CVDR72085_1Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Bloemendaal 2008nlregelingBloemendaal2017-09-05BloemendaalWeekblad Kennemerland Zuid, 12 juni 2008Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Bloemendaal 2008Gemeentewet, art. 147 en 149gemeenteraadbestuur en recht2008-05-29De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2008-06-132011-10-07nieuwe regeling20080109831.Geen.Inclusief toelichtingVerordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Bloemendaal 2008Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Bloemendaal 2008HoofdstukBegripsomschrijvingenArtikel1In deze verordening wordt verstaan onder:

gesprekken: evaluatiegesprekken namens de raad met de burgemeester;

evaluatiecommissie: de evaluatiecommissie bedoeld in artikel 2;

adviseurs: wethouder(s) of gemeentesecretaris die de commissie van informatie voorzien;

commissaris: commissaris van de Koningin in de provincie.

Algemene bepalingenArtikel21.De raad stelt een evaluatiecommissie in, die gesprekken voert met de burgemeester.2.De evaluatiecommissie voert ten minste drie gesprekken per ambtsperiode.Procedure en tijdschemaArtikel31.De griffier agendeert en organiseert de evaluatiegesprekken.2.Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het voortgangsgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft.Samenstelling commissieArtikel41.De raad kiest de evaluatiecommissie uit zijn midden, in beginsel ten minste acht weken voor hetformele gesprek bedoeld in artikel 3, lid 2.2.De evaluatiecommissie bestaat uit maximaal de fractievoorzitters uit de raad 3.De raad benoemt geen plaatsvervangende leden.4.Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger.5.De evaluatiecommissie laat zich bijstaan door de griffier.6.De evaluatiecommissie kan zich laten informeren door wethouder(s) en gemeentesecretaris.Voorzitterschap van de evaluatiecommissieArtikel51.De evaluatiecommissie wijst uit haar midden een van de leden aan als voorzitter.2.De voorzitter leidt het gesprek.3.De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als woordvoerder.4.De evaluatiecommissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.GeheimhoudingArtikel61.De evaluatiecommissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens het gesprek of de vergadering.2.De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.3.Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijkverkregen informatie van de adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is niet toegestaan.4.De evaluatiecommissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de evaluatiecommissie, noch aan anderen, behoudens het bepaaldein artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4.5.De evaluatiecommissie, noch de raad heft de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, op.6.De evaluatiecommissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentieen bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.7.De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de evaluatiecommissie van kracht.8.Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en de externe gespreksleider.Voorbereiding gesprekArtikel71.De leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand evaluatieverslag in te zien.2.De leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.3.Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.4.Het commissielid dat niet in staat is het gesprek bij te wonen, deelt dit tijdig mee.5.Bij verhindering van meer dan één lid van de evaluatiecommissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.Het gesprekArtikel81.De gesprekken en de vergaderingen vinden plaats in beslotenheid.2.Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de evaluatiecommissie als de burgemeesterde mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerdebespreekpunten toe te lichten.3.Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.4.De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:a.de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met de fractievoorzitters;

de burgemeester in het proces van dualisme;

de burgemeester als voorzitter van het college;

de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

e.de burgemeester die invulling geeft aan de eigen portefeuille, waaronder de handhavingvan de openbare orde en veiligheid;

de burgemeester en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

h.de burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit;

de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

5.In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente.VerslagleggingArtikel91.Door de griffier wordt het evaluatieverslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de evaluatiecommissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.2.Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.3.Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.4.Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koningin in de provincie gestuurd.ArchiveringArtikel101.De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag.2.Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.SlotartikelenArtikel11Deze verordening treedt in werking één dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lid van de Gemeentewet en vervalt per 1 januari 2009.Artikel12Deze verordening wordt aangehaald als Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Bloemendaal 2008.Aldus besloten in de openbare vergadering Van de raad der gemeente Bloemendaal,gehouden op 29 mei 2008. W.H. de Gelder , voorzitter. H.W. de Vries , griffierGepubliceerd in het Weekblad Kennemerland Zuid d.d. 12 juni 2008.In werking: 13 juni 2008.Vervallen: 1 januari 2009.TOELICHTING AlgemeenDe verordening is bedoeld als een hulpmiddel. Deze helpt om het proces van evaluatiegesprekken tussen de burgemeester en de raad structureel en transparant te maken. Artikel 2Lid 2 geeft een bandbreedte voor het aantal te voeren gesprekken tijdens de ambtsperiodevan een burgemeester van 6 jaar. De commissaris van de Koningin voert gedurende dietermijn 3 voortgangsgesprekken met de burgemeester. De raad zou in ieder geval voorafgaandaan die gesprekken, dus drie maal per ambtsperiode, een evaluatiegesprek met deburgemeester moeten voeren. Het verdient echter aanbeveling dat de raad een hogere frequentieaanhoudt. Een jaarlijks evaluatiegesprek met de burgemeester en de raad heeft alsvoordeel dat de gesprekken over een kortere periode gaan waarbij – tijdens een formeelmoment - zowel de burgemeester als de raad regelmatiger van elkaar horen hoe over elkaarsfunctioneren wordt gedacht. Artikel 3Lid 2: ‘Drie van de gesprekken worden gevoerd vier weken voorafgaand aan de voortgangsgesprekkendie de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft’. De termijn vanvier weken is gekozen om voldoende tijd te hebben om het verslag van het evaluatiegesprekop te stellen en door de gesprekdeelnemers te laten vaststellen (zie artikel 9 van de verordening).De burgemeester heeft dan binnen een redelijke termijn duidelijkheid en het verslag kan vervolgens dienen als basis voor het voortgangsgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester voert.Artikel 4In lid 1 wordt in afwijking van de voorbeeld-verordening over een termijn van in beginsel acht weken gesproken. Zonder deze toevoeging zou de verkiezing van een evaluatiecommissie dit jaar misschien wel eens te laat kunnen zijn geweest. In lid 2 er is gekozen voor de commissie uit maximaal de fractievoorzitters uit de raad te laten bestaan. De commissie mag dus ook kleiner van omvang zijn. Het Presidium stelt voor de commissie uit alle fractievoorzitters (7) te laten bestaan. Met het oog op de fusie met Bennebroek per 1 januari 2009, komt de verordening per die datum te vervallen. Bij een naar verwachting nieuw vast te stellen verordening zal de omvang opnieuw bepaald worden. De deelnemers zijn ook degenen die het gesprek voorbereiden en wellicht een training hebbengehad voor het voeren van een evaluatiegesprek. Om die redenen is het niet verstandig daarook plaatsvervangende leden bij te betrekken. Dat zou afbreuk kunnen doen aan zowel eengedegen voorbereiding van het gesprek door de deelnemers als het vertrouwelijk karakterdaarvan.Artikel 4Lid 5: de evaluatiecommissie kan ervoor kiezen om zich vooraf door wethouder(s) en ofsecretaris te laten informeren over het functioneren van de burgemeester. Besloten kan wordendeze adviseur(s) bij een deel van het gesprek aanwezig te laten zijn.Artikel 5Lid 4 regelt de mogelijkheid, dat de evaluatiecommissie zich kan laten bijstaan door eenexterne gespreksleider. Een externe gespreksleider is in die hoedanigheid uitsluitend technischvoorzitter, die het doel van het evaluatiegesprek en de individuele belangen van dedeelnemers in de gaten houdt en de tijd bewaakt. De deelnemers kunnen zich volledig richtenop het gesprek.De in de verordening genoemde bevoegdheden van de voorzitter gaan in eendergelijk situatie NIET over op de externe gespreksleider. De externe gesprekleider ondertekentevenmin het conceptverslag. Uiteraard is de geheimhoudingsplicht WEL op de externevan toepassing.Artikel 6Lid 3 regelt dat betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid engeheimhouding in gevaar komen. Hiermee is bedoeld te zeggen, dat in de voorbereidingbetrokkenen alleen gebruik kunnen maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnenen van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van wethouders en gemeentesecretaris.Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden(zowel binnen als buiten het gemeentehuis) is uitgesloten. Geheimhouding moet voorkomendat de privacy van de betrokkenen geschonden wordt en de bestuurskracht afneemt.Daarnaast kan het bevragen van derden leiden tot belangenverstrengeling.Of naar aanleiding van een evaluatiegesprek in onderling overleg gemaakte –zakelijke- afspraken kenbaar worden gemaakt aan (o.a.) de raadsfracties, is afhankelijk van de plaatselijke politiek-bestuurlijke verhoudingen. Er zal op dat moment naar bevind van zaken gehandeld moeten worden.Artikel 7Lid 1: de leden van de evaluatiecommissie krijgen de gelegenheid om het evaluatieverslagvan het laatstgehouden gesprek in te zien zodat zij weten welke afspraken er zijn gemaakt.Bovendien hoeft de samenstelling van de commissie niet noodzakelijk dezelfde te zijn als inhet voorgaande evaluatiegesprek. Daarnaast kan gekozen worden om ook de voorgaandeverslagen te laten inzien. Het inzien van het evaluatieverslag gebeurt op de kamer en inaanwezigheid van de griffier. Van het verslag worden geen kopieën gemaakt.Artikel 8Lid 3 :de profielschets is uitgangspunt voor het gesprek. Op basis van dat profiel heeft devertrouwenscommissie de burgemeester voorgedragen voor benoeming. In lid 5 wordt demogelijkheid geboden om vervolgens ook over de gevolgen van maatschappelijke ontwikkelingenvoor het functioneren van het gemeentebestuur te spreken. Bij een nieuwe procedurevoor (her)benoeming kunnen maatschappelijke ontwikkelingen in de gemeente reden zijntot het opstellen van een nieuwe profielschets. In bijvoorbeeld het laatste gesprek, waarbijook de herbenoeming een bespreekpunt kan zijn, kunnen de ideeën voor het bijstellen of hetopstellen van een nieuwe profielschets voortvloeien uit het bespreekpunt over de toekomstvan de gemeente. Deze uitkomst kan de voorzitter aan alle fractievoorzitters terugmelden.Artikel 9Lid 1 regelt de verslaglegging van het gesprek. Het door de griffier opgestelde conceptverslagwordt voorgelegd aan de leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester. Binneneen door betrokkenen af te spreken termijn dienen zij hierop te reageren. Het verslag wordtin drievoud opgesteld en ondertekend zodat zowel de burgemeester, de raad als commissarisvan de Koningin een exemplaar heeft.Het verslag wordt door ondertekening van zowel de leden als de burgemeester vastgesteld.De burgemeester kan ervoor kiezen het verslag alleen voor gezien te ondertekenen. In datgeval dient de burgemeester ervoor te zorgen dat een zienswijze aan het verslag wordt toegevoegdDit zou onder meer een verdieping of uitwerking van gemaakte afspraak of afspraken kunneninhouden. Een termijn van 10 werkdagen is dan een redelijke termijn om een en anderte laten bezinken en te heroverwegen. Daarnaast is het dan nog steeds mogelijk om het evaluatieverslagmet zienswijze tijdig naar de commissaris van de Koningin te sturen.Een mooiere oplossing is om nogmaals met dezelfde deelnemers aan het gesprek ‘om tafelte gaan’ en de ‘pijnpunten’ uit het verslag te bespreken zodat kan worden uitgesloten dat erwellicht sprake is van een misverstand. In dat geval kan het verslag worden aangepast.Indien het evaluatiegesprek werd voorgezeten door een externe gespreksleider kan al danniet besloten worden om die eveneens aan dit gesprek te laten deelnemen.Ook voor dit gesprek geldt mutatis mutandis de eerder opgelegde geheimhouding.Artikel 10Onder geheimhouding archivering door de griffier wordt verstaan het opbergen van hetverslag op een voor anderen niet toegankelijke wijze. Dat kan zijn in een gesloten en verzegeldeenveloppe.