| Organisatie | Etten-Leur |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Generiek Handboek Vervanging Gemeente Etten-Leur |
| Citeertitel | Generiek Handboek Vervanging Gemeente Etten-Leur |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-06-2024 | nieuwe regeling | 18-01-2024 |
Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties
Het opstellen van dit Generiek Handboek voor Vervanging ligt in het feit dat de gemeente Etten-Leur de te vernietigen en te bewaren papieren archiefbescheiden die geregistreerd worden in een documentmanagementsysteem (DMS) en vakapplicaties wil vervangen door digitale reproducties. Op 28 januari 2014 heeft het college van Burgemeester en Wethouders al het Handboek Duurzame Toegankelijkheid vastgesteld. Hiermee werd het besluit genomen tot vervanging van te vernietigen en te bewaren papieren archiefbescheiden die geregistreerd worden in het DMS.
De veranderde informatiearchitectuur van onze organisatie maakt het nodig om een generiek handboek op te stellen om een vervangingsbesluit te kunnen nemen voor de papieren archiefbescheiden die opgenomen worden in de applicatie Zaaksysteem en de diverse vakapplicaties. Met dit generiek Handboek vraagt de gemeente Etten-Leur een vervangingsbesluit aan voor het registreren van documenten in/en overdragen vanuit een DMS en diverse vakapplicaties zoals: Zaaksysteem.nl, ZorgNed, Leef, ADP, Rx Zone archiveren, DIS4PIV.
Het Handboek is opgesteld in overleg met en goedkeuring van de archivaris van het West-Brabants Archief (WBA).
Voor het opstellen van het handboek is gebruik gemaakt van:
In de inleiding wordt kort beschreven wat de belangrijkste verschillen zijn tussen het Generieke Handboek Vervanging en het Handboek Duurzame Toegankelijkheid.
De papieren archiefbescheiden worden al jaren gescand en geregistreerd in eerst het documentmanagementsysteem Verseon en nu het Zaaksysteem. Omdat er sprake was van een hybride dossiersituatie heeft het college van Burgemeester en Wethouders in januari 2014 een vervangingsbesluit genomen, zodat analoge archiefbescheiden konden worden vervangen door digitale reproducties.
Binnen onze informatiearchitectuur is bepaald dat documenten (zaken) ook kunnen worden opgeslagen in vakapplicaties. Zo ook de blijvend te bewaren archiefbescheiden. Verseon is vervangen door Zaaksysteem.nl wat nu, al enige jaren, fungeert als DMS en dus als “achtervang”, indien niet in een vakapplicatie kan worden opgeslagen in overeenstemming met de wettelijke voorschriften.
Om vervanging te realiseren voor opslag in vakapplicaties en het Zaaksysteem moet een extra vervangingsbesluit worden genomen, een zogenaamd generiek besluit. Dit handboek beschrijft de omzetting van analoge archiefbescheiden naar digitale reproducties in de vakapplicaties en Zaaksyteem.nl en hoe daarbij de duurzaamheid gewaarborgd wordt, zodat de “overdracht” naar een E-depot in de toekomst gegarandeerd is.
Het college van burgemeester en wethouders heeft op 28 januari 2014 een besluit genomen voor de vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties. Door de veranderde informatiearchitectuur moet het college een extra vervangingsbesluit nemen. Als in dit handboek gesproken wordt over vervanging gaat het dan ook om alle te vernietigen en te bewaren archiefbescheiden, die door de organisatie in papieren vorm zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten en in de vakapplicaties en het documentmanagementsysteem Zaaksysteem.nl digitaal opgenomen worden.
Specifiek gaat het om de volgende archiefbescheiden:
Dit handboek heeft bij vervanging steeds betrekking op alle genoemde archiefbescheiden waarvan de wettelijke bewaartermijn nog niet is verstreken. Daar waar er verschillen zijn, wordt dat aangegeven.
Vanaf 3 september 2014 is de nieuwe informatiearchitectuur operationeel binnen gemeente Etten-Leur. Dit handboek vervanging is dan ook met terugwerkende kracht van toepassing.
Door het college van burgemeester en wethouders is op 20 november 2012 een besluit genomen over vervanging van vernietigbare documenten.
De wettelijke bepalingen die voor dit Handboek van belang zijn worden in Hoofdstuk 2 van dit Handboek nader toegelicht.
De gemeente Etten-Leur vervangt echter alle papieren documenten door digitale bestanden. Daar waar dit handboek handelt over vervanging gaat het om alle te bewaren archiefbescheiden, die door de organisatie in analoge vorm zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Het gaat dus om vervanging van analoge document georiënteerde informatieobjecten door digitale.
Specifiek gaat het dan om de volgende documenten, die volgens de selectielijst vallen onder de categorie te bewaren:
Intern opgemaakte digitale documenten waarvoor een zogenaamde 'natte handtekening' verplicht voorgeschreven is.
Het betreft hier doorgaans documenten die vanuit het DMS of direct zijn aangemaakt met de Office-applicatie Word. Hierbij is het gebruik van een digitale handtekening voorzien. Echter in bepaalde gevallen is het gebruik van een 'natte handtekening' gewenst of verplicht. Deze documenten worden daarom uitgeprint, vervolgens voorzien van een handtekening en daarna gescand. Het document, dat is geprint, wordt doorgaans als originele document gezien.
Dit handboek heeft bij vervanging steeds betrekking op beide documentsoorten. Daar waar er verschillen zijn, wordt dat aangegeven.
Overigens is het binnen onze organisatie sinds medio 2021 door de aanschaf van de applicatie Valid Sign mogelijk om documenten digitaal te ondertekenen.
Daar waar dit handboek handelt over duurzame toegankelijkheid heeft het betrekking op alle (al dan niet op basis van vervanging gecreëerde) informatieobjecten, waarvan de bewaartermijn nog niet is verstreken.
De documenten waarvoor substitutie niet wordt toegepast staan vermeld in hoofdstuk 3 van dit handboek.
1.3 Belangrijkste verschillen tussen de handboeken
Zoals eerder aangegeven is dit handboek gebaseerd op het handboek Duurzame Toegankelijkheid. Dit is mede gedaan omdat de ervaring heeft geleerd, dat de procedures beschreven in dat handboek juist en betrouwbaar zijn.
Onderstaand worden de belangrijkste verschillen tussen de twee handboeken kort toegelicht:
Wijziging in informatiearchitectuur.
Documenten/zaken worden sinds 3 september 2014 ook opgeslagen in vakapplicaties. Indien er geen opslagmogelijkheid is binnen een applicatie dient het zaaksysteem als DMS. De inkomende post wordt geregistreerd in Zaaksysteem.nl. Voorheen vond registratie plaats in Verseon.
De wettelijke bepalingen die voor dit handboek van belang zijn, worden hieronder benoemd en zijn verdeeld in bepalingen voor vervanging en bepalingen voor duurzame toegankelijkheid.
2.1 Wettelijke bepalingen voor vervanging
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, om de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.
Bij het besluit tot vervanging van archiefbescheiden dient rekening te worden gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties slechts als de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
De zorgdrager maakt van de vervanging een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, als zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.
De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden altijd kan worden vastgesteld:
De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6 van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die door een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:
2.2 Wettelijke bepalingen voor duurzame toegankelijkheid
Bij of op basis van een algemene maatregel van bestuur worden regels gesteld met betrekking tot de duurzaamheid van door overheidsorganen op te maken archiefbescheiden.
Artikel 11 Archiefbesluit 1995
De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die door een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.
De zorgdrager koppelt aan digitale archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde gegevens over het navolgende kunnen worden herleid:
Indien gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie of migratie van die digitale archiefbescheiden plaatsvindt, dan wel dat die digitale archiefbescheiden door toepassing van emulatie kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan.
Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een goedgekeurd en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Op dat moment vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
Bij de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht is het provinciale toezicht op de wijze waarop de gemeente omgaat met de uitvoering van de Archiefwet 1995 c.a. gewijzigd. Voor vervanging is een generiek toezichtsregime van toepassing, dat is uitgewerkt in de provinciale verordening systematische toezichtsinformatie d.d. 20-9-2013. Voor vervanging is geen machtiging meer nodig van Gedeputeerde staten, maar volstaat een besluit van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Etten-Leur en een positief advies van de gemeentearchivaris van het West-Brabants Archief (WBA) (zie hiervoor ook artikel 3 van de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Etten-Leur 2018).
Substitutie wordt niet toegepast voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:
De uitzonderingscriteria worden als volgt toegelicht.
Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek
Op basis van artikel 2, lid c. en d. van het Archiefbesluit 1995 zal bij vervanging van archiefbescheiden rekening worden gehouden met de waarde van de bescheiden voor het culturele erfgoed en het belang van de gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek.
Een goede procesinrichting voor het digitaliseren van de informatiestromen is noodzakelijk voor het correct en controleerbaar vervangen van fysieke informatie.
Hieronder wordt beschreven hoe de processen m.b.t. tot vervanging en duurzame toegankelijkheid binnen de gemeente Etten-Leur procedureel en organisatorisch zijn ingericht.
De volgende processen zijn te onderscheiden:
In het selectieproces wordt beoordeeld of documenten een relatie hebben met de taken of handelingen van de organisatie en/of deze specifiek zijn bedoeld voor de organisatie. Is dat het geval dan volgen de processen fysieke voorbereiding, digitalisering en registratie. De selectie bij inkomende documenten wordt uitgevoerd door een informatiespecialist, behalve bij facturen. In dat geval geschiedt de selectie door een medewerker van team Financiën. Bij intern opgemaakte documenten geschiedt de selectie door een informatiespecialist in overleg met de betreffende afdeling/team.
Tijdschriften, boeken, reclamedrukwerk e.d. komen niet voor digitalisering en registratie in aanmerking. Bij de beoordeling of iets wel of niet opgenomen moet worden in het DMS (zaaksysteem) of vakapplicatie, wordt gekeken of de bescheiden een relatie hebben met de taken of handelingen van de organisatie en/of deze specifiek zijn bedoeld voor de organisatie.
Documenten die vallen onder de uitzonderingsbepalingen worden wel meegenomen in de in het handboek beschreven processen, maar deze zullen echter ook in hun oorspronkelijke papieren vorm bewaard worden. Feitelijk vindt er dus geen vervanging plaats. De gemeentearchivaris (WBA) krijgt hiervan een melding, waarna het beheer en de overbrenging in overleg plaats zal vinden. De documenten die vallen onder de uitzonderingsbepalingen worden niet bij de te vervangen documenten geplaatst. De fysieke bewaring van deze documenten wordt opgenomen in de verklaring van overbrenging.
Daarnaast worden documenten in hun oorspronkelijke vorm bewaard, omdat die naar de afzender geretourneerd moeten worden. Een voorbeeld hiervan zijn de bankgaranties bij projecten. Voor het overige geldt dat ook deze documenten de processen doorlopen.
Documenten worden bij de informatiespecialisten aangeboden via de postkanalen, fax, mail, onderhands of via een balie. Faxen en e-mails kunnen direct in de vakapplicaties of zaaksysteem worden opgenomen. In dat geval vindt er geen vervanging plaats.
Het aanbieden van inkomende documenten aan de informatiespecialisten geschiedt direct bij binnenkomst in de organisatie of met enige vertraging wanneer documenten in eerste instantie door andere afdelingen/teams zijn ontvangen.
Documenten van team Publiekszaken (reisdocumenten en GBA-brondocumenten) worden eerst na afhandeling aan de informatiespecialisten aangeboden. Dit is een bewuste afspraak met dat team om de dienstverlening, waarbij zaken de ene dag worden aangevraagd en de volgende dag al worden afgewerkt, niet te verstoren.
Andere afdelingen/teams hebben ook de mogelijkheid om documenten in het DMS of vakapplicatie op te nemen. In de meeste gevallen is daarbij geen sprake van vervanging, omdat het hierbij gaat om al digitaal beschikbare documenten. Wel bestaat in theorie de mogelijkheid om via de multifunctionals analoge documenten digitaal te maken. Het betreft dan documenten die buiten de informatiespecialisten om van externe partners zijn ontvangen. Van vervanging is alleen sprake als dit geschiedt met de bedoeling om vervolgens alleen de digitaal gemaakte documenten te laten archiveren. De multifunctionals zijn niet hiervoor niet bedoeld. Via interne communicatie wordt dit aan de organisatie kenbaar gemaakt. Door de informatiespecialisten kan een controle hierop worden uitgevoerd aangezien de multifunctionals niet met barcodes werken, daar waar dat bij de scanstraat van de informatiespecialisten wel het geval is.
Het digitaliseren geschiedt via scanning van de documenten. Aan het scannen gaat enige voorbereiding vooraf. Het gaat hierbij om de volgende handelingen:
Het voorafgaande aan het scannen voorzien van de papieren documenten van een sticker met barcode heeft drie functies:
Voor het scannen zijn twee locaties beschikbaar: de scanstraat in de werkruimte van de informatiespecialisten of de scanner van de repro. Documenten bestaande uit verschillende papierformaten groter dan A3 en individuele documenten groter dan A3 worden gescand met de scanner van de repro.
Voor het gebruik van de scanstraat bij de informatiespecialisten is een handleiding opgesteld.
Bij het scannen worden papieren documenten omgezet naar een TIFF-bestandsformaat en vervolgens omgezet naar een PDF-document en in dat bestandsformaat opgeslagen in het DMS of betreffende vakapplicatie. Deze documenten zijn qua inhoud en structuur exacte kopieën van het papieren origineel. Alleen de vorm (uiterlijke verschijning) verandert van analoog naar digitaal.
Om verlies van betekenis en inhoud van een document te voorkomen, wordt in kleur gescand, tenzij het papieren document volledig zwart/wit is samengesteld.
Alle documenten worden volledig gescand. Bij een procedure, waarbij gewerkt wordt met fatale indieningstermijnen, worden ook de documenten gescand, zoals bijvoorbeeld enveloppen, die kunnen dienen als bewijs van ontvangst op een bepaalde datum.
In het geval van omvangrijke rapporten en/of afwijkende bestandsformaten wordt naar alternatieven voor scanning gezocht. Mogelijke alternatieven zijn downloaden van het internet of digitale toezending door de aanbieder. Hierbij wordt ernaar gestreefd om de alternatieven in PDF-bestandsformaat in het DMS of betreffende vakapplicatie op te nemen. Wanneer alternatieven worden gebruikt, vindt er geen vervanging plaats.
Gescande documenten worden na scanning direct in het analoge archief (dossiers) opgenomen zolang zij onderdeel uitmaken van zaken, waarvoor het zaakgerichte werken nog niet helemaal is doorgevoerd. Deze hybride situatie geldt nog voor een aantal werkprocessen ( zoals bij de teams Publiekszaken en infrastructurele werken). De komende jaren zullen deze processen ook worden gedigitaliseerd.
Als de documenten wel deel uitmaken van zaken waarvoor het zaakgerichte werken helemaal is doorgevoerd, dan worden deze tijdelijk numeriek in de gemeentelijke archiefruimte opgeborgen.
De scans worden in geordende en toegankelijke staat in digitale vorm in het DMS of vakapplicaties opgeslagen en zijn daardoor voor elk doel raadpleegbaar. Om die raadpleegbaarheid te borgen worden de scans met een aantal metadata geregistreerd.
Ook uitgaande intern opgemaakte documenten worden geregistreerd. Dit geschiedt afhankelijk van de manier waarop deze worden aangemaakt, daaraan voorafgaand of pas daarna. Dit aanmaken geschiedt met de Office-applicatie Word. Daarnaast kunnen ook andere soorten bestanden via een importactie in het DMS worden opgenomen.
Registratie in het Zaaksysteem vindt plaats op twee niveaus: zaken en documenten. Aan een zaak worden documenten gekoppeld. De afhandeling waaronder de archivering daarvan geschiedt echter op zaakniveau. Bij de registratie van een document wordt onderzocht of dit deel dient uit te maken van een eerder geregistreerde zaak. Is dat niet het geval dan wordt een nieuwe zaak geregistreerd.
Zaken bepalen de samenhang van de documenten binnen het DMS. Zolang het zaakgerichte werken nog niet helemaal is ingevoerd (zie het hoofdstuk invoering) zullen zaken bij het archiveren nog aan dossiers worden gekoppeld. Etten-Leur zit op dit moment nog midden in de transitiefase (hybride), echter gestaag worden de verschillende werkprocessen gedigitaliseerd.
Bij de registratie van zaken wordt gebruikt gemaakt van de zaaktypen, zoals die zijn opgenomen in de gemeentelijke Zaaktype Catalogus (ZTC).
Binnen de ZTC zijn de zaaktypen gerangschikt op basis van de regeling Informatie voor derden (Iv3). Om de relatie met procesbeschrijvingen nadrukkelijker in beeld te brengen zijn er plannen om het processenlandschap van de afdeling Realisatie van VNG in te gaan zetten als basis voor de rangschikking van zaaktypen.
Via een export-/importactie worden de data van de ZTC in het DMS opgenomen. Om het registreren binnen het DMS te vergemakkelijken en meer te uniformeren dienen de functionaliteiten van de export-/importactie aangepast te worden.
Op zaakniveau worden o.a. de volgende metadata vastgelegd:
Naast de genoemde metadata worden ook eigenschappen vastgelegd, die betrekking hebben op de (bewaking van de) voortgang en afhandeling van een zaak. Na implementatie van de eerstkomende nieuwe versie van het DMS zullen ook specifieke eigenschappen van de zaak worden vastgelegd.
Als leidraad wordt gehandeld op basis van het TMLO (toepassingsprofiel metadatering lokale overheden) en volgens NEN-ISO 23081 (standaard voor metadata).
Op documentniveau worden o.a. de volgende metadata vastgelegd:
Wanneer documenten onder de uitzonderingsbepalingen vallen (zie paragraaf 3) en om die reden in papieren vorm worden bewaard, zal hiervan melding worden gemaakt bij de registratie daarvan in het DMS. Het papieren document zal voorzien worden van een aanduiding om het document te relateren aan de registratie binnen het DMS.
Inkomende zaken worden na registratie doorgeleid naar de zogenaamde zaakverdelers. Dat zijn medewerkers die een zaak ter afhandeling doorsturen naar een medewerker van een afdeling/team.
Na behandeling van een zaak wordt de afhandeling beëindigd en gearchiveerd. Al bij de beëindiging worden document retention-functionaliteiten uitgevoerd. Dit betekent, dat in principe alle documenten van een zaak, ongeacht het bestandsformaat worden omgezet naar documenten van het bestandsformaat PDF/A-1. De toegepaste PDF-versie is 1.4, die voldoet aan de standaard ISO 19005-1. De bestanden worden als alleen-lezen geopend om wijzigingen te voorkomen en zijn inhoudelijk doorzoekbaar bij een zoekactie. Als gevolg van de archiveringsstap worden tevens de mogelijkheden om metadata te wijzigen beperkt.
Archivering vindt plaats op zaakniveau. Dat geldt dus voor overbrenging en vernietiging.
Zolang het zaakgerichte werken nog niet helemaal is ingevoerd (zie het hoofdstuk invoering) zullen zaken bij het archiveren nog aan dossiers worden gekoppeld. Overdracht en vernietiging van deze zaken geschiedt zolang op dossierniveau.
Na digitalisering en registratie worden de papieren documenten gedurende een termijn van vier maanden bewaard in chronologische volgorde. Mocht tijdens de behandeling van een document blijken dat het gescande document niet goed leesbaar of bruikbaar is, dan kan het desbetreffende papieren document gedurende deze termijn nogmaals gescand worden.
De papieren documenten in de chronologische reeks worden na vier maanden verwijderd. De termijn van vier maanden vloeit voort uit de beslistermijnen van de Algemene Wet Bestuursrecht. Dit betekent dat documenten gescand in januari worden vernietigd in mei, documenten gescand in februari worden vernietigd in juni etc... In de praktijk vindt 1 keer per maand de daadwerkelijke vernietiging van de fysieke documenten plaats.
De gemeentearchivaris van het West-Brabants Archief wordt periodiek op de hoogte gesteld van de documenten die vernietigd zijn, zoals bedoeld in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995.
De Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen archiefbescheiden in geordende en toegankelijke staat te bewaren. Om dat te kunnen waarborgen is een aantal kwaliteitsprocedures opgesteld. Deze procedures richten zich op de aspecten juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid van documenten.
Kwaliteitscontrole vindt plaats bij de volgende processen:
In de bijlage is een steekproefplan opgenomen, dat gevolgd moet worden voor het uitvoeren van de steekproeven genoemd in onderstaande paragrafen.
Deze kwaliteitscontrole geschiedt bij het registratieproces. Het betreft postregistraties ofwel andere zaken dan facturen en contracten vallende onder het contractenbeheer, waarvoor de controle elders is geregeld.
De controle bestaat uit een controle direct na registratie door een andere informatiespecialist dan die de registratie heeft uitgevoerd. Deze controle richt zich met name op het aspect terugvindbaarheid in brede zin. Dat komt erop neer dat gecontroleerd wordt of alle metadata op de juiste wijze zijn ingevuld, zodat registraties via de gebruikelijke zoekacties kunnen worden getoond en worden opgenomen in de gangbare rapportages.
De verantwoordelijkheid voor goede zaakvorming en registratie van andere documenten dan de scans ligt bij de vakambtenaren. Om de kwaliteit te bewaken voert een informatiespecialist controles uit, zowel in de behandelfase als na afdoening van zaken bij de archiveringsstap (zie hierna onder C).
De controle tijdens de behandelfase richt zich op de terugvindbaarheid door te kijken naar het juiste gebruik van de zaaktypen, het koppelen van documenten aan zaken en de invulling van de metadata van zaken en documenten.
Bij de controle ontdekte evidente fouten herstellen de informatiespecialisten zelf. Waar de informatiespecialisten de benodigde informatie missen, wordt de medewerker die de zaak heeft behandeld, gevraagd de onvolkomenheden te herstellen.
Tenslotte wordt wekelijks een steekproef uitgevoerd door een informatiespecialist.
De controle bij de archiveringsstap is een eindcontrole, waarbij het gaat om de aspecten juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid. Naast een algehele eindcontrole wordt gericht gecontroleerd op:
De medewerkers van de organisatie zijn verantwoordelijke voor het bij een zaak voegen van alle archiefwaardige documenten. Dat zijn alle documenten die nodig zijn voor de bedrijfsvoering, bewijsvoering en verantwoording. Hierop kunnen de Informatie-specialisten niet controleren. Wel is een controle mogelijk op de aanwezigheid van de voor een zaak kenmerkende documenten. Per zaaktype wordt voor zover mogelijk organisatie breed vastgelegd wat die kenmerkende documenten zijn. Deze afspraken worden vertaald naar zogenaamde checklists binnen het DMS.
De controle van het resultaat heeft te maken met de bewaartermijn van de zaken en documenten binnen het zaaksysteem.
De controle inzake de document retention(bewaren van documenten) heeft te maken met het feit dat niet alle bestandsformaten bij de archiveringsstap naar PDF/A-1 kunnen worden omgezet. Document retention is niet mogelijk bij zogenaamde samengestelde documenten zoals MSG-bestanden (=een outlook e-mail inclusief bijlagen, opgeslagen in een standaard outlook formaat). Bij altijd te bewaren zaken wordt nagegaan of alle daarbij behorende kenmerkende documenten naar PDF/A-1 omgezet kunnen worden. Documenten, waarbij dat niet mogelijk is, worden omgezet naar bestandsformaten, waarvoor wel document retention mogelijk is.
Tenslotte wordt gecontroleerd of de document retention op de juiste wijze heeft plaatsgevonden en alle daarbij betrokken documenten nog raadpleegbaar zijn.
Bij de controle ontdekte evidente fouten herstelt de informatiespecialist die omissies zelf. Waar de informatiespecialist de benodigde informatie mist, wordt de medewerker die de zaak heeft behandeld, gevraagd de onvolkomenheden te herstellen.
Tenslotte wordt wekelijks een steekproef uitgevoerd door een informatiespecialist.
Voordat de papieren documenten, waarbij vervanging is toegepast, uit de archiefruimte worden verwijderd vindt een controle plaats. De medewerker (Semi-Statisch Archief) SSA controleert of de uitzonderingsbepalingen (zie bijlage 3) correct zijn toegepast. Als dat niet het geval is worden correctieve handelingen uitgevoerd.
Verder hebben de informatiespecialisten een signaleringsfunctie. Eventuele twijfelgevallen zullen, gedurende de eerste twee jaar nadat de vervanging is ingegaan, tijdens een periodiek overleg besproken worden met de gemeentearchivaris.
Voordat zaken binnen het DMS worden vernietigd na verloop van de bewaartermijnen vindt nog een laatste controle plaats door de medewerker SSA. De controle richt zich met name op de juiste toepassing van de bewaartermijnen, waarbij gecontroleerd wordt of er geen redenen aanwezig zijn om de vernietiging uit te stellen.
De software die gebruikt wordt voor het digitaliseringsproces bestaat uit Kofax Capture Scan voor het scanproces en uiteindelijk het Zaaksysteem.nl voor het registratieproces. In Zaaksysteem.nl kunnen diverse bestandsformaten worden opgeslagen. Kofax verwerkt de bestandsformaten tiff, pdf, gif, pxc, bmp, jpg, cals en png. Bij de keuze voor instelling van de scansoftware Kofax is een overweging gemaakt tussen de weergave en de reproductiekwaliteit aan de ene kant, en de bestandsgrootte en de belasting hiervan op het systeem aan de andere kant. Er is uiteindelijk gekozen om op 300 ppi (pixels per inch) te scannen. Er wordt standaard in kleur gescand. Grootformaattekeningen worden op verzoek gescand op 300 dpi.
Er vinden niet heel vaak updates plaats van de Kofax apparatuur, de frequentie ligt op maximaal 1x per jaar. De update vindt plaats aan de hand van een testplan, waarbij alle essentiële onderdelen worden getest.
Om na te gaan of de gemeente Etten-Leur voldoet aan de kwaliteitsindex wordt er, als onderdeel van het testplan, een steekproef uitgevoerd.
Om de continuïteit te garanderen (door de gegevens veilig te stellen), maakt xxllnc.nl (leverancier Zaaksysteem) dagelijks een back-up van de data van de software. Elke dag wordt er een lokale back-up gemaakt binnen de omgeving van het datacenter. Daarnaast wordt er het zaaksysteem dagelijks een externe back-up gemaakt en versleuteld opgeslagen. Deze back-up gaat maximaal 2 weken terug.
Voor de overige vakapplicaties geldt dat de IBM Spectrum Server versie 7.1.7.0 wordt gebruikt. Dit back-up systeem werkt volgens het incremental forever principe. Dit betekent dat er de eerste keer een fullback up van het systeem wordt gemaakt en vervolgens dagelijks alleen de aangepaste bestanden worden gebackupped.
Er wordt gebruikgemaakt van twee server-ruimtes die netwerktechnisch met elkaar gekoppeld zijn via een glasvezelverbinding. Beide systemen zijn zodanig geconfigureerd dat ze fungeren als elkaars spiegel. Alle back-ups die gemaakt worden zijn dus dubbel opgeslagen.
Voor het scannen van documentformaten van A5 tot A3 is één scanner beschikbaar, t.w. de Kodak S3100. Dit is een full-color bulkscanner. De scanner kan kleur en grijswaarden dubbelzijdig scannen en ondersteunt tot een maximale optische opname resolutie van 600 dpi. De betreffende scanner bevindt zich in de werkruimte van de informatiespecialisten.
6.3 Gebruikte bestandsformaten
De ontvangen papieren documenten worden met Kofax gescand naar een PDF/A-bestand en vervolgens in dat formaat opgeslagen. PDF/A staat voor Portable Document Format Archivable en is bedoeld voor archivering van documenten. Het is geschikt voor duurzame opslag. PDF/A is een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. Het door gemeente Etten-Leur gebruikte PDF-formaat voor scanning van te vervangen documenten is momenteel PDF/A versie 1.4.
6.4 Kwaliteit van de reproducties
Om de leesbaarheid van de reproducties te garanderen moet de kwaliteit van de documenten, gescand door Kofax, aan bepaalde eisen voldoen. De kwaliteit van de reproducties wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (Quality Index). Hierbij is het zinvol om een onderscheid te maken tussen de QI voor gedrukte teksten en de QI voor afbeeldingen.
Voor gedrukte teksten dienen de reproducties te voldoen aan de minimumeis QI 5. De kwaliteit (leesbaarheid) wordt gerelateerd aan de lettergrootte (h= de hoogte van de kleinste letter ‘e ‘van de onderkast in het originele document in mm) en de resolutie (dpi). Het resultaat wordt onderverdeeld in drie groepen:
QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar)
QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar)
QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar)
De formule voor het berekenen van de kwaliteit van kleurenscans van gedrukte teksten luidt:
De documenten worden gescand met een resolutie van 300 ppi (nakijken). De kleinst gemeten lettergrootte (h) uit de steekproef op deze categorie documenten is 1,3 mm. De QI die hieruit volgt is QI = (300 x (0,039 x 1,3))/ 2 = 7,6 en deze voldoet dus aan de minimumeis QI 5.
Voor tekeningen en afbeeldingen dienen de reproducties te voldoen aan de minimumeis QI 1,5. De kwaliteit wordt gerelateerd aan de resolutie (ppi) en de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn (w). Het resultaat wordt onderverdeeld in drie groepen:
QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar)
QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar)
QI < 1 = slechte kwaliteit (d.w.z. relevante details zijn nauwelijks zichtbaar)
De formule voor het berekenen van de kwaliteit van kleurenscans van afbeeldingen luidt:
De documenten worden gescand met een resolutie van 300 ppi. Het kleinst gemeten detail (dikte van een lijn) uit de steekproef op deze categorie documenten is 0,2 mm. De QI die hieruit volgt is QI = 300 x (0,039 x 0,2) = 2,34 en deze voldoet dus aan de minimumeis QI > 1,5.
7. Invoering en changeprocedure
Voor vervanging is een besluit van de zorgdrager nodig, dat officieel bekend moet worden gemaakt. Hiervoor is een positief advies nodig van de gemeentearchivaris, waarbij dit handboek als basis dient. Het vervangingsbesluit is van toepassing op alle documenten die na de bekendmakingsdatum bij de gemeente inkomen of intern worden opgemaakt als gevolg van haar taakuitoefening, voor zover die niet vallen onder de uitzonderingsbepalingen.
De uitvoering van het besluit zal geleidelijk plaatsvinden op basis van zaaktypen. Zaaktypen, waarbij het digitaal werken binnen het DMS zonder problemen verloopt, komen als eerste in aanmerking om daarop het zaakgerichte werken van toepassing te verklaren. Voor deze zaaktypes gelden dan alle in deze handleiding opgenomen processen inclusief vervanging. Per zaaktypen zal dit worden vastgelegd in een vervangingsregister. Zie hiervoor ook de paragraaf verwijdering. De gemeentelijke ZTC zal als basis voor dit register dienen.
Jaarlijks wordt dit handboek door de informatiespecialisten doorlopen om te controleren of er nog op dezelfde wijze als vastgelegd gewerkt wordt. Kleine procedurele wijzigingen worden ter kennisname genoteerd en gecommuniceerd aan de gemeentearchivaris.
Grote wijzigingen die invloed hebben op het vervangingsproces worden direct gemeld aan de gemeentearchivaris gevolgd door aanpassing en opnieuw vaststelling van het handboek.
Onder grote wijzigingen worden in ieder geval begrepen:
Uit dit handboek komen allerlei acties voort, die onderstaand beschreven zijn. Er is een onderscheid gemaakt in dagelijkse, wekelijkse en jaarlijkse acties. Voor zover van toepassing worden alle processen geïntegreerd in de reguliere werkzaamheden van de Informatiespecialisten.
Controle scans op juistheid, volledigheid en leesbaarheid
Controle metadata na registratie
Uitvoering steekproef scans op juistheid, volledigheid en leesbaarheid
Opname steekproefresultaten in scanlogboek
Controle uitzonderingsbepalingen bij vernietiging
Twijfel over uitzonderingen met gemeentearchivaris overleggen
9. Afkortingen, begrippen en definities
Bescheiden, ongeacht hun vorm, door de gemeente ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.
Code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen
Het proces van scannen van analoge documenten met als doel deze geschikt te maken voor digitaal werken.
Documentaire informatievoorziening (DIV). Het taakveld van de informatiespecialisten is onderdeel van het team Informatie van de afdeling Concern Ondersteuning.
Behoud/bewaring van documenten
Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren archiefbescheiden mogelijk maakt.
De nieuwe functiebenaming van een DIV-medewerker.
Overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform.
Portable document format. Documenten van dit bestandsformaat kunnen worden geopend en geraadpleegd met Adobe Reader.
Portable document format archivable. Een variant van PDF geschikt voor archivering van documenten.
Vervanging van het type drager van een informatieobject. In dit handboek gaat het om vervanging van papieren documenten door digitale documenten. Ofwel: van analoog naar digitaal.
Een samenhangende hoeveelheid werk met een begin- en eindpunt, waarvan de doorlooptijd en kwaliteit bewaakt moet worden.
Degene die bij of op grond van de Archiefwet 1995 is belast met de zorg voor archiefbescheiden. Voor een gemeentelijke organisatie is dat het college van burgemeester en wethouders.
Binnen de processen digitalisering, registratie en archivering worden drie steekproeven uitgevoerd:
Deze steekproeven moeten gezien worden als een extra controle naast de kwaliteitscontroles die in het dagelijkse werk al worden uitgevoerd. De steekproeven worden uitgevoerd door een andere medewerker, dan die het scannen, registreren of archiveren heeft uitgevoerd.
1.Steekproef op het scanresultaat
Gemiddeld worden er bij de scanstraat van de informatie-specialisten per maand ongeveer 8000 scans gemaakt. Dit aantal dient nog aangevuld te worden met de scans van de repro.
Wekelijks aan het einde van een week zal de steekproef plaatsvinden. De resultaten van de steekproef worden vastgelegd in een logboek.
De steekproef wordt gekenmerkt door visuele controle en telling van het aantal pagina’s.
Er wordt gecontroleerd op afwijkingen die de leesbaarheid, juistheid en de volledigheid van het scanresultaat aantasten. Ook worden hierbij de instellingen van de scanstraat gecontroleerd.
De volgende afwijkingen worden als fout gezien:
Cosmetische afwijkingen die de leesbaarheid niet beïnvloeden worden wel geaccepteerd. De fouten kunnen verschillende oorzaken hebben. Dit wordt uitgezocht met de applicatiebeheerders en/of de leverancier.
Voorbeelden van deze afwijkingen zijn o.a.:
Omvang en geaccepteerd kwaliteitsniveau van de controle
Per steekproef zullen op basis van een zoekactie 5 in die week gescande zaken/documenten gecontroleerd worden.
Indien na controle blijkt dat er een fout is gevonden wordt als volgt te werk gegaan:
Dit kan geschieden op basis van extra steekproeven.
Betrouwbaarheid van de steekproef
Gelet op de vele controles tijdens de dagelijkse werkzaamheden door verschillende informatiespecialisten en medewerkers van de teams wordt de steekproef als voldoende betrouwbaar beschouwd. De kans dat er uiteindelijk scanresultaten van onvoldoende kwaliteit in het DMS terechtkomen is klein.
Bij deze afweging is meegenomen dat papieren documenten na het digitaliseringsproces nog 4 maanden in de oorspronkelijke vorm worden bewaard.
2.Steekproef op de registratie van de zaak/het document
Wekelijks worden op dit moment gemiddeld 550 registraties van zaken en documenten in het zaaksysteem vastgelegd. Hiervan hebben er 230 betrekking op facturen en het contractenbeheer, zodat er 320 zogenaamde postregistraties overblijven.
Wekelijks aan het einde van een week zal de steekproef plaatsvinden. De resultaten van de steekproef worden vastgelegd in een logboek (zie bijlage).
De steekproef wordt gekenmerkt door visuele controle en richt zich op het aspect terugvindbaarheid door te controleren op het juiste gebruik van zaaktypen, het koppelen van documenten aan zaken en op de invulling van de metadata van zaken en documenten.
De volgende afwijkingen worden als fout gezien:
Omvang en geaccepteerd kwaliteitsniveau van de controle
De steekproef bestaat uit een controle van 25 in die week vastgelegde postregistraties.
Bij constatering van een fout wordt er teruggekoppeld naar de registrator van de zaak/het document en/of degene die in overeenstemming met het handboek (zie onderdeel registratie van de paragraaf kwaliteitscontrole) al in 1e instantie een controle heeft uitgevoerd. In overleg worden verbeteringen aangebracht of afspraken hierover gemaakt. Een verslag van de handelwijze bij een fout wordt in een logboek opgenomen.
Betrouwbaarheid van de steekproef
Gelet op de vele controles tijdens de dagelijkse werkzaamheden door verschillende informatiespecialisten en de vakambtenaren, wordt de steekproef als voldoende betrouwbaar beschouwd. De kans dat er scans van onvoldoende kwaliteit in het zaaksysteem of vakapplicaties terechtkomen is klein. Hierbij is meegenomen dat papieren documenten na het digitaliseringsproces nog vier maanden in de oorspronkelijke vorm worden bewaard.
3.Steekproef op de document retention
De wekelijks gemiddeld 550 geregistreerde zaken en documenten worden na afhandeling gearchiveerd.
Wekelijks aan het einde van een week zal de steekproef plaatsvinden. De resultaten van de steekproef worden vastgelegd in een logboek.
De steekproef wordt gekenmerkt door visuele controle en richt zich op de resultaten van de document retention.
De volgende afwijkingen worden als fout gezien:
Omvang en geaccepteerd kwaliteitsniveau van de controle
De steekproef bestaat uit een controle van 20 in die week gearchiveerde zaken. Bij constatering van een fout wordt als volgt te werk gegaan:
Betrouwbaarheid van de steekproef
Document retention is een automatisch verlopende technische aangelegenheid. Dit betekent dat er geen sprake is van menselijke handelen waarbij fouten gemaakt kunnen worden. De steekproef wordt daarom als voldoende betrouwbaar beschouwd.