Artikel 1. Organisatorische eenheden
- 1.
Burgemeester en wethouders regelen, op voorstel van de directie, de structuur van elk onderdeel van de directie.
- 2.
De ambtelijke organisatie wordt ingedeeld over de volgende organisatorische eenheden:
- a.
Cluster Concernstaf (gepositioneerd direct onder de gemeentesecretaris/directie).
- b.
Directie Dienstverlening; welke is onderverdeeld in drie managementclusters, zijnde: Middelen, Juridische zaken & Veiligheid en Klantcontact & Informatie.
- c.
Directie Ontwikkeling; welke is onderverdeeld in drie managementclusters, zijnde: Ruimte & Sociaal, Beheer & Projecten en Buitendienst.
Artikel 2. Toedeling van directie- en managementtaken
Het management van de ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende taakeenheden:
- 1.
Secretaris: de gemeentesecretaris, tevens formeel eindverantwoordelijk van de ambtelijke organisatie en binnen de directie gezamenlijk leidinggevende van de concernstaf.
- 2.
Directeur: degene die belast is met de aansturing van de organisatie op basis van een portefeuilleverdeling en daarmee direct leidinggevende is van de clustermanagers behorende bij de directie onderdelen Ontwikkeling en Dienstverlening; de directie is gezamenlijk leidinggevende van de concernstaf op basis van een heldere verdeling.
- 3.
Clustermanager: degene die belast is met de aansturing van een cluster en daarmee direct leidinggevende is van de medewerkers van het betreffende cluster.
- 4.
Ambtelijk opdrachtgever: degene die verantwoordelijk is voor een opgave uit het Raadsakkoord of vertaling naar een College Uitvoeringsprogramma.
- 5.
Concerncontroller: degene die zich richt op de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid van de gemeente en toeziet op de naleving van de wettelijke regelgeving. De Concerncontroller maakt onderdeel uit van het cluster concernstaf en valt daarmee onder de aansturing van de directie.
Artikel 3. Overlegstructuren
De ambtelijke organisatie kent minimaal de volgende overlegstructuren:
- 1.
Directieteam: het besluitvormende overleg van de directeuren: gemeentesecretaris/algemeen directeur en directeur/lid directieteam, overeenkomstig de instructie gemeentesecretaris. De concerncontroller is agendalid van het directieteam.
- 2.
Managementteam: het opiniërende en besluitvormende overleg van directie, clustermanagers en concerncontroller.
- 3.
Stafoverleg: het overleg tussen wethouders en betrokken ambtenaren ter voorbereiding van de bespreking van college- en raadsvoorstellen in collegevergaderingen. Het stafoverleg vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de directie en wordt geleid door een concernadviseur.
- 4.
Clusteroverleg: periodiek worden medewerkers van de organisatie in een clusteroverleg althans in een afdelingsoverleg bijgepraat door de leidinggevende over de ontwikkelingen in de organisatie. Dit overleg dient tevens voor de afstemming van de onderlinge werkzaamheden.
Artikel 4. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Secretaris
Op grond van artikel 103, lid 2 van de Gemeentewet wordt in een afzonderlijke instructie de functie van gemeentesecretaris in relatie tot de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat geregeld. Collegevoorstellen worden niet dan nadat de secretaris akkoord heeft gegeven, aan het college voorgelegd ter besluitvorming.
Artikel 5. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Concerncontroller
Overwegende artikel 212,213 en 213a van de Gemeentewet wordt in een afzonderlijke instructie de functie van concerncontroller in relatie tot de bestuursorganen en het ambtelijke apparaat geregeld. De instructie concerncontroller is daartoe vastgesteld.
Artikel 6. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden directie
- 1.
De directie bestaat uit twee leden, zijnde de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur/lid directieteam.
- 2.
Het directielid is verantwoordelijk voor de onder hem/haar ressorterende onderdeel van de directie en direct leidinggevende van de clustermanagers behorende bij het betreffende onderdeel van de directie overeenkomstig artikel 1 van deze verordening.
- 3.
De directie is gezamenlijk verantwoordelijk voor de concernbrede vraagstukken van de organisatie.
- 4.
De directie is verantwoordelijk voor het samenstellen van een jaarlijkse organisatieplan (concernplan).
- 5.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het directieteam (DT) en de directeur/lid directieteam is voorzitter van het managementteam (MT).
Artikel 7. Escalatieregeling
De formele eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie berust op basis van de Gemeentewet bij de gemeentesecretaris. De directie in Kaag en Braassem bestaat uit twee leden. Dit betekent dat er in de besluitvorming ook een staken der stemmen kan zijn. Gelet op de organisatiedoelen is het vertrekpunt dat naar unanimiteit wordt gestreefd. In die situaties waarin de directie die unanimiteit niet bereikt, wordt het betreffende besluit voor advies voorgelegd aan de concerncontroller. De visies van beide directieleden worden in dit voorstel opgenomen. De formele eindverantwoordelijkheid ligt bij de gemeentesecretaris.
De directie informeert in voorkomende gevallen de burgemeester over het toepassen van de escalatieregeling.
Artikel 8. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Clustermanager
- 1.
De clustermanager is leidinggevende van de medewerkers behorende bij het betreffende cluster overeenkomstig artikel 1 van dit besluit.
- 2.
De clustermanager is budgethouder voor het deel van de organisatie en de bijbehorende begrotingsprogramma’s, zoals opgenomen in de Budgethoudersregeling.
- 3.
De clustermanager is op basis van het mandaatbesluit verantwoordelijk voor de daarin opgenomen besluiten dan wel de afdoening van besluiten van het college.
- 4.
De clustermanager is samen met de collega-clustermanagers lid van het Managementteam.
- 5.
De clustermanager, dan wel een door het directieteam aan te stellen medewerker, is ambtelijk opdrachtgever voor de opgaven die op basis van directiebesluit aan hem of haar worden gekoppeld.
Artikel 9. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Ambtelijk Opdrachtgever
De organisatie wil voor specifieke opdrachten werken met de principes van opdrachtgeverschap. De inrichting van het model van ambtelijk opdrachtgeverschap inclusief de taken en verantwoordelijkheden wordt uitgewerkt als uitwerking van dit organisatiebesluit en na vaststelling als addendum toegevoegd.
Artikel 10. Verhindering en vervanging
- 1.
De secretaris wordt, overeenkomstig de instructie gemeentesecretaris, bij afwezigheid of verhindering vervangen door de loco-secretarissen zoals door het college aangewezen.
- 2.
Binnen het Directieteam wordt horizontaal vervangen. Bij langdurige afwezigheid wordt de wijze van vervanging bepaald door het directieteam.
- 3.
Clustermanagers worden horizontaal vervangen. Bij langdurige afwezigheid wordt de wijze van vervanging bepaald door het directieteam.
Artikel 11. Mandatering en delegatie
- 1.
Het college van burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester kunnen voor bepaalde categorieën de gemeentesecretaris, de directie, clustermanager of een andere door hem aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hem of in hun plaats beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen.
- 2.
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester hebben ten aanzien van de onder 1 genoemde mogelijkheid gekozen voor het uitgangspunt van “omgekeerd mandaat”.
- 3.
De directie adviseert over het actueel houden van mandaterings- en delegatiebesluiten waarbij als uitgangspunt geldt dat verantwoordelijkheden in beginsel in de organisatie zijn belegd.
- 4.
Het college bepaalt, op advies van de gemeentesecretaris, welke zaken aan het college ter besluitvorming moeten worden voorgelegd.
Artikel 12 Bestuursopdrachten
Voor aangelegenheden waarvoor burgemeester en wethouders een kader wenselijk achten voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid geven zij een zogenoemde "bestuursopdracht". In een bestuursopdracht geven burgemeester en wethouders in ieder geval een duiding van de probleemstelling en het beoogde resultaat van de opdracht.
Artikel 13. Slotbepalingen
- 1.
In gevallen waarin dit besluit niet voorziet, voorziet de gemeentesecretaris, voor zover nodig in overleg met het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester.
- 2.
Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.
- 3.
Dit besluit wordt aangehaald als: Organisatiebesluit 2024.