verzendt de accountant de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen ook rechtstreeks aan de raad.

Het vijfde lid gebiedt het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening – en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden – terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.

Het zesde en zevende lid beogen te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne auditfunctie binnen de gemeente. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan dient de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd.

Artikel 6 Toegang tot informatie door de accountant

Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 6 kent deze bevoegdheid toe aan de accountant. De verantwoordelijkheid ligt bij het college om de accountant deze onbelemmerde toegang te verschaffen en om ervoor te zorgen dat de medewerkers van de gemeentelijke organisatie de accountant voorzien van inlichtingen en documenten die nodig zijn voor de accountantscontrole.

 Artikel 7 Rapportering door de accountant

Dit artikel regelt zaken over de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Deze zaken moeten ook al in het programma van eisen bij de aanbesteding zijn geregeld. Indien bij een tussentijdse controle door de accountant afwijkingen worden geconstateerd die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening, meldt de accountant dat terstond aan de raad. Het college krijgt een afschrift hiervan. Hetzelfde geldt voor het oordeel van de accountant dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is. Dit is geregeld zodat het college - in overleg met de raad en de accountant - mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.

Het tweede lid regelt, dat daarvoor in aanmerking komende ambtenaren een rapportage krijgen van de door de accountant uitgevoerde controles. Het gaat hierbij dan om kleine afwijkingen en tekortkomingen, die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

Het derde lid regelt de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending daarvan aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen. De accountant licht zijn verslag van bevindingen aan de raad mondeling toe in de Auditcommissie.

Artikel 8. Intrekking oude verordening en overgangsrecht

Met het vaststellen van deze verordening wordt de oude verordening ingetrokken. Deze blijft van toepassing op voorgaande verslagjaren tot en met het verslagjaar 2022.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

Dit artikel bepaalt dat de verordening in werking treedt op de dag na bekendmaking en van toepassing is op verslagjaar 2023 en verder.

In het tweede lid van dit artikel is de omschrijving genoemd waaronder de verordening kan worden aangehaald.