| Organisatie | Het Industrieschap "De Plaspoelpolder" |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Het Industrieschap “De Plaspoelpolder” |
| Citeertitel | Archiefverordening Industrieschap "De Plaspoelpolder" |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 19-12-2019 | nieuwe regeling | 18-12-2019 |
Het Algemeen Bestuur van het Industrieschap “De Plaspoelpolder” (IPP);
gelet op artikel 40 lid 1 en lid 2 van de Archiefwet 1995 en artikel 31 van de Gemeenschappelijke Regeling IPP; overwegende dat de wijziging van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen heeft geleid tot een vernieuwing van de Gemeenschappelijke Regeling IPP per 1 januari 2017 en daaruit voortkomende een vernieuwing van de rechtmatigheidsstukken dient het IPP ook te komen tot vaststelling van een archiefverordening;
Hoofdstuk III De zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden
Artikel 4 Regeling archiefzorg het Industrieschap
De directie heeft de zorg voor de archiefbescheiden door middel van de Dienstverleningsovereenkomst 2007, aangepast in 2014, neergelegd bij de gemeente Rijswijk.
Artikel 5 Beheer archiefbescheiden
De gemeente Rijswijk draagt er zorg voor dat er voldoende deskundige medewerkers, conform de vereisten die de wet hieraan stelt, zijn die werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzameling van het Industrieschap uitvoeren.
Artikel 6 Toezicht op beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden.
In opdracht van het dagelijks bestuur oefent de archivaris toezicht uit op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden van het Industrieschap.
Artikel 7 Kostenraming zorg archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur zorgt er voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd voor de kosten die verband houden met de zorg voor de archiefbescheiden, zoals vastgelegd in de Dienstverleningsovereenkomst 2007, aangepast in 2014.
De Gemeente Rijswijk beheert de archiefbescheiden van het Industrieschap overeenkomstig de beheersregels van Rijswijk. Deze beheersregels zijn aan te duiden als Archiefverordening Rijswijk 2016 en Besluit Informatiebeheer Rijswijk 2016 (Delft), waarbij ‘de zorg van Burgemeester en Wethouder voor de archiefbescheiden’ dient geïnterpreteerd te worden als ‘de zorg van het Dagelijks Bestuur van het Industrieschap voor de archiefbescheiden’.
Op basis van de gemeenschappelijke regeling voor de archieven die Rijswijk met Delft heeft, beheert de archiefdienst de, naar de archiefbewaarplaats, overgebrachte archiefbescheiden van de Gemeente Rijswijk. Omdat op basis van deze Dienstverleningsovereenkomst het archief van het industrieschap onderdeel is van het Rijswijkse archief, gelden voor het Industrieschap dezelfde afspraken die voor de overgebrachte archieven van Rijswijk gelden.
Hoofdstuk IV Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 11 Uitvoering toezicht
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.
Artikel 12 Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Artikel 13 Toegang tot archiefbescheiden
De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.
Artikel 14 Inkennisstelling door de archivaris
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het dagelijks bestuur hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Artikel 15 Verslag van de archivaris aan het dagelijks bestuur over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.
Artikel 16 Verantwoording door de archivaris aan het dagelijks bestuur van de overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het dagelijks bestuur betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.
Hoofdstuk V Verslaglegging door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur
Artikel 17 Verslag van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over het beheer
Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.