OR-reglement gemeente Barneveld

Artikel 1  

Dit reglement hanteert de volgende definities:

• a)

  Medewerker: Iemand die een arbeids- of inhuurovereenkomst heeft met de gemeente Barneveld, zowel voor bepaalde als onbepaalde tijd;

• b)

  Bestuurder: De gemeentesecretaris en/of algemeen directeur;

• c)

  Organisatie: De gemeente Barneveld;

• d)

  Ondernemer: De gemeente Barneveld als rechtspersoon;

• e)

  Werknemersorganisaties: Organisaties die werknemers vertegenwoordigen, vaak bekend als vakbonden of vakorganisaties;

• f)

  Personeel: Alle medewerkers zoals bedoeld onder a;

• g)

  OR: Ondernemingsraad - de vertegenwoordiging van het personeel naar en voor de bestuurder;

• h)

  DB: Dagelijks bestuur - het bestuur dat dagelijks leiding geeft aan de OR;

• i)

  Voorzitter;

• j)

  Vicevoorzitter;

• k)

  Algemeen bestuurslid;

• l)

  Ambtelijk secretaris: Een functionaris die door de ondernemer aan de OR is toegevoegd, zonder deel uit te maken van de OR zelf;

• m)

  Wet: De Wet op de Ondernemingsraden (WOR);

• n)

  Verkiezingscommissie: Een commissie zoals beschreven in artikel 4, lid 2 van dit reglement.

• o)

  Kiescommissie(s): Commissie(s) zoals beschreven in artikel 6, lid 3 van dit reglement;

• p)

  Agendaoverleg: Overleg tussen het dagelijks bestuur en de bestuurder voorafgaand aan een overlegvergadering waarin de agenda wordt vastgesteld;

• q)

  Overlegvergadering (OV): bijeenkomst tussen de bestuurder en de OR;

• r)

  Zetel: Plek voor een OR-lid;

• s)

  Staking: evenveel voorstemmen zijn als tegenstemmen.

Artikel 2  

• 1.

  Het aantal leden van de OR wordt bepaald volgens de richtlijnen van de WOR.

• 2.

  Binnen de OR wordt een voorzitter, een vicevoorzitter en een algemeen bestuurslid gekozen. Deze vormen samen met de ambtelijk secretaris het dagelijks bestuur (DB) van de OR.

• 3.

  De voorzitter, of bij afwezigheid daarvan de plaatsvervangend vicevoorzitter, vertegenwoordigt de OR in rechte.

Artikel 3  

• 1.

  De leden van de OR treden elke drie jaar tegelijk af.

• 2.

  Aftredende leden zijn direct herkiesbaar.

• 3.

  Het lidmaatschap van de leden eindigt in de volgende gevallen:

  • -

    Op de datum van de benoeming van nieuwe leden;

  • -

    Op de datum van het beëindigen van het dienstverband bij de gemeente;

  • -

    Op de dag waarop zij schriftelijk hun lidmaatschap opzeggen;

  • -

    Bij overlijden.

Artikel 4  

• 1.

  De OR is verantwoordelijk voor het organiseren van de verkiezing van de OR-leden.

• 2.

  De OR kan het organiseren van de verkiezingen toewijzen aan een verkiezingscommissie of een externe organisatie (Art. 15 van de WOR).

Artikel 5  

• 1.

  Kiesgerechtigd zijn medewerkers die op de verkiezingsdatum minimaal drie maanden in dienst zijn bij de organisatie. Externe medewerkers zijn ook kiesgerechtigd als zij gedurende een opeenvolgende periode van minimaal achttien maanden voor de organisatie werken.

• 2.

  Verkiesbaar als lid van de OR zijn medewerkers die op de verkiezingsdatum minimaal drie maanden in dienst zijn bij de organisatie. Externe medewerkers kunnen ook worden verkozen als zij voor een opeenvolgende periode van minimaal achttien maanden voor de organisatie werken.

• 3.

  De bestuurder en zijn plaatsvervangers kunnen niet gekozen worden als lid van de ondernemingsraad.

Artikel 6  

• 1.

  Na overleg met de bestuurder kiest de OR de datum en de tijden van de verkiezing. De ambtelijk secretaris van de OR brengt de bestuurder, het personeel en de werknemersorganisaties op de hoogte. Er moet minimaal dertien weken zitten tussen deze aankondiging en de verkiezingsdatum.

• 2.

  De verkiezing vindt plaats tussen zes weken voor en twee weken voor het einde van de zittingsperiode van de OR-leden.

• 3.

  De OR of een door hem ingestelde verkiezingscommissie kan bij de verkiezingen worden ondersteund door een kiescommissie van maximaal drie medewerkers, aangewezen door de OR. Deze kiescommissie fungeert op de dag van de verkiezing als stembureau.

Artikel 7  

• 1.

  Uiterlijk negen weken voor de verkiezingsdatum laat de OR (of de verkiezingscommissie) een lijst opstellen wie kiesgerechtigd en verkiesbaar is op de verkiezingsdatum en maakt deze bekend in de onderneming.

• 2.

  Kandidaten kunnen zich tot drie weken voor de verkiezingsdatum aanmelden door een formulier in te dienen bij de ambtelijk secretaris van de OR, of bij de verkiezingscommissie als die er is. Deze verstrekt een ontvangstbewijs aan diegene die het formulier heeft ingediend.

• 3.

  Kandidaten verklaren op het formulier dat ze hun kandidatuur aanvaarden als er voldoende kandidaten zijn of na de verkiezingen.

Artikel 8  

• 1.

  De OR of de verkiezingscommissie onderzoekt of de ingediende kandidatenlijst en kandidaten die daarop voorkomen, voldoen aan de vereisten en van dit reglement.

• 2.

  Wanneer aangemelde kandidaten niet aan de vereisten voldoen wordt de aanmelding ongeldig verklaard, dit wordt schriftelijk meegedeeld aan de kandidaat, met vermelding van de redenen. Het kandidaat-lid heeft één week de tijd om de kandidaatstelling aan te passen aan de vereisten.

• 3.

  De geselecteerde kandidaten worden alfabetisch op een kandidatenlijst geplaatst. Deze lijst wordt uiterlijk twee weken voor de verkiezingsdatum bekendgemaakt aan de organisatie.

Artikel 9  

• 1.

  Als er niet meer kandidaten zijn dan beschikbare zetels in de OR, zijn de gestelde kandidaten automatisch gekozen en vindt er geen verkiezing plaats.

• 2.

  Binnen twee weken na de uiterste datum voor het indienen van kandidaatstellingsformulieren, beslist de OR of de verkiezingscommissie of een verkiezing nodig is. Als dat niet het geval is, worden de gestelde kandidaten als gekozen beschouwd, en wordt de ondernemer hier direct van op de hoogte gebracht.

Artikel 10  

• 1.

  De verkiezing gebeurt door schriftelijke of digitale stemming.

• 2.

  Bij schriftelijke stemming krijgt elke medewerker een stembiljet op de dag van de verkiezing, op de plekken die door de OR zijn gekozen. Op de stembiljetten staan de kandidaten vermeld. Na het invullen doet de medewerker het stembiljet direct in een stembus.

Artikel 11  

• 1.

  Iedere kiesgerechtigde medewerker stemt op drie verschillende kandidaten van de kandidatenlijst.

• 2.

  Een medewerker kan voor maximaal twee andere kiesgerechtigde medewerkers stemmen, mits deze medewerker hiervoor schriftelijk gemachtigd is.

• 3.

  Voor digitale stemming moet de schriftelijke machtiging vóór de uiterlijke datum die daarvoor door het verkiezingsbureau is vastgesteld worden ingeleverd bij de ambtelijk secretaris van de OR.

Artikel 12  

• 1.

  Na het einde van de stemming stelt de OR en/of de Verkiezingscommissie het aantal geldige en ongeldige stemmen per kandidaat vast.

• 2.

  Ongeldige stembiljetten zijn:

  • a.

    Niet gewaarmerkt stembiljet van de OR;

  • b.

    Wanneer de keuze niet duidelijk is;

  • c.

    Wanneer er meer of minder dan drie stemmen zijn uitgebracht;

  • d.

    Waarop andere aantekeningen staan.

• 3.

  Bij het gebruik van digitale stemming is lid 2 niet van toepassing.

Artikel 13  

• 1.

  De kandidaten met de meeste stemmen zijn gekozen. Als er voor de laatste zetel(s) meerdere kandidaten zijn met hetzelfde aantal stemmen wordt er geloot.

• 2.

  De OR maakt de uitslag schriftelijk bekend aan de bestuurder, de medewerkers en de werknemersorganisaties die kandidaten hebben voorgedragen.

Artikel 14  

De ambtelijk secretaris van de OR bewaart de gebruikte stembiljetten en/of digitale stemgegevens tenminste drie maanden.

Artikel 15  

Binnen zes weken na stemming hebben de gekozen kandidaten een eerste OR-vergadering waarin de nieuwe leden aantreden en de oude leden aftreden.

Artikel 16  

• 1.

  Tot een week voor de tweede OR-vergadering na de verkiezingen kunnen OR-leden aangeven voor welke functie(s) in het nieuwe DB zij zich kandidaat willen stellen.

• 2.

  Een week voor de tweede OR-vergadering worden de kandidaten voor het DB bekendgemaakt aan de OR-leden.

• 3.

  Tijdens de tweede OR-vergadering lichten de kandidaten kort hun kandidaatstelling toe, waarna de overige OR-leden vragen kunnen stellen.

• 4.

  Voor elke functie vindt een anonieme schriftelijke stemming plaats, in de volgorde van voorzitter, vicevoorzitter en algemeen bestuurslid. Als er maar één kandidaat beschikbaar is voor een functie, is er geen stemming, maar wordt wel met een schriftelijke stemming geïnventariseerd hoeveel OR-leden de kandidaat steunen.

• 5.

  Als er geen kandidaten zijn voor een functie, of als een kandidaat minder dan de helft plus één van de stemmen krijgt, worden er opnieuw verkiezingen uitgeschreven volgens deze regels.

• 6.

  Als na twee OR-vergaderingen functies nog steeds niet zijn ingevuld, beslist de OR wat te doen.

Artikel 17  

• 1.

  De OR kan tussentijdse verkiezingen organiseren in geval van een vacature.

• 2.

  De kandidaat die bij de laatste algemene verkiezingen als eerstvolgende in aanmerking kwam voor de laatste zetel heeft voorrang als opvolger.

• 3.

  Als er geen opvolger beschikbaar is, wordt de vacature ingevuld met tussentijdse verkiezingen, tenzij er binnen zes maanden een algemene verkiezing plaatsvindt.

• 4.

  Als de vacature niet wordt ingevuld, of als er na opnieuw een vacature ontstaat, kan de OR ervoor kiezen om vacatures open te houden tot de eerstvolgende tussentijdse of algemene verkiezingen.

Artikel 18  

• 1.

  Iedere belanghebbende kan binnen één week na bekendmaking bij de ambtelijk secretaris van de OR schriftelijk bezwaar maken tegen een besluit van de OR met betrekking tot:

  • a.

    De datum van de verkiezing en de tijdstippen van het begin en einde van de stemming (artikel 6, lid 1);

  • b.

    De opstelling van de lijst van kiesgerechtigde en verkiesbare medewerkers (artikel 7, lid 1);

  • c.

    De geldigheid van de kandidatenlijst (artikel 8, lid 1 en 2);

  • d.

    De vaststelling van de verkiezingsuitslag (artikel 13, lid 2);

  • e.

    De invulling van een tussentijdse vacature (artikel 17).

• 2.

  De OR neemt binnen zes weken een besluit op het bezwaar en treft de maatregelen die nodig zijn.

Artikel 19  

Er wordt een ambtelijk secretaris toegevoegd aan de OR, die belast is met de taken zoals beschreven in de artikelen 20, 21, 25 en 26.

Artikel 20  

• 1.

  De OR komt bijeen:

  • a.

    Volgens het vastgestelde vergaderschema;

  • b.

    Op verzoek van de voorzitter;

  • c.

    Op gemotiveerd verzoek van minstens twee leden.

• 2.

  De voorzitter en ambtelijk secretaris bepalen tijd en plaats van de vergadering. Een vergadering op verzoek van leden wordt gehouden binnen veertien dagen nadat hun verzoek door de voorzitter is ontvangen.

• 3.

  De ambtelijk secretaris roept, namens de voorzitter, de OR-leden bijeen, minimaal zeven dagen voor de vergadering, behalve bij spoed.

• 4.

  Een vergadering vereist de aanwezigheid van de meerderheid van de OR-leden.

• 5.

  Bij afwezigheid van de voorzitter en zijn plaatsvervanger kiest de OR een voorzitter uit de aanwezige leden.

Artikel 21  

• 1.

  De ambtelijk secretaris heeft de volgende verantwoordelijkheden:

  • a.

    Het bijeenroepen van de OR-leden;

  • b.

    Het opstellen van de agenda;

  • c.

    Het maken van het vergaderverslag;

  • d.

    Het voeren van correspondentie;

  • e.

    Het beheren van in – en uitgaande documenten voor en van de OR.

• 2.

  In samenwerking met het DB stelt de ambtelijk secretaris voor elke vergadering een agenda op. Elk OR-lid kan bij de ambtelijk secretaris een voorstel indienen voor de agenda.

• 3.

  De ambtelijk secretaris deelt de agenda mee aan de OR-leden, de bestuurder en het personeel. Behalve in spoedgevallen gebeurt dit minstens zeven dagen voor de OR-vergadering.

Artikel 22  

De vergaderingen van de OR zijn openbaar voor de medewerkers, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 23  

• 1.

  De OR beslist bij meerderheid van de stemmen. Stemming over zaken gebeurt mondeling of aan de hand van handopsteking, over personen wordt schriftelijk gestemd.

• 2.

  Bij besluiten over de benoeming van personen vindt eerst een stemronde plaats. Als geen van de kandidaten bij de eerste stemming de meerderheid haalt, vindt er een herstemming plaats tussen de twee kandidaten met de meeste stemmen. De kandidaat met de meeste stemmen bij de herstemming wordt gekozen. Als na twee stemrondes de stemmen gelijk blijven, wordt de beslissing door loting bepaald.

• 3.

  Bij staking van stemmen - over een voorstel dat geen betrekking heeft op een te benoemen persoon - wordt het voorstel op de eerstvolgende vergadering opnieuw behandeld. Als de stemmen opnieuw staken, wordt het voorstel verworpen.

Artikel 24  

• 1.

  In vergaderingen kunnen mededelingen worden gedaan of onderwerpen worden behandeld onder voorwaarde van geheimhouding. In dat geval wordt de betreffende mededeling of het betreffende onderwerp in beslotenheid besproken/ behandeld.

• 2.

  De betreffende mededeling of het betreffende onderwerp kunnen, indien nodig, aanleiding geven tot geheimhouding.

• 3.

  Verslagen worden opgesteld met inachtneming van de vereiste geheimhouding.

Artikel 25  

• 1.

  De ambtelijk secretaris zorgt voor een verslag van de besproken onderwerpen en genomen besluiten tijdens de OR-vergadering. Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk, uiterlijk zeven dagen na de vergadering, aan alle leden van de OR verstrekt.

• 2.

  Het verslag van de OR-vergadering wordt aan de medewerkers en bestuurder bekend gemaakt zodra deze is vastgesteld in een OR-vergadering. Het verslag bevat geen vertrouwelijke gegevens.

Artikel 26  

• 1.

  Jaarlijks vóór 1 juni stelt de ambtelijk secretaris een verslag op van de werkzaamheden van het afgelopen jaar van de OR en de commissies. Dit jaarverslag wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de OR.

• 2.

  Na goedkeuring door de OR wordt het jaarverslag binnen veertien dagen bekendgemaakt aan de bestuurder en aan alle medewerkers in de onderneming.

Artikel 27  

• 1.

  De bestuurder en de OR hebben minstens zes keer per jaar een overlegvergadering. Artikel 20, lid 4 is hierop van toepassing.

• 2.

  Na een verzoek om een extra overlegvergadering komen de bestuurder en de OR binnen twee weken bijeen, nadat de OR of de bestuurder dit verzoek met redenen heeft ingediend. Bij bezwaar van één van beiden zorgt de bestuurder voor een oplossing.

• 3.

  Bij afwezigheid wordt de bestuurder vertegenwoordigd door zijn plaatsvervanger.

• 4.

  De bestuurder kan in de overlegvergadering worden bijgestaan door één of meer medewerkers.

• 5.

  Voor de behandeling van specifieke onderwerpen kunnen de bestuurder en de OR één of meer deskundigen uitnodigen om de overlegvergadering bij te wonen.

Artikel 28  

• 1.

  De overlegvergadering wordt geleid door de voorzitter van de OR, tenzij de OR anders beslist.

• 2.

  De agenda van de overlegvergadering bevat de onderwerpen die zijn overeengekomen tijdens het agendaoverleg tussen de bestuurder en de OR.

Artikel 29  

• 1.

  De bestuurder geeft de OR tijdig de kans om te overleggen over voorgenomen besluiten, waarover volgens de wet overleg moet plaatsvinden in de overlegvergadering.

• 2.

  De OR kan buiten de vergadering om schriftelijk en met uitleg zijn standpunt laten weten over onderwerpen, waarover volgens de wet in de overlegvergadering overleg moet plaatsvinden.

• 3.

  Een besluit over zo'n onderwerp wordt pas genomen nadat het minstens één keer in de overlegvergadering is besproken.

• 4.

  Als er tijdens de overlegvergadering afspraken zijn gemaakt over een voorgenomen besluit, krijgt de OR het definitieve besluit ter informatie toegestuurd na verwerking.

Artikel 30  

Tijdens een overlegvergadering kunnen de volgende zaken naar voren komen:

• 1.

  De bestuurder kan aangeven wat de beslissing van de ondernemer is over een bepaald onderwerp.

• 2.

  De OR kan laten weten welk standpunt hij heeft ingenomen, of dat hij zich van een standpunt onthoudt.

• 3.

  Als de bestuurder of de OR een onderwerp zonder overlegpartner willen bespreken, kan de voorzitter de overlegvergadering tijdelijk schorsen. Als dit aparte overleg resulteert in een stemming, is artikel 23 van overeenkomstige toepassing.

• 4.

  Als tijdens de overlegvergadering een apart overleg van de OR nodig is, kan de voorzitter op dat moment een extra OR-vergadering inplannen. In deze situatie is artikel 20 niet van toepassing.

Artikel 31  

• 1.

  Als OR-leden langdurig (gedeeltelijk) afwezig zijn, bijvoorbeeld door ziekte, kunnen plaatsvervangende leden worden aangewezen.

• 2.

  De plaatsvervangende leden moeten voldoen aan de eisen voor een kiesgerechtigde.

• 3.

  De plaatsvervangende leden hebben dezelfde rechten als de OR-leden, maar hebben geen stemrecht als het OR-lid dat zij (gedeeltelijk) vervangen ook aanwezig is in de vergadering.

• 4.

  Na kandidaatstelling vindt er binnen de OR stemming plaats waarbij het gekozen lid wordt benoemd.

• 5.

  De plaatsvervanging geldt voor een minimale periode van drie maanden.

• 6.

  De plaatsvervanging eindigt zodra het OR-lid dat wordt vervangen aangeeft zijn/haar rol weer volledig te kunnen vervullen.

Artikel 32  

De OR gebruikt voor interne aangelegenheden een vastgesteld attentiebeleid. Deze regeling wordt als bijlage toegevoegd aan dit reglement.

Artikel 33  

• 1.

  Dit reglement kan worden gewijzigd of aangevuld door een besluit van de OR.

• 2.

  Voordat de wijziging of aanvulling wordt vastgesteld, krijgt de bestuurder de kans om zijn standpunt hierover kenbaar te maken aan de OR.

• 3.

  In de vergadering waarin wordt besloten tot wijziging of aanvulling van het reglement, moet minstens tweederde van de OR-leden aanwezig zijn;

• 4.

  Een besluit vereist een meerderheid van tweederde van de uitgebrachte stemmen.

Artikel 34  

• 1.

  Dit reglement wordt aangehaald als het OR-reglement Gemeente Barneveld.

• 2.

  Het reglement treedt in werking op de dag na de dag van de bekendmaking.

• 3.

  Op dat moment wordt het OR-reglement zoals vastgesteld in de vergadering van 27 oktober 2020 en de eventuele daaropvolgende amendementen ingetrokken.