CVDR720540_1Archiefverordening Gemeente Heerde 2024nlregelingalgemeen verbindend voorschrift (verordening)Heerde2024-06-06gmb-2024-243455Archiefverordening gemeente Heerde 2024artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995gemeenteraadbestuur en recht2024-05-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2024-06-06nieuwe regelingOnbekend.Deze regeling vervangt de Archiefverordening van de gemeente Heerde 11 april 2016.Archiefverordening Gemeente Heerde 2024De Raad van de gemeente Heerde;gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerde d.d. 19 maart 2024gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daaropbesluit vast te stellen de: Archiefverordening gemeente Heerde 20241.Algemene bepalingen1DefinitiesIn deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a.archiefbescheiden:de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wetb.archiefbewaarplaats:de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaatsc.archiefruimte:een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimted.archivaris:de overeenkomstig artikel 32 van de wet aangewezen gemeentearchivaris in casu de streekarchivaris zoals benoemd volgens artikel 2, lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Epe, Hattem en Heerde.e.beheerder:degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeelf.informatiesysteem:systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. g.wet:de Archiefwet 1995
2.De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijke bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit kan worden gewaarborgd.3Informatiebeleid Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor samenhang tussen het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen. 4PersoneelHet college van burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. 5KwaliteitssysteemHet college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast. 6MiddelenHet college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgenomen voor de voorziene kosten van het onderhoud van de archieven. 7BeheervoorschriftenHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. 8Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archievenbescheidenHet college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder. 9Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archievenbescheidenHet college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen aan de archivaris. 10ArchiefbewaarplaatsHet college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan.11Archiefbeheer derden Burgemeester en wethouders zien erop toe dat, bij gemeenschappelijke regelingen of bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die publiekrechtelijke taken uitvoeren, het beheer van archiefbescheiden bij deze regelingen en rechtspersonen volgens de bepalingen in de wet wordt uitgevoerd. 12VerantwoordingBurgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij overleggen daarbij de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 3.Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats13ToezichthouderDe archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. 14Uitvoering toezichtDe archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers. 15InformatieverstrekkingDe beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die met het toezicht is belast, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. 16Toegang tot archiefbescheidenDe archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden. 17Informatie archivarisDe archivaris geeft informatie over de resultaten over van de uitoefening van toezicht. Indien noodzakelijk wordt ook het college van burgemeester en wethouders geïnformeerd.De archivaris geeft aan welke handelingen en voorzieningen in strijd zijn met de geldende wetgeving en welke verbeterings- en/of herstelmaatregelen moeten worden genomen. 18Verslag archivarisDe archivaris brengt jaarlijks verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats als ook over de wijze waarop de uitvoering van het toezicht op het beheer heeft plaatsgevonden. 19Advies archivarisDe archivaris kan op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen c.q. onderdelen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.20WijzigenDe beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen een voorstel te doen tot:
Opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon
Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijke archiefruimte
Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem
Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen
4.Slotbepalingen21Intrekking oude verordeningDe Archiefverordening van de gemeente Heerde 11 april 2016, zoals vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Heerde van 11 april 2016 wordt ingetrokken, gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening. 22InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking na bekendmaking.23CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Heerde 2024.Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 27-05-2024.griffier, voorzitter,