De gemeenteraad van de gemeente Achtkarspelen;
Gelezen het voorstel van de vertrouwenscommissie in oprichting van 11 april 2024;
Gelet op de artikelen 61, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet,
artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
Gelet op de circulaire Benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 1 oktober 2017;
B E S L U I T:
vast te stellen de Verordening Vertrouwenscommissie benoeming burgemeester gemeente Achtkarspelen 2024
Artikel 1 Begripsomschrijving
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
De minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
- b.
De commissie: de vertrouwenscommissie;
- c.
De commissaris: de Commissaris van de Koning in de provincie Fryslân;
- d.
De raad: de gemeenteraad van Achtkarspelen;
- e.
De secretaris: de secretaris van de commissie.
Artikel 2 Taak commissie
De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden.
Artikel 3 Samenstelling van de commissie
- 1.
De raad benoemt de leden van de commissie die bestaat uit maximaal één raadslid van elke fractie.
- 2.
De raad kan besluiten om ook raadsleden die zich van een fractie hebben afgescheiden te benoemen tot lid van de vertrouwenscommissie.
- 3.
De raad benoemt de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de commissie.
- 4.
Plaatsvervangende leden worden niet benoemd.
- 5.
De raad benoemt een wethouder als adviseur van de commissie.
- 6.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie. De secretaris
- a.
verleent ambtelijke bijstand aan de commissie.
- 7.
De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie.
- 8.
De adviseur, de secretaris en de plaatsvervangend secretaris hebben geen stemrecht en zijn geen lid van de commissie.
Artikel 4 Vergaderingen
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden dit noodzakelijk achten.
- 2.
De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
- 3.
De voorzitter doet van elke vergadering tenminste 48 uur van tevoren aankondiging aan de leden en de adviseur van de commissie.
- 4.
Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in lid 3 bedoelde termijn worden afgeweken, doch geschiedt de oproep tenminste 8 uren voorafgaande aan de vergadering.
- 5.
De commissie vergadert slechts indien tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is.
Artikel 5 Geheimhouding
- 1.
Op alle informatie van de commissie rust op grond van de wet de verplichting tot geheimhouding, die zich strekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
- 2.
De vergaderingen van de commissie zijn besloten.
- 3.
De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
- 4.
Aan degene die geen lid, adviseur of (plaatsvervangend) secretaris zijn van de commissie wordt op grond van de wet geen informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek verstrekt.
- 5.
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- 6.
De geheimhouding geldt tijdens het bestaan van de commissie en blijft ook na de ontbinding van kracht.
Artikel 6 Besluitvorming
De commissie besluit over de vaststelling van een conceptaanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit.
Artikel 7 Verslag
- 1.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris.
- 2.
Het verslag bevat in ieder geval
- a)
Een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
- b)
Een conceptaanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.
Artikel 8 Informatie over en gesprek met sollicitant
- 1.
De secretaris nodigt namens de voorzitter de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie.
- 2.
De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
Artikel 9 Contactpersoon bij de benoemingsprocedure
- 1.
De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
- 2.
Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de secretaris. De secretaris bewaart de stukken totdat de uiteindelijke archivering plaatsvindt.
- 3.
Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en door de secretaris verstuurd of persoonlijk overhandigd.
Artikel 10 Ontbinding commissie
Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad is bekendgemaakt dat in de vacature is voorzien.
Artikel 11 Archivering van stukken
- 1.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 10 alle archiefbescheiden die door de commissie zelf zijn opgemaakt onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar een krachtens de wet door de raad aangewezen archiefbewaarplaats. Hij draagt er tevens zorg voor dat uitvoering wordt gegeven aan het bepaalde in de volgende leden van dit artikel.
- 2.
Van de in het eerste lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.
- 3.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.
Artikel 12 Onvoorziene aangelegenheden
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie met inachtneming van het bepaalde in de circulaire van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 1 oktober 2017, kenmerk 2017-0000479534.
Artikel 13 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
Artikel 14 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als Verordening Vertrouwenscommissie
benoeming burgemeester Achtkarspelen 2024.