| Organisatie | Epe |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de raadscommissies 2024 |
| Citeertitel | Reglement van orde voor de raadscommissies 2024 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Reglement van orde voor de raadscommissies 2024 |
nieuw reglement van orde voor de raadscommissies 2024
n.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-06-2024 | nieuwe regeling | 30-05-2024 | 970660 |
Raadsbesluit 2024 registratienummer: 970660
D E R A A D V A N D E G E M E E N T E E P E ;
gehoord het advies van het presidium
gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;
vast te stellen de volgende verordening: Reglement van orde voor de raadscommissies 2024
In deze verordening wordt verstaan onder:
Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling
Artikel 2 Instelling en taken raadscommissie
De raadscommissie heeft de volgende taken:
a. het gevraagd of ongevraagd uitbrengen van advies aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
b. het gevraagd of ongevraagd uitbrengen van advies aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;
c. het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur;
d. het horen van onderwerpen die inwoners en anderen actief met de raad willen delen.
1. De voorzitters van de raadscommissie worden door de raad uit zijn midden benoemd.
2. De voorzitter van de raadscommissie is belast met:
a. het leiden van de vergadering;
c. het doen naleven van deze verordening;
d. hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
3. De raad kan de voorzitter(s) van de raadscommissie ontslaan.
Artikel 5 Zittingsduur en vacatures
1. De zittingsperiode van een raadscommissielid en commissievoorzitter(s) eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.
2. Een raadscommissielid houdt op lid te zijn van de raadscommissie indien hij ophoudt lid te zijn van de raad.
3. Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 3, derde lid, gestelde eisen.
4. Een raadscommissielid en de voorzitter van de raadsommissie kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
5. Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan, met inachtneming van artikel 3.
6. Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het raadscommissielid van rechtswege.
7. De raad kan een raadscommissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.
Artikel 6 Griffier en commissiegriffier
1. Een medewerker van de griffie treedt op als commissiegriffier.
2. In iedere vergadering is een commissiegriffier aanwezig.
3. De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn.
4. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.
Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereiding
7. Bij de vaststelling van de Lijst Ingekomen Stukken (LIS) kan een fractie verzoeken om een stuk te agenderen voor de volgende commissievergadering, tenzij de agendacommissie oordeelt dat dit op een ander moment behandeld dient te worden. Dit verzoek moet gesteund worden door tenminste twee raadsleden uit twee fracties, voorzien worden van een korte schriftelijke toelichting dit minimaal één week voorafgaand aan de vergadering van de agendacommissie naar de griffie te sturen.
Artikel 11 Ter inzage leggen van stukken
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder op de gebruikelijke wijze ter inzage gelegd c.q. via de gemeentelijke website aangeboden. Indien nadien alsnog stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.
Artikel 12 Openbare kennisgeving
Paragraaf 2 Orde der vergadering
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder commissielid (niet zijnde raadslid) de presentielijst die aan het einde van elke vergadering door de voorzitter van de raadscommissie en de commissiegriffier door ondertekening wordt vastgesteld. De aanwezigheid van de commissieleden wordt voorts op de afsprakenlijst vermeld.
Artikel 14 Opening vergadering en quorum
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.
Artikel 15 Spreekrecht inwoners
Inwoners kunnen over geagendeerde en niet-geagendeerde onderwerpen inspreken. Voor het inspreken over een geagendeerd onderwerp dient men zich uiterlijk 24 uur van tevoren aan de melden bij de griffie. Voor het inspreken over niet-geagendeerde onderwerpen dient men zich uiterlijk 48 uur van tevoren aan te melden bij de griffie.
Artikel 17 Aantal spreektermijnen
De voorzitter of één van de leden kan een voorstel doen over de spreektijd van de raadscommissieleden. Hierover wordt terstond beslist.
Artikel 19 Voorstellen van orde
Artikel 20 Handhaving orde; schorsing
1 . De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
2 . Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
3 . Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
4. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Op voorstel van een raadscommissielid of de voorzitter van de raadscommissie kunnen de leden van de raadscommissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.
Artikel 22 Deelname aan de beraadslaging door anderen
Hoofdstuk 4 Besloten vergadering
Artikel 24 Toepassen verordening op besloten vergaderingen
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 25 Verslag besloten vergadering
Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van dit verslag. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter van de raadscommissie en de commissiegriffier ondertekend.
Artikel 26 Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Artikel 27 Nadere regels over delen van geheime informatie
1. Indien voor de raadscommissie onderwerpen worden geagendeerd waarbij informatie gedeeld moet worden waarop geheimhouding is opgelegd, wordt deze informatie gepubliceerd op het besloten deel van het raadsinformatiesysteem.
2. Indien voor een raadscommissievergadering een voorstel wordt geagendeerd dat informatie bevat waarop geheimhouding is opgelegd of waarbij informatie moet worden betrokken waarop geheimhouding is opgelegd, wordt deze informatie beschikbaar gesteld voor de commissieleden.
3. Als het college of de burgemeester schriftelijk geheime informatie verstrekt aan een commissie waar tevens raadsleden deel van uitmaken wordt deze informatie gedeeld met alle raadsleden.
4. Indien een raadscommissie of beeldvormende commissie geheime informatie deelt met de raad, is alleen de raad bevoegd deze informatie te delen met derden.
5. Het college heeft de bevoegdheid geheime informatie met derden te delen indien zij dit noodzakelijk achten om knellende situaties te voorkomen. Hiervan wordt melding gemaakt aan de raad.
Hoofdstuk 5 Toehoorders en pers
Artikel 28 Toehoorders en pers
Artikel 29 Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter van de commissievergadering en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslissen de leden van de raadscommissie op voorstel van de voorzitter van de raadscommissie.
de voorzitter, dhr. dr. T.C.M. Horn, burgemeester
de griffier, mw. mr. J. Kattenberg
In de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies zoals de commissie bezwaarschriften, ad hoc commissies en wijkraden.
Deze verordening heeft betrekking op de raadscommissies. In het najaar van 2018 heeft de raad de keuze gemaakt om te gaan werken met twee raadscommissies. Deze worden de commissie Omgeving en Financiën en de commissie Maatschappij en Bestuur genoemd.
De instelling van raadscommissies geschiedt veelal bij verordening, waarin de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies worden vastgelegd. Deze verordening voorziet hierin.
De verordening is gebaseerd op het in 2018 geactualiseerde model van de VNG. In 2006 was een belangrijke wijziging de versterking van het spreekrecht voor inwoners in de raadscommissieverordening en het verwijderen van het spreekrecht voor inwoners uit het reglement van orde voor de gemeenteraad. Uit de praktijk kwamen steeds meer signalen dat het inspreekrecht tijdens de raadsvergadering niet de goede manier was om inwoners te betrekken bij de besluitvorming. Epe kende overigens geen spreekrecht voor inwoners in de raadsvergadering.
Juist omdat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor al is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is de kans klein dat de raad op dat moment - als reactie op het inspreken van een inwoner - nog van richting verandert. De inspreek-mogelijkheid van de burger tijdens de raadsvergadering kan daarmee als "schijnspreekrecht" worden betiteld. De mogelijkheden van inwoners om tijdens de raadscommissievergaderingen in te spreken zou daar en tegen beter benut kunnen worden. Deze vergaderingen zijn doorgaans laagdrempeliger en hebben meer mogelijkheden om met de inspreker in overleg te gaan in een informele setting. Afhankelijk van de grootte van de raadscommissie schuift de inspreker aan tafel bij de raadscommissieleden, in plaats van het spreken achter een spreekgestoelte in de raadsvergadering.
Aangezien de VNG in 2018 het model voor de Verordening op de raadscommissie heeft vernieuwd en wij dat toen niet hebben overgenomen en er een aantal wijzigingen zijn in de vergaderstructuur is er voor gekozen om de Verordening op de raadscommissie te actualiseren.
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling
Artikel 2 Instelling raadscommissie
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet.
In de verordening is er voor gekozen om de taken van de raadscommissie die ook in de wet staan nog eens te noemen. De leden van de raadscommissie bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. Daarnaast vinden in de raadscommissies consultaties plaats. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
De leden van de raadscommissie bepalen evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar de leden van de raadscommissie bepalen of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hierover kan uiteraard ook overleg plaatsvinden in het presidium (bestaande uit de leden van elke in de raad vertegenwoordigde fractie en als adviseur de voorzitter van de raad) of de agendacommissie (bestaande uit de plaatsvervangend voorzitter van de raad, de voorzitters van de raadscommissies. Veelal zal het echter wel zo blijven dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft de modelverordening in eerste lid voor dat een raadscommissie bestaat uit een minimum en maximum aantal leden per fractie[, naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad]. In Epe is gekozen voor een minimum van 2 en een maximum van 4 zetels. Als een fractie uit 1 persoon bestaat, is een afvaardiging van twee leden in de commissie –uiteraard- niet mogelijk. Daarom is opgenomen dat een raadscommissie ‘in principe’ uit twee leden per fractie bestaat en kan in voorkomende gevallen één lid per fractie volstaan. Voor fracties van meer dan 6 of meer dan 4 leden is het mogelijk om 4, respectievelijk 3, leden af te vaardigen in de commissie. Dit om recht te doen aan het principe van een evenwichtige vertegenwoordiging. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.
De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties (tweede lid). Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Overigens is het mogelijk om een raadslid of commissielid in beide commissies te benoemen.
Een benoeming weigeren is enkel mogelijk – en overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht – als een voorgedragen lid een commissielid betreft die niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet (zie verder de toelichting op het derde lid).
Uit het derde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen. Op grond van het derde lid moeten commissieleden evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de wet ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.
Om te voorkomen dat een fractie zich niet kan laten vertegenwoordigen in een commissievergadering is in lid 4 opgenomen dat een commissielid (incidenteel) ter vervanging een raadslid of commissielid kan aanwijzen als woordvoerder. Deze woordvoerder heeft geen stemrecht.
In de raadscommissievergadering kan per agendapunt de vertegenwoordiging worden gewijzigd.
Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van de raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 4, eerste lid, dat de raad de voorzitter(s) "uit zijn midden" benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen om de voorzitter van de raadscommissie door de raad te laten benoemen. De verschillende voorzitters van de raadscommissievergaderingen rouleren om de beurt.
De voorzitter is geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie.
Het ligt voor de hand dat de voorzitter van de raadscommissie, evenals de leden van de raadscommissie in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (zie artikel 5, eerste lid).
De raad kan een voorzitter van de raadscommissie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit.
Artikel 5 Zittingsduur en vacatures
De zittingsperiode van de leden is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.
De raad kan een voorzitter van de raadscommissie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vierde en vijfde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag het zij door overlijden. De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan (zesde lid).
Artikel 6 Griffier en commissiegriffier
Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een (commissie)griffier. Dit is een medewerker van de griffie. Hij of zij is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 20 van de verordening altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen.
Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereiding
Veelal zullen de vergaderingen van de raadscommissie plaatsvinden op een vaste dag en plaats voorafgaand aan de vergaderingen van de raad. In Epe is de donderdagavond, met een frequentie van eens in de drie weken, de vaste vergaderavond van de raadscommissie. Het vergaderschema voor vergaderingen van de commissie- en raadsvergaderingen worden door het presidium vastgesteld. De raadscommissie vergadert vaker als de voorzitter van de raadscommissie het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Afhankelijk van de agenda zijn er twee raadscommissies.
Indien een raadscommissie een hoorzitting wil houden, kan de voorzitter van de raadscommissie gebruik maken van het derde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier. Indien de (commissie)griffier echter meer inhoudelijke taken vervult, is het ook denkbaar dat hierover overleg wordt gevoerd met de (commissie)griffier.
De vergaderingen van de raadscommissie zijn in de regel openbaar. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter van de raadscommissie kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.
De agendacommissie vervult een coördinerende rol bij de agendering van zaken in de raadscommissie. De agendacommissie stelt de agenda van de raadscommissie voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda van een raadscommissie geschiedt door de leden van de raadscommissie bij de aanvang van de vergadering. De voorzitter van de agendacommissie voert zo nodig overleg met de voorzitter van het presidium over de voorlopige agenda van de raad. Dit is bepaald in het reglement van orde voor de raad.
Leden van de raadscommissie kunnen ook zelf een onderwerp agenderen voor de raadscommissie. Fracties sturen het verzoek tot het agenderen van een onderwerp minimaal één week voor de vergadering van de agendacommissie naar de griffie onder vermelding van:
Het doel van de behandeling. Gaat het om een goed inzicht in de problematiek te krijgen en te weten wat precies wordt bedoeld (beeldvorming) of wordt (ook) verwacht dat politieke standpunten duidelijk worden (oordeelsvorming) In dat laatste moet duidelijk zijn wat het standpunt van de indienende fractie is en wat van de andere fracties wordt verwacht.
Deze voorwaarden staan ook in het zesde lid vermeld.
De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste een week voor de raadscommissievergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. Uiteraard kan ook voor andere termijnen worden gekozen. Wel zal de termijn uiteraard zodanig moeten zijn dat de leden van een raadscommissie in staat zijn om de stukken te lezen. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffier worden ingezien (zie artikel 12, derde lid).
De voorlopige agenda voor de raadscommissievergadering wordt vastgesteld door de agendacommissie (zie artikel 9). Raadsleden kunnen gebruik maken van de rondvraag om onderwerpen aan te dragen voor bespreking in commissieverband. Zo nodig wordt door de agendacommissie het presidium ingeschakeld en eventueel wordt er in de raad over de agendering gestemd.
Artikel 12 Ter inzage leggen van stukken
Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen digitaal beschikbaar gesteld via het raadsinformatiesysteem. Op verzoek kunnen stukken (fysiek) op het gemeentehuis worden ingezien. Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen leden van de raadscommissie bij de griffier inzien.
Artikel 13 Openbare kennisgeving
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van de raadscommissie tegelijkertijd met de oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor. Tevens is de verplichting opgenomen om de agenda en de stukken ook op internet te plaatsen. Vanuit het oogpunt van service aan de burger is dit een voor de hand liggende regeling die, doordat de gemeente de beschikking heeft over een website, ook praktisch uitvoerbaar is. Dit is echter niet verplicht op grond van de Gemeentewet.
Paragraaf 2 Orde der vergadering
De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter van de raadscommissie en de commissiegriffier zijn van belang om de vergoedingen van de commissieleden (niet zijnde raadsleden) die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen. De aanwezigheid ten behoeve van het vaststellen van het quorum wordt op de afsprakenlijst bijgehouden.
Artikel 15 Opening vergadering en quorum
Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 15 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is, kan worden vergaderd (eerste lid).
Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 16 Spreekrecht inwoners
Tijdens de raadscommissievergadering zijn er mogelijkheden voor insprekers om van gedachten te wisselen met de raadscommissieleden en zo bij te dragen aan de besluitvorming. Dit kan tijdens het informele gedeelte voorafgaand aan de raadscommissievergadering of tijdens de raadscommissievergadering. Het spreekrecht van inwoners kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de inwoners bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur. Het spreekrecht is bedoeld voor geagendeerde en niet-geagendeerde onderwerpen.
Tijdens het informele gedeelte voorafgaand aan de raadscommissievergadering kunnen inwoners met de leden van de raadscommissie in gesprek over geagendeerde en niet-geagendeerde onderwerpen. Niet-geagendeerde onderwerpen dienen 48 uur van tevoren te worden aangemeld bij de griffier. Geagendeerde onderwerpen dienen 24 uur van te voren te worden aangemeld bij de griffier. Tijdens de raadscommissievergadering is het ook mogelijk om gebruik te maken van het spreekrecht. Dit kan over geagendeerde en niet-geagendeerde onderwerpen. Ook hiervoor geldt dat men zicht uiterlijk 24 uur van tevoren bij de griffie moet aanmelden om in te spreken over geagendeerde onderwerp en 48 ven tevoren over niet-geagendeerde onderwerpen. De langere termijn voor niet-geagendeerde onderwerpen geeft de commissieleden de gelegenheid zich op het onderwerp voor te bereiden.
In het tweede lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. In de raadscommissie kan niet worden gesproken over een besluit van het gemeentebestuur waartegen een bezwaar- en/of beroepsprocedure loopt. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van inwoners. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen inwoners hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen inwoners zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van inwoners.
De inwoners die wensen in te spreken moeten zich voor de vergadering melden bij de (commissie)griffier. Op basis van artikel 17, eerste lid, wordt het verslag, nadat het is vastgesteld, op verzoek ter beschikking gesteld en gepubliceerd via de website.
Het conceptverslag wordt zo spoedig mogelijk beschikbaar gesteld aan de leden van de raadscommissie. De voorzitter en de leden van de raadscommissie en de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging wordt voorafgaand aan de vergadering schriftelijk bij de (commissie)griffier ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen (derde lid) komt ook toe aan de voorzitter van de raadscommissie, een lid en een collegelid, dat bij de desbetreffende vergadering aanwezig was. Het is aan de leden van de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de leden van de raadscommissie het verslag vaststellen. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). Het is aan te bevelen uitsluitend een zakelijke samenvatting van hetgeen besproken is, te geven. De (commissie)griffier stelt het verslag op, maar de uiteindelijke verantwoordelijkheid hiervoor, ligt bij de griffier op grond van het vijfde lid.
Artikel 18 Aantal spreektermijnen
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter van de raadscommissie afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste of tweede termijn.
De leden van de raadscommissie kunnen op eigen initiatief regels stellen over de spreektijd van de leden van de raadscommissie. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter van de raadsommissie hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter van de raadscommissie kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken.
Artikel 20 Voorstellen van orde
Ieder raadscommissielid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de leden van de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de leden van de raadscommissie. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze.
Artikel 21 Handhaving orde; schorsing
Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 16 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het vierde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd (tweede lid). Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 22.
Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.
Om de duur van vergaderingen niet onnodig te verlengen, wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter van de raadscommissie als de raadscommissieleden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat de raadscommissies hun eigen werkwijze bepalen. Het recht wordt aan ieder individueel raadslid toegekend. Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoordigende en daarmee agenderende rol van de raadscommissies veronderstelt. Hiertoe dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties over adequate instrumenten te beschikken. Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 22).
Artikel 23 Deelname aan beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van de raadscommissie en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden van de raadscommissie, de voorzitter van de raadscommissie, de burgemeester, de wethouders en de gemeentesecretaris. Deze hebben op grond van artikel 23 van de verordening reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van het verslag, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.
De voorzitter van de raadscommissie kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de leden van de raadscommissie anders beslissen. De raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kunnen de leden van de raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De raadsleden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een raadscommissielid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad. Het advies kan luiden: rijp voor besluitvorming, hamerstuk; rijp voor beraadslaging of nader advies vragen aan het college of de burgemeester.
Hoofdstuk 5 Besloten vergadering
Artikel 25 Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zullen de leden van de raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Artikel 26 Verslag besloten vergaderingen
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus de leden van de raadscommissie anders beslissen. In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid van deze bepaling dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage liggen bij de griffier. De leden van de raadscommissies beslissen over het openbaar maken van dit verslag.
Artikel 27. Opheffing geheimhouding
Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de wet)die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 28 Nadere regels over delen van geheime informatie
1. Indien voor de raadscommissie onderwerpen worden geagendeerd waarbij informatie gedeeld moet worden waarop geheimhouding is opgelegd, wordt deze informatie gepubliceerd op het besloten deel van het raadsinformatiesysteem.
2. Indien voor een raadscommissievergadering een voorstel wordt geagendeerd dat informatie bevat waarop geheimhouding is opgelegd of waarbij informatie moet worden betrokken waarop geheimhouding is opgelegd, wordt deze informatie beschikbaar gesteld voor de commissieleden.
3. Als het college of de burgemeester schriftelijk geheime informatie verstrekt aan een commissie waar tevens raadsleden deel van uitmaken wordt deze informatie gedeeld met alle raadsleden.
4. Indien een raadscommissie of beeldvormende commissie geheime informatie deelt met de raad, is alleen de raad bevoegd deze informatie te delen met derden.
5. Het college heeft de bevoegdheid geheime informatie met derden te delen indien zij dit noodzakelijk achten om knellende situaties te voorkomen. Hiervan wordt melding gemaakt aan de raad.
Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers
Artikel 29 Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang kan ontzeggen. Voor de raadscommissie ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.
Artikel 29 Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van de raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.