Organisatie | Leiden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Samenwerkingsovereenkomst Maatschappelijke Zorg Leidse regio 2023 |
Citeertitel | Samenwerkingsovereenkomst maatschappelijke zorg Leidse regio 2023 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlagen | AEF Rapport Samenwerking in de Leidse Regio Memo AEF Rapportage op- en afbouw voorzieningen Financiele werkafspraken MZ LR Memo_financiële raming |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-06-2024 | nieuwe regeling | 05-06-2024 |
De colleges van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Voorschoten en Zoeterwoude
Gemeenten voor de lokale taken samenwerken in de sub regionale verbanden:
Voor sommige voorzieningen en doelgroepen het noodzakelijk is de zorg regionaal te blijven organiseren. Er is daarbij sprake van een specifieke ondersteuningsbehoefte die niet lokaal of sub regionaal te organiseren of te financieren is. Veelal gaat het om doelgroepen die regionaal klein van omvang zijn en een specialistische ondersteuning behoeven. Dit noemen we de specialistische maatschappelijke zorg. In bijlage 7 is beschreven welke voorzieningen onder specialistische maatschappelijke zorg vallen. Onder lokale maatschappelijke zorg wordt verstaan alle andere taken op het gebied van maatschappelijke zorg die niet behoren tot de regionale maatschappelijke zorg.
Voor de transformatieopgave comfort in de bestuurlijke en ambtelijke samenwerking nodig is overeenkomstig scenario 1a, ‘open luiken met inhoudelijke beheersmaatregelen (elkaar vasthouden op beleidskeuzes) vanuit het AEF-rapport ‘Meer comfort in de regionale afspraken’ van 1 juni 2022, besloten in het portefeuillehouders overleg MA HR (PHO ) van 15 juni 2022.
De gemeenten in Holland Rijnland de afspraken nader hebben uitgewerkt in een inhoudelijk plan met richtinggevende afspraken, dat is vastgesteld in het PHO van 21 september 2022, rapport Op- en afbouwplan, startfoto 2022, AEF 31 augustus 2022. Deze samenwerkingsafspraken en de bijlagen ook van toepassing zijn voor de gemeenten in de Leidse regio.
vast te stellen de Samenwerkingsovereenkomst Maatschappelijke Zorg Leidse regio 2023 (ook wel de regeling).
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Gezamenlijk dragen gemeenten van de Leidse regio zorg voor aanbod van integrale ondersteuning en woonvormen dan wel voor opvang voor inwoners die behoren tot de doelgroep maatschappelijke zorg. Passend voor de sub regio dragen zij zorg voor de op- af- of ombouwopgave, zoals afgesproken in de Leidse regio zie bijlage 3 voor de huidige situatie per 2022.
Hoofdstuk 2 Overlegstructuur, mandatering, financiering en privacy
Ambtelijke beleidsafstemming en voorbereiding voor besluitvorming vindt plaats in het Programmateam MZ/Wmo en managers overleg Sociaal Domein Leidse regio. Het Programmateam MZ/Wmo Leidse regio volgt de (tijdelijke) projectgroep Maatschappelijk zorg Leidse regio, na de projectfase, per 2023 op. De hoofdtaak van het Programmateam is het begeleiden van de transformatie vanaf 1-1-2023 tot in principe 1-1-2029. Het Programmateam bestaat uit de beleidsmedewerkers van de vijf gemeenten en, als voorzitter, een onafhankelijk programmamanager.
Het Managers overleg Sociaal Domein Leidse regio heeft een strategisch adviserende rol naar het bestuurlijk overleg, is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van de benodigde capaciteit voor de transformatieopgave en fungeert als ambtelijk opdrachtgever en klankbord naar het Programmateam. Het managers overleg bestaat uit de managers Sociaal Domein van de vijf gemeenten die elkaar periodiek spreken over de bestuurlijke en strategische ontwikkelingen maatschappelijke zorg in de Leidse regio. Bestuurlijke en strategische vraagstukken kunnen door het Programmateam voor advies worden voorgelegd aan het managers verleg. Het programmateam wordt in het managers overleg vertegenwoordigd door de programmamanager. Indien er verschillen van inzicht zijn, waar het programmateam niet uitkomt, kan opgeschaald worden naar het managers overleg. Het managers verleg wordt minimaal twee keer per jaar geïnformeerd over de voortgang.
Artikel 7 Mandatering en facilitering
De gemeenten in de Leidse regio dragen er zorg voor dat alle bevoegdheden, die nodig zijn voor het uitvoeren van de taken van centrumgemeente worden gemandateerd dan wel bij machtiging worden verleend aan het college van Leiden, een en ander met inachtneming van het bepaalde in de Gemeentewet en de Awb en hetgeen hierboven is opgenomen met betrekking tot wederzijdse verantwoordelijkheden en taken.
De gemeenten in de Leidse regio dragen er gezamenlijk zorg voor dat alle benodigde faciliteiten, gegevensuitwisselingen en (informatie)voorzieningen, die in het kader van de samenwerking benodigd zijn voor de uitvoering van de regionale toegang, binnen redelijke termijn beschikbaar worden gesteld. Dit geldt visa versa ook voor de centrumgemeente richting de andere gemeenten in de Leidse regio.
Artikel 8 Financieringssystematiek en kosten uitvoering
In 2023 en 2024 ontvangt de gemeente Leiden de middelen voor Maatschappelijke zorg (Beschermd wonen en Maatschappelijke opvang) nog volgens het huidige (oude) rekenmodel vanuit het Rijk. In 2023/2024 zal de gemeente Leiden daarom conform het verdeelmodel, dat door adviesbureau Andersson Elffers Felix in opdracht van de gemeenten in Holland Rijnland is gemaakt, de budgetten overmaken naar de gemeenten in Holland Rijnland.
De gemeente Leiden zal na de invoering van het landelijke objectieve verdeelmodel Beschermd wonen (naar verwachting 2025) het historische budget Beschermd wonen voor de hele Holland Rijnland regio ontvangen van het rijk en dit conform het verdeelmodel van AEF overmaken aan de gemeenten in Holland Rijnland. Hetzelfde geldt voor de decentralisatie uitkering voor Maatschappelijke opvang. Deze zal tot de doordecentralisatie Maatschappelijke opvang (die door het Rijk is uitgesteld) worden ontvangen door de gemeente Leiden en worden verdeeld over de gemeenten in Holland Rijnland, conform het rekenmodel van adviesbureau Andersson Elffers Felix.
De vijf gemeenten van de Leidse regio brengen de budgetten Beschermd Wonen, ontvangen van het rijk volgens het objectieve verdeelmodel, en de vanuit gemeente Leiden ontvangen budgetten Beschermd Wonen (historisch) en Maatschappelijke Opvang bijeen in een sub regionaal budget Maatschappelijke Zorg, dat beheerd wordt door gemeente Leiden.
Vanuit dit sub regionaal budget Maatschappelijke Zorg worden alle kosten betaald die betrekking hebben op de ontwikkeling en uitvoering van de Maatschappelijke Zorg. Gemeenten kunnen per kwartaal declaraties indienen en per kwartaal vindt kostenverrekening plaats. De wijze waarop de deelnemers onderling met kosten en betalingen wordt omgegaan is vastgelegd in de financiële werkafspraken maatschappelijke zorg Leidse regio.
De gemeente Leiden is verantwoordelijk voor de sub regionale begroting Maatschappelijke Zorg Leidse regio, conform de indeling van de Memo Financiële Raming Maatschappelijke Zorg Leidse regio 2023-2026 en stelt daarnaast een egaliseringsreserve Maatschappelijke Zorg Leidse regio in (een geoormerkt deel van de reserve Sociaal Domein van de gemeente Leiden).
Artikel 9 Privacy, gegevensuitwisseling en gegevensbewerking
Op de verwerking en uitwisseling van Persoonsgegevens door de gemeenten in de Leidse regio (hieronder ook verstaande: door deze gemeenten aangewezen derden, waaronder de (gemeentelijke) toegang voor Wmo en Jeugd, waarmee verwerkersovereenkomsten zijn afgesloten), zijn de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) van toepassing.
De gemeenten in de Leidse regio zorgen voor passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens goed te beveiligen, zoals bedoeld in artikel 32 van de AVG. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van beveiligd versturen van Persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie volgens de geldende regels en wordt, waar nodig en toepasselijk, toegang gegeven tot de benodigde registratie- en informatiesystemen.
De gemeenten in de Leidse regio zijn ieder voor zich verantwoordelijk voor het doen van een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en indien van toepassing bij betrokkene(n), op het moment dat bij deze deelnemende gemeente een inbreuk in verband met persoonsgegevens is geconstateerd. Deze melding verloopt ten alle tijden via de betrokken privacy officer.
In de Data Protection Impact Assessment (DPIA) zijn de verschillende verwerkingen van persoonsgegevens en bijbehorende fasering opgenomen die horen bij de uitvoering van de hierboven beschreven dienstverlening met betrekking tot toezicht en handhaving. Ook aanvullende informatie met betrekking tot bijvoorbeeld dataminimalisatie, gegevensbeveiliging en bewaartermijnen is in deze DPIA opgenomen. Gegevensverwerkingen vinden alleen plaats binnen de in deze DPIA beschreven kaders. De werkzaamheden en uitvoering van deze dienstverlening is continu in ontwikkeling, aan de hand van de DPIA wordt jaarlijks gecontroleerd of de uitvoering voldoet aan de (op dat moment) geldende privacy wetgeving. De DPIA is opvraagbaar bij de privacy officer.
Hoofdstuk 3 Wijziging, toetreding, uittreding en opheffing
Artikel 11 Toetreding tot de regeling
Het college van de centrumgemeente kan voorwaarden verbinden aan de toetreding, en zendt deze voorwaarden zo spoedig mogelijk aan het college dat wenst toe te treden. De voorwaarden worden echter niet verzonden dan nadat de colleges van de overige deelnemers gelegenheid is geboden hun wensen en bedenkingen omtrent de toetreding bekend te maken bij het college van de centrumgemeente.
Artikel 12 Uittreding uit de regeling
De uittreding gaat in op 1 januari van het jaar volgende op het verstrijken van een termijn van een jaar na het nemen van het besluit tot uittreding, tenzij de colleges unaniem een andere opzegtermijn overeenkomen. De uittreding gaat in elk geval niet in binnen twee jaar na de inwerkingtreding van de regeling.
Indien het college van de centrumgemeente beslist tot uittreding, dan nemen alle colleges binnen zes maanden een besluit of in plaats van de uittredingsprocedure van artikel 12 besloten wordt tot opheffing van de regeling overeenkomstig artikel 13. Besluiten twee derde van de colleges tot opheffing, dan is artikel (opheffing) verder van toepassing en wordt de uittredingsprocedure gestopt. Wordt niet tot opheffing besloten, dan wordt de procedure van artikel (uittreding) gevolgd.
Een college dat voornemens is uit te treden kan het college van de centrumgemeente vragen een indicatie te geven van de gevolgen van de uittreding, overeenkomstig hetgeen in deze regeling bepaald. De indicatie wordt binnen zes maanden opgeleverd, tenzij het betreffende uittredende college en het college van de centrumgemeente anders overeenkomen. De kosten voor het opstellen van de indicatie komen voor rekening van het college dat om de indicatie heeft verzocht. De indicatie bindt de gemeenten niet wanneer definitief tot uittreding wordt besloten.
Procedure vaststellen uittredingsplan
Met het oog op het bepalen van de inhoud van het uittredingsplan wijst het college van de centrumgemeente een onafhankelijke externe deskundige aan die in opdracht van dit college het concept-uittredingsplan voorbereidt. De kosten voor het inschakelen van een onafhankelijke externe deskundige komen voor rekening van de uittredende deelnemer.
Het college van de centrumgemeente wijst de onafhankelijke externe deskundige aan op basis van een gezamenlijke voordracht van de uittredende deelnemer en de secretaris van de centrumgemeente. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt over een gezamenlijke voordracht, wijst het college van de centrumgemeente de onafhankelijke externe deskundige aan op basis van een bindende voordracht van een selectiecommissie bestaande uit drie leden uit de colleges van de Leidse regio, waaronder in ieder geval een vertegenwoordiger van de uittredende deelnemer en een vertegenwoordiger van de centrumgemeente.
Ten minste zes maanden voorafgaand aan het moment van uittreding stelt het college van de centrumgemeente het uittredingsplan en de voorlopige uittreedsom vast. Het college van de centrumgemeente baseert de berekening van de voorlopige uittreedsom op de systematiek die is gehanteerd in het uittreedplan en op de jaarrekening van het meest recent verstreken begrotingsjaar.
Bij de berekening van de kosten voor uittreding van één of meer gemeenten zoals bedoeld in het zesde lid wordt een risico-opslag van 10% op de uittreedsom toegepast om eventueel onvoorziene toekomstige kosten gerelateerd aan de uittreding te ondervangen. Deze opslag vrijwaart de uittredende deelnemer van alle toekomstige onvoorzienbare kosten.
Bij de voorbereiding van het concept uittredingsplan biedt het college van de centrumgemeente de uittredende deelnemer de keuze tussen een verrekening van de financiële afwikkeling in een aantal termijnen of voor betaling hiervan in een keer. In het uittredingsplan bepaalt het college van de centrumgemeente conform de voorkeur van de uittredende deelnemer of de uittredende deelnemer de uittreedsom in een daarbij te bepalen aantal termijnen of in een keer dient te betalen, dan wel te worden uitgekeerd.
Onder desintegratiekosten worden verstaan alle kosten direct dan wel toekomstig te maken dan wel te dragen door de centrumgemeente die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan als direct gevolg van de uittreding.
De centrumgemeente brengt alle frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten, in rekening bij de uittredende deelnemer(s). De uittredende deelnemer is verplicht bij betaling van de definitieve uittreedsom, binnen drie maanden nadat het college van de centrumgemeente de definitieve uittreedsom, als bedoeld in artikel 12, heeft vastgesteld, tenzij in het uittredingsplan overeenkomstig artikel 12, anders is vastgelegd.
De centrumgemeente is gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de uittredingskosten zo laag mogelijk te houden. Het voorgaande behoeft niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het college van de centrumgemeente van het besluit tot uittreding van de deelnemer.
Artikel 13 Opheffing van de regeling
Iedere deelnemende gemeente is bij opheffing van deze gemeenschappelijke regeling gehouden aan de centrumgemeente de financiële verplichtingen te voldoen welke ten laste van de centrumgemeente zijn of zullen blijven ter uitvoering van de taken waarvoor deze regeling is getroffen. De centrumgemeente is belast met de uitvoering van het besluit zoals genoemd in het eerste lid van dit artikel.
Hoofdstuk 4 Overige bepalingen
De gemeente stelt de andere gemeente(n) in de Leidse regio onverwijld op de hoogte van de ontstane overmachtssituatie zoals grote personeelsstakingen en tekorten aan personeel en materieel bij leveranciers. Indien één van de deelnemende gemeenten in de Leidse regio gedurende een periode van meer dan tien werkdagen ten gevolge van overmacht niet kan nakomen c.q. tekortschiet in haar verplichtingen op grond van deze overeenkomst, heeft de andere gemeente het recht na overleg met onmiddellijke ingang maatregelen te treffen in verband met de continuïteit.
Artikel 16 Onvoorziene omstandigheden
Indien binnen het kader van de samenwerkingsovereenkomst zich omstandigheden voordoen waarin deze overeenkomst niet voorziet, treden de gemeenten in de Leidse regio met elkaar in overleg en komen zij tot een oplossing.
De archivering van de door de centrumgemeente uitgevoerde taken geschiedt op basis van de bepalingen die de centrumgemeente ook voor haar eigen processen hanteert.
Deze regeling kan worden aangehaald als “Samenwerkingsovereenkomst maatschappelijke zorg Leidse regio 2023”.
Bijlage 6. Omschrijving Specialistische maatschappelijke zorg
Sommige inwoners hebben een specifieke ondersteuningsbehoefte die niet lokaal of sub regionaal te organiseren of te financieren is. Veelal gaat het om doelgroepen die regionaal klein van omvang zijn en een specialistische ondersteuning behoeven.
Concreet gaat het om voorzieningen voor de volgende ondersteuningsvragen: