| Organisatie | Maassluis |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Participatiebeleid gemeente Maassluis 2024 |
| Citeertitel | Participatiebeleid gemeente Maassluis 2024 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-06-2024 | nieuwe regeling | 09-04-2024 | 628497 |
Gemeente Maassluis vindt het belangrijk dat inwoners meedenken over haar plannen en beleid en hier ook bij betrokken zijn. Ook Maassluizers vinden het belangrijk hun stem te laten horen. We gaan er vanuit dat als mensen mee kunnen denken en doen, ze meer betrokken zijn bij hun leefomgeving. Daarom hebben we participatiebeleid gemaakt. Hierin staat hoe inwoners kunnen meedenken en meewerken aan de plannen en het beleid van gemeente Maassluis of van andere initiatiefnemers. En hoe de gemeente kan meedenken met initiatieven van Maassluizers.
In het coalitieakkoord 2022 - 2026 ‘Samen betrokken het verschil maken’ staat het belang dat de gemeente hecht aan het betrekken van haar inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners in de stad bij het maken en uitvoeren van beleid.
Er gaat al veel goed op het gebied van participatie, maar er zijn ook dingen die beter kunnen. Uit het onderzoek van de Rekenkamercommissie en de Quick Scan Lokale Democratie (2021) zijn meerdere aanbevelingen voortgekomen. Dit participatiebeleid bouwt daarop voort.
We willen er bijvoorbeeld voor zorgen dat we niet altijd dezelfde mensen bereiken en betrekken. En juist meer andere mensen bereiken en betrekken die je niet vaak hoort (de stille meerderheid, zoals jongeren, ouderen en mensen met een beperking). We willen iedereen de gelegenheid geven bij alle type onderwerpen mee te denken. Met name jongeren moeten mee kunnen denken met allerlei stadsbrede onderwerpen die belangrijk zijn voor hun toekomst, zoals woningbouw, gebiedsontwikkeling en afvalinzameling. Soms worden inwoners teleurgesteld als ze merken dat er ogenschijnlijk niets wordt gedaan met hun ideeën of niet genoeg naar hun beleving. Daarom is het belangrijk vooraf goed af te spreken wat we van elkaar kunnen verwachten, waar ruimte is om mee te denken en waar niet, en wat er met de resultaten van de participatie wordt gedaan.
1.1 Voor wie is dit beleid bedoeld?
Dit algemene participatiebeleid is relevant voor plannen en beleid in het fysieke én het sociale domein. Bijvoorbeeld als de gemeente iets gaat doen in de openbare ruimte in een straat of buurt of als de gemeente beleid gaat opstellen of aanpassen. Het is bedoeld voor de gemeente, maar ook voor inwoners, ondernemers en organisaties. Voor als ze initiatiefnemer zijn, of wanneer als ze als participant deelnemen. Het beleid geeft het proces en de kaders weer hoe we participatie op een goede manier organiseren.
We hebben het in het participatiebeleid over drie soorten participatie:
Bij burgerparticipatie neemt de gemeente het initiatief van de (beleids)ontwikkeling en nodigt inwoners, ondernemers en/of andere belanghebbenden uit om mee te denken of te doen. De gemeente heeft een leidende rol en organiseert de participatie. De gemeente weegt de belangen en opbrengsten van de participatie mee bij de besluitvorming. Voor deze vorm van participatie hebben we het Handboek Denk mee gemaakt. Dit is bedoeld voor de gemeentelijke organisatie om medewerkers te helpen participatie te organiseren bij plannen en beleid.
Bij overheidsparticipatie neemt een inwoner, ondernemer of organisatie het initiatief maar heeft deze de gemeente wel nodig om tot een ontwikkeling te komen. De gemeente heeft dan een faciliterende en toetsende rol. Bijvoorbeeld een bewonersinitiatief voor een speeltuintje.
Voor deze initiatieven hebben we een Checklist voor bewonersinitiatieven gemaakt.
Ook de participatievorm Uitdaagrecht / Right to challenge valt onder overheidsparticipatie. Dit is een vorm waarbij inwoners of lokale maatschappelijke partijen een voorstel indienen om een of meerdere taken van de gemeente over te nemen wanneer zij dit beter en goedkoper kunnen.
De derde vorm van participatie is privaat georganiseerde participatie. Een ondernemer, bewoner of organisatie is dan de initiatiefnemer van een (meestal ruimtelijke) ontwikkeling. De initiatiefnemer is zelf verantwoordelijk om de participatie in te richten en uit te voeren. De gemeente heeft een adviserende en toetsende rol in de participatie. De gemeente neemt de opbrengst van de participatie mee bij de besluitvorming. Het gaat dan bijvoorbeeld om de ontwikkeling van een nieuwe woonwijk door een projectontwikkelaar of een nieuw gebouw door een woningcorporatie.
Hiervoor is al eerder op 14 september 2021 de beleidsnotitie en Handreiking participatie onder de Omgevingswet vastgesteld. Deze hebben we als bouwsteen gebruikt en verder uitgewerkt in een vernieuwde Handreiking Denk mee (voor initiatiefnemers).
Dit participatiebeleid is gemaakt voor en met de gemeentelijke organisatie én Maassluizers. De projectgroep participatie heeft de basis gelegd in een startnotitie, die is vastgelegd door het college (2020) en de gemeenteraad (2022). In de startnotitie staat de ambitie dat het participatiebeleid samen met inwoners wordt ontwikkeld. Alleen op die manier kan een Maassluise manier van werken ontstaan. Via een online vragenlijst (ingevuld door 711 inwoners) en een bijeenkomst met de zogenaamde ‘meedenkgroep’ (bestaande uit 30 inwoners en een aantal raadsleden) hebben Maassluizers zich kunnen uitspreken over wat zij belangrijk vinden in het meedenken en meedoen met de gemeente en wat zij verwachten van de gemeente. Gesprekken met de adviesraden uit het sociaal domein leverden waardevolle informatie op over het bereiken van diverse doelgroepen en hoe participatie op een goede manier kan plaatsvinden. Tijdens de Week van Maassluis hebben we dit in praktijk gebracht en zijn inwoners op verschillende momenten en plekken met medewerkers van de gemeente in gesprek gegaan, zoals via een lunch in het gemeentehuis, een stadsgesprek in het theater en een webinar. Daarnaast hebben we op verschillende plekken in de stad, waaronder op het Revius MAVO, gestaan om de jonge en drukke Maassluizers te bereiken en te spreken (ruim 200 respondenten). Allemaal ondersteund door het digitale participatieplatform Denkmee. Maassluis.nl.
1.4 Wat staat er in het participatiebeleid?
Dit participatiebeleid bestaat uit een Denkwijzer en een Werkwijzer. In de Denkwijzer staat de visie op participatie. Ook hebben we waarden opgesteld die aangeven wat we in Maassluis belangrijk vinden bij participatie. Daarnaast bevat dit beleid spelregels rondom participatie: wat kunnen we van elkaar verwachten?
In de Werkwijzer staan concrete stappenplannen om goede participatie te organiseren.
Eén voor de gemeente (handboek), één voor initiatiefnemers, zoals ontwikkelaars en woningcorporaties (handreiking), en één voor inwoners als zij met een initiatief komen (checklist).
Het participatiebeleid is van een wettelijke basis voorzien in de participatieverordening.
Iedereen heeft een eigen beeld en verwachting bij participatie. Het is daarom belangrijk dat we met elkaar afspreken wat we ermee willen bereiken (visie), wat we daarbij belangrijkvinden (waarden) en wat de spelregels zijn. Dat staat in deze Denkwijzer. Als we spreken over ‘we’ bedoelen we hiermee de gemeente (gemeenteraad, college en gemeentelijke organisatie) én de samenleving (inwoners, ondernemers en organisaties).
‘Samen zijn wij Maassluis’ In Maassluis kan iedereen meedenken en meedoen. We werken samen, we wonen samen, we leven samen. We benutten elkaars ideeën, erva- ring en kennis. Dit versterkt de betrokkenheid bij elkaar én bij onze stad.
2.1 Visie | Dit willen we bereiken
Met participatie willen we de onderlinge betrokkenheid en het begrip vergroten. We luisteren naar elkaar en maken gebruik van elkaars kennis en ervaring. En we leggen uit waarom bepaalde afwegingen gemaakt worden of een ontwikkeling wel of niet gewenst is. Zo werken we aan een stad waarin iedereen meetelt.
Participatie betekent niet dat iedereen het altijd met de uitkomst eens hoeft te zijn. De beslissers – college of gemeenteraad – maken met de informatie uit het participatieproces een goede belangenafweging en nemen het uiteindelijke besluit.
Een helder afgebakend participatieplan geeft de betrokkenen duidelijkheid en schept de juiste verwachtingen. Daarom moet voorafgaand aan de participatie goed gekeken worden naar de opgave, het doel en randvoorwaarden.
Participatie is niet in alle gevallen nuttig of haalbaar. Dit kan spelen als de impact heel erg klein is of er geen belanghebbenden zijn. Ook tijd, geld of capaciteit bepalen of en in welke mate participatie kan plaatsvinden. Dat hangt onder andere af van de noodzaak en de impact.
Met name participatietrajecten in de categorie ‘groot’ vergen veel capaciteit en geld. Het college besluit daarom vooraf welke (beleids) ontwikkelingen in deze categorie vallen en of deze uitvoerbaar zijn volgens het gestelde participatiebeleid.
2.3 Spelregels | Dit spreken we af
Om er voor te zorgen dat het meedenken of meedoen altijd op een goede manier gebeurt, hebben we vijf afspraken gemaakt.
Afspraak 1 is, dat als we plannen gaan maken, we elkaar op tijd betrekken. Soms is dat vanaf het begin, soms wat later als de plannen of het beleid al iets meer vorm hebben.
2.We zijn eerlijk en open in de communicatie
Afspraak 2 is dat we eerlijk vertellen wat er aan de hand is. We zorgen er voor dat je weet waar het over gaat en wat het voor jou betekent.
3. We zijn duidelijk waarover kan worden meegedacht
Afspraak 3 is dat je vooraf weet waar je over mee kunt denken en waarover niet. En dat we duidelijk zijn over wat we met de ideeën doen. Sommige ideeën kunnen we bijvoorbeeld gebruiken om het plan beter te maken.
Andere ideeën passen misschien niet.
4. We werken met een stapsgewijze aanpak
Afspraak 4 is dat we een aanpak kiezen die past bij de situatie en de deelnemers. Dat kan een werkgroep zijn, een presentatie of bijvoorbeeld een vragenlijst. We werken stap voor stap met elkaar aan de plannen of het beleid.
5.We zijn geïnteresseerd in elkaars belangen
Afspraak 5 is dat we goed luisteren naar elkaar, open staan voor andere ideeën, begrip hebben voor elkaars bezwaren en zoveel mogelijk rekening houden met elkaar. Ook als de belangen niet hetzelfde zijn. We respecteren dat er verschillen kunnen zijn.
2.4 Rolverdeling | Dit kunnen we van elkaar verwachten
De gemeenteraad, het college, de gemeentelijke organisatie, de initiatiefnemers en de inwoners hebben ieder een eigen rol en verantwoordelijkheid in participatie. De gezamenlijke opdracht is om de participatie zo te organiseren dat ieder zijn rol goed kan vervullen. In het algemeen zijn de rollen als volgt verdeeld:
Als de gemeenteraad het bevoegd gezag is:
Toetsen participatieproces (aan het participatieplan1)
Helder presenteren van (inhoudelijke) beleidskaders, keuzes, afwegingen en uitkomsten van de participatie richting participanten (in een participatieverslag2)
Inwoners en andere stakeholders
3 Werkwijzer gestructureerde aanpak
Participatie is het op een gestructureerde manier in gesprek gaan met de samenleving. Het is een van te voren uitgedachte wijze waarop je met een specifieke groep over een specifiek onderwerp in dialoog gaat. Participatie vraagt om het vastleggen van processen en afspraken in en buiten de gemeentelijke organisatie.
De basis hiervan is als volgt:
Deze basis geldt zowel voor de gemeente (bij burgerparticipatie), initiatiefnemers (bij privaat georganiseerde participatie) als voor inwoners (bij bewonersinitiatieven). In welke mate dit moet gebeuren en in hoeverre dit verplicht is geven we aan in de onderstaande stappenplannen.
Er is een stappenplan voor de gemeente: het Handboek Denk mee voor de ambtelijke organisatie. Een voor privaat georganiseerde participatie: de Handreiking Denk mee voor initiatiefnemers. En een voor bewonersinitiatieven: de Checklist bewonersinitiatieven.
3.1 Handboek Denk mee | voor de ambtelijke organisatie
We hebben een stappenplan gemaakt, zodat we bij elk vraagstuk op eenzelfde manier nadenken over hoe inwoners kunnen meedenken bij beleid en plannen van de gemeente. Het stappenplan bestaat uit vragen die je daarbij kunt stellen, en mogelijke antwoorden die daarbij horen. Dit helpt uiteindelijk in het bepalen van de mate en vorm van participatie. De stappen, de antwoorden en de vorm(en) schrijf je op in het participatieplan. Hoe uitgebreid dit plan wordt (paragraaf of apart plan), hangt af van de participatiecategorie.
De mate van participatie bespreek je binnen het projectteam en met de participatie adviseur.
Hierbij overweeg je de volgende vragen:
Als het antwoord op één of meer van deze vragen ‘nee’ is, betekent dit dat er beperkt ruimte is voor participatie. Duidelijke communicatie (informeren) hierover is dan essentieel
2.Categorie A (klein), B (middel) of C (groot) bepalen
Niet elke participatieopgave is even groot. Dat hangt af van het (schaal)niveau van de opgave (straat/wijk/gemeente), de impact (gering/ gemiddeld/groot) en/of de belangen die het raakt (individueel/collectief/maatschappelijk). Bespreek dit met je collega’s. Het schema hiernaast kan helpen om de participatieopgavein de categorie klein, middel of groot te plaatsen. Kijk bij belangen goed naar de omgeving: wie zijn de belanghebbenden en hoe worden zij geraakt? Zet hiervoor eventueel de Ringen-van-Invloed methode in (zie bijlage).
Let op! De participatiecategorie zegt nog niets over het participatieniveau. Bij een categorie groot kan het niveau van participatie ‘meedenken’ zijn, en bij een categorie klein ‘meebeslissen’ en andersom.
Bepaal de participatiecategorie:
Een voorbeeld van een categorie A is een herinrichting van een straat, bijvoorbeeld als de riolering wordt vervangen en tegelijkertijd de openbare ruimte wordt aangepakt. Dit treft voornamelijk omwonenden (individueel belang), en heeft een geringe impact.
Categorie B betreft een middelgrote participatiecategorie. Bijvoorbeeld het opstellen van nieuw ouderenbeleid. Het gaat om beleid dat alle ouderen van de gemeente betreft, dus collectieve belangen raakt en gemiddelde impact heeft. De grootste categorie is categorie C. Een voorbeeld hiervan is de nieuw omgevingsvisie o de transformatie van bedrijventerrein naar woonwerkgebied. Hierbij gaat het om een grote (maatschappelijke) impact op een groot deel van de stad.
Elke categorie vraagt om een zeer zorgvuldige afweging en uitvoering van de participatie. De participatiecategorie bepaalt ook de werkwijze en de rol van de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Bij een kleine (A) en middelgrote (B) categorie is het college verantwoordelijk voor de uitvoering van de participatie aanpak.
De gemeentelijke organisatie voert uit. Een categorie A kan op ambtelijk niveau worden uitgewerkt en uitgevoerd, binnen de kaders van het participatiebeleid en volgens het Handboek participatie. Een categorie B is vroegtijdig overleg over de participatieaanpak met de portefeuillehouder van belang. Deze is ook betrokken bij de uitwerking van het participatieplan. B&W toetst en stelt het participatieplan (als onderdeel van het projectplan) vast.
Bij een grote categorie (C) legt het college een kaderstellend document (startnotitie) voor aan de gemeenteraad. De participatieaanpak (in de vorm van een participatieplan) is hier nadruk- kelijk onderdeel van. De gemeenteraad kan dan aanvullende kaders stellen aan de participatie, bijvoorbeeld welke groepen betrokken moeten worden of de invloed die inwoners (kunnen) hebben. De gemeentelijke organisatie voert de participatie uit en de gemeenteraad neemt de informatie uit de participatie mee in de besluitvorming over het beleid of plan.
3.Doel van de participatie bepalen
Wat wil je bereiken met de participatie? Om tot een goed participatietraject te komen is het belangrijk met elkaar het doel of de doelen van de participatie te bepalen. Wil je een beter plan of beter beleid? Grotere betrokkenheid? Inzicht in alle belangen? En/of meer draagvlak?
Kies één of meer van onderstaande doelen, en geef aan in hoeverre de participatie daaraan bijdraagt:
Hierbij stellen we eerst de vraag welke rol en invloed inwoners krijgen in de plannen of het beleid. Bepaal waarover zij kunnen meedenken of meedoen, en waar over niet. Sommige onderwerpen liggen (wettelijk) vast, maar er zijn altijd onderwerpen waarover wel meegedacht kan worden. Bepaal per onderwerp wat de mate van invloed is. Wees duidelijk wat je precies vraagt: een reactie op een voorstel, aanvullende ideeën of een keuze? En geef vooraf de kaders mee waaraan de gemeente gebonden is.
Het participatieniveau kan verschillen per belanghebbende en per fase.
Bepaal één of meerdere participatieniveaus:
NB: een hoger niveau is niet altijd beter. Het gaat er om dat de inwoners vooraf duidelijkheid hebben over hun rol en hun invloed.
Welke vorm, middelen of activiteiten passen bij het doel, de fase, het niveau en de inwoners? Is een online vragenlijst, een bijeenkomst of een digitaal platform passend? Of bereik je doelgroepen beter door activiteiten in de wijk, op scholen of op de markt te organiseren? Door steeds hetzelfde te doen, bereik je dezelfde mensen. De stille meerderheid betrek je door activiteiten te organiseren op plekken (fysiek en online) waar deze doelgroepen komen.
Bepaal de vorm van participatie. Neem de volgende punten mee:
Sluit aan op de belevingswereld van Maassluizers. Belevingswerelden zeggen veel over de voorkeur voor de manier van participeren. Er is vaak een mismatch tussen de voorkeuren van de inwoners en de participatievorm. Over het algemeen willen Maassluizers op het niveau van ‘meedenken’ worden betrokken. Dit betekent niet dat er geen inwoners zijn die willen meedoen of meebeslissen. Kijk goed met wat voor inwoners je te maken hebt qua (sociaal-demografische) kenmerken, voorkeuren, percepties en belangen. Dit kan bijvoorbeeld door data over belevingswerelden (BSR-data) te bekijken voor de wijk
of straat waarin je aan de slag gaat. Dit geeft ook inzicht in wanneer ze betrokken willen worden. Voor veel mensen is een ‘leeg blad’ te vaag om over mee te denken. De meeste Maassluizers willen meedenken als er al iets van beleid of plannen ligt. En dan het liefst in hun eigen wijk en vooral over onderwerpen als groen, wonen en verkeer. Houdt hier rekening mee bij jouw beleid of plan. Is het een abstract onderwerp? Zijn er mensen die dat interessant genoeg vinden? Of wordt eerst wat voorwerk verwacht van de gemeente?
Hieronder wat concrete aanknopingspunten:
Nadat je (samen met je projectteam) aan de hand van het stappenplan het participatietraject hebt uitgedacht, schrijf je het op in een participatieplan (zie bijlage 1 voor een format). Dat leg je voor aan:
Na akkoord voer je de participatie uit en zorg je altijd voor een participatieverslag (zie bijlage 1 voor een format), waarin de activiteiten en de resultaten worden beschreven. Dit dient als terugkoppeling naar de participanten en als informatie voor de belangenafweging en besluitvorming.
Om ervoor te zorgen dat Maassluizers actief betrokken zijn bij de plannen en het beleid van de gemeente, is het belangrijk het participatiebeleid te borgen in de gemeentelijke organisatie. Hiervoor wordt een implementatieplan opgesteld met acties voor de korte, middellange en lange termijn. Op korte termijn is bewustwording en draagvlak nodig, door middel van workshops, trainingen en communicatie binnen de organisatie. Ook moeten er hulpmiddelen komen om ambtenaren te ondersteunen bij participatieprocessen. Op de middellange termijn is capaciteitsopbouw belangrijk, met trainingen en kennisuitwisseling, evenals integratie van participatie in beleidsprocessen. Langdurige verankering bereiken we door evaluaties en verbeteringen, waarbij feedback van interne en externe stakeholders wordt verzameld. Het streven is naar een participatiecultuur waarin inwoners actief betrokken zijn bij de besluitvorming en het beleid van de gemeente. Door deze stappen te volgen en continu te verbeteren, kan de gemeentelijke organisatie van Maassluis participatie succesvol implementeren en op de lange termijn borgen.
3.2 Handreiking Denk mee | voor initiatiefnemers
In 2021 zijn de Beleidsnotitie Participatie onder de Omgevingswet en de Handreiking voor initiatiefnemer Participatie Omgevingswet vastgesteld door de gemeenteraad van Maassluis. Deze stukken geven aan wanneer en hoe initiatiefnemers, zoals inwoners, ondernemers, woningcorporaties of projectontwikkelaars, inwoners moeten betrekken bij hun initiatief in de fysieke leefomgeving, bijvoorbeeld de (ver)bouwingen van woningen.
Na een jaar is de ervaring van de gemeente dat de beleidsnotitie en de handreiking nog niet voldoende handvatten geven aan initiatiefnemers en de gemeente om de participatie naar ieders tevredenheid te laten verlopen. De vraag is vooral wanneer er voldoende is geparticipeerd. Om dit te ondervangen hebben we extra stappen in het proces toegevoegd, namelijk het vragen van advies aan de gemeente en het opstellen van een participatieplan en het laten checken van dat participatieplan door de gemeente.
Deze stappen zijn in deze handreiking opgeno- men (aangegeven met Nieuw). De aangepaste beleidsnotitie is te vinden in bijlage 2.
Voor elk initiatief in de fysieke leefomgeving dat gevolgen heeft voor anderen, is het wenselijk om met die betrokkenen in gesprek te gaan.
Voor initiatieven waarvoor wordt afgeweken van het omgevingsplan (voorheen het bestemmingsplan) geldt er een plicht om aan participatie te doen.
In deze handreiking geven we aan hoe u een participatietraject voor uw initiatief kunt inrichten. We besluiten de handreiking met een overzicht van wat u verplicht bent te doen.
Heeft u een idee of plan om uw buurt te verbeteren of te bouwen in de stad? En wijkt u daarbij af van het omgevingsplan (voorheen bestemmingsplan)? Dan ligt de bal bij u. Als initiatiefnemer organiseert u hiervoor het participatietraject. Deze handreiking helpt u hierbij.
2.Bepaal de impact op de omgeving
Vooraf brengt u in beeld wie gevolgen ondervindt van uw initiatief. Hoe meer impact uw initiatief op de omgeving heeft, hoe meer betrokkenen u meeneemt in het participatietraject. Impact heeft betrekking op zaken als uitzicht, geuroverlast, geluidsoverlast, ander gebruik van de omgeving en dergelijke. Betrokkenen zijn vaak burgers en omwonenden van het initiatief, maar ook organisaties die een belang vertegenwoordigen dat door uw initiatief wordt geraakt. Denk hierbij aan bewonersverenigingen, ondernemers, een milieugroep of een maatschappelijke organisatie. Behalve de relevante betrokkenen, brengt u ook in beeld welk beleid betrekking heeft op uw initiatief en hoe u daar rekening mee houdt.
Nieuw: Participatie advies van de gemeente
Als u de omgeving en de impact in beeld heeft, kunt u advies vragen bij de gemeente. Deze adviseert dan in welke mate participatie bij uw initiatief raadzaam is. De gemeente kan ook adviseren over de inhoud, de vorm en het niveau van participatie.
3.Maak een participatieplan (nieuw)
Heeft u met meer mensen te maken dan met een klein aantal buren? Maak dan een participatieplan. In dit plan staat:
Wat wilt u bereiken met de participatie? Wilt u bijvoorbeeld tips ophalen voor het plan? Of vindt u het belangrijk dat de omgeving positief is over het plan?
Wat wordt de rol van de mensen die u gaat betrekken? Kunnen zij over uw plan meedenken of meedoen?
Waarover precies wel en niet? Wat gaat u met de resultaten doen?
Wanneer gaat u in gesprek, met wie, waarover en op welke manier? Worden alle verschillende belangen vertegenwoordigd? Organiseert u bijvoorbeeld een bijeenkomst, éénopéén gesprekken of een online vragenlijst?
U geeft aan hoe het participatieproces verloopt en welke afspraken u daarover maakt, bijvoorbeeld: tot wanneer deelnemers kunnen participeren, hoe u reacties verzamelt, wat u doet met de reacties en hoe en wanneer u de opbrengst weer deelt met betrokkenen.
Nieuw: Participatie check. Leg het plan voor aan de gemeente
Heeft u uw participatieplan in concept klaar? Leg het plan dan voor aan de gemeente. Deze bekijkt of uw participatieplan voldoet aan het advies. Als dat zo is gaat u verder met het organiseren van de participatie. Zo niet, dan zult u het plan moeten bijstellen.
Nu u de omgeving in beeld heeft en het participatieplan klaar heeft, gaat u in gesprek. Doe dat open, actief en positief. Belangrijk bij het in gesprek gaan met de omgeving is:
5.U maakt een participatieverslag
Wat u in het participatietraject heeft opgehaald, deelt u met de betrokkenen. Dat betreft zowel de reacties van de betrokkenen als wat u met die reacties gedaan heeft en of dit heeft geleid tot aanpassing van uw initiatief. U legt dit vast in het participatieverslag. Hierin staat:
Met wie is gesproken, welke reacties mensen hadden en welke afspraken er zijn gemaakt. Laat de deelnemers het verslag lezen en beoordelen, want zo kunnen zij zien of u hun ideeën goed hebt verwoord. Geef aan wat de resultaten zijn van de participatie voor uw initiatief. U verwerkt de inbreng van de participatie in uw initiatief. Het participatieverslag voegt u toe aan het initiatief (dit is een indieningsvereiste voor de vergunningsaanvraag). Overigens is het niet zo dat iedereen het inhoudelijk met uw initiatief eens dient te zijn. Een zo groot mogelijk draagvlak heeft natuurlijk wel voordelen bij het doorlopen van de formele vergunningaanvraag.
Na het doorlopen van bovenstaande stappen, kunt u uw plan inclusief het participatieverslag indienen bij de gemeente. De gemeente gebruikt de informatie uit het participatieverslag bij de besluitvorming over uw initiatief.
De gemeente beoordeelt het participatieverslag
Eerst bekijkt de gemeente of er voldoende informatie in het verslag staat om een besluit te nemen. De gemeente beoordeelt vervolgens of de belangen rondom het initiatief voldoende in beeld zijn gebracht en afgewogen.
Na het doorlopen van het participatietraject en het indienen van de aanvraag, publiceert de gemeente uw aanvraag. Daarmee start het formele traject van uw vergunningaanvraag.
We zetten de verplichtingen uit de Handreiking participatie Omgevingswet nog even op een rijtje:
Participatie volgens deze handreiking is verplicht als uw initiatief afwijkt van het omgevingsplan (voorheen bestemmingsplan) en hiervoor een wijziging van het omgevingsplan nodig is of een afwijking van het omgevingsplan door middel van een buitenplanse omgevingsplanactiviteit
3.3 Checklist bewonersinitiatieven | voor inwoners
Binnen gemeente Maassluis komen er regelmatig bewoners met initiatieven voor hun eigen straat of buurt. Meestal beperkt dit zich tot kleinschalige initiatieven waarbij initiatiefnemers niet te maken krijgen met regelgeving en waarbij de impact op de omgeving minimaal is.
In sommige gevallen hebben bewoners grotere ideeën. Om hun initiatief te doen laten slagen hebben zij bijvoorbeeld een vergunning, een financiële bijdrage of advies van de gemeente nodig.
De gemeente wordt dan gevraagd te faciliteren en/ of toetsen. Dit soort verzoeken kunnen via allerlei kanalen binnenkomen bij de gemeente. De initiatieven waarbij de gemeente betrokken is geweest in de afgelopen jaren leren ons dat het om een klein aantal gaat. Daarnaast is ieder initiatief anders en vraagt dit om maatwerk van de betrokken ambtenaren.
Inwoners van Maassluis kunnen een initiatief ‘Verbeter je Buurt’ indienen, met daarbij een aanvraag voor een bijdrage vanuit het wijkbudget. Dat gaat zo:
Heb je een goed idee voor je straat, buurt of wijk? Laat dat vooral weten aan de wijkcoördinator van de gemeente. Die kan je helpen om het idee verder te brengen. Ga hiervoor naar de website www.maassluis.nl/bijdrageverbeterjebuurt
2.Zorg voor een duidelijke beschrijving
Maak een heldere beschrijving van het initiatief en wat je met het initiatief wilt bereiken.
Afhankelijk van de grootte en de impact van je initiatief adviseert de gemeente je om stap 3 en 4 te doorlopen.
Kijk of er nog andere mensen in uw omgeving zijn die het onderwerp waar je iets aan of mee wilt doen, belangrijk vinden. Alleen is het lastig om veranderingen teweeg te brengen, dat kan beter samen met anderen.
Om een beeld te krijgen van wat andere bewoners vinden van jouw initiatief is het belangrijk om met hen in gesprek te gaan. Ook met degene die zeggen tegen het initiatief te zijn; zorg dat je alle belangen mee neemt. Maak daar een kort verslag van.
Als je de gemeente om een bijdrage wilt vragen is het belangrijk om een begroting van het initiatief te maken.
6.Vul het aanvraagformulier in
Is de wijkcoördinator positief over het idee? Vul dan het aanvraagformulier Bijdrage Verbeter je Buurt in. Hierin kun je aangeven waarvoor je geld nodig hebt en hoeveel.
De gemeente beoordeelt de aanvraag en toetst het initiatief aan het beleid.
De voorwaarden voor de bijdrage ‘Verbeter je Buurt’ zijn:
Het kan zijn dat je voor jouw initiatief toestemming of een vergunning nodig hebt. Laat je daarom voorlichten door de wijkcoördinator. Je bent zelf verantwoordelijk voor het regelen van de toestemming of vergunning.
In de inleiding wordt de participatievorm Uitdaagrecht of Right to challenge genoemd. Hierbij krijgen inwoners of lokale maatschappelijke partijen de mogelijkheid taken van de overheid over te nemen als zij denken dat zij dit beter en goedkoper kunnen doen. Bijvoorbeeld een bewonersgroep die het beheer van een speeltuin overneemt, of een vereniging die een sociale voorziening in een wijk van de gemeente wil overnemen. Zij kunnen een plan presenteren voor het uitvoeren van een publieke taak. Het idee hierbij is dat de gemeente openstaat voor ideeën hoe iets beter of anders kan. De inzet en creativiteit van inwoners wordt hiermee beloond: zij kunnen in sommige gevallen een gemeentelijke taak beter en goedkoper uitvoeren. Aan deze vorm van participatie zijn natuurlijk wel normen en spelregels verbonden. Deze zullen we actief presenteren aan inwoners en lokale maatschappelijke partijen.
Deze vorm van overheidsparticipatie zit op een hoog participatieniveau: meedoen.
In Maassluis hebben (groepen) bewoners de mogelijkheid om hun woonomgeving op te fleuren door een deal te sluiten met de gemeente Maassluis. Bewoners kunnen een aanvraag indienen voor het verbeteren van het groen in hun buurt. De gemeente beoordeelt de aanvraag en werkt in overleg met de initiatiefnemer(s) een plan uit voor de ‘bij ons in de wijkdeal’. Iedere deal is maatwerk en in het plan wordt vastgelegd wie binnen de wijkdeal welke afspraken uitvoert.
Bij start van de deal zorgt de gemeente dat er materialen beschikbaar zijn zoals plantenbakken, eventueel beplanting en/of handgereedschap. Wat de gemeente bijdraagt wordt per deal beoordeeld. Er kunnen ook afspraken worden gemaakt over het vervangen van dode planten. Deze afspraken worden gemaakt na de aanvraag. Het gaat dan om de beplanting in een door de gemeente geplaatste plantenbak of groenstrook.
Uitgangspunt bij iedere wijkdeal is dat buurtbewoners (samen) verantwoordelijk zijn voor het onderhoud en het netjes houden van planten(bakken) of de groenstrook.
Afspraken die de aanvrager, betrokken buurtbewoners en de gemeente hebben gemaakt worden vastgelegd in een certificaat. Als de wijkdeal naar ieders wens is uitgevoerd, wordt op de plek van de deal een wijkdealtegel geplaatst. Hiermee is het voor de hele buurt zichtbaar dat er wordt samengewerkt door bewoners en gemeente aan een aantrekkelijke woonomgeving. Als afspraken voor de wijkdeal niet worden nagekomen door bijvoorbeeld slecht onderhoud kan de gemeente besluiten te stoppen met de wijkdeal. Ook de aanvrager kan de wijkdeal opzeggen.
Een aanvraag voor een wijkdeal kan worden ingediend via de website van de gemeente Maassluis.
Iedere opgave is anders. Elke keer opnieuw is het goed om met een frisse blik naar de opgave te kijken, te onderzoeken wat de invloed is op de omgeving en wat de meerwaarde is voor alle stakeholders.
2.Welke mate van participatie?
3.Welke rol heeft de gemeente bij de opgave?
De gemeente kan verschillende rollen aannemen afhankelijk van het onderwerp of de fase van beleidsvorming. De rol die de gemeente aanneemt is bepalend voor de ruimte die inwoners krijgen om invloed uit te oefenen op het maken of uitvoeren van beleid. Bij de hoogste trede is er sprake van overheidssturing, terwijl de overheid bij de laagste trede geheel afwezig is. De invloed van de inwoners is dan het grootst.
Niet iedere participatieopgave is even groot. Dit hangt o.a. af van de opgave, impact en belangen die het raakt.
De participatiecategorie zegt niets over het participatieniveau.
Bij de categorie ‘groot’ kan het niveau van participatie ‘meedenken’ zijn of andersom.
5.Wat is het doel? Wat wil je bereiken met participatie?
6.Bepaal het participatieniveau
Welke rol of welke invloed krijgen inwoners in de plannen of het beleid? Geef kaders mee waar de gemeente aan gebonden is. Het participatieniveau kan verschillen per fase en per belanghebbende en de rol van de gemeente.
De rol van de gemeente en de inwoner werken als twee communicerende vaten: Wanneer de overheid het initiatief neemt en bepaalt, ligt het participatieniveau automatisch lager. Naarmate inwoners meer beïnvloedingsruimte krijgen, hoe minder bepalend de rol van de gemeente is. Wanneer het nagestreefde niveau van participatie hoger is, moet meestal ook aan de onderliggende niveaus van participatie worden voldaan. Meewerken is immers makkelijker wanneer je als inwoner ook mag meeweten en meedenken.
Welke vorm, middelen of activiteiten passen bij het doel, de fase, het niveau en de inwoners?
8.Schrijf een participatieplan
Werk het participatietraject uit in een participatieplan. Afhankelijk van de opgave wordt dit voorgelegd aan het college en/of de gemeenteraad.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Maassluis van d.d. 9 april 2024.
De griffier,
J. Vinke
De voorzitter,
drs. G.G.J. Rensen
Bijlage 1 Instrumenten Participatie Gereedschapskist
Om alle belanghebbenden volgens Factor C methodiek in te delen in typen belanghebbenden en betrokkenheid (beïnvloeders, beslissers, toeleveranciers of gebruikers) en mate van invloed (meeweten, meedenken, meewerken/ doen, meebepalen/beslissen).
Het participatieplan bestaat minimaal uit de volgende onderdelen:
Format participatieverslag checklist
Het participatieverslag bevat de volgende onderdelen:
Inspiratielijst participatievormen
Deze lijst biedt een breed scala aan participatievormen en -middelen die zowel kleinschalige als grootschalige participatie mogelijk maken op verschillende niveaus. Het is belangrijk om de juiste mix van participatiemiddelen te kiezen op basis van de specifieke behoeften en context van het participatieproces.
Bijlage 2 Participatie onder de Omgevingswet - beleidsnotitie 2023
De Omgevingswet treedt op 1 januari 2024 in werking. Participatie is een belangrijk onderdeel van deze Omgevingswet. De gedachte is dat door het vroegtijdig betrekken van belanghebbenden bij projecten en plannen niet alleen meer draagvlak ontstaat voor die projecten en plannen, maar dat ook de kwaliteit ervan en van de besluitvorming erover beter wordt.
Daarbij is participatie geen doel op zich, maar helpt participatie de doelen van de Omgevingswet te realiseren door een betere benutting en bescherming van de fysieke leefomgeving tot stand te brengen door initiatieven en plannen in een vroeg stadium met alle belanghebbenden te doorleven.
De gemeente Maassluis betrekt de inwoners en andere partijen nu al bij plannen, projecten en werkzaamheden in de stad. Op welk moment dit gebeurt en hoe het participatieproces wordt ingericht hangt af van de situatie; participatie is maatwerk. Daarbij is het van belang dat inwoners, bedrijven en organisaties inzicht hebben in het participatiebeleid en de regels die gelden. Daarom heeft de gemeente de ambitie het algemene participatiebeleid verder te ontwikkelen.
Dit algemene participatiebeleid behelst meer dan participatie onder de Omgevingswet.
Vooruitlopend op het algemene participatiebeleid wordt daarom in deze notitie aangeven hoe Maassluis omgaat met participatie onder de Omgevingswet. Dit doen we aan de hand van de volgende onderwerpen:
De verplichtingen vanuit de Omgevingswet voor participatie verschillen per instrument. Voor instrumenten waarvoor de gemeente initiatiefnemer is, moet de gemeente aangeven hoe belanghebbenden betrokken zijn bij de totstandkoming van deze instrumenten en welke resultaten dit heeft opgeleverd. Dit geldt voor de instrumenten Omgevingsvisie, programma en omgevingsplan. De gemeente is van oordeel dat participatie voor deze instrumenten maatwerk is. Daarom wordt, voorafgaand aan het opstellen van deze plannen, een participatie- en communicatieplan opgesteld.
Voor de omgevingsvergunning geldt een uitzondering. Hier is niet de gemeente maar de initiatiefnemer verantwoordelijk voor participatie. De verplichtingen volgens artikel 7.4 van de Omgevingsregeling zijn, dat de initiatiefnemer bij zijn aanvraag aangeeft of:
Dit is een aanvraagvereiste (voor het aanvragen van een vergunning) en geen verplichting om aan participatie te doen. Hierop bestaat één uitzondering. De gemeenteraad kan gevallen aanwijzen waarin participatie verplicht is. Dit kan alleen bij een omgevingsvergunning voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit (BOPA), waarvoor het college het bevoegd gezag is.
De gemeenteraad heeft de behoefte een ondergrens aan te brengen voor verplichte participatie. Deze ondergrens leggen we bij die initiatieven waarvoor moet worden afgeweken van het omgevingsplan. De verplichtingen houden in dat de initiatiefnemer aangeeft:
De initiatiefnemer legt bovenstaande bevindingen vast in een participatieverslag. Het is aan de initiatiefnemer hoe die zijn participatietraject inricht. De Handreiking en desgewenst ondersteuning vanuit de gemeente (zie onder ‘de faciliterende overheid) kunnen daar een hulpmiddel bij zijn. In de handreiking lichten we deze verplichtingen nader toe.
In het participatiebeleid ‘Maassluis denkt mee’ is aangegeven dat participatie maatwerk is.
Praktisch gezien betekent dit dat participatie voor het aanbrengen van een dakkapel er anders uitziet dan bij het ontwikkelen van 140 woningen door een projectontwikkelaar of het aanleggen van infrastructuur door de gemeente. We noemen dit proportionaliteit: participatie moet in verhouding staan tot de impact van het project op de omgeving. Deze proportionaliteit komt onder meer tot uiting in de belanghebbenden die worden betrokken (bij de dakkapel vooral de buren, bij de woonwijk omwonenden, belangenorganisaties, e.d.) en in de vormgeving van het participatietraject (de buren uitnodigen op de koffie om de plannen toe te lichten of verschillende sessies beleggen voor belangstellenden in de buurt in een vroeg stadium van de planvorming). Nagegaan moet dus worden op wie het initiatief impact heeft, welke verschillende belangen er spelen, hoe die belangen zoveel mogelijk vertegenwoordigd kunnen worden en welke werkwijze of participatievormen daar het beste bij passen. Het beleid en de Handreiking bieden aanknopingspunten om tot dit maatwerk te komen.
Participatieadvies en het checken van het participatieplan. Ondanks dat de initiatiefnemer verantwoordelijk blijft, biedt de gemeen- te ondersteuning voor particuliere initiatiefnemers. Dat zijn niet alleen bewoners van Maassluis maar dat betreft ook bijvoorbeeld (sport)verenigingen, een maatschappelijk initiatief of een organisatie zonder winstoogmerk (zoals een school). Kenmerk is dat dit nonprofit organisaties zijn. Bedrijven (met winstoogmerk) zijn beter in staat het participatietraject zelf te organiseren, dan wel deskundigheid op dit vlak in te huren.
De ondersteuning die de gemeente kan bieden, bestaat bijvoorbeeld uit het doen van suggesties over de te betrekken doelgroepen en het plaatsen van voorbeelden van werkvormen op de website. Duidelijk moet zijn dat de gemeente het niet over gaat nemen van de initiatiefnemer. Die is en blijft verantwoordelijk voor het participatietraject.
Bij de verplichte vorm van participatie beoordeelt de gemeente of aan de participatievereisten is voldaan. Dat gebeurt op twee manieren;
Inhoudelijk: De gemeente neemt de uitkomsten van het participatietraject mee bij de evenredige belangenafweging die plaats vindt bij de beoordeling van het initiatief. Daarbij onderscheiden we drie beoordelingsgronden:
De gemeente weegt draagvlak af tegen het maatschappelijk belang van het initiatief. Zo kan een specifieke doelgroep binnen het participatietraject bezwaar hebben tegen het initiatief, maar kan het maatschappelijk belang toch dermate groot zijn, dat dit zwaarder weegt dan een beperkt draagvlak. Omgekeerd komt ook voor; veel draagvlak maar strijdig met maatschappelijke belangen. De gemeente is bij uitstek de partij om dit maatschappelijk belang op een integrale manier te betrekken in de uiteindelijke afweging.