Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD)

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• -

  overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de regeling, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

• -

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  Het bestuur stelt de begroting en de programma-indeling vast.

• 2.

  Het bestuur bepaald per programma:

  • a.

    de taakvelden, en

  • b.

    de beleidsindicatoren. Het voorstel bevat in ieder geval de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting en de meerjarenraming.

• 2.

  In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 10.000 in ieder geval afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1.

  Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma.

• 2.

  Indien de streekarchivaris voorziet dat een geautoriseerd budget dreigt te worden overschreden, wordt dit door de streekarchivaris in de eerstvolgende bestuursvergadering gemeld. De streekarchivaris voegt hierbij een voorstel voor wijziging van een budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid. Een wijziging van het budget kan leiden tot een tussentijdse aanpassing van de bijdrage van de deelnemende gemeenten.

Artikel 5. Planning en controlcyclus

• 1.

  Voor de begroting wordt verwezen naar artikel 18 van de gemeenschappelijke regeling.

• 2.

  Voor de jaarrekening wordt verwezen naar artikel 19 van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Ten aanzien van de tussentijdse inlichtingen wordt verwezen naar artikel 9 van de gemeenschappelijke regeling.

   

Artikel 7. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert de streekarchivaris over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 10.000 nader toegelicht.

Artikel 8. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het normenkader wordt opgenomen in de begroting en in de jaarstukken. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 9. Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.

• 3.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage .

• 4.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

• 5.

  Over -en onderschrijdingen van de baten en onderschrijdingen van de lasten worden als tijdig aangemerkt als deze in de jaarrekening worden gemeld.

Artikel 10. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het bestuur zorgt voor het vastleggen van de regels, voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.

   

Artikel 11. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in bijlage 1.

Artikel 12. Financieringsfunctie

• 1.

  De streekarchivaris zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door het bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren. De streekarchivaris maakt hierbij gebruik van de financieringsfunctie van de gemeente Zevenaar.

  • b.

    het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico’s en kredietrisico's.

• 2.

  Bij de begroting en de jaarstukken neemt de streekarchivaris naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op de kasgeldlimiet en de renterisiconorm.

• 3.

  De streekarchivaris neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht, zoals opgenomen in het treasurystatuut van de gemeente Zevenaar.

Artikel 13. Kostprijsberekening en prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2.

  Voor de levering van goederen, diensten en werken door de gemeenschappelijke regeling aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

   

Artikel 14. Weerstandsvermogen

• 1.

  De streekarchivaris geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico's van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen.

• 2.

  De paragraaf behandelt het opvangen van de risico's door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins.

Artikel 15. Bedrijfsvoering

• 1.

  In de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven.

• 2.

  In de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

• 3.

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, aangevuld met:

  • a.

    een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen.

  • b.

    rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen.

  • c.

    geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt

Artikel 16. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  Het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de Gemeenschappelijke Regeling;

• b.

  Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van vorderingen en schulden;

• c.

  Het verschaffen van informatie over uitputting van toegekende budgetten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• e.

  De controle van registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede door de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 17. Financiële organisatie

De streekarchivaris zorgt voor:

• a.

  Een eenduidige indeling van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling en een eenduidige toewijzing van taken;

• b.

  Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten;

• d.

  De regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  De jaarlijkse kostenverdeling van de kosten zoals deze worden opgenomen in de begroting op basis van de uitgangspunten zoals genoemd in artikel 17 van de Gemeenschappelijke regeling.

Artikel 18. Interne controle

• 1.

  De streekarchivaris zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt de streekarchivaris maatregelen tot herstel.

Artikel 19. Inkoop en aanbesteding

• 1.

  De Gemeenschappelijke regeling volgt de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten van de gemeente Zevenaar.

   

Artikel 20. Intrekking oude regeling

De “Financiële verordening Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg 2004” d.d. 9 mei 2005 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 21. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening (ex artikel 212) Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg 2023