Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- -
accountant: een door het bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
- -
accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;
- -
jaarrekening: jaarrekening van de regeling als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;
- -
rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
- 1.
De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van minimaal 2 jaar en ten hoogste 6 jaar.
- 2.
Het bestuur bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor. Bij de aanbesteding wordt gebruik gemaakt van het aanbestedingstraject van de gemeente Zevenaar.
- 3.
Het bestuur stelt als aanvulling op het programma van eisen van de Gemeente Zevenaar eventueel een aanvullend programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:
- a.
de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens en rapportagegrenzen;
- b.
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- c.
de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- d.
de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;
- 4.
Het bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast, indien deze afwijken van de vereisten die door de gemeente Zevenaar worden gehanteerd.
Artikel 3. Overige controles en opdrachten
- 1.
De streekarchivaris kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.
- 2.
De streekarchivaris draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.
- 3.
De streekarchivaris draagt zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is de streekarchivaris bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
- 1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:
- a.
de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;
- b.
De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeenschappelijke regeling uit.
- 2.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en vertegenwoordigers van de gemeenschappelijke regeling.
Artikel 5. Informatieverstrekking door de streekarchivaris
- 1.
De streekarchivaris is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.
- 2.
De streekarchivaris draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.
- 3.
Bij de jaarrekening bevestigt de streekarchivaris schriftelijk aan de accountant, dat alle bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
- 4.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening voor de streekarchivaris beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond aan het bestuur en de accountant gemeld.
- 5.
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door de streekarchivaris zo veel mogelijk gebruik van het namens het bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.
Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant
- 1.
De streekarchivaris draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen.
- 2.
De accountant is bevoegd om van alle bij de gemeenschappelijke regeling werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. De streekarchivaris draagt er zorg voor, dat de in de organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.
- 3.
De streekarchivaris draagt er zorg voor, dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Artikel 7. Rapportering door accountant
- 1.
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording opgesteld door de streekarchivaris niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het bestuur.
- 2.
In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
- 3.
De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het bestuur door de accountant aan de ambtelijke vertegenwoordiging voorgelegd met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.
Artikel 8. Intrekking oude regeling
De “Controleverordening”, d.d. 2 november 2004 wordt ingetrokken.
Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2023 en later.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financiële beheer en organisatie (ex artikel 213) Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg 2023.