Organisatie | Bloemendaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Bloemendaal 2008 |
Citeertitel | Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Bloemendaal 2008 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Inclusief toelichting
Gemeentewet, art. 147 en 149
1.Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
13-06-2008 | 07-10-2011 | nieuwe regeling | 29-05-2008 Weekblad Kennemerland Zuid, 12 juni 2008 | 2008010983 |
Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk
verkregen informatie van de adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is niet toegestaan.
De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:
a.de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met de fractievoorzitters;
e.de burgemeester die invulling geeft aan de eigen portefeuille, waaronder de handhaving
van de openbare orde en veiligheid;
h.de burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;
Deze verordening treedt in werking één dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lid van de Gemeentewet en vervalt per 1 januari 2009.
De verordening is bedoeld als een hulpmiddel. Deze helpt om het proces van evaluatiegesprekken tussen de burgemeester en de raad structureel en transparant te maken.
Lid 2 geeft een bandbreedte voor het aantal te voeren gesprekken tijdens de ambtsperiode
van een burgemeester van 6 jaar. De commissaris van de Koningin voert gedurende die
termijn 3 voortgangsgesprekken met de burgemeester. De raad zou in ieder geval voorafgaand
aan die gesprekken, dus drie maal per ambtsperiode, een evaluatiegesprek met de
burgemeester moeten voeren. Het verdient echter aanbeveling dat de raad een hogere frequentie
aanhoudt. Een jaarlijks evaluatiegesprek met de burgemeester en de raad heeft als
voordeel dat de gesprekken over een kortere periode gaan waarbij – tijdens een formeel
moment - zowel de burgemeester als de raad regelmatiger van elkaar horen hoe over elkaars
Lid 2: ‘Drie van de gesprekken worden gevoerd vier weken voorafgaand aan de voortgangsgesprekken
die de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft’. De termijn van
vier weken is gekozen om voldoende tijd te hebben om het verslag van het evaluatiegesprek
op te stellen en door de gesprekdeelnemers te laten vaststellen (zie artikel 9 van de verordening).
De burgemeester heeft dan binnen een redelijke termijn duidelijkheid en het verslag kan vervolgens dienen als basis voor het voortgangsgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester voert.
In lid 1 wordt in afwijking van de voorbeeld-verordening over een termijn van in beginsel acht weken gesproken. Zonder deze toevoeging zou de verkiezing van een evaluatiecommissie dit jaar misschien wel eens te laat kunnen zijn geweest.
In lid 2 er is gekozen voor de commissie uit maximaal de fractievoorzitters uit de raad te laten bestaan. De commissie mag dus ook kleiner van omvang zijn.
Het Presidium stelt voor de commissie uit alle fractievoorzitters (7) te laten bestaan. Met het oog op de fusie met Bennebroek per 1 januari 2009, komt de verordening per die datum te vervallen. Bij een naar verwachting nieuw vast te stellen verordening zal de omvang opnieuw bepaald worden.
De deelnemers zijn ook degenen die het gesprek voorbereiden en wellicht een training hebben
gehad voor het voeren van een evaluatiegesprek. Om die redenen is het niet verstandig daar
ook plaatsvervangende leden bij te betrekken. Dat zou afbreuk kunnen doen aan zowel een
gedegen voorbereiding van het gesprek door de deelnemers als het vertrouwelijk karakter
Lid 5: de evaluatiecommissie kan ervoor kiezen om zich vooraf door wethouder(s) en of
secretaris te laten informeren over het functioneren van de burgemeester. Besloten kan worden
deze adviseur(s) bij een deel van het gesprek aanwezig te laten zijn.
Lid 4 regelt de mogelijkheid, dat de evaluatiecommissie zich kan laten bijstaan door een
externe gespreksleider. Een externe gespreksleider is in die hoedanigheid uitsluitend technisch
voorzitter, die het doel van het evaluatiegesprek en de individuele belangen van de
deelnemers in de gaten houdt en de tijd bewaakt. De deelnemers kunnen zich volledig richten
De in de verordening genoemde bevoegdheden van de voorzitter gaan in een
dergelijk situatie NIET over op de externe gespreksleider. De externe gesprekleider ondertekent
evenmin het conceptverslag. Uiteraard is de geheimhoudingsplicht WEL op de externe
Lid 3 regelt dat betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en
geheimhouding in gevaar komen. Hiermee is bedoeld te zeggen, dat in de voorbereiding
betrokkenen alleen gebruik kunnen maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen
en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van wethouders en gemeentesecretaris.
Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden
(zowel binnen als buiten het gemeentehuis) is uitgesloten. Geheimhouding moet voorkomen
dat de privacy van de betrokkenen geschonden wordt en de bestuurskracht afneemt.
Daarnaast kan het bevragen van derden leiden tot belangenverstrengeling.
Of naar aanleiding van een evaluatiegesprek in onderling overleg gemaakte –zakelijke- afspraken kenbaar worden gemaakt aan (o.a.) de raadsfracties, is afhankelijk van de plaatselijke politiek-bestuurlijke verhoudingen. Er zal op dat moment naar bevind van zaken gehandeld moeten worden.
Lid 1: de leden van de evaluatiecommissie krijgen de gelegenheid om het evaluatieverslag
van het laatstgehouden gesprek in te zien zodat zij weten welke afspraken er zijn gemaakt.
Bovendien hoeft de samenstelling van de commissie niet noodzakelijk dezelfde te zijn als in
het voorgaande evaluatiegesprek. Daarnaast kan gekozen worden om ook de voorgaande
verslagen te laten inzien. Het inzien van het evaluatieverslag gebeurt op de kamer en in
aanwezigheid van de griffier. Van het verslag worden geen kopieën gemaakt.
Lid 3 :de profielschets is uitgangspunt voor het gesprek. Op basis van dat profiel heeft de
vertrouwenscommissie de burgemeester voorgedragen voor benoeming. In lid 5 wordt de
mogelijkheid geboden om vervolgens ook over de gevolgen van maatschappelijke ontwikkelingen
voor het functioneren van het gemeentebestuur te spreken. Bij een nieuwe procedure
voor (her)benoeming kunnen maatschappelijke ontwikkelingen in de gemeente reden zijn
tot het opstellen van een nieuwe profielschets. In bijvoorbeeld het laatste gesprek, waarbij
ook de herbenoeming een bespreekpunt kan zijn, kunnen de ideeën voor het bijstellen of het
opstellen van een nieuwe profielschets voortvloeien uit het bespreekpunt over de toekomst
van de gemeente. Deze uitkomst kan de voorzitter aan alle fractievoorzitters terugmelden.
Lid 1 regelt de verslaglegging van het gesprek. Het door de griffier opgestelde conceptverslag
wordt voorgelegd aan de leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester. Binnen
een door betrokkenen af te spreken termijn dienen zij hierop te reageren. Het verslag wordt
in drievoud opgesteld en ondertekend zodat zowel de burgemeester, de raad als commissaris
van de Koningin een exemplaar heeft.
Het verslag wordt door ondertekening van zowel de leden als de burgemeester vastgesteld.
De burgemeester kan ervoor kiezen het verslag alleen voor gezien te ondertekenen. In dat
geval dient de burgemeester ervoor te zorgen dat een zienswijze aan het verslag wordt toegevoegd
Dit zou onder meer een verdieping of uitwerking van gemaakte afspraak of afspraken kunnen
inhouden. Een termijn van 10 werkdagen is dan een redelijke termijn om een en ander
te laten bezinken en te heroverwegen. Daarnaast is het dan nog steeds mogelijk om het evaluatieverslag
met zienswijze tijdig naar de commissaris van de Koningin te sturen.
Een mooiere oplossing is om nogmaals met dezelfde deelnemers aan het gesprek ‘om tafel
te gaan’ en de ‘pijnpunten’ uit het verslag te bespreken zodat kan worden uitgesloten dat er
wellicht sprake is van een misverstand. In dat geval kan het verslag worden aangepast.
Indien het evaluatiegesprek werd voorgezeten door een externe gespreksleider kan al dan
niet besloten worden om die eveneens aan dit gesprek te laten deelnemen.
Ook voor dit gesprek geldt mutatis mutandis de eerder opgelegde geheimhouding.
Onder geheimhouding archivering door de griffier wordt verstaan het opbergen van het
verslag op een voor anderen niet toegankelijke wijze. Dat kan zijn in een gesloten en verzegelde