Commissie voor klankbordgesprekken met de secretaris-directeur Waterschap Limburg 2024

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  Commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van het algemeen bestuur die namens het algemeen bestuur aan de gesprekken deelnemen.

• b.

  Gesprekken: klankbordgesprekken tussen de commissie en de secretaris-directeur.

• c.

  Voorzitter: de voorzitter van de commissie.

• d.

  Secretaris-directeur: de secretaris als bedoeld in artikel 53 Waterschapswet.

Artikel 2 Algemene bepalingen

Het algemeen bestuur stelt aan het begin van een nieuwe bestuursperiode een commissie in die jaarlijks klankbordgesprekken voert met de secretaris-directeur.

Artikel 3 Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit drie leden van het algemeen bestuur

• 2.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 4 Bijstand en advies

• 1.

  De commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk ondersteuner.

• 2.

  De ambtelijk ondersteuner is secretaris van de commissie.

• 3.

  De commissie kan zich tevens laten bijstaan door een externe adviseur.

• 4.

  De secretaris, noch de adviseur maken deel uit van de commissie.

Artikel 5 Procedure en tijdschema

• 1.

  De commissie voert jaarlijks een gesprek met de secretaris-directeur.

• 2.

  Indien de commissie dan wel de secretaris-directeur de wens daartoe kenbaar maakt, wordt tussentijds een gesprek gevoerd.

• 3.

  Het verslagen van de gesprekken wegen mee bij het oordeel van het dagelijks bestuur over het functioneren van de secretaris-directeur.

• 4.

  De secretaris van de commissie agendeert en organiseert de gesprekken.

• 5.

  De reguliere gesprekken worden gevoerd tenminste vier weken voorafgaand aan de gesprekken die het dagelijks bestuur met de secretaris-directeur heeft over zijn functioneren.

Artikel 6 Voorzitter van de commissies

• 1.

  De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.

• 2.

  De voorzitter leidt de gesprekken.

• 3.

  De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder van de commissie.

• 4.

  Bij afwezigheid van de voorzitter worden diens taken waargenomen door een door de commissie uit haar midden aan te wijzen plaatsvervanger.

Artikel 7 Voorbereiding gesprek

• 1.

  De leden van de commissie en de secretaris-directeur krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.

• 2.

  De leden van de commissies en de secretaris-directeur krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• 3.

  De commissie maakt voorafgaand aan het gesprek aan de secretaris-directeur kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de secretaris-directeur. De commissie en de secretaris-directeur stellen in onderling overleg de agenda voor het gesprek vast.

• 4.

  De commissie wint voorafgaand aan het gesprek in ieder geval informatie in bij de fracties uit het algemeen bestuur en bij een afvaardiging van het dagelijks bestuur.

• 5.

  Uiterlijk één week voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de secretaris-directeur namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging. In de uitnodiging worden in ieder geval gemeld de plaats, het tijdstip, de agenda en de bespreekpunten.

• 6.

  Betrokkenen die niet in staat zijn een gesprek bij te wonen, delen dit tijdig aan de secretaris mee.

• 7.

  Een gesprek vindt uitsluitend doorgang indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. Indien het gesprek geen doorgang vindt, zorgt de secretaris voor een nieuwe afspraak.

Artikel 8 Geheimhouding

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

• 2.

  De commissie legt, op basis van artikel 55b van de Waterschapswet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de gesprekken en vergaderingen.

• 3.

  De verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen.

• 4.

  De verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat de commissie of het algemeen bestuur haar opheft.

Artikel 9 Gesprekken

• 1.

  Gesprekken vinden plaats in beslotenheid.

• 2.

  Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de secretaris-directeur de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• 3.

  Het gesprek is wederkerig. Zowel de invulling van de rol van secretaris als het functioneren van het algemeen bestuur zijn onderwerp van gesprek.

• 4.

  De commissie toetst de invulling van de rol van secretaris in elk geval aan:

  • a.

    de instructie voor de secretaris-directeur

  • b.

    Het verslag van en de afspraken uit het vorige gesprek.

Artikel 10 Verslaglegging

• 1.

  Van het gesprek wordt door de secretaris een verslag opgemaakt.

• 2.

  Alvorens het verslag vast te stellen krijgt de secretaris-directeur de gelegenheid om te reageren op het concept.

• 3.

  Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

• 4.

  Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van hetgeen is besproken en afgesproken.

• 5.

  Een afschrift van het verslag van het gesprek met de secretaris-directeur wordt ter beschikking gesteld aan het dagelijks bestuur en aan de secretaris-directeur.

Artikel 11 Archivering

De secretaris van de commissie draagt zorg voor archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde en ondertekende verslag.

Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan, beslist de commissie op voorstel van haar voorzitter.