Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Nunspeet

Notitie opleggen, verstrekken en opheffen geheimhouding Gemeente Nunspeet

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieNunspeet
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingNotitie opleggen, verstrekken en opheffen geheimhouding Gemeente Nunspeet
CiteertitelNotitie opleggen, verstrekken en opheffen geheimhouding Gemeente Nunspeet
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Gemeentewet
  2. Wet open overheid
Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

07-06-2024Notitie opleggen, verstrekken en opheffen geheimhouding Gemeente Nunspeet

21-03-2024

gmb-2024-245818

Tekst van de regeling

Intitulé

Notitie opleggen, verstrekken en opheffen geheimhouding Gemeente Nunspeet

Datum vaststelling gemeenteraad: raadsbesluit 21 maart 2024

Gewijzigde vaststelling: commissie Algemeen Bestuur 21 mei 2024

Kenmerk: 833026

1. Inleiding

 

Met de notitie opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding uit 2020 zijn stappen gezet in het zorgvuldiger uitvoering geven aan de regels over geheimhouding uit de Gemeentewet. De afgelopen jaren is diverse keren geheime informatie aangeboden aan de raad en naar aanleiding van deze dossiers is het onderwerp geheimhouding in de commissie Algemeen Bestuur op 14 maart 2023 aan de orde geweest. Dit in combinatie met de gewijzigde Gemeentewet sinds 1 april 2023 en de inwerkingtreding van de Woo per 1 mei 2021 vraagt om een actualisering van de notitie geheimhouding.

In deze notitie wordt verder ingegaan op de belangrijkste wijzigingen van de Gemeentewet en wordt de juridische uitvoering van de geheimhoudingsbepalingen verder uitgewerkt. Er wordt schematisch en onderbouwd aangegeven wanneer geheimhouding aan de orde moet zijn, hoe geheime stukken verstrekt kunnen worden en wie en op welke wijze geheimhouding kan worden opgeheven. De notitie biedt handvatten voor de raad, een commissie, het college en de ambtelijke organisatie en geeft inzicht in hoe wij als gemeente omgaan met geheimhouding.

2. Wettelijk kader

 

Het uitganspunt dat de overheid bij de uitoefening van haar taken openbaarheid in acht neemt, is in de grondwet verankerd: “De overheid betracht bij de uitvoering van haar taak openbaarheid volgens regels bij de wet te stellen.”. Transparantie en openbaarheid zijn daarom een groot goed binnen het openbaar bestuur. Alleen in bijzondere situaties kan geheimhouding worden opgelegd.

Sinds 1 april 2023 zijn er nieuwe regels voor geheimhouding van informatie inwerking getreden als laatste onderdeel van de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur. Met deze nieuwe regels zijn de in de Gemeentewet opgenomen geheimhoudingsbepalingen op belangrijke punten gewijzigd. In de praktijk bestond onduidelijkheid over de geheimhoudingsregeling in de Gemeentewet. Met het doel de geheimhoudingsregeling te vereenvoudigen en te verbeteren, is gekozen voor een opzet waarbij niet langer per gemeentelijk bestuursorgaan apart in de wet wordt beschreven wat diens bevoegdheden zijn. In plaats daarvan is er nu een geheimhoudingshoofdstuk opgenomen in de Gemeentewet. Het opleggen en opheffen van geheimhouding is in artikel 87 tot en met artikel 89 van de Gemeentewet geregeld. De belangrijkste wijzigingen zijn:

  • De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen maar kan deze wel opheffen.

  • De burgemeester wordt ook expliciet bevoegd om geheimhouding op informatie te leggen en deze informatie te verstrekken aan de raad, het college, de rekenkamer en een commissie.

  • Mondelinge informatie in besloten vergaderingen is voortaan van rechtswege geheim.

  • De mogelijkheid vervalt om individuele raadsleden onder geheimhouding te informeren. Alle raadsleden dienen te worden geïnformeerd over geheime stukken.

  • Een raadslid of commissielid dat in strijd handelt met een geheimhoudingsplicht kan bij besluit van de raad ten hoogste 3 maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust.

Daarnaast is de Wet open overheid (Woo) per 1 mei 2021 in werking getreden. Deze wet regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. Deze wet is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo is bedoeld om de overheid nog transparanter te maken. De redenen waarom geheimhouding opgelegd kan worden, zijn bepaald in artikel 5.1 van de Woo. Het is aan het bestuursorgaan om te bepalen of deze belangen zwaarder wegen dan het belang van openbaarheid. In een beperkt aantal gevallen is geheimhouding verplicht.

Verplichte geheimhouding

Volgens artikel 5.1. lid 1 van de Woo wordt het openbaar maken van informatie achterwege gelaten voor zover dit:

  • a.

    de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen;

  • b.

    de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;

  • c.

    bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;

  • d.

    persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 3.1 en 3.2 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), tenzij de betrokkene uitdrukkelijk toestemming geeft voor de openbaarmaking van deze persoonsgegevens

  • e.

    nummers betreft die dienen ter identificatie van personen die bij wet of algemene maatregel van bestuur zijn voorgeschreven als bedoeld in artikel 46 van de AVG, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de levenssfeer maakt.

Wanneer er sprake is van een hierboven genoemde uitzonderingsgrond mag de betreffende informatie niet openbaar gemaakt worden. Er is sprake van een verplichte geheimhouding.

Mogelijke geheimhouding

Volgens artikel 5.1. lid 2 van de Woo blijft het openbaar maken van informatie eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de hieronder opgesomde belangen. Voor deze belangen geldt dat er een belangenafweging moet plaatsvinden: weegt het belang genoemd onder sub a t/m i zwaarder dan het belang van openbaarheid?

  • a.

    de betrekkingen van Nederland met andere landen en staten en met internationale organisaties;

  • b.

    de economische of financiële belangen van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen;

  • c.

    de opsporing en vervolging van strafbare feiten;

  • d.

    de inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen;

  • e.

    de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;

  • f.

    de bescherming van andere dan in het eerste lid, onderdeel c, genoemde concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens;

  • g.

    de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft;

  • h.

    de beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage;

  • i.

    het goed functioneren van de staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen.

3. Opleggen van geheimhouding

 

Openbaarheid en transparantie zijn een groot goed binnen het openbaar bestuur. Als uitgangspunt geldt dat openbaarheid regel is en geheimhouding uitzondering. Dit betekent dat vergaderingen van de raad en commissies in principe altijd openbaar zijn en dat alleen in beslotenheid wordt vergaderd indien en voor zover het belang van geheimhouding dit noodzakelijk maakt. In de nieuwe geheimhoudingsregeling wordt het opleggen van de geheimhouding en het verstrekken van de geheime informatie nadrukkelijker van elkaar losgekoppeld. De bevoegdheid om geheimhouding op te leggen op schriftelijke informatie wordt voor zowel de raad, het college, de burgemeester als een commissie toegekend in artikel 87 van de Gemeentewet. Geheimhouding kan worden opgelegd op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1 van de Woo.

3.1 Voor wie geldt geheimhouding?

De geheimhouding geldt voor allen die bij de behandeling van de besloten vergadering aanwezig zijn geweest en voor allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen. De geheimhouding geldt daarmee ook voor de burgemeester, fractievertegenwoordiger, deskundigen en ambtenaren die kennis kunnen nemen van de stukken. De geheimhouding over hetgeen wat is behandeld tijdens de besloten vergadering moet tijdens de besloten vergadering worden opgelegd. Na afloop van besloten vergadering is het niet mogelijk om over het behandelde alsnog geheimhouding op te leggen.

3.2 Eisen geheimhouding

Een bestuursorgaan moet in een besluit over het opleggen van geheimhouding expliciet en concreet aangeven op welke wettelijke grondslag de geheimhouding is gebaseerd en op welke stukken en gedeelten van stukken de geheimhouding betrekking heeft. De wettelijke grondslag bevindt zich in de uitzonderingsgronden van artikel 5.1 van de Woo. Wanneer er sprake is van een uitzonderingsgrond zoals genoemd in artikel 5.1 van de Woo van toepassing is betekent dit niet automatisch dat er sprake is van geheimhouding. Het bestuursorgaan moet altijd afwegen of het geheimhouding wil en moet opleggen. Dit moet ook terugkomen in de argumentatie. Het moet verder duidelijk zijn dat de informatie geheim is en waarom. De wijze van vermelding dat het stuk geheim is en de woordkeuze hierin is belangrijk en dient op een eenduidige wijze te gebeuren.

Vertrouwelijk is geen wettelijke term en heeft daarmee juridisch niet dezelfde status als geheim. Voor de term geheim zijn in de wet regels opgenomen, voor stukken die als vertrouwelijk of niet openbaar zijn aangeduid gelden deze regels niet. Het openbaar maken van vertrouwelijke of niet openbare informatie is juridisch niet te sanctioneren. Om helderheid te creëren over geheime stukken is het advies om alleen de term geheim of geheimhouding te gebruiken.

3.3 Mondelinge informatie

Met ingang van de gewijzigde Gemeentewet rust van rechtswege geheimhouding op mondelinge informatie op hetgeen wat is besproken tijdens een besloten (commissie) vergadering. Op het moment dat er bepaalde zaken in beslotenheid mondeling worden besproken, komt op deze informatie van rechtswege geheimhouding te liggen voor de aanwezigen bij de besloten vergadering. Deze geheime mondelinge informatie hoeft niet aan de gehele raad te worden verstrekt, in de zin van artikel 88 lid 5 Gemeentewet. De geheime mondelinge informatie mag wel bijvoorbeeld door een commissielid worden gedeeld met raadsleden. Ook mogen raadsleden onderling over informatie praten waarop geheimhouding rust.

3.4 Hoelang blijft de geheimhouding van toepassing?

Uit artikel 89 lid 3 en lid 4 Gemeentewet blijkt dat een verplichting tot geheimhouding voortduurt totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, de geheimhouding weer opheft. De wet schrijft niet voor hoelang de geheimhouding mag duren. Dit hangt af van het onderwerp en de argumentatie.

In de meeste gevallen is het niet op voorhand duidelijk wanneer de geheime informatie openbaar gemaakt kan worden. In deze gevallen moet er een duur van de geheimhouding worden bepaald. In een voorstel over het opleggen van geheimhouding moet een concreet (of te concretiseren) eindtijdstip wordt genoemd. Hierbij kan worden gedacht om een moment te bepalen waarop bijvoorbeeld publicatie heeft plaatsgevonden, bekendmaking van het voorbereidingsbesluit heeft plaatsgevonden, grondexploitaties zijn afgesloten of de financiële eindverantwoording heeft plaatsgevonden.

3.5 Schending geheimhouding

Het is van belang dat iedereen zich aan de opgelegde geheimhoudingsplicht houdt. Het kan gebeuren dat een individueel lid van een bestuursorgaan de geheime informatie deelt of openbaar maakt. Voor deze situatie biedt de wet de mogelijkheid om een sanctie op te leggen wegens schending van de geheimhoudingsplicht. De raad kan in geval van schending besluiten om het betreffende lid voor maximaal drie maanden uit te sluiten van toegang tot stukken waarop geheimhouding rust. Dit besluit staat los van het schenden van de geheimhouding zoals is vastgelegd is het Wetboek van Strafrecht. Artikel 272 in dit boek geeft aan welke straf er maximaal op staat. Dit is een gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of een geldboete van de vierde categorie.

3.6 Bezwaar en beroepsmogelijkheden tegen het opleggen van geheimhouding

Een besluit om geheimhouding op te leggen is een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht. Dat betekent dat er bezwaar en beroep tegen het opleggen van geheimhouding openstaat. Wel is het recht om bezwaar en beroep in te stellen alleen voorbehouden aan belanghebbenden. Belanghebbenden bij een geheimhoudingsbesluit zijn alleen degenen aan wie geheimhouding is opgelegd, bijvoorbeeld raadsleden en commissieleden die bij de besloten vergadering aanwezig zijn, en anderen die rechtstreeks door de geheimhouding worden geraakt. Dit is dus een zeer beperkte groep. Als anderen het niet eens zijn met het opleggen van geheimhouding kunnen zij verzoeken op openbaarmaking van het betreffende stuk. Als dat verzoek wordt afgewezen kunnen zij in dat kader wel bezwaar en beroep instellen.

3.7 Werkwijze opleggen, verstrekken en opheffen geheimhouding raad

In onderstaand schema wordt weergeven welke stappen er binnen de gemeente Nunspeet worden gevolgd bij het opleggen van geheimhouding, het verstrekken van deze geheime informatie aan een ander orgaan en de procedure voor het opheffen van geheimhouding.

  • 1.

    Het college geeft in voorkomende gevallen, wanneer geheimhouding aan de orde is, in het collegevoorstel en bijbehorend concept commissievoorstel expliciet aan welke informatie binnen een document, notitie of voorstel geheim moet zijn. Hierbij wordt de piramide van geheimhouding gehanteerd: begin zo klein mogelijk met een bedrag of woord geheim te verklaren. Verklaar niet gelijk een geheel voorstel of ander document geheim, maar beperk het tot het hoognodige.

  • 2.

    Indien het gehele commissievoorstel geheim moet worden verklaard, dan volgt behandeling daarvan in een besloten commissievergadering. De commissieleden zijn in de positie om ter vergadering kritisch na te gaan of de geheimhouding van het gehele voorstel op juiste gronden is genomen. Wanneer slechts delen van het commissievoorstel geheim verklaard moeten worden, dan wordt het commissievoorstel met advies teruggezonden naar het college.

  • 3.

    Het college zal opnieuw de belangenafweging ten aanzien van de geheimhouding moeten maken. Afhankelijk van de uitkomst vindt behandeling van het commissievoorstel alsnog plaats in een besloten commissievergadering of plaats in een openbare commissievergadering. Bij behandeling in een openbare commissievergadering bestaat overigens ook de mogelijkheden van spreekrecht door inwoners tijdens het gezamenlijk fractieberaad en in de commissievergadering.

  • 4.

    De besluitenlijst van de besloten commissievergadering wordt na afloop geplaatst in de besloten omgeving van het raadsinformatiesysteem en blijft geheim totdat de commissie de geheimhouding opheft. Voor audio-opnamen geldt dat deze ook geheim blijven totdat de geheimhouding op vergaderstukken in zijn geheel of gedeeltelijk wordt opgeheven. Het geheime commissievoorstel met bijlagen gaat met het advies van de commissie retour naar het college. Vervolgens biedt het college de gemeenteraad een openbaar raadsvoorstel aan in een openbare vergadering met uitzondering van de zaken/stukken die geheim moeten blijven.

  • 5.

    Om voor de raad inzichtelijk te houden op welke documenten geheimhouding rust, wordt er door de griffie een lijst bijgehouden van stukken waarop geheimhouding rust waarvan de raad kennis heeft genomen dan wel eerder heeft bekrachtigd. Dit betreft een dynamische lijst die altijd actueel en raadpleegbaar is via het raadsinformatiesysteem van NotuBiz

3.8 Werkwijze opleggen geheimhouding op stukken

In onderstaand schema is een stappenplan uitgewerkt voor de ambtelijke organisatie op welke wijze geheimhouding op documenten kan worden gelegd. Het is van belang dat er voor het opleggen van geheimhouding een eenduidige werkwijze wordt gehanteerd binnen de gemeente. Onderstaande werkwijze dient hiervoor te worden gebruikt.

  • 1.

    Bepaal welk deel van het document geheim moet blijven.

  • Hanteer een piramide van geheimhouding: begin zo klein mogelijk met een bedrag of een woord. Verklaar niet meteen een heel document geheim, maar beperk je tot het hoognodige (door bijvoorbeeld het onleesbaar maken van een passage). Door geheimhouding te breed op te leggen, verkleint de beschikbaarheid van gegevens voor bestuurders, inwoners en organisaties. Bovendien maakt het de kans op (onbewust) “lekken” groter.

  • 2.

    Bepaal welk artikel uit de Gemeentewet en de Woo van toepassing is.

  • Alleen het benoemen van de artikelen is onvoldoende, motiveer waarom de betreffende grond uit de Woo op de situatie van toepassing is.

  • 3.

    Pas het collegevoorstel op de geheimhouding aan.

  • In het collegevoorstel kun je aangeven of het onderwerp op de openbare besluitenlijst geplaatst kan worden of niet. Als het document geheim is, kies je voor nee. Motiveer vervolgens in het collegevoorstel onder het gedeelte ‘toelichting’ onder het kopje ‘geheimhouding’ de stappen 1 tot en met 3 van dit schema.

  • 4.

    Neem in het dictum van het voorstel een beslispunt op over de geheimhouding.

  • Tekstblok niet doorzenden naar commissie of raad

  • Besluiten om geheimhouding op te leggen op [de gemarkeerde passages/het document] op grond van [artikel 87 van de Gemeentewet] en in samenhang met het belang genoemd in [artikel 5, lid 1, sub … van de Woo] .

  • Tekstblok met formulering om wel door te zenden naar de raad.

  • Besluiten om geheimhouding op te leggen op grond van de artikelen 87 en 88 van de Gemeentewet en artikel 5.1. lid 1 sub ….. van de Woo op ( de gemarkeerde passages/ het document)

  • 5.

    Bepaal hoe voor lang de geheimhouding moet duren.

  • In een voorstel over het opleggen van geheimhouding moet een concreet of te concretiseren eindtijdstip worden genoemd.

  • Voor projecten geldt dat de standaardperiode die voor het opheffen van geheimhouding wordt aangehouden een jaar is na financiële afronding van het project. In het voorstel wordt dit als volgt geformuleerd: ,”De geheimhouding eindigt 1 jaar nadat de financiële eindverantwoording van het project heeft plaatsgevonden”.

  • Voor het opleggen van geheimhouding inzake niet projecten geldt dat er per concreet voorstel een eindtijdstip moet worden bepaald wanneer de geheimhouding eindigt.

  • Dit nader te bepalen eindtijdstip wordt opgenomen in het voorstel.

  • 6.

    Markeer de passages die geheim gehouden moet worden.

  • 7.

    Noteer op de documenten GEHEIMHOUDING.

  • 8.

    Stem al deze stappen vooraf en tijdig af met de juridisch adviseurs van team POC.

3.9 Collegestukken en geheimhouding

Ook voor de besluitenlijst van het college geldt dat het uitgangspunt is dat het college de besluitenlijst van zijn vergaderingen openbaar maakt. Volgens de wet blijft openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van de Woo geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang (artikel 60, lid 3 Gemw.). De term ´openbaar belang´ komt niet vaak voor in rechtspraak waardoor de betekenis nog wat onduidelijk is. In de meeste gevallen kan een beroep gedaan worden op één van de weigeringsgronden van de Woo. Een beroep op ´openbaar belang´ kan als vangnet fungeren.

Als bij het aanbieden van een collegevoorstel aangegeven wordt dat de stukken geheim zijn, komt het besluit op de vertrouwelijke besluitenlijst te staan. Dat betekent dat alleen het college en de betrokken medewerker(s) de stukken kunnen inzien. Het college dient hierbij wel te voldoen aan de inlichtingenplicht danwel verantwoordingsplicht die het college ten opzichte van de raad heeft zoals is vastgelegd in artikel 169 van de Gemeentewet. Artikel 169 Gemeentewet luidt:

  • 1.

    Het college en elk van zijn leden zijn afzonderlijk aan de raad verantwoording schuldig over het door het college gevoerde bestuur.

  • 2.

    Zij geven de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.

  • 3.

    Zij geven de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang.

Ook voor een collegebesluit dat op de vertrouwelijke besluitenlijst is opgenomen, geldt dat dit door derden opgevraagd kan worden door een Woo-verzoek in te dienen. In dat geval moet een nieuwe afweging worden gemaakt of het besluit en de bijlagen, of een gedeelte hiervan, openbaar gemaakt moet worden. Door een besluit op de vertrouwelijke lijst te plaatsen, voorkom je dus niet dat om openbaarmaking verzocht kan worden. Wel zorgt dit ervoor dat deze afweging nogmaals nadrukkelijk moet worden gemaakt.

Het is de bedoeling dat er zo min mogelijk op de vertrouwelijke besluitenlijst terecht komt. Het uitgangspunt is dat alleen stukken op de vertrouwelijke besluitenlijst geplaatst worden, die op basis van de weigeringsgronden van de Woo of het openbaar belang (gedeeltelijk) geheim gehouden moeten worden. De stappen uit het schema hierboven worden door de medewerker doorlopen.

4. Verstrekken informatie met geheimhouding

 

Na het besluit om informatie geheim te verklaren kan die informatie met een ander bestuursorgaan worden gedeeld. Dit is geregeld in artikel 88 van de Gemeentewet. Bij het verstrekken van geheime informatie vermeldt het orgaan dat de geheimhouding oplegt, dat op die informatie een verplichting tot geheimhouding rust. Degene die de informatie ontvangt waarop een verplichting tot geheimhouding rust, dient die geheimhouding in acht te nemen en mag de informatie niet delen met anderen. Dit is vastgelegd in artikel 89 lid 2 van de Gemeentewet.

Het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, is als enige bevoegd die informatie met andere organen te delen. Deze regel kent 1 uitzondering, namelijk voor het geval waarin geheime informatie met de raad is gedeeld. In dat geval is enkel nog de raad bevoegd om die informatie te delen met anderen. (artikel 88 lid 6). De raad kan over dit laatste ook in algemene zin regels stellen, bijvoorbeeld om het college in staat te stellen stukken waarop geheimhouding is gelegd, onder geheimhouding met anderen te delen als dit voor het dagelijks bestuur van de gemeente noodzakelijk is. Dit is echter geen verplichting en in het geval dat er zich een concrete situatie voordoet waarbij het college geheime stukken wil verstrekken aan derden zal dit in eerste instantie met de raad worden afgestemd.

De mogelijkheid om individuele raadsleden onder geheimhouding te informeren komt te vervallen. De nieuwe bepalingen gaan er vanuit dat informatie waarop geheimhouding rust altijd met de gehele raad wordt gedeeld.

Wanneer het college of de burgemeester informatie verstrekt aan een commissie waarin raadsleden zitting hebben, verstrekt het college of de burgemeester die informatie altijd ook aan de gemeenteraad (artikel 88 lid 5).

5. Opheffen van geheimhouding

 

De geheimhouding geldt totdat het bestuursorgaan de geheimhouding weer opheft. Indien de grond waarop besloten is een document geheim te houden niet meer aan de orde is, moet de geheimhouding opgeheven worden. De Gemeentewet heeft per situatie apart bepaald wie bevoegd is tot het nemen van een besluit om geheimhouding op te heffen (zie hoofdstuk 7).

Het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, is ook bevoegd deze weer op te heffen. Deze regel kent 2 uitzonderingen:

  • Zodra de geheime informatie met de raad is gedeeld, dan is de raad altijd exclusief bevoegd om de geheimhouding op te heffen. Artikel 89 lid 4.

  • Als een commissie geheimhouding heeft opgelegd, dan kan de geheimhouding ook worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld. Artikel 89 lid 3.

Het opheffen van geheimhouding is een besluit waartegen bezwaar en beroep mogelijk is. Er zullen dus belangen moeten worden afgewogen en het besluit zal in voorkomende gevallen deugdelijk moeten worden gemotiveerd.

5.1 Werkwijze opheffen geheimhouding

  • 1.

    Door het college wordt op de stukken waarop geheimhouding rust een moment aangegeven waarop de geheimhouding kan worden opgeheven. Voor projecten wordt aangehouden dat de geheimhouding wordt opgeheven een jaar nadat een project financieel volledig is afgerond. Voor niet projecten wordt per geval een concreet of een te concretiseren eindstip opgenomen in het voorstel waarop geheimhouding kan worden opgeheven. Wanneer het college tussentijds aanleiding ziet om geheimhouding op te heffen, zal zij daartoe een voorstel doen aan de raad.

  • 2.

    Door het college wordt middels een openbaar advies aan de raad een voorstel voorgelegd om de opgelegde geheimhouding op te heffen wanneer het genoemde eindtijdstip ten tijde van de oplegging is bereikt. Audio-opnamen van besloten vergaderingen worden gelijktijdig openbaar gemaakt met de stukken.

  • 3.

    Om voor de raad inzichtelijk te houden op welke documenten geheimhouding rust waarvan de raad bevoegd is om de geheimhouding op te heffen, wordt er door de griffie een lijst bijgehouden van geheimhoudingsstukken die aan de raad zijn verstrekt of eerder zijn bekrachtigd. Dit betreft een dynamische lijst die altijd actueel en raadpleegbaar is via het raadsinformatiesysteem van NotuBiz.

5.2 Opheffen geheimhouding in relatie tot Woo-verzoeken

Het opleggen van geheimhouding vindt op dezelfde gronden plaats als het beoordelen van een Woo-verzoek. Artikel 5.1 van de Woo is voor beide procedures het beoordelingskader. In het geval geheimhouding is opgelegd en er een Woo-verzoek wordt ingediend die ziet op de stukken waar geheimhouding op ligt, dan is een dergelijk Woo-verzoek tegelijkertijd ook een verzoek tot opheffing van de geheimhouding. De procedure gaat dan over de vraag of geheimhouding er nog altijd op kan blijven berusten, het gaat dus niet over de vraag of geheimhouding destijds terecht is opgelegd.

Nu de bevoegdheid tot het opheffen van de geheimhouding exclusief bij de raad berust, wanneer de informatie met de raad is gedeeld, zal ook op een verzoek tot het opheffen van de geheimhouding door de raad moeten worden beslist. In het geval er een Woo-verzoek wordt ingediend en dit ziet op documenten waar geheimhouding op rust, dient dit verzoek tevens te worden opgevat als een verzoek om de geheimhouding op te heffen. Het bestuursorgaan wat is bevoegd om de geheimhouding op te heffen, dient te beslissen of de geheimhouding die rust op documenten wordt gehandhaafd of (deels) wordt opgeheven. Om volledig op het ingediende Woo-verzoek te kunnen besluiten, dient de gemeenteraad een besluit te nemen over het al dan niet opheffen van de geheimhouding. Het betreffende Woo-verzoek zal door college moeten worden doorgezonden naar de Raad. Deze doorzendplicht zorgt voor een opschorting van de wettelijke afhandeltermijn voor een Woo-verzoek.

Vervolg Woo-verzoek

Na het raadsbesluit zal een aanvullend besluit op het Woo-verzoek worden genomen door het college. Wanneer de raad besluit om de geheimhouding in stand te houden, worden deze documenten integraal geweigerd in het Woo-besluit. De Gemeentewet prevaleert in dit geval boven de Woo. Mocht de raad besluiten om geheimhouding (deels) op te heffen, betekent niet dat de betreffende documenten direct openbaar worden voor een ieder. Na het opheffen van de geheime status hebben de betreffende documenten dezelfde status als alle andere stukken binnen het gemeentehuis en zijn nu opvraagbaar via de Woo.

Voor deze documenten geldt dat net zoals bij alle andere documenten dat in het geval van een Woo-verzoek de belangen moet worden afgewogen ten aanzien van de uitzonderingsgronden uit de Woo en de openbaarheid voor een ieder. Het kan voorkomen dat er alsnog uit de documenten waarop geen geheimhouding meer rust passages of gegevens worden weggelakt op grond van de Woo. In de praktijk zal het hier vaak gaan om persoonsgegevens, financiële gegevens of persoonlijke beleidsopvattingen. Er zal altijd afstemming tussen de raad en het college plaatsvinden wanneer hier sprake van is.

Tegen zowel het raadsbesluit inzake de opheffing/handhaving en het collegebesluit inzake het Woo-verzoek staat bezwaar en beroep open. Wanneer er een bezwaarschrift wordt ingediend tegen het raadsbesluit dan zal dit worden doorgeleid naar het college die de raad zal vertegenwoordigen bij de commissie bezwaarschriften. Deze commissie brengt een advies uit over het bezwaarschrift en de raad dient uiteindelijk een beslissing op bezwaar te nemen.

6. Tot Slot

 

Om zorgvuldig uitvoering te blijven geven aan de regels over geheimhouding en de notitie actueel te houden zal tweejaarlijks een evaluatie worden gehouden.

7. Schema opleggen, verstrekken en opheffen en geheimhouding

 

Geheimhouding geldt steeds voor het orgaan waaraan het is opgelegd en iedereen die bij de behandeling is geweest of kennis draagt van het behandelde of de stukken.

Schema opleggen geheimhouding, verstrekken en opheffing geheimhouding

Geheimhouding opgelegd door:

Wettelijke grondslag:

Verstrekking mogelijk aan:

Bevoegd tot opheffen:

Gemeenteraad

Artikel 87 Gemeentewet

College (88 lid 1 Gw)

Burgemeester (88 lid 1 Gw)

Commissie (88 lid 1 Gw)

Rekenkamer (88 lid 1 Gw)

Raad

College

Artikel 87 Gemeentewet

Commissie (88 lid 2 Gw)

Raad (88 lid 2 Gw)

Rekenkamer (88 lid 2 Gw)

College: indien het stuk door het college aan de raad is verstrekt, is alleen de raad nog bevoegd om op te heffen ( 89 lid 4 Gw)

Commissie

Artikel 87 Gemeentewet

Raad (88 lid 4 Gw)

College (88 lid 4 Gw)

Burgemeester (88 lid 4 Gw)

Rekenkamer (88 lid 4 Gw)

Commissie: : indien het stuk door een commissie aan de raad is verstrekt, is alleen de raad nog bevoegd om op te heffen ( 89 lid 4 Gw)

Burgemeester

Artikel 87 Gemeentewet

College (artikel 88 lid 3 Gw)

Rekenkamer (artikel 88 lid 3 Gw)

Commissie (artikel 88 lid 3 Gw)

Raad (artikel 88 lid 3 Gw)

Burgemeester: indien het stuk door de burgemeester aan de raad is verstrekt, is alleen de raad nog bevoegd om op te heffen ( 89 lid 4 Gw)

Aandachtspunten:

  • Indien college, burgemeester of commissie informatie verstrekt aan de raad, kan de raad die informatie verstrekken aan anderen. ( artikel 88 lid 6 Gemeentewet)

  • De raad kan regels stellen over het verstrekken van geheime informatie die door college, burgemeester of commissie aan de raad is verstrekt. ( artikel 88 lid 6 Gemeentewet)

  • Wanneer college of burgemeester informatie verstrekt aan een commissie waarin raadsleden zitting hebben, moet de informatie ook aan de raad worden verstrekt. (artikel 88 lid 5 Gemeentewet)

8. Wetsartikelen

Artikel 87 Gemeentewet

De raad, het college, de burgemeester en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid, een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij dat orgaan berust.

Artikel 88 Gemeentewet

  • 1.

    De raad kan informatie ten aanzien waarvan krachtens artikel 23, vierde lid, een verplichting tot geheimhouding geldt of hij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan het college, de burgemeester, de rekenkamer en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V.

  • 2.

    Het college kan informatie ten aanzien waarvan hij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan de raad, de rekenkamer en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V.

  • 3.

    De burgemeester kan informatie ten aanzien waarvan hij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan de raad, het college, de rekenkamer en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V.

  • 4.

    Een commissie als bedoeld in hoofdstuk V kan informatie ten aanzien waarvan zij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan de raad, het college, de burgemeester en de rekenkamer.

  • 5.

    Indien het college of de burgemeester overeenkomstig het tweede of derde lid informatie verstrekt aan een commissie waarin leden van de raad zitting hebben, verstrekt het college of de burgemeester die informatie tevens aan de raad.

  • 6.

    Indien het college, de burgemeester of een commissie overeenkomstig het tweede, derde of vierde lid informatie verstrekt aan de raad, kan de raad die informatie verstrekken aan anderen. De raad kan regels stellen over het verstrekken van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd door het college, de burgemeester of een commissie en die tevens aan de raad is verstrekt.

Artikel 89 Gemeentewet

  • 1.

    Een verplichting tot geheimhouding wordt vermeld op het stuk ten aanzien waarvan de geheimhouding geldt. Indien de geheimhouding geldt ten aanzien van informatie anders dan in schriftelijke vorm, wordt de verplichting op een passende wijze kenbaar gemaakt.

  • 2.

    Een verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen.

  • 3.

    Een verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd haar opheft. Indien de verplichting tot geheimhouding is opgelegd door een commissie, kan die verplichting tevens worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld.

  • 4.

    Indien informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt aan de raad is verstrekt, duurt die verplichting in afwijking van het derde lid voort totdat de raad haar opheft.

  • 5.

    Een lid van de raad of van een door de raad ingestelde commissie als bedoeld in hoofdstuk V dat in strijd handelt met het tweede lid kan bij besluit van de raad ten hoogste drie maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt.

Artikel 5.1 Woo

  • 1. Het openbaar maken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit:

  • a.

    de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen;

  • b.

    de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;

  • c.

    bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;

  • d.

    persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 3.1 onderscheidenlijk paragraaf 3.2 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de openbaarmaking van deze persoonsgegevens of deze persoonsgegevens kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt;

  • e.

    nummers betreft die dienen ter identificatie van personen die bij wet of algemene maatregel van bestuur zijn voorgeschreven als bedoeld in artikel 46 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de levenssfeer maakt.

  • 2. Het openbaar maken van informatie blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:

  • a.

    de betrekkingen van Nederland met andere landen en staten en met internationale organisaties;

  • b.

    de economische of financiële belangen van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen, in geval van milieu-informatie slechts voor zover de informatie betrekking heeft op handelingen met een vertrouwelijk karakter;

  • c.

    de opsporing en vervolging van strafbare feiten;

  • d.

    de inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen;

  • e.

    de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;

  • f.

    de bescherming van andere dan in het eerste lid, onderdeel c, genoemde concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens;

  • g.

    de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft;

  • h.

    de beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage;

  • i.

    het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen.

  • 3. Indien een verzoek tot openbaarmaking op een van de in het tweede lid genoemde gronden wordt afgewezen, bevat het besluit hiervoor een uitdrukkelijke motivering.

  • 4. Openbaarmaking kan tijdelijk achterwege blijven, indien het belang van de geadresseerde van de informatie om als eerste kennis te nemen van de informatie dit kennelijk vereist. Het bestuursorgaan doet mededeling aan de verzoeker van de termijn waarbinnen de openbaarmaking alsnog zal geschieden.

  • 5. In uitzonderlijke gevallen kan openbaarmaking van andere informatie dan milieu-informatie voorts achterwege blijven indien openbaarmaking onevenredige benadeling toebrengt aan een ander belang dan genoemd in het eerste of tweede lid en het algemeen belang van openbaarheid niet tegen deze benadeling opweegt. Het bestuursorgaan baseert een beslissing tot achterwege laten van de openbaarmaking van enige informatie op deze grond ten aanzien van dezelfde informatie niet tevens op een van de in het eerste of tweede lid genoemde gronden.

  • 6. Het openbaar maken van informatie blijft in afwijking van het eerste lid, onderdeel c, in geval van milieu-informatie eveneens achterwege voor zover daardoor het in het eerste lid, onderdeel c, genoemde belang ernstig geschaad wordt en het algemeen belang van openbaarheid van informatie niet opweegt tegen deze schade.

  • 7. Het eerste en tweede lid zijn niet van toepassing op milieu-informatie die betrekking heeft op emissies in het milieu.

9. Tabel met veelvoorkomende Woo-gronden

 

Woo-grond

Toepassing

Vertrouwelijk meegedeelde bedrijf- en fabricagegegevens ( 5.1.1.c. Woo)

Vertrouwelijke bedrijfsplannen met informatie over tarieven, omzet, productieproces, potentiele klanten e.d.

Bijzondere persoonsgegevens ( 5.1.1.d. en e Woo)

Gegevens over godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksualiteit, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens

Economische of financiële belangen publiekrechtelijke lichamen (5.1.2.b Woo)

Overeenkomsten gemeente Nunspeet met een financieel karakter, ( koop, huur, grondexploitatie e.d.) die de onderhandelingspositie van de gemeente schaadt.

Inspectie, controle en toezicht (artikel 5.1.2.d Woo)

Strategieën om overtredingen te constateren, waarbij het van belang is dat de overtreder niet weet op welke wijze controle plaats vindt

Bescherming van de persoonlijke levenssfeer (artikel 5.1.2.e Woo)

Alle gegevens die herleidbaar zijn tot natuurlijke personen. Namen, telefoonnummers, emailadressen etc.

Overige concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens (artikel 5.1.2.f Woo)

Gegevens waaruit wetenswaardigheden kunnen worden afgeleid met betrekking tot het fabricageproces of de strategie van een onderneming. Offertes, productieprocessen etc.

Het goed functioneren van de gemeente (artikel 5.1.2.i Woo)

Alle documenten die het functioneren van de gemeente kunnen schaden. Vaak in combinatie met intern beraad. Concepten, vertrouwelijke onderzoeken, en adviezen die worden uitgevoerd in opdracht van het gemeentebestuur.