| Organisatie | Heerde |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening Gemeente Heerde 2024 |
| Citeertitel | Archiefverordening gemeente Heerde 2024 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Archiefverordening van de gemeente Heerde 11 april 2016.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-06-2024 | nieuwe regeling | 27-05-2024 |
De Raad van de gemeente Heerde;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerde d.d. 19 maart 2024
gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
2. De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijke bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit kan worden gewaarborgd.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor samenhang tussen het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.
Het college van burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgenomen voor de voorziene kosten van het onderhoud van de archieven.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archievenbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 9 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archievenbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen aan de archivaris.
Artikel 10 Archiefbewaarplaats
Het college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan.
Artikel 11 Archiefbeheer derden
Burgemeester en wethouders zien erop toe dat, bij gemeenschappelijke regelingen of bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die publiekrechtelijke taken uitvoeren, het beheer van archiefbescheiden bij deze regelingen en rechtspersonen volgens de bepalingen in de wet wordt uitgevoerd.
Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij overleggen daarbij de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
3. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
Artikel 14 Uitvoering toezicht
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.
Artikel 15 Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die met het toezicht is belast, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Artikel 16 Toegang tot archiefbescheiden
De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.
Artikel 17 Informatie archivaris
De archivaris geeft informatie over de resultaten over van de uitoefening van toezicht. Indien noodzakelijk wordt ook het college van burgemeester en wethouders geïnformeerd.
De archivaris geeft aan welke handelingen en voorzieningen in strijd zijn met de geldende wetgeving en welke verbeterings- en/of herstelmaatregelen moeten worden genomen.
De archivaris brengt jaarlijks verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats als ook over de wijze waarop de uitvoering van het toezicht op het beheer heeft plaatsgevonden.
De archivaris kan op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen c.q. onderdelen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.