| Organisatie | Vaals |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsregels evenementen 2024 Gemeente Vaals |
| Citeertitel | Beleidsregels evenementen 2024 Gemeente Vaals |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 12-06-2024 | nieuwe regeling | 28-05-2024 |
De gemeente Vaals kent een aantrekkende werking van bezoekers met een grote diversiteit aan nationaliteiten. De toeristische en recreatieve sector is in economisch opzicht bijzonder belangrijk voor Vaals. Evenementen nemen binnen de gemeente een voorname rol in. De huidige evenementen binnen Vaals hebben voornamelijk een lokaal – regionaal karakter en zijn voornamelijk kleinschalig van opzet.
Het Coalitieakkoord 2022-2026 “Verbinding en Balans’’ benoemt dat de gemeente Vaals wilt investeren in kwalitatieve evenementen. Met hulp van de Evenementen Adviescommissie wordt gezocht naar spraakmakende evenementen om Vaals meer op de kaart te zetten en bepaalde doelgroepen zoals jongeren, meer te kunnen bieden. Daarnaast wordt gericht op kleinschaliger evenementen, vooral als dat initiatieven uit de samenleving zijn, zoals bijvoorbeeld buurt- of straatfeesten. Voor en door onze inwoners en verenigingen om met trots te laten zien waar de gemeente Vaals voor staat.
Binnen de gemeente Vaals is in 2019 een Stadspromotie- en evenementensubsidie beleidsregel opgesteld. Het doel van de Stadspromotie- en evenementensubsidie beleidsregel is het aanspreken van de Vaalser trots, het stimuleren van een gemeenschap die mede investeert in de aantrekkelijkheid van het gebied, maar bovenal bijdragen aan een prettige leefomgeving waar men zich thuis voelt en graag verblijft.
Hierbij worden initiatieven gestimuleerd die passen binnen de vier V’s van de gemeente Vaals:
De Evenementen Advies Commissie toetst of een evenement voldoet aan de vier V’s en in aanmerking komt voor een subsidie.
Gemeente Vaals is een CittaSlow gemeente. Dit keurmerk wordt toegekend aan gemeenten die op het gebied van leefomgeving, landschap, streekproducten, gastvrijheid, milieu, infrastructuur, cultuurhistorie, sociale cohesie en behoud van identiteit tot de top behoren. Wij willen deze waarden onder dit nieuwe beleid terug laten komen in onze evenementen.
Binnen de gemeente Vaals is in 2007 de notitie “geluid bij evenementen, geregeld feesten’’ opgesteld. Deze nota is destijds opgesteld om overlast te beperken en anderszins om het zo min mogelijk frustreren van evenementen, welke een maatschappelijke, toeristische en recreatieve functie vervullen. Deze notitie is een uitwerking van de destijds gehouden evenementen, de uitwerking van de voorschriften uit de Wet Milieubeheer en de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Gezien de visie van de gemeente Vaals, de aanpassing van de APV, invoering van de omgevingswet en ontwikkelingen op het gebied van evenementenveiligheid maakt het noodzakelijk dat er nadere regels worden opgesteld. De burgemeester is conform artikel 2:25 lid 2 van de APV bevoegd om nadere regels te stellen aan evenementen. Deze nadere regels worden vastgesteld in de voorliggende beleidsregels evenementen.
Uitgangspunten en doelstellingen
De beleidsregels evenementen formuleren de kaders waar aanvragen voor een evenementenvergunning aan worden getoetst. Het beleid geeft een nadere uitwerking van de toetsingskaders in de APV voor het verlenen van – en handhaven op – evenementenvergunningen.
De manier van indienen en behandelen van vergunningaanvragen voor evenementen ligt vast in voorliggend beleid, even als basisafspraken over openbare orde en veiligheid en het beperken van overlast. Op hoofdlijnen is de werkwijze voor ieder evenement dan hetzelfde, ruimte voor maatwerk per evenement blijft echter beschikbaar omdat ieder evenement anders is.
De volgende uitgangspunten staan centraal in (het uitvoeren van) dit beleid:
De doelstelling van de voorliggende beleidsregels is om het veilig verloop van evenementen te waarborgen en de leefbaarheid in de gemeente Vaals te bevorderen, enerzijds door vertier door evenementen en anderzijds door het beperken van de overlast hiervan.
Bij het in behandeling nemen van een aanvraag voor een evenementenvergunning wordt getoetst aan veel wet- en regelgeving. Alvorens verder in te gaan op de inhoudelijke behandeling van een vergunningaanvraag, zal worden stilgestaan bij de wettelijke kaders.
De burgemeester is op basis van artikel 174 Gemeentewet belast met het toezicht op
openbare samenkomsten en vermakelijkheden. Evenementen behoren hier toe. De burgemeester is bevoegd bij de uitoefening van het toezicht bevelen te geven die met het oog op de bescherming van veiligheid en gezondheid nodig zijn.
Het primaire wettelijke kader voor evenementen in de gemeente betreft de Algemene Plaatselijke Verordening Vaals 2023 (APV). In de APV is vastgesteld wanneer een vergunning van de burgemeester vereist is. Ten aanzien van evenementen kan de burgemeester nadere regels stellen op basis van artikel 2:25 lid 2. Het voorliggende beleidsregels stelt deze nadere regels vast.
1.2 Definitie evenement en vergunningplicht.
In de APV 2023 van Vaals is hoofdstuk 2 afdeling 7 gewijd aan evenementen. In het algemeen dat op basis van artikel 2:25 APV een evenementenvergunning van de burgemeester noodzakelijk is wanneer sprake is van een evenement. Er is sprake van een evenement bij ‘voor publiek toegankelijke verrichtingen van vermaak’. Hier zijn enkele uitzonderingen
op, zoals weekmarkten en betogingen, zoals in lid 1 van artikel 2:24 APV is omgeschreven. Deze lijst is limitatief, indien een activiteit niet in deze lijst is genoemd, dient er een evenementenvergunning aangevraagd te worden. Voor kleine evenementen voldoet een melding, in artikel 2:25 lid 4 APV zijn de criteria hiervoor omschreven. Wordt er niet voldaan aan één van deze criteria, dan is een vergunningaanvraag noodzakelijk. Het gaat bij evenementen nadrukkelijk om een verrichting van vermaak. De verrichting van vermaak moet de kern vormen van de activiteit, het mag niet slechts een bijkomstige activiteit zijn die dienstig is aan een andere hoofdactiviteit.
Waarom een evenementenvergunning?
In de vergunning worden de afspraken vastgelegd die de gemeente met de organisator maakt onder welke voorwaarden het evenement veilig plaats kan vinden. De evenementenvergunning is een instrument om de veiligheid van het publiek, de bezoekers en de deelnemers zo veel mogelijk te waarborgen en de overlast voor de omgeving zoveel als mogelijk te beperken. Een vergunning verplicht een organisator om risico’s zorgvuldig in kaart te brengen, de risico’s te beheersen en rekening te houden met de impact van het evenement op de rest van de gemeente Vaals. Ook vormt de evenementenvergunning de basis voor toezicht en handhaving op het evenement. Ieder evenement is anders en vraagt om maatwerk op basis van een adequate risicobeoordeling.
Een besloten feest is niet vergunningplichtig, aangezien de verrichting van vermaak niet voor het publiek toegankelijk is. Onder besloten feesten vallen privéfeesten, zoals een
verjaardag of een besloten bedrijfsfeest. Kenmerkend voor het besloten karakter is dat men voor de activiteit wordt uitgenodigd. Maar wanneer een feest een “besloten” karakter heeft en er publiekelijk kaarten worden verkocht en/of reclame wordt gemaakt, is er sprake van een evenement en dient een vergunning aangevraagd te worden.
Indien bij een besloten feest een tent of andere objecten in de openbare ruimte worden geplaatst, dient op basis van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bgbop) een gebruiksmelding ingediend te worden. De brandweer adviseert de gemeente over deze aanvraag.
Evenementen in een gebouw dat niet is aan te merken als een inrichting in de zin van de Alcoholwet zijn vergunningplichtig. Denk bijvoorbeeld aan een feest dat wordt georganiseerd wordt in een sporthal.
Wielerwedstrijden en toertochten
Indien een wielerwedstrijd plaatsvindt in meerdere gemeenten, wordt voor de start- en finishlocatie een evenementenvergunning opgesteld en geven de doorkomstgemeenten een verklaring van geen bezwaar af op basis van artikel 10 van de Wegenverkeerswet.
De provincie verleent in dat geval een ontheffing van het verbod op het houden van een wedstrijd op de weg, zoals omschreven in artikel 10 van de Wegenverkeerswet. Indien de gemeente Vaals een doorkomst gemeente is voor een wielerwedstrijd, is geen evenementenvergunning nodig naast de verklaring van geen bezwaar.
Voor het beleid rondom wielertoertochten wordt verwezen naar het beleid Wielertoertochten Zuid- Limburg 2023.
Dance-events, evenementen waar voornamelijk Electronic Dance Music (EDM) wordt gedraaid door een DJ middels elektronische apparatuur, zijn veelal belastend voor de omgeving gezien de hoge geluidsniveaus en bastonen. Voor dance-events alleen gericht op de muziekgenres met hardstyle, hardcore, house en techno is geen geschikte locatie aanwezig binnen de gemeente Vaals.
Evenementen met een DJ die een gevarieerd genre met zich meebrengt zijn wel toegestaan op aangewezen locaties. Dance-events in een inrichting zijn vergunningplichtig voor locaties die geen doorlopende Alcoholwet vergunning hebben. Dit in verband met de noodzaak om veiligheidseisen gezondheidsrisico’s en overlast voor de omgeving te kunnen beperken.
Circussen vallen onder de definitie van een evenement en zijn vergunningplichtig. In de opgenomen locatieprofielen is het niet mogelijk om een circus te laten plaatsvinden. Hiervoor dient een separate locatie voor gezocht en getoetst te worden.
Kermissen zijn uitgezonderd van de definitie van een evenement en maken dan ook geen onderdeel uit van het voorliggende evenementenvergunningenbeleid. Voor kermissen is afzonderlijk verordening ‘’ Kermisverordening 2010 Vaals’’ vastgesteld door de gemeenteraad op 21-06-2010.
Optochten zijn evenementen met de bijbehorende vergunningplicht. Van een optocht is sprake wanneer een groep mensen en/of voertuigen georganiseerd over de openbare weg loopt/rijdt om iets te vieren of ter publiekelijk vermaak. Omdat er verkeer wordt gehinderd en er risico is voor de verkeersveiligheid, is een vergunning noodzakelijk om de veiligheid van de deelnemers en/of bezoekers te waarborgen. De maximale geluidsbelasting van een optocht is separaat opgenomen onder hoofdstuk 5 Locatieprofielen. Een betoging ter uiting van een mening of gevoelens valt onder de Grondwet en is niet vergunningplichtig. Hierop is de Wet openbare manifestaties van toepassing en geldt een meldplicht conform artikel 2:3 van de APV.
Konings(vogel)schieten is een vergunningplichtig evenement. Het is voor publiektoegankelijk en gaat veelal gepaard met een optocht in de openbare ruimte.
Voor sportwedstrijden is geen evenementenvergunning noodzakelijk. Vechtsportevenementen
zijn hier echter van uitgesloten. Voor full-contact vechtsportevenementen waaronder (kick)boksen, muay thai en Mixed Martial Arts is het noodzakelijk dat een evenementenvergunning wordt aangevraagd. Hiermee wordt niet gedoeld op de toernooien die binnen een vereniging worden georganiseerd, dit betreft een besloten activiteit. De verplichting is van toepassing op vechtsportgala’s waarbij sprake is van kaartverkoop en waar reclame voor wordt gemaakt. Hiermee is sprake van een voor het publiek toegankelijk karakter. Het is niet relevant of voor de inrichting waar het evenement plaatsvindt sprake is van een gebruiksvergunning, omdat de vergunningplicht voortvloeit uit de risico’s voor de openbare orde. De ‘Richtlijn voor full-contact vechtsportevenementen’ van de Nederlandse Vechtsportautoriteit geldt als leidraad voor de vergunningverlening, de organisator dient aan deze richtlijn te voldoen voor het verkrijgen van de evenementenvergunning.
Het plaatsen van een groot tv-scherm voor het organiseren van een public viewing (van bijvoorbeeld een voetbalwedstrijd) in de openbare ruimte is een vergunningplichtige activiteit, het is een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak.
Het is mogelijk dat vergunningen worden aangevraagd voor een evenement in de nabijheid van een groot hoofdevenement. Deze ‘side events’ kunnen overlast geven, die negatief afstraalt op het hoofdevenement. Indien dergelijke side events integraal deel uitmaken van een hoofdevenement, dienen deze in de vergunningaanvraag van het hoofdevenement meegenomen te worden.
De aanvraag van een evenementenvergunning wordt getoetst aan artikel 2:24 en artikel 2:25 van de APV Vaals 2023. Tevens wordt een aanvraag getoetst aan de algemene weigeringsgronden zoals genoemd in artikel 1:8 en de weigeringsgronden zoals genoemd in artikel 2:25a van de APV Vaals 2023. Iedere vergunningaanvraag wordt aan bovenstaande weigeringsgronden getoetst en kan worden geweigerd indien één van de weigeringsgronden van toepassing is.
In artikel 1:8 lid 2 APV Vaals 2023 is een weigeringsgrond opgenomen dat een vergunning geweigerd kan worden als de aanvraag daarvoor minder dan drie weken voor de beoogde activiteit is ingediend en daardoor een behoorlijk behandeling van de aanvraag niet mogelijk is.
In afwijking op artikel 1:8 lid 2 APV Vaals 2023 zijn afzonderlijke indientermijnen voor een aanvraag van een evenementenvergunning opgenomen, omdat een langere beslistermijn in veel gevallen noodzakelijk is. Hierdoor is het mogelijk om een aanvraag van een evenementenvergunning die niet tijdig wordt ingediend buiten behandeling te stellen.
In de Verordening fysieke leefomgeving Vaals 2023 is geregeld op welke wijze geluidsoverlast moet worden voorkomen. De evenementenorganisatie wordt geacht overlast actief te voorkomen. Op basis van artikel 5:5 en artikel 5:6 is het verboden om in de openlucht een geluidsapparaat, een (recreatie)toestel of een (bouw)machine in werking te hebben op een zodanige wijze dat voor een omwonende of overige in de omgeving (geluid) hinder wordt veroorzaakt. Het college van B&W kan ontheffing verlenen voor dit verbod. Het college kan terreinen aanwijzen en voorschriften vaststellen voor het in werking hebben van geluidsapparaten. De voorschriften betreffen onder andere het maximale geluidsniveau, de situering van de geluidsbronnen, de frequentie en tijden van gebruik. In de voorliggende beleidsregels zijn deze elementen vastgelegd.
De voorliggende beleidsregels zijn zoveel mogelijk gelijkgeschakeld met de handreiking Evenementen Veiligheid & Gezondheid Limburg en de landelijke Handreiking Evenementen Veiligheid (HEV).
Voor het aanvragen van een evenementenvergunning dient de online tool EvenementAssistent (EA) worden gebruikt.
De hulpdiensten en bijna alle Zuid-Limburgse gemeenten maken gebruik van deze tool zodat op een eenduidige wijze geadviseerd kan worden door de hulpdiensten op een evenementenvergunning aanvraag. Na evaluatie is gebleken dat de EA niet geheel voldoet aan de eisen van de gemeente. De verwachting is dat in 2025 een nieuw systeem wordt geïntroduceerd dat voor zowel de organisatoren, gemeenten, als de ketenpartners meer gebruiksvriendelijk is.
De categorisering van het type evenementen, de hoeveelheid evenementen, soort evenementen, geluidsniveaus en eindtijden is uitgewerkt per evenementenlocatie in hoofdstuk 5.
2.2 Taken en verantwoordelijkheden
De burgemeester is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid in de gemeente. De gemeente draagt, onder het gezag van de burgemeester, zorg voor de regie op openbare orde en veiligheid met betrekking tot de evenementen. Deze regie is belegd bij de afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV), de evenementenvergunningverlener en de evenementencoördinator. De regie wordt vormgegeven door middel van een evenementenoverleg met de adviserende diensten en overleg met evenementenorganisatoren per specifiek risico-evenement. Het evenementenoverleg vindt één keer per kwartaal plaats. De vergunningverlener verleent onder mandaat van de burgemeester de evenementenvergunning. Met deze vergunningen wordt toestemming verleend aan de organisator van een evenement voor het houden van het evenement en worden gemaakte afspraken formeel vastgelegd. De uitvoering van de vergunningvoorschriften wordt door de afdeling OOV en de en de evenementcoördinator gecontroleerd. Indien de organisator niet voldoet aan de vergunningvoorschriften wordt, onder het gezag van de burgemeester, handhavend opgetreden. De sanctie is afhankelijk van de overtreding, zie hiertoe hoofdstuk 6. Het intrekken van een vergunning of afgelasten van het evenement wegens strijdigheid met de vergunning is te allen tijde een besluit van de burgemeester.
De aanvrager van de evenementenvergunning (de organisator) is degene voor wiens rekening en op wiens risico een evenement plaatsvindt. De organisator is primair verantwoordelijk voor een goed en veilig verloop van het evenement en treft hiertoe de noodzakelijke maatregelen zoals bepaald in de vergunning. Ook indien derde partijen worden ingehuurd (zoals een veiligheidscoördinator, verkeersregelaars, beveiligingsbedrijf of evenementenbureau) blijft de aanvrager van de vergunning aangemerkt als organisator en direct verantwoordelijk en aansprakelijk.
Ook is de organisator verantwoordelijk voor het beperken en voorkomen van overlast als gevolg van het evenement voor de omgeving. In het verlengde hiervan is de organisator verantwoordelijk voor het creëren van draagvlak voor het evenement in de betreffende omgeving, van de organisator wordt verwacht proactief om te gaan met de belangen van omwonenden.
Van de organisator wordt verwacht dat in de vergunningaanvraag wordt aangeduid welke maatregelen worden genomen ten behoeve van het veilig verloop van het evenement en beperking van overlast voor de omgeving. Dat betekent onder meer dat de organisator moet nadenken over de bezoekersstromen, de toestroom en afvoer van het verkeer, moet zorgen voor communicatie naar bezoekers, omwonenden en andere belanghebbenden. Er dient een adequate inrichtingstekening op schaal gemaakt te worden die voldoet aan de eisen van Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP). De inrichtingstekening dient te voldoen aan vereisten zoals opgenomen in hoofdstuk 2 van de BGBOP.
Voor een B of C (voor categorisering evenementen wordt verwezen naar hoofdstuk 2 paragraaf 3) evenement dient de organisator een veiligheidsplan op te stellen waarin de inzet van o.a. een veiligheidscoördinator, beveiliging en EHBO wordt uitgewerkt. Bij evenementen met impact op het verkeer dient een verkeersplan opgesteld te worden. Zie hoofdstuk 3 voor nadere vereisten.
De hulpdiensten en gemeente toetsen de voorgenomen maatregelen en bepalen of deze afdoende zijn.
De politie is, onder het gezag van de burgemeester, verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde bij evenementen. De politie is, onder het gezag van de Officier van Justitie, verantwoordelijk voor de handhaving van de rechtsorde bij evenementen. De politie adviseert de gemeente over risico’s en maatregelen met betrekking tot openbare orde en veiligheid en verkeersveiligheid.
De brandweer is, onder het bevoegd gezag, verantwoordelijk voor het bestrijden van brand en (zware) ongevallen. Bij calamiteiten en incidenten is de brandweer, onder het bevoegd gezag, verantwoordelijk voor bron- en effectbestrijding. De brandweer adviseert de gemeente over risico’s en maatregelen met betrekking tot brandveiligheid, ontvluchting en bereikbaarheid voor de hulpdiensten.
De Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) coördineert de gezondheidszorg bij rampen en crises en stuurt de geneeskundige keten aan onder de verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag. De GHOR maakt afspraken over de paraatheid van de ambulancedienst voor het gewondenvervoer en de bereikbaarheid van het ziekenhuis. De GHOR adviseert de gemeente over gezondheidsrisico’s en maatregelen betrekking tot geneeskundige hulpverlening en alcohol- en drugspreventie. De GGD adviseert over infectie en hygiëne preventie.
Eén keer per kwartaal vindt, onder regie van de afdeling OOV van de gemeente, het evenementenoverleg plaats. Het overleg heeft als doel om de evenementen op de evenementenkalender voor te bespreken en te evalueren met de betrokken adviseurs.
Ook beleidsmatige ontwikkelingen worden hier besproken en organisatoren kunnen op uitnodiging van de gemeente aansluiten om specifieke vraagpunten te bespreken of het evenement gezamenlijk te evalueren.
Aan het evenementenoverleg nemen deel:
2.3 Categorisering evenementen naar risico
Leidend in de aanpak is een risicogerichte aanpak. Op basis van een adequate risicoanalyse wordt de categorie van het evenement bepaald en volgt de behandelaanpak. De indieningstermijnen van een evenementenvergunning zijn afhankelijk van de risicocategorie. De categorisering in gelijk gesteld aan de categorisering in de Handreiking Evenementen Veiligheid en Gezondheid Limburg, en de Handreiking Evenementen Veiligheid(HEV) 2018.
De voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten niet noodzakelijk worden geacht. Dit geldt op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenementen bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid. Meldingsplichtige evenementen conform artikel 2:24, lid 3 APV behoren hier ook toe. Het betreft een evenement met een laag risico met een beperkte impact voor de omgeving.
De voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele
voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten voorstelbaar worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit en risico’s van de organisatoren van dat evenement bij een(dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid. Het betreft een gemiddeld risico evenement, met grote impact op de directe omgeving en/of gevolgen voor het verkeer.
De voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit en risico’s van de organisatoren van dat evenement bij een(dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid. Het betreft een hoog risico-evenement, met grote impact op Vaals en/of regionale gevolgen voor het verkeer. Tot op heden heeft er nog geen C- evenement in Vaals plaatsgevonden, gezien de impact voor Vaals en de omgeving is de kans nihil dat dit zal gaan plaatsvinden.
De risicocategorie wordt berekend op basis van de door de organisator ingevulde gegevens in het aanvraagformulier van de evenementenvergunning in de EA.
De categorie waartoe het evenement behoort wordt in eerste instantie bepaald door de EA en kan worden gewijzigd door de gemeente in overleg met de hulpdiensten. Risicofactoren betreffen onder andere:
De categorisering A, B of C wordt bepaald aan de hand van een risicoanalyse waar het publieksprofiel, locatieprofiel en activiteitenprofiel voor bepalend zijn. De aantallen bezoekers bij deze categorieën betreffen grenswaarden, op basis waarvan de EA automatisch tot de betreffende categorie overgaat, los van de overige risicofactoren. In het evenementenoverleg wordt de daadwerkelijke risicocategorie vastgesteld. Als voorbeeld kan genoemd worden dat de aantallen bezoekers tot 5000 voor Vaals erg hoog ligt gezien de risico’s en de impact, derhalve kan opgeschaald worden naar een B-evenement waarbij de organisatie verplicht is om een veiligheids- en verkeersplan aan te leveren.
Evenementen hebben, naast vertier voor de doelgroep, impact op de omwonenden. Er kan verkeershinder ontstaan door het afzetten van wegen of er is sprake van geluidsoverlast bij de op- en afbouw van het terrein of tijdens het evenement. Geluidsoverlast is het voornaamste aandachtpunt bij evenementen. Ook gezien de negatieve gezondheidseffecten is hier aandacht voor van belang.
Om de impact van evenementen tot een acceptabel niveau te brengen, wordt in de beleidsregels per locatie vastgelegd hoeveel evenementen er plaats kunnen vinden en welke eindtijden en geluidsniveaus van toepassing zijn.
De maximale eindtijd voor een A-evenement en een meldingsplichtige evenement betreft 24:00 uur. Het is niet toegestaan om geluid ten gehore te brengen voor 08:00 uur en na 22:00 uur van zondag t/m donderdag. Op vrijdag en zaterdag is het niet toegestaan om geluid ten gehore te brengen voor 08:00 uur en na 23:00 uur. In de locatieprofielen zijn voor specifieke locaties eindtijden vastgelegd voor het ten gehore brengen van geluid en het schenken van drank.
3. Procedure vergunningverlening
3.2 STAP 0: Vooraankondiging evenementenkalender
Om het samenvallen van evenementen op dezelfde tijdstippen en locaties te voorkomen wordt er gewerkt met een evenementenkalender. Vóór 1 november dienen organisatoren een vooraankondiging te doen via de EA voor evenementen voor het navolgend jaar. Hiertoe worden de organisatoren van evenementen middels een brief en/of publicatie opgeroepen. Hierin wordt kenbaar gemaakt dat vooraankondigingen die tijdig binnenkomen op de evenementenkalender worden geplaatst en daarmee voorrang krijgen op evenementen welke op een later tijdstip worden aangevraagd. Een vooraankondiging is nadrukkelijk niet hetzelfde als een vergunningaanvraag. De organisator dient alsnog een vergunningaanvraag in te dienen met bijbehorende stukken binnen de daarvoor geldende aanvraagtermijn. Het vergunningentraject wordt pas bij een officiële aanvraag voor het evenement doorlopen. Organisatoren kunnen ook later dan 1 november een evenement melden, maar dienen hierbij rekening te houden dat locaties en/of evenementdata reeds vergeven zijn. Voor C-evenementen geldt de vooraankondiging als verplichting, een C-evenement kan niet worden georganiseerd indien in het voorafgaande jaar geen vooraankondiging is gedaan. Tot op heden heeft er geen C evenement plaatsgevonden in Vaals. Jaarlijks is er een B evenement zijnde de Üllemarkt. Omdat we meer en kwalitatieve evenementen willen aantrekken worden de regelgeving omtrent een C-evenement wel opgenomen in deze beleidsregels. Op basis van de ontvangen vooraankondigingen stelt het college voor 1 januari van het navolgende jaar de evenementenkalender vast. Bij het opstellen van de evenementenkalender wordt rekening gehouden met de organisatorische draagkracht van het gemeentelijk apparaat en de hulpverleningsdiensten.
Bij het nemen van een beslissing voor plaatsing op de evenementenkalender, wordt rekening gehouden met de volgende criteria, te weten:
Er wordt geen vergunning verleend voor het tegelijk houden van twee B of C evenementen op dezelfde dag binnen Vaals.
Voor de bewoners is het nodig dat er ook rust momenten worden gerecreëerd tussen (meerdaagse) evenementen. Voorts geldt dat in eendaagse of meerdaagse evenementen in het weekend wordt toegestaan mits het weekend ervoor of er na een rustweekend betreft. Kermis wordt hier niet in meegeteld. In de locatieprofielen worden specifieke rustmomenten opgenomen.
Gelijktijdige evenementen op de zelfde locatie:
Indien meerdere organisatoren voor het zelfde moment en dezelfde locatie een vooraankondiging doen, gaat de gemeente in gesprek met de organisatoren om te komen tot een andere datum voor één van de twee evenementen. Indien de organisatoren niet in gezamenlijk overleg tot een alternatief moment kunnen komen, beslist de burgemeester welke evenement kan plaatsvinden op deaangevraagde datum. Primaire toetsingscriteria is hierbij in hoeverre het evenement past binnen Vaals.
3.3 STAP 1: Aanvraag evenement
De organisator van een evenement dient via de EA een vergunningaanvraag in. Een papieren aanvraag wordt niet geaccepteerd, een aanvraag via de EA is een voorwaarde om in aanmerking te kunnen komen voor een evenementenvergunning. Via de website van de gemeente is de EA te bereiken. Het doel van de aanvraag is inzicht te krijgen in de feiten en gegevens over het activiteitenprofiel, publieksprofiel, ruimtelijk profiel, organisatieprofiel en de risicoschatting en de concept behandelaanpak (A, B of C). Bij B en C dient er verplicht een veiligheidsplan opgesteld te worden. Deze gegevens zijn van belang voor de tweede processtap. Een aanvraag is compleet indien de volgende documenten zijn ingediend:
Een duidelijke inrichtingstekening is een noodzakelijk vereiste voor alle vergunningaanvragen. De inrichtingstekening dient om een beeld te schetsen van de voorgenomen inrichting van het evenemententerrein. Op basis van deze tekening kunnen de gemeente en hulpdiensten een beeld vormen van het evenement en een inschatting maken van de mogelijke risico’s. Er wordt o.a. getoetst of er voldoende is nagedacht over de beschikbare publieksruimte, publieksdoorstroming, vluchtroutes, calamiteitenroutes en opstelplaatsen. De uiteindelijke goedgekeurde tekening geeft de feitelijk vergunde situatie en de afbakening van het evenemententerrein weer. Dit bepaalt welk gebied onder de verantwoordelijkheid van de organisator valt en tot waar de bevoegdheden reiken. De tekening dient digitaal en op schaal aangeleverd te worden. De onderlinge verhoudingen, afmetingen en afstanden dienen juist in beeld te zijn en overeen te komen met de daadwerkelijk geplande situatie. Alle te plaatsen objecten dienen ingetekend te worden. De inrichtingstekening dient te voldoen aan vereisten conform hoofdstuk 2 van de BGBOP. De volgende onderdelen dienen indien van toepassing op de inrichtingstekening aanwezig te zijn.
Bij een bouwsel met een verblijfsruimte die is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk, wordt de hoogste bezetting van die verblijfsruimte aangegeven en bevat de inrichtingstekening per verblijfsruimte de voor personen beschikbare oppervlakte, de gebruiksbestemming en de opstelling van de inventaris en van de in artikel 5.5 inrichtingselementen, met aanduiding van, voor zover deze aanwezig zijn:
In de vergunning wordt een gewaarmerkte inrichtingstekening toegevoegd als bijlage. Dit betreft de feitelijk vergunde situatie, conform deze tekening dient het evenemententerrein ingericht te worden.
Afwijking in de daadwerkelijke opbouw is enkel mogelijk na instemming van de evenement coördinator.
De inrichtingstekening dient eveneens ten behoeve van de gebruiksmelding brandveilig gebruik. Om deze reden dient de inrichtingstekening te voldoen aan de vereisten uit hoofdstuk 2 van de
Op de website van de gemeente Vaals zijn plattegronden in pdf-bestand beschikbaar van de evenementenlocaties waar een locatieprofiel van is opgenomen in deze beleidsregels.
Voor B- en C-evenementen dient de organisator, vanuit de primaire verantwoordelijkheid voor het veilig verloop van het evenement, een veiligheidsplan op te stellen. Het veiligheidsplan maakt onderdeel uit van de vergunning. Bij de eerste vergunningaanvraag voldoet een eerste conceptversie. Dit plan wordt getoetst door de gemeente en hulpdiensten en op basis van deze toetsing (stap 4) aangepast. Het veiligheidsplan bevat minimaal informatie over:
3.5 STAP 3: Bepalen van de behandelaanpak
Tijdens deze processtap wordt de definitieve behandelaanpak bepaald. De vergunningverlener beoordeelt de volledige aanvraag, relevante (in)formele regels, gegevens over de reputatie van het evenement en relevante gegevens uit overige kennisbronnen. Deze beoordeling leidt tot de behandelclassificatie: regulier (A), aandacht (B) of risicovol evenement (C). Zie onderstaand voor een schematische weergave.
De EA maakt al een eerste indeling van de risicocategorie op basis van de aanvraag. In het evenementoverleg wordt bepaald of op- of afschaling van deze categorie noodzakelijk is. Indien dit aan de orde is, past de vergunningverlener dit aan in de EA en wordt de aanvrager hierover geïnformeerd. Daarnaast wordt in deze processtap bepaald of een verkeersplan noodzakelijk is voor het evenement en welke aanvullende vergunningen, ontheffingen of stukken vereist zijn, zoals:
Voor B en C evenementen wordt een afzonderlijk OOV overleg ingepland met de OOV diensten en de organisator om de ingediende stukken en plannen voor te bespreken.
3.6 STAP 4: Signaleren en adviseren
Op basis van stap 3 volgt stap 4, het signaleren van specifieke risico’s en adviseren hierover. De OOV-diensten worden bij B-evenementen gevraagd om een schriftelijk advies uit te brengen. Deze adviezen worden gedeeld met de organisator en toegevoegd aan de vergunning.
Ook bij A-evenementen kan een gericht advies van een hulpdienst gevraagd worden voor een specifiek vraagstuk.
Bij een C-evenement is een gezamenlijk (integraal) advies van alle betrokken hulpdiensten verplicht. De afzonderlijke hulpdiensten kunnen voor zichzelf eerst een monodisciplinair advies opstellen, maar het advies dat ze gezamenlijk aan de vergunningverlener geven, is een integraal afgestemd advies. Dit multidisciplinair advies wordt gegeven door de aangewezen adviseurs van alle kolommen die ook het monodisciplinaire advies hebben opgesteld, zij hebben de lokale en vakinhoudelijke kennis om een afgestemd multidisciplinair advies te geven. De hulpdiensten hanteren als uitgangspunt een adviestermijn van 10 werkdagen vanaf het moment dat alle benodigde informatie aangeleverd is. In uiterste gevallen is in goed overleg met de gemeente flexibiliteit in termijnen een mogelijkheid met als maatstaaf dat aspecten veiligheid en
gezondheid niet in het geding komen.
Het doel van deze processtap is dat de relevante diensten hun advies geven over de te behalen prestaties bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid bij een evenement. Dit advies vindt gevraagd of ongevraagd plaats. Een hulpdienst adviseert ongevraagd wanneer hij een risicovolle situatie signaleert bij een op de evenementenkalender vermeld evenement, ongeacht de behandelclassificatie. De gevraagde monodisciplinaire of integrale advisering is gebaseerd op de behandelclassificatie (bovenstaande afbeelding). Bij C-evenementen wordt een multidisciplinaire scenarioanalyse uitgevoerd. Een scenarioanalyse zorgt ervoor dat de vergunningverlener (gemeente), hulpdiensten en de evenementenorganisatie op een gestructureerde wijze ongewenste gebeurtenissen van het evenement in beeld brengen. Op basis van de ongewenste gebeurtenis wordt door middel van een waarschijnlijkheid-, impactberekening bezien welke maatregelen er bij de betreffende risico’s benodigd zijn om zo risico’s weg te nemen dan wel te verminderen. Op basis van de adviezen wordt de vergunning opgesteld en dienen, indien van toepassing en na besluitvorming door de gemeente, de ingediende documenten (inrichtingstekening, programma, veiligheidsplan en verkeersplan) door de organisator aangepast te worden.
3.7 STAP 5: Besluiten op de aanvraag
Wanneer alle stukken voldoen aan de vereisten, stelt de vergunningverlener de vergunning op. De vergunning wordt voor A en B-evenementen onder mandaat van de burgemeester ondertekend. De vergunning voor een C-evenement wordt ondertekend door de burgemeester.
De verleende vergunning wordt, inclusief bijlagen, via de EvenementAssistent gedeeld met de organisator, de relevante gemeentelijke afdelingen en de hulpdiensten. Ook worden de vergunning en bijlagen per mail toegestuurd aan de organisator, de relevante gemeentelijke afdelingen en de hulpdiensten. De verleende vergunningen worden voor derden ter inzage gelegd in het gemeentehuis en kunnen door belanghebbenden worden opgevraagd via info@vaals.nl. Het besluit tot verlening van de vergunning wordt gepubliceerd en zodoende kenbaar gemaakt.
De inrichtingstekening(en), het veiligheidsplan en het verkeersplan worden gewaarmerkt om de juiste versie te herkennen. Het veiligheidsplan en verkeersplan kunnen ook na vergunningverlening afzonderlijk worden vastgesteld. Deze dient dan vastgesteld te worden door de gemeente door middel van het waarmerken van het document. Indien een later moment van vaststelling aan de orde is, wordt dit in de vergunning expliciet benoemd met een deadline.
Het voornemen tot het verlenen van de evenementenvergunning wordt gepubliceerd. De voorgenomen vergunning is ter inzage op te vragen via info@vaals.nl. Belanghebbenden kunnen binnen 4 weken na publicatie van deze bekendmaking een
3.8 STAP 6: (Integrale) Operationele Voorbereiding OOV diensten
Bij B- en C-evenementen volgt, naast de voorbereidingen die de organisator treft, operationele voorbereiding door de gemeente en hulpdiensten. Voor C-evenementen wordt een Integraal Operationeel Plan (IOP) en een Multidisciplinaire Inzetkaart (MIK) opgesteld door de AOV/ evenement coördinator van de gemeente. Onder begeleiding van de Veiligheidsregio wordt een doorleefsessie georganiseerd met de organisator, gemeente en hulpdiensten ter oefening van mogelijk inzetscenario’s. Indien het door de burgemeester noodzakelijk wordt geacht, kunnen deze elementen ook voor een B-evenement worden voorbereid. Voor B en C evenementen wordt een integrale schouw uitgevoerd met de hulpdiensten onder leiding van de AOV en de evenementen coördinator van de gemeente.
3.9 STAP 7: Tijdens evenement; multidisciplinaire operationele uitvoering OOV diensten
De organisator is verantwoordelijk voor de uitvoering van de vergunning. Bij B en C evenementen dient de organisator hiertoe een veiligheidscoördinator in te zetten.
De veiligheidscoördinator van de organisatie is het primaire aanspreekpunt voor de gemeente en hulpdiensten met betrekking tot veiligheid tijdens het evenement. De veiligheidscoördinator heeft als taken:
Indien gecoördineerde inzet van meerdere gemeentelijke- of hulpdiensten noodzakelijk is, kan er bij B- en C-evenementen voor gekozen worden om een veiligheidsoverleg te organiseren of een veiligheidsteam in te richten onder leiding van de AOV.
De Ambtenaar Openbare orde en Veiligheid AOV heeft samen met de evenementcoördinator van de gemeente heeft, als verlengde arm van de burgemeester, bij B en C evenementen een regierol over de operationele voorbereiding, uitvoering en evaluatie van de openbare orde en veiligheid van het evenement. De AOV/ evenementcoördinator heeft als taken:
3.10 STAP 8: Evaluatie OOV diensten
Alle evenementen worden (kort) geëvalueerd in het evenementenoverleg. Voor B- en C-evenementen wordt een multidisciplinaire evaluatiebijeenkomst georganiseerd door de afdeling OOV van de gemeente met de organisator en de hulpdiensten. De evaluatiepunten worden vastgelegd in een verslag en worden gedeeld met de burgemeester en wethouder verantwoordelijk voor evenementen.
4.3 Voorschriften openbare orde en veiligheid
In de voorschriften met betrekking tot openbare orde en veiligheid wordt de verantwoordelijkheid van de organisator nogmaals benadrukt en inhoudelijk verwezen (indien van toepassing) naar een veiligheidsplan. De voorschriften met betrekking tot de openbare orde en veiligheid worden gebaseerd op het politieadvies en bepaald door de gemeente. Het minimumaantal beveiligers wordt in de vergunning genoemd. Ook wordt gespecificeerd of hierbij inzet van een coördinator beveiliging noodzakelijk is. In overleg met de gemeente en de politie kan, bij tegenvallende bezoekersaantallen, na toestemming van de gemeente het aantal beveiligers worden afgeschaald. Omgekeerd kan ook door de gemeente, op advies van de politie, worden besloten dat het aantal beveiligers moet worden opgehoogd indien het aantal bezoekers hoger zal zijn dan vergund. De in te zetten beveiligers dienen gecertificeerd te zijn en in het bezit zijn van een geldig legitimatiebewijs zoals genoemd in de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus: een grijze of blauwe pas. De beveiligers dienen minimaal voorzien te zijn van het diploma niveau 2, event security officer. De ingezette beveiligingsorganisatie moet in het bezit zijn van een vergunning verleend door het Ministerie van Justitie op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. De organisator dient de naam van de beveiligingsorganisatie en het erkenningsnummer twee weken voorafgaande aan het evenement bekend te maken bij bureau Korpscheftaken van de politie. Indien studenten of stagiaires worden ingezet, dienen deze onder begeleiding te staan van een gecertificeerde beveiliger. De ingezette beveiligers dienen herkenbaar te zijn en bedrijfskleding te dragen. Een deel van de in te zetten beveiligers dient in het bezit te zijn van een BHV-diploma.
De belangrijkste taken van de beveiligers betreffen:
Indien een evenemententerrein fysiek wordt afgesloten, worden bij de toegangen tot het terrein huisregels geplaatst. Deze huisregels beschrijven de regels op het evenemententerrein en geven de
beveiligers de mogelijkheid om op deze huisregels toezicht te houden en op basis hiervan te acteren. Voor evenemententerreinen die niet fysiek worden afgesloten kan eveneens worden gekozen voor de gebruikmaking van huisregels.
4.4 Voorschriften geneeskundige zorg en hygiëne
De voorschriften met betrekking tot geneeskundige zorg en hygiëne worden gebaseerd op het advies van de GGD en GHOR. De medische aspecten dienen in het veiligheidsplan opgenomen te worden. Indien een afzonderlijk medisch plan wordt opgesteld, dient dit ter interne planvorming voor de organisator en dient de relevante informatie verwerkt te worden in het veiligheidsplan. Het minimum aantal medische hulpverleners wordt in de vergunning genoemd. Ook wordt gespecificeerd of hierbij inzet van een coördinator noodzakelijk is. De GHOR adviseert conform de Veldnorm Evenementenzorg over het gewenste zorgniveau en de noodzakelijke zorgniveau’s, over de EHBO ruimte, toiletten en andere relevante aspecten met betrekking tot gezondheid.
4.5 Voorschriften brandveiligheid
De voorschriften met betrekking tot brandveiligheid worden gebaseerd op het advies van de brandweer. Uitgangspunt is dat de vergunninghouder zorgdraagt dat uitvoering wordt gegeven aan het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP). De inhoudelijke voorschriften met betrekking tot brandveiligheid en basishulpverlening zijn in deze Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) vastgelegd en bindend. Deze voorschriften worden niet alsnog in de vergunning vermeld, de organisator wordt geacht kennis te hebben genomen van deze wetgeving. Om de organisator te helpen inzicht te krijgen in de geldende regelgeving, zijn door de brandweer Zuid-Limburg infobladen opgesteld met specifieke informatie over de geldende voorschriften voor:
Aan de evenementenvergunning wordt, indien van toepassing, het relevante infoblad toegevoegd ter informatie.
4.6 Voorschriften constructieve veiligheid
De organisator is primair verantwoordelijk voor het waarborgen van de constructieve veiligheid van de op te richten of de te plaatsen objecten en voor de veilige plaatsing en het veilige gebruik van deze objecten. Te plaatsen opstallen (bijvoorbeeld podium, kramen, buffetten en dergelijke) dienen van een deugdelijke constructie te zijn en mogen geen gevaar, schade of hinder opleveren voor omstanders. Van elk object dient een productattest of berekening voor handen te zijn, dat op verzoek van een toezichthouder direct kan worden overlegd. In dit attest of deze berekening dient ten minste te staan hoe het object is opgebouwd, welke belastingen het object kan hebben, het gebruiksdoel van het object en tot welke windkracht het gebruik kan worden toegestaan. Opbouw en gebruik dienen conform de productattesten van de leverancier en/of fabrikant of volgens specifieke objectnormen te worden uitgevoerd. De ‘Richtlijn voor Constructieve Toetsingscriteria bij een aanvraag voor een Evenementenvergunning’ wordt gehanteerd als toetsingskader voor gemeentelijke constructeurs en toezichthouders die betrokken zijn bij de vergunningverlening van een evenement en de handhaving hierop. Voor de beoordeling van een tijdelijke constructie is het noodzakelijk dat de organisator bij de gemeente aanlevert:
Tekeningen met daarop plattegrond(en), aanzichten, doorsnedes en details van de te plaatsen bouwsels op een goed leesbare schaal. De constructieve tekeningen moeten een volledig beeld geven van de te maken constructies. De maatvoering en de te gebruiken materialen en profielen dienen te zijn aangegeven;
Een bestaand gebouw of bouwwerk te beschadigen of ontzetten bij bevestiging of borging van een object hieraan. De eigenaar van het betreffende gebouw of bouwwerk moet expliciet toestemming verlenen voor deze bevestiging of borging en er dient een rekentechnische verantwoording te worden opgesteld. De organisator dient beheersmaatregelen op te stellen en uit te voeren voor de situatie dat de belastingen ongunstiger worden dan de waarden waarop de objecten zijn berekend. De maximaal mogelijke windbelasting dient per object bekend te zijn. Bij de verwachting op het ontstaan van de maximaal mogelijke windbelasting, dienen objecten verwijderd of gezekerd te worden en dienen tenten en overkappingen te worden ontruimd. De organisator draagt zorg voor het adequaat afdekken van bekabeling of looppaden met kabelmatten of –goten.
4.7 Voorschriften Verkeersveiligheid.
In de voorschriften met betrekking tot verkeersveiligheid worden nadere voorschriften bepaald over onder andere inzet van verkeersregelaars, wegafzettingen en omleidingen. Maatregelen worden door de organisator vastgelegd in een verkeersplan. Dit verkeerplan dient te bevatten:
Indien sprake is van wegafzettingen, dient de organisator dit uiterlijk één week voorafgaande aan het evenement te communiceren met de bewoners en ondernemers van de afgesloten (delen van de) straten.
Verkeersregelaar die worden ingezet, dienen adequaat gecertificeerd te zijn. Evenementenverkeersregelaars dienen in het bezit te zijn van een geldige instructieverklaring en een geldige persoonlijke aanstelling van de gemeente. Een evenementenverkeersregelaar moet zich kunnen legitimeren op eerste vordering van de politie.
Organisatoren dienen een evenement waarbij het verkeer geregeld moet worden aan te melden in https://www.verkeersregelaarsexamen.nl. De gemeente wordt op de hoogte gesteld van een aangemaakte evenement. De gemeente dient dit evenement goed te keuren. Als het evenement is goedgekeurd ontvang de organisator een e-mail met een unieke code en kunnen verkeersregelaars worden uitgenodigd voor het evenement. Verkeersregelaars moeten de unieke code invoeren voordat ze de E-instructie kunnen volgen. Verkeersregelaars zijn verplicht de behaalde instructieverklaring mee te nemen wanneer zij als verkeersregelaar optreden bij een evenement.
In de geluidsvoorschriften worden de maximale toegestane geluidsniveaus weergegeven in dB(A) en dB(C). De geluidsniveaus zijn afhankelijk van het locatieprofiel en de aard van het evenement. Het geluidsniveau betreft het equivalente geluidsniveau gedurende 5 minuten (Leq, 5 min) ten aanzien van de dichtstbijzijnde woning, gemeten op twee meter voor de gevel en op anderhalve meter hoogte van de gevel of op enig punt op 50 meter van de evenementenlocatie. Voor de controle op de
geluidsvoorschriften moet geluidsapparatuur worden toegepast welke voldoet aan de “Handreiking meten en rekenen industrielawaai” (HMRI 1999). Het geluidniveau wordt gemeten conform de Handleiding Meten en Rekenen Industrielawaai (HMRI 1999) met dien verstande dat er bij de bepaling van het beoordelingsniveau geen gevelcorrectie, bedrijfsduurcorrectie en correctie voor muziekgeluid wordt toegepast.
4.9 Voorschriften natuurbescherming
Op basis artikel 3.10 van de Wet Natuurbescherming is het verboden om beschermde dieren en planten opzettelijk te verstoren. Dit wordt aangemerkt als een economisch delict. Van verstoring is sprake als dit leidt tot vluchtgedrag en het verdwijnen van de soort uit het leefgebied, dus wanneer sprake is van een blijvend effect. Het effect is o.a. afhankelijk van de populatie, de diersoort en de aard van de verstoring. Van opzet is in ieder geval sprake indien er kennis is van de aanwezigheid van een beschermde diersoort en schadelijke handelingen dan toch worden doorgezet. Op basis van artikel 3.10 is er sprake van een ‘voorzorgsbeginsel’. Indien redelijkerwijs aangenomen kan worden dat voorgenomen handelingen nadelig zijn voor flora of fauna, dienen deze handelingen achterwege te blijven, tenzij alle maatregelen zijn getroffen die redelijkerwijs gevergd kunnen worden teneinde de schadelijke gevolgen voor flora of fauna te voorkomen, zo veel mogelijk te beperken of ongedaan te maken.
Er is sprake van twee soorten bescherming: bescherming van gebieden en bescherming van soorten. Op basis van de Wet natuurbescherming zijn in Nederland gebieden aangewezen
als beschermde natuur. Deze gebieden worden Natura 2000 gebieden genoemd. In de gemeente Vaals is er sprake van een dergelijke gebied, namelijk het Geuldal. Daarnaast is het verboden om beschermde diersoorten te verstoren. Hiervan bestaat een database met dier- en plantensoorten. Deze soorten kunnen in veel verschillende gebieden voorkomen, hun verblijf is niet gebonden aan specifieke natuurgebieden. Wanneer het vermoeden bestaat dat door een evenement bepaalde soorten worden verstoord, is een ecologische toets noodzakelijk. Bijvoorbeeld om beschadiging van verblijfplaatsen van vleermuizen, broedgebieden van vogels of dassenburchten te voorkomen. Uit de toetsing volgen aanbevelingen voor de inrichting en het gebruik van het evenemententerrein om de schade aan dieren en planten te voorkomen of beperken. Deze dienen te worden nageleefd door de organisatoren. Wanneer een organisator een evenement wil organiseren in een gebied met natuur waar voorheen nog geen evenementen plaatsvonden dient de organisator een ecologisch onderzoek (quickscan) uit te laten voeren. Indien voor een terugkerend evenement reeds eerder een ecologische quickscan is uitgevoerd en er geen sprake is van substantiële wijzigingen van de inrichting van het terrein, is enkel één keer per drie jaar een nieuwe quickscan noodzakelijk. Wel dient er jaarlijks getoetst te worden of maatregelen uit de quickscan nog van toepassing zijn. Indien er sprake is van substantiële wijziging of uitbreiding van de inrichting van het terrein is eveneens een quickscan noodzakelijk. Het laten uitvoeren van het ecologisch onderzoek is aan en voor kosten van de organisator.
De Wet Dieren stelt regels voor het bedrijfsmatig of hobbymatig houden van dieren. Dierenhouders zijn verantwoordelijk voor het welzijn en de gezondheid van hun dieren. Indien bij een evenement sprake is van activiteiten met dieren, dient de organisator ervoor zorg te dragen dat de Wet Dieren en de Gezondheids- en Welzijnswet voor Dieren worden nageleefd. Uitgangspunt is dat het welzijn en de gezondheid van het dier voldoende en op elk moment is gewaarborgd. De gemeente is niet bevoegd om een evenementenvergunning te weigeren om redenen van dierenwelzijn, maar kan wel nadere vergunningvoorschriften opnemen om het gebruik van dieren tijdens het evenement veilig plaats te laten vinden.
De vergunninghouder blijft civielrechtelijk volledig aansprakelijk voor alle schade (met inbegrip van verontreiniging) die mocht ontstaan aan gemeente-eigendommen en aan eigendommen van derden, in verband met het gebruik maken van de vergunning. De gemeente kan niet aansprakelijk worden gesteld voor beschadigingen welke tijdens een eventuele uitruk door hulpverleningsvoertuigen worden aangericht aan alles wat door de vergunninghouder op het terrein is geplaatst. De vergunninghouder is verplicht de schade, door het gebruik van de vergunning veroorzaakt, te vergoeden, zowel aan de gemeente als aan derden. Met het oog op enige vorm van schade en schadevergoeding wordt de vergunninghouder geadviseerd een voor de omvang van het evenement toepasselijke schadeverzekering af te sluiten.
Alvorens met de activiteiten kan worden begonnen, dient er een opname te worden gemaakt van de bestaande situatie ter plaatse. Hiervoor moet voor aanvang van de activiteiten, een afspraak worden gemaakt met afdeling Openbare Ruimte van de gemeente Vaals. Na beëindiging van de werkzaamheden dient het openbaar groen en/of bestrating in de oorspronkelijke staat te worden opgeleverd. Dit ter beoordeling van een medewerker van de afdeling Openbare Ruimte van de gemeente Vaals.
Deze beleidsregels geeft duidelijkheid op welke locaties hoeveel en welk type evenementen georganiseerd mogen worden en welke voorwaarden. Dit verschilt per locatie en is in dit hoofdstuk per locatie nader uitgewerkt.
Met het opstellen van de locatieprofielen is rekening gehouden met het advies van de RUD Limburg
d.d. 29-06-2021. Zij hebben advies uitgebracht inzake de geluidbelasting en mogelijkheden voor vergunningverlening voor de evenementlocaties, echter om ruimte te bieden aan evenement organisatoren en de visie van Vaals is er op meerdere evenementlocaties afgeweken van het advies, rekening houdend met de veiligheid en leefbaarheid.
Bij het opstellen van de evenementenkalender wordt aan de hand van de vooraankondigingen en de criteria uit paragraaf 3.2. getoetst of het voorgenomen evenement past in het locatieprofiel. Indien het evenement niet past in het locatieprofiel, wordt de organisator de kans geboden op een alternatieve locatie. Wanneer het aantal voorgenomen evenementen het beschikbare aantal uit het locatieprofiel overschrijdt, krijgen de evenementen die voldoen aan de visie van Vaals voorrang.
De vergunningaanvraag wordt getoetst aan het locatieprofiel. Het locatieprofiel bepaalt de voorschriften met betrekking tot geluidsniveaus en eindtijden. Bij de keuze welke evenementen de verhoogde geluidsniveaus en verruimde eindtijden mogen hanteren krijgen de evenementen die passen binnen het de visie van Vaals voorrang.
Voor de locaties zijn in de locatieprofielen de aanwezige voorzieningen opgenomen. Het betreft hier het al dan niet aan aanwezig zijn van stroom, water en aansluiting op riolering.
Indien stroomkasten van de gemeente aanwezig zijn op de evenementenlocatie kan de organisator hier gebruik van maken. Stekkers van stroomkasten zijn in beheer van de gemeente. Het aansluiten op de stroomkasten kan enkel via de gemeente, de organisator dient hiervoor contact op te nemen met de gemeente. De kosten van het leggen van de aansluiting en het gebruik van stroom worden doorberekend door de gemeente aan de organisaties.
Indien een aansluiting op water aanwezig is op de evenementenlocatie kan de organisator hier gebruik van maken. Aansluitingen zijn in beheer van de gemeente, de organisator dient hiervoor contact op te nemen met de gemeente. De kosten van het leggen van de aansluiting en het gebruik van water worden doorberekend door de gemeente aan de organisatie.
Aansluitingen op de riolering kunnen enkel worden gemaakt door de gemeente. De organisator dient hiervoor contact op te nemen met de gemeente. De kosten van het leggen van de aansluiting en het gebruik van riolering worden doorberekend door de gemeente aan organisaties.
Het prins Willem Alexanderplein ligt centraal aan de rand van het centrum van Vaals. Het plein ligt direct langs de drukke verkeersverbinding tussen Maastricht ten Aken, zijnde Maastrichterlaan (N278).
Het plein wordt voornamelijk als verbindingsroute tussen het centrum en de detailhandel welke gelegen is op het Prins Willem Alexanderplein gebruikt. Direct aan het plein, maar ook in de directe nabijheid van het plein zijn naast detailhandel ook diverse horecavoorzieningen gevestigd. Het karakter van aanwezige componenten (wonen, detailhandel, horeca) vereisen een zekere balans tussen evenementen en de dynamische omgeving ter plaatse.
Stroomkast en wateraansluiting.
Beperkingen in evenementendagen
Indien een -of meerdere evenementen voor meerdere locaties op dezelfde dag wordt aangevraagd dient getoetst te worden of dit mogelijk is gezien de geluidsbelasting en de openbare orde en veiligheid.
Het Koningin Julianaplein ligt centraal in het hart van het centrum van Vaals. Het plein ligt in de directe nabijheid van een aantal monumentale panden in het centrum, waaronder het gemeentehuis (voormalige lakenfabriek), Lutherse kerk en de Huis Verves (voormalige lakenververij). Het plein is de centrale ontmoetingsplaats binnen de gemeente Vaals, vooral vanwege de weekmarkt die wekelijks veel bezoekers trekt.
Het plein is vernieuwd met nieuwe appartementencomplexen met daaronder in de plint een mogelijkheid voor horeca en detailhandel. Momenteel is deze plint nog in ontwikkeling.
Het monumentale karakter en de aanwezige overige componenten (wonen, detailhandel, horeca en toerisme) vereist een zekere balans tussen evenementen en de "pleineigen rust".
Voorzieningen aanwezig. Stroomkast en wateraansluiting
Beperkingen in evenementendagen
Waarvan maximaal één B evenement en resterende A evenementen
Indien een -of meerdere evenementen voor meerdere locaties op dezelfde dag wordt aangevraagd dient getoetst te worden of dit mogelijk is gezien de geluidsbelasting en de openbare orde en veiligheid.
Het Von Clermontplein ligt centraal in het hart van het centrum van Vaals. Het plein ligt direct naast het gemeentehuis en in de directe nabijheid van een aantal andere monumentale panden in het centrum, o.a. de Lutherse kerk en de Huis Verves (voormalige lakenververij). Het plein is de centrale ontmoetingsplaats binnen de gemeente Vaals en vooral vanwege de weekmarkt die wekelijks veel bezoekers trekt, maar ook vanwege de horeca die aan de Westzijde van het plein is gesitueerd. Het evenementen terrein Von Clermontplein maakt feitelijk onderdeel uit van het Koningin Julianaplein en is gesitueerd achter de zuidgevel van het gemeentehuis. Echter het monumentale karakter van aanwezige componenten (wonen, detailhandel, horeca, toerisme, culturele evenementen) vereist een zekere balans tussen evenementen en de "pleineigen rust". Het Von Clermontplein is bij uitstek geschikt voor culturele evenement zoals een optreden van een harmonie of een culturele markt.
Stroomkast en wateraansluiting.
Indien een -of meerdere evenementen voor meerdere locaties op dezelfde dag wordt aangevraagd dient getoetst te worden of dit mogelijk is gezien de geluidsbelasting en de openbare orde en veiligheid.
De Koel' ligt centraal in het hart van het centrum van het dorp Vijlen. Het betreft een parkachtige omgeving tussen de huizen, waar tevens speelvoorzieningen aanwezig zijn en een vast podium. Daarnaast is bij de ingang van het terrein een kleine parkeervoorziening voorzien.
Het terrein wordt met name gebruikt voor lokale De omgeving rondom het terrein is voornamelijk bestemd en gebruikt voor woondoeleinden. Bovendien is direct achter het podium de basisschool van het dorp gelegen.
Stroomkast, wateraansluiting en podium.
Beperkingen in evenementendagen
Café Allure, gelegen aan de Maastrichterlaan 81 te Vaals, ligt centraal in het hart van het centrum van Vaals. Hierbij is sprake van een inrichting ingevolge de Wet milieubeheer en niet van een openbaar toegankelijk terrein. Jaarlijks vinden in de achtertuin van deze inrichting een tweetal evenementen plaats Ullenight en FraicheAir.
De ambitie van de gemeente Vaals en van de inrichting houder is om voornoemde evenementen te continueren. Er is hierbij geen verdere groei van het aantal evenementen aangegeven. De aard en omvang van de evenementen kan bovendien ook niet verder groeien, gezien de beperkte omvang van
het terrein. Gezien het lokale karakter van deze evenementen en de jarenlange traditie wordt deze locatie met deze twee evenementen specifiek opgenomen in deze beleidsregels.
Beperkingen in evenementendagen
Evenement kan uitsluitend plaatsvinden met de toestemming van de uitbaters van café Allure. Indien de huidige exploitatievergunning van café Allure wordt beëindigd dient dit locatieprofiel heroverwogen te worden.
Duidelijk moet zijn dat de gestelde maximale geluids ontheffingswaarde geen recht is. Te allen tijde dient overwogen te worden of de maximale ontheffingswaarde verleend moet worden en onder welke voorwaarden.
6. Melden, toezicht en handhaving
Het sluitstuk van de beleidsregels is toezicht en handhaving. Dit hoofdstuk beschrijft de uitgangpunten en werkwijze bij het uitvoeren van het toezicht op de evenementen
en het handhaven op overtredingen. Er wordt een handhavingsarrangement omschreven, waarin de sancties voor verschillende typen overtredingen worden uitgewerkt. Het toezicht en handhaven wordt echter voorafgegaan aan het (kunnen) melden van onveilige situaties en overlast.
De wijze van toezicht en handhaving sluit aan bij de doelstelling van dit beleid: het waarborgen van een veilig verloop van evenementen en bevorderen van de leefbaarheid in de gemeente Vaals enerzijds door vertier door evenementen en anderzijds door het beperken van de overlast hiervan. Hierbij gelden als uitgangspunten:
Omwonenden en andere belanghebbenden moeten bij onveilige situatie en overlast de organisator en de gemeente gemakkelijk kunnen bereiken tijdens het evenement. Voorafgaande aan een evenement dient de organisator een informatieflyer of bewonersbrief op te stellen om omwonenden te informeren over het evenement. In deze brief communiceert de organisator een telefoonnummer van een contactpersoon die tijdens het evenement telefonisch bereikbaar is voor de afhandeling van meldingen. De organisator is primair aan zet, gezien het uitgangspunt dat de organisator primair verantwoordelijk is voor het evenement en de naleving van de voorschriften.
Indien de melding niet naar tevredenheid wordt opgepakt, dient een opschalingsmogelijkheid beschikbaar te zijn bij de gemeente. Hiervoor zal een apart telefoonnummer ter beschikking worden gesteld en gecommuniceerd.
Het toezicht op evenementen staat op basis van artikel 174 Gemeentewet onder de regie van de burgemeester. De gemeente is verantwoordelijk voor het toezicht tijdens evenementen.
De gemeente heeft hiervoor functionarissen in dienst die evenementen bezoeken
en controleren of de vergunningsvoorwaarden worden nagekomen. De gemeente kan hierbij worden ondersteund door de brandweer, GGD/GHOR en de politie.
Het bewaken van de orde en rust op en rond het evenemententerrein is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf. De politie en boa’s van de gemeente zijn in beginsel terughoudend in hun optreden op een evenemententerrein. Bij grote evenementen worden – naast het bevoegde beveiligingspersoneel van de evenementenorganisatie – doorgaans ook (extra) politie en boa’s ingezet om de orde buiten het evenemententerrein te bewaken en hulp te bieden aan het publiek. De handhaving van de openbare orde en veiligheid is te allen tijde aan de politie onder gezag van de burgemeester. Bij verstoring van de openbare orde of bij ernstige vrees daarvoor is de burgemeester op grond van artikel 172 lid 3 van de Gemeentewet bevoegd bevelen te geven die hij noodzakelijk acht voor de handhaving van de openbare orde.
Handhaving betreft de bestuurlijke maatregelen die worden opgelegd bij overtreding van de voorschriften van de vergunning. De bestuurlijke maatregelen zijn niet gericht op het bestraffen van de organisator, maar dienen om de strijdige situatie te herstellen. De volgende instrumenten staat ter beschikking:
Bij het niet nakomen van de vergunningsvoorschriften, bepalingen uit de APV, het evenementenvergunningenbeleid of (schriftelijke) afspraken die zijn gemaakt met een toezichthouder kan de burgemeester besluiten om een bestuurlijke waarschuwing te geven. Een waarschuwing wordt enkel toegepast indien er geen acuut risico is voor de openbare orde en veiligheid. In de bestuurlijke waarschuwing kan staan dat de burgemeester bij een volgende overtreding overgaat tot een bestuurlijke maatregel of het weigeren van een toekomstige vergunning. De bestuurlijke waarschuwing is geen besluit op basis van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Tegen een bestuurlijke waarschuwing staat dan ook geen bezwaar open.
Last onder bestuursdwang en kostenverhaal
De burgemeester kan besluiten tot toepassing van een last onder bestuursdwang. De organisatie wordt dan voorafgaande of tijdens het evenement aangemaand tot het nemen van herstelmaatregelen binnen een vastgestelde termijn en krijgt hiermee de gelegenheid om de overtreding te herstellen. Doet de organisator dit niet zelf, dan kan door de burgemeester met toepassing van bestuursdwang op basis van artikel 5:24 van de Awb een einde worden gemaakt aan de overtreding van het vergunningsvoorschrift. In dat geval worden op basis van artikel 5:25 Awb eventuele kosten die gemaakt worden in verband met het toepassen van spoedeisende bestuursdwang op de organisator verhaald. Deze kosten kunnen materiële, personele en administratieve kosten betreffen.
Bij de verwachting dat een organisator bij een (volgend) evenement (opnieuw) in overtreding zal gaan, kan op basis van artikel 5:32 Awb een last onder dwangsom worden opgelegd. Aanleidingen kunnen bijvoorbeeld zijn eerder vertoond naleefgedrag van de organisator, herhaling van het overtreden van voorschriften of uitzonderlijke omstandigheden die het begaan van overtredingen waarschijnlijk maken. Indien dit binnen de gegeven termijn van 13 maanden gebeurt nadat de last is afgegeven, wordt de dwangsom verbeurd. De last onder dwangsom wordt opgelegd na een evenement en/of voorafgaande aan een (volgend) evenement. Op grond van artikel 5:32, vierde lid, van de Awb moet de hoogte van de dwangsom in redelijke verhouding staan tot de ernst van de overtreding en de beoogde werking van het opleggen van de dwangsom. In de beschikking moet het maximumbedrag worden bepaald. Als dit bedrag is bereikt, wordt geen dwangsom meer verbeurd. De hoogte van de dwangsom moet per evenement (grootte, aard) en situatie worden bepaald.
Intrekken of wijzigen vergunning
De burgemeester kan besluiten een evenementenvergunning in te trekken of te wijzigen op basis van artikel 1:6 van de APV als vergunningsvoorschriften niet worden nagekomen. Ook kunnen er aanvullende beperkende voorwaarden worden opgelegd, zoals het beperken van het maximumaantal bezoekers. Het intrekken van de vergunning betekent effectief het afgelasten van het evenement.
Afgelasten of stilleggen evenement
De burgemeester kan daarnaast, losstaand van de vergunningvoorschriften, op basis van artikel 174 Gemeentewet besluiten het evenement tijdelijk stil te leggen of geheel af te gelasten indien dit noodzakelijk is met het oog op de bescherming van veiligheid en gezondheid. Dit risico kan ontstaan door (ontbreken van) handelingen van de organisator, onbeheersbaar publiek of door overmacht situaties zoals (dreiging van) terreur of weersomstandigheden.
Weigeren toekomstige vergunning
Wanneer een organisator voortdurend de regelgeving, het evenementenvergunningenbeleid of de evenementenvergunning overtreedt kan de burgemeester besluiten (toekomstige) evenementenvergunningen voor de betreffende organisator te weigeren. De organisator blijkt geen betrouwbare partij en de door deze partij georganiseerde evenementen zijn een risico voor de veiligheid of gezondheid van de bezoekers aan het evenement, openbare orde of de verkeersveiligheid. Dit wordt van toepassing indien een evenement van de betreffende organisator al heeft geleid tot incidenten en/of tegen de organisator in de afgelopen drie jaar twee of meer bestuurlijke waarschuwingen zijn opgemaakt en/of maatregelen zijn genomen. Gedurende één kalenderjaar worden dan aanvragen van deze betreffende organisator geweigerd. Wanneer daarna bij een opnieuw verleende vergunning binnen drie jaar wederom weigering van een evenementenvergunning aan de orde is, wordt deze termijn verruimd tot drie jaren.