Verordening van Provinciale Staten van de provincie Noord-Brabant van 24 mei 2024, houdende regels omtrent de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (Verordening controle financieel beheer en organisatie Noord-Brabant)

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

accountant: door Provinciale Staten aangewezen accountant als bedoeld in artikel 217, tweede lid, van de Provinciewet;

accountantscontrole: controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

boardletter: verslag van de accountant gericht aan Provinciale Staten met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

deelverantwoording: in opdracht van Provinciale Staten ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de provinciale organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

jaarrekening: jaarrekening van de provincie als bedoeld in artikel 201 van de Provinciewet;

rechtmatigheidsverantwoording: rapportage van Gedeputeerde Staten waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 217, tweede lid van de Provinciewet, wordt opgedragen aan een door Provinciale Staten aan te wijzen accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar met de optie om met twee jaar te verlengen.

• 2.

  Gedeputeerde Staten bereiden in overleg met Provinciale Staten de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door Gedeputeerde Staten en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b.

    de eventueel apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en

  • f.

    voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

    • 1°.

      de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden; en

    • 2°.

      de provinciale producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.

• 4.

  In afwijking van het derde lid, aanhef, kunnen Provinciale Staten in het programma van eisen opnemen, dat Provinciale Staten jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de in het derde lid, onder f, genoemde onderdelen vaststellen.

• 5.

  Provinciale Staten stellen de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Voor zover nodig geacht kunnen Gedeputeerde Staten de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid als bedoeld in de Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3.

  Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn Gedeputeerde Staten bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de Provinciale Staten aangewezen accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de provincie.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit Provinciale Staten en vertegenwoordigers van de provincie.

Artikel 5. Informatieverstrekking door Gedeputeerde Staten

• 1.

  Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende wet- en regelgeving en overleggen deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigen Gedeputeerde Staten schriftelijk aan de accountant dat alle hun bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Gedeputeerde Staten overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juni volgend op het desbetreffende kalenderjaar aan Provinciale Staten.

• 5.

  Gedeputeerde Staten overleggen de reactie vanuit Gedeputeerde Staten op de boardletter uiterlijk 1 december van het desbetreffende kalenderjaar aan Provinciale Staten.

• 6.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten en de accountant gemeld.

• 7.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten zo veel mogelijk gebruik van het namens Gedeputeerde Staten uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 8.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de provincie en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de provincie.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de provinciale organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de in de provinciale organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat alle in de provinciale organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan Gedeputeerde Staten.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant aan de daarvoor in aanmerking komende vertegenwoordigers van de provincie ook verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan Gedeputeerde Staten voorgelegd met de mogelijkheid voor Gedeputeerde Staten om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt vooraf aan de statenbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een voor dit doel door Provinciale Staten ingestelde vertegenwoordiging van de Staten.

• 5.

  Jaarlijks stelt accountant een boardletter op en verzendt deze aan Provinciale Staten.

Artikel 8. Intrekking Controleverordening provincie Noord-Brabant

De Controleverordening provincie Noord-Brabant wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financieel beheer en organisatie Noord-Brabant.