| Organisatie | Noord-Hollands Archief |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Controleverordening Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief |
| Citeertitel | Controleverordening Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
https://wetten.overheid.nl/BWBR0015524/2017-12-09/
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-10-2023 | 20-10-2023 | nieuwe regeling | 20-10-2023 | ||
| 20-10-2023 | Nieuwe regeling | 20-10-2023 |
Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief;
vast te stellen de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief.
In deze verordening wordt verstaan onder:
Het openbaar lichaam Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief
Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief
Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief
Een door het algemeen bestuur van de regeling benoemde:
De controle van de in artikel 197 Gemeente wet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant ten behoeve van:
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.
Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de regeling en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de regeling.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
1. De accountscontrole wordt opgedragen aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.
2. De accountant past in beginsel voor de controle van de regeling het “Besluit accountantscontrole decentrale overheden” integraal toe.
3. De accountant hanteert voor zijn controle de volgende goedkeuringstoleranties:
4. Als rapportagegrens wordt € 25.000 gehanteerd. De accountant rapporteert over elke fout of onzekerheid die hoger is dan dit bedrag.
Artikel 3. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur
1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. door de accountant kunnen worden opgevraagd en goed toegankelijk zijn.
3. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 april ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.
5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant overlegt over de uitvoering van de controlewerkzaamheden, maar kan ook de werkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant en (een of meerdere vertegenwoordigers uit) het algemeen bestuur en de directeur van de gemeenschappelijke regeling of diens plaatsvervanger, een en ander met inachtneming van het bepaalde in mandaatbesluiten van het bestuur.
Artikel 5. Toegang tot informatie
1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de regeling.
2. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende werknemers hieraan hun medewerking verlenen.
3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van het openbaar lichaam zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
1. Het algemeen bestuur dan wel de directeur van de gemeenschappelijke regeling, mits daartoe gemandateerd, kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.
1. Indien de accountant bij de jaarrekening controleafwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.
2. De accountant brengt schriftelijk verslag uit van zijn bevindingen aan het algemeen bestuur. Dit verslag bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe verantwoording mogelijk maken.
3. Het algemeen bestuur kan nadere inrichtingseisen formuleren voor het verslag van bevindingen.
4. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.
5. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de directeur van de gemeenschappelijke regeling.
6. De accountant bespreekt indien gewenst voorafgaand aan de bestuursbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door het algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur.