| Organisatie | Boxtel |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Protocol integriteitsmeldingen gemeente Boxtel |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-06-2024 | Integriteit | 06-02-2024 gmb-2024-81014 |
In Boxtel hechten we aan de integriteit van raadsleden, steunfractieleden, wethouders en burgemeester. In Boxtel zijn de kernwaarden voor integer handelen van deze politieke ambtsdragers transparantie en het dienen van het algemeen belang. Het protocol waarborgt een zorgvuldige behandeling van integriteitsmeldingen die op basis van de ‘Gedragscode integriteit collegeleden, raadsleden, steunfractieleden, burgemeester en wethouders gemeente Boxtel’ worden gedaan. Het protocol beschrijft de werkwijze bij een vermoeden van integriteitsschending(en) door raadsleden, steunfractieleden, wethouders en de burgemeester.
Overal waar in dit protocol hij/zijn/hem voorkomt wordt uiteraard ook zij/haar/haar bedoeld.
In dit protocol wegen we transparantie en privacy constant tegen elkaar af. Het protocol beoogt enerzijds een zo groot mogelijke transparantie te garanderen voor de betrokken partijen. Anderzijds dient de cirkel van betrokkenen zo klein mogelijk te worden gehouden. Het streven is dan ook dat we de groep betrokkenen zo klein mogelijk houden, maar tegelijkertijd deze groep zo compleet mogelijk informeren en bij de procedure betrekken. Het is mogelijk dat vanuit de verantwoordelijkheid van een zorgvuldig proces, dit laatste niet altijd mogelijk is.
Dit protocol is van toepassing op het handelen van raadsleden, steunfractieleden, wethouders en de burgemeester. Integriteitsmeldingen kunnen door een ieder worden gedaan. Dit protocol staat naast de bestaande klachtprocedure in Boxtel, waarmee een ieder een klacht kan indienen over een ambtenaar of bestuurder. De klacht kan worden behandeld volgens dit protocol als deze aan de voorwaarden van dit protocol voldoet.
Centrale rol voor de burgemeester
De burgemeester heeft op grond van artikel 170 lid 2 van de Gemeentewet de taak de bestuurlijke integriteit van de gemeente te bevorderen. Dit betekent in Boxtel dat we de burgemeester een centrale rol geven in dit protocol. Die centrale rol houdt in dat de burgemeester in eerste instantie de beslissingen neemt over de opvolging van integriteitsmeldingen en betrokken is bij iedere stap in dit protocol.
Het protocol is leidend, maar er kunnen altijd gevallen zijn waarin het protocol niet voorziet of waarin twijfel bestaat. Daarom nemen we bij iedere stap in het protocol de mogelijkheid op dat de burgemeester kan besluiten om indien nodig gemotiveerd van het protocol af te wijken. In het geval van een mogelijke integriteitsschending door de burgemeester vervalt uiteraard het recht van de burgemeester om af te wijken van het protocol. Indien sprake is van een vermoeden van integriteitsschending door de burgemeester, wordt de rol van de burgemeester in dit gehele protocol overgenomen door de griffier en de gemeentesecretaris gezamenlijk. In dat geval geldt dat overal waar in het protocol ‘burgemeester’ staat ‘griffier
en gemeentesecretaris’ gelezen moet worden. Tevens vervalt punt ‘6.’ onder stap 3 en 4 in dit geval. Daar waar in het protocol de griffier en/of gemeentesecretaris de burgemeester adviseren, vervallen deze rollen wanneer het gaat om een mogelijke integriteitsschending door de burgemeester. Griffier en gemeentesecretaris zullen bij een vermoeden van een integriteitsschending door de burgemeester altijd in overleg treden met de Commissaris van de Koning. Deze blijft vervolgens bij het gehele traject betrokken.
Het protocol stopt waar het strafrecht begint
Dit protocol gaat over integriteitsmeldingen die op basis van de gedragscode worden gedaan. De reikwijdte van dit protocol stopt waar het strafrecht begint. Dit betekent dat de toepasbaarheid van dit protocol vervalt wanneer opsporing en/of vervolging plaatsvindt met betrekking tot de mogelijke integriteitsschending.
Of een handeling een integriteitsschending oplevert is niet altijd direct duidelijk. Zo is het mogelijk dat een aanvankelijk vermoeden of een waarneming onjuist blijkt te zijn of dat een melding berust op een verkeerde lezing van de integriteitsregels. Een melding kan echter wel grote gevolgen hebben voor degene om wie het gaat. Daarom is het uitgangspunt dat de cirkel van betrokkenen zo klein mogelijk gehouden wordt. De eerste stap bij twijfel over een mogelijke integriteitsschending is bij voorkeur dan ook die twijfel te bespreken met de persoon die de mogelijke integriteitsschending heeft begaan. Er zijn omstandigheden waaronder iemand zich niet veilig voelt om dat te doen en het is dan ook geen verplichte stap, maar wel een die in alle gevallen als eerste overwogen moet worden.
In het geval van een raadslid of steunfractielid kan deze de twijfel bespreken met een lid van de fractie, de burgemeester of de griffier. Een veilige situatie om twijfel te bespreken is van belang. Tegelijkertijd blijft het uitgangspunt hierbij een zo klein mogelijke groep aan betrokkenen.
Heel goed denkbaar is ook dat een politiek ambtsdrager betwijfelt of het eigen handelen wel in overeenstemming is met de integriteitsregels. In dat geval zijn de griffier, de burgemeester of een fractiegenoot een goed eerste aanspreekpunt om het dilemma voor te leggen en te spreken over de vraag of wellicht sprake is van een mogelijke integriteitsschending.
Een mogelijke integriteitsschending kan pas verder worden onderzocht als er een melding wordt gedaan. Daarbij gelden de volgende kaders:
1. Zowel politieke ambtsdragers als inwoners, ambtenaren of anderen kunnen een melding doen van een vermeende integriteitsschending door een politieke ambtsdrager. De melding wordt gedaan bij de burgemeester. De melding hoeft in eerste instantie niet schriftelijk gedaan te worden, maar moet op enig moment op schrift gesteld worden.
2. Een melding wordt beschouwd als integriteitsmelding in de zin van dit protocol als de melder dit zo benoemt of als de burgemeester na kennisname van de melding deze conclusie trekt. Ook een klacht die op basis van de klachtenregeling in Boxtel is ingediend kan dus worden behandeld als integriteitsmelding. Voordat de melding verder kan worden behandeld wordt deze - voor zover de melding niet schriftelijk was ingediend – door de melder op schrift gesteld. Als de melder hiertoe niet of onvoldoende in staat is kan de burgemeester daarbij ondersteuning aanbieden.
3. Een melding van een mogelijke integriteitsschending wordt altijd gedaan bij de burgemeester. De burgemeester stuurt de melder binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding een schriftelijke ontvangstbevestiging. Om de persoonlijke levenssfeer van de betrokken politieke ambtsdrager te beschermen in afwachting van de uitkomsten van het onderzoek, vraagt de burgemeester de melder vertrouwelijkheid in acht te nemen.
4. De burgemeester kan ook op basis van eigen waarneming of externe berichtgeving op de hoogte raken van een mogelijke integriteitsschending. De burgemeester kan in dat geval zelf het initiatief nemen om melding te doen.
5. De identiteit van de melder moet bekend zijn bij de burgemeester om misbruik van integriteitsmeldingen te voorkomen. De burgemeester draagt er zorg voor dat de gegevens over de melding en de melder zodanig bewaard/opgeslagen worden dat deze alleen toegankelijk zijn voor personen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.
Stap 3: De weging van de melding
Een ingediende melding wordt in eerste instantie door de burgemeester gewogen. Daarbij gaat hij als volgt te werk:
1. De burgemeester voert zo snel mogelijk een persoonlijk gesprek met de melder over de melding. Bij dit gesprek is de griffier of de gemeentesecretaris aanwezig. Dit gesprek is bedoeld om de inhoud van de melding zo nodig te verduidelijken en eventueel af te bakenen.
2. De burgemeester stelt de politieke ambtsdrager op wie de melding betrekking heeft op de hoogte van het feit dat er een melding is gedaan, tenzij er volgens de burgemeester een zwaarwegend belang is om dat niet te doen. Voorbeelden hiervan zijn een risico dat eventueel bewijsmateriaal wordt vernietigd en risico’s voor de veiligheid of het functioneren van de melder.
3. De burgemeester weegt de bij hem ingediende melding in elk geval op basis van:
• de aard van de (vermeende) handeling;
• de mate waarin de melding te verifiëren is;
• de respectievelijke posities van de melder en de persoon op wie de melding betrekking heeft;
• de geloofwaardigheid van de melding;
• de ernst en spoedeisendheid.
4. De griffier kan de burgemeester bij de weging van de melding in een adviserende rol bijstaan indien het een melding betreft over een raadslid of steunfractielid. De gemeentesecretaris kan de burgemeester bij de weging van de melding in een adviserende rol bijstaan indien het een melding betreft over een wethouder.
5. De burgemeester kan bij de weging van een melding een second opinion opvragen bij de Commissaris van de Koning, zijn kabinetschef of het Genootschap van Burgemeesters – wat onder de wettelijke regels en verplichtingen valt.
6. Op basis van de weging komt de burgemeester binnen tien werkdagen na indiening van de melding tot een van de volgende drie conclusies:
I. De integriteitsmelding is ongegrond omdat de melding niet over integriteit gaat, of omdat onmiddellijk duidelijk is dat geen sprake is van een integriteitsschending. De burgemeester koppelt deze beslissing schriftelijk terug aan de melder en de betrokken politiek ambtsdrager. De melding is daarmee afgedaan.
II. Er is een vooronderzoek nodig om de melding te beoordelen. In dat geval informeert de burgemeester de melder en de betrokken politieke ambtsdrager dat hij een vooronderzoek zal starten en volgt hij stap 4 van het protocol.
III. Er is direct een uitgebreid onderzoek nodig. In dat geval informeert de burgemeester de melder en de betrokken politieke ambtsdrager hierover en gaat direct over op stap 5 van het protocol.
7. Als de melder of de betrokken politieke ambtsdrager het niet eens is met de handelwijze van de burgemeester bestaat de mogelijkheid zich daarover te beklagen bij de Commissaris van de Koning.
Als de burgemeester tot de conclusie gekomen is dat een vooronderzoek nodig is om de melding beter te kunnen beoordelen kan hij dit zelf uitvoeren of het vooronderzoek laten uitvoeren door een externe partij. In beide gevallen kan de burgemeester zich ambtelijk laten ondersteunen. Bij dit vooronderzoek geldt het volgende:
1. De burgemeester/onderzoeker voert tijdens het vooronderzoek in elk geval een gesprek met de melder en de betrokken politieke ambtsdrager.
2. Van elk gesprek wordt een gespreksverslag gemaakt. Dit verslag wordt ter accordering voorgelegd aan de gesprekspartner. Deze heeft de mogelijkheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk te reageren op het verslag. Wanneer de gesprekspartner weigert te tekenen voor akkoord wordt hiervan melding gemaakt in het gespreksverslag. Op verzoek van de gesprekspartner wordt een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag gevoegd. Met de gespreksverslagen wordt vertrouwelijk omgegaan.
3. De betrokken politieke ambtsdrager en de melder mogen allebei iemand meenemen naar het gesprek.
4. Naast het voeren van gesprekken kan de burgemeester/onderzoeker documenten of andere gegevens raadplegen.
5. Op basis van het vooronderzoek komt de burgemeester tot een van de volgende twee conclusies:
I. Er is een feitenonderzoek nodig. In dat geval gaat de burgemeester over naar stap 5 van dit protocol.
II. Er is geen feitenonderzoek nodig. Deze conclusie is bijvoorbeeld denkbaar als uit het vooronderzoek is gebleken dat de melding ongegrond is vanwege gebrek aan onderbouwing of omdat de melding te mager of te vaag is om te onderzoeken. Een andere reden om af te zien van een feitenonderzoek kan zijn dat er een ander traject van toepassing is, zoals een klachtenprocedure of een bezwaar- en beroepsprocedure. De burgemeester stelt van het vooronderzoek een beknopt verslag op. Voor zover de burgemeester dit nodig acht worden de persoonsgegevens van de melder in dit verslag geanonimiseerd. Het verslag wordt afzonderlijk besproken met de melder en met de betrokken politieke ambtsdrager. De melding is daarmee afgedaan.
6. Als de melder of de betrokken politieke ambtsdrager het niet eens is met de handelwijze van de burgemeester bestaat de mogelijkheid zich daarover te beklagen bij de Commissaris van de Koning.
De burgemeester kan zowel na de weging van de melding als na het vooronderzoek besluiten over te gaan tot een feitenonderzoek. Daarvoor geldt het volgende:
1. Het feitenonderzoek wordt uitgevoerd door een externe partij (hierna: de onderzoekers). De burgemeester is daarbij de opdrachtgever. De burgemeester komt met de onderzoekers een schriftelijke onderzoeksopdracht overeen met daarin in elk geval de onderzoeksopdracht, de onderzoeksvragen, de onderzoeksmethoden, de planning, de kosten en de wijze van rapporteren. Andere betrokkenen worden niet bij het opstellen of het bepalen van de inhoud van de onderzoeksopzet betrokken.
2. In overleg met de onderzoekers wordt ervoor gezorgd dat relevante gegevens worden veiliggesteld.
3. De burgemeester informeert de betrokken politieke ambtsdrager en de melder dat er een feitenonderzoek wordt ingesteld. Een vast onderdeel van dit informeren is het verzenden van een brief met daarin zo mogelijk de aanleiding voor het feitenonderzoek, het onderzoeksprotocol en de contactgegevens van de onderzoekers.
4. De burgemeester weegt zorgvuldig af of en zo ja welke andere personen geïnformeerd moeten worden over het feitenonderzoek. Het uitgangspunt daarbij is dat de groep geïnformeerde personen zo klein mogelijk wordt gehouden.
5. Bij de uitvoering van het onderzoek kunnen personen binnen en buiten de gemeente worden benaderd voor een interview. Bij elk interview zijn ten minste twee onderzoekers aanwezig. Desgewenst kunnen geïnterviewden zich door iemand laten bijstaan.
6. Van elk interview wordt een gespreksverslag gemaakt. Het verslag wordt ter accordering voorgelegd aan de geïnterviewde persoon. De gesprekspartner heeft de mogelijkheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk te reageren op het verslag. Indien de gesprekspartner weigert te tekenen voor akkoord wordt hiervan melding gemaakt in het gespreksverslag. Desgewenst wordt een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag gevoegd. De gespreksverslagen blijven in het dossier van de onderzoekers en worden niet gedeeld met de opdrachtgever of met derden, tenzij daartoe een juridische verplichting bestaat.
7. De burgemeester bewaakt de voortgang van het feitenonderzoek.
8. De betrokken politieke ambtsdrager krijgt de mogelijkheid om te reageren op de feitelijke bevindingen. Ook de burgemeester krijgt de rapportage voor een controle op de feitelijke bevindingen.
9. De betrokken politieke ambtsdrager mag een zienswijze geven op het eindrapport inclusief conclusies en aanbevelingen. Deze zienswijze wordt opgenomen in het rapport.
10. Wanneer het onderzoek is afgerond leveren de onderzoekers het onderzoeksrapport op bij de burgemeester.
Stap 6: Afronding feitenonderzoek
1. De burgemeester stelt het onderzoeksrapport ter beschikking aan de onderzochte politieke ambtsdrager.
2. De burgemeester verstrekt het rapport aan de gemeenteraad. Op het rapport wordt geheimhouding opgelegd op grond van artikel 87 Gemeentewet.
3. De gemeenteraad besluit of er een raadsvergadering dient te worden gehouden en of dit in openbaarheid kan gebeuren.
De burgemeester voert een gesprek met de melder en de politieke ambtsdrager.
Na afronding van de behandeling van de melding evalueert de burgemeester samen met de griffier en/of de gemeentesecretaris het proces. Daarbij wordt ook nagegaan in hoeverre het protocol toereikend was en of dit aanpassing behoeft. Verder wordt besproken of er lessen te trekken zijn voor de behandeling van een eventuele volgende melding.
Bij het vermoeden van een moedwillige valse melding kan de burgemeester een onderzoek instellen. Daarbij volgt hij het stappenplan zoals in dit protocol is uiteengezet.
Jaarlijks brengt de burgemeester verslag uit aan de gemeenteraad over het aantal integriteitsmeldingen, -onderzoeken en de daarmee gepaard gaande kosten.