| Organisatie | Zeeland |
|---|---|
| Organisatietype | Provincie |
| Officiële naam regeling | Besluit van provinciale staten van Zeeland houdende vaststelling van de Gedragscode Politieke Ambtsdragers 2024 |
| Citeertitel | Gedragscode Politieke Ambtsdragers 2024 |
| Vastgesteld door | provinciale staten |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Bestuur |
Intrekking Gedragscode Politieke Ambtsdragers provincie Zeeland 2015
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 31-05-2024 | 20-05-2024 | Nieuwe regeling | 19-04-2024 | 409896 |
Bestuurders en volksvertegenwoordigers stellen bij hun handelen de kwaliteit van het openbaar bestuur centraal. Integriteit van het openbaar bestuur is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de provincie en in het verlengde daarvan die van de burgers, zijn het primaire richtsnoer. Het vertrouwen van inwoners in het provinciebestuur wordt in belangrijke mate bepaald door integriteit. Integriteit van politieke ambtsdragers houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt, wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen, aan collega-bestuurders en/of aan (leden van) de volksvertegenwoordiging. Zo wordt indirect verantwoording afgelegd aan organisaties en burgers voor wie bestuurders en volksvertegenwoordigers hun functie vervullen.
De Zeeuwse overheid kan haar weerbaarheid versterken door te zorgen voor een zorgvuldige, betrouwbare en transparante belangenafweging en besluitvorming, door een goede en veilige werkgever te zijn en door het voorkomen van misbruik of oneigenlijk gebruik van de Zeeuwse overheid. De intentieverklaring Zeeuwse norm weerbare overheid dient hiervoor als basis.
Integriteit gaat over meer dan wetten en regels, het gaat ook over onderlinge omgangsvormen. Een respectvolle omgang met de bewoners en organisaties, tussen politieke ambtsdragers onderling en tussen politieke ambtsdragers en medewerkers, met behoud van eigen politieke inhoud en stijl, is daarbij onmisbaar. Er is in onze democratie geen plaats voor intimidatie gericht op het beïnvloeden van besluitvorming. In 2023 spraken PS bij de integriteitsbijeenkomst ‘De betamelijke volksvertegenwoordiger’ naar elkaar uit dat emotie in een debat begrijpelijk en toelaatbaar is, zolang het niet leidt tot (valse) beschuldigingen of het beschadigen van personen in of buiten de zaal.
Gedragscodes zijn een belangrijk instrument en hulpmiddel om een open, transparante en integere organisatiecultuur te realiseren. Provinciale staten stellen zowel voor de eigen leden als voor de voorzitter en overige leden van gedeputeerde staten een gedragscode vast. Dat is zo vastgelegd in de Provinciewet. De gedragscode moet de integriteit van de politieke ambtsdrager helpen waarborgen.
Het rechtskarakter is dat van een interne regeling, als nadere invulling en concretisering van de wettelijke regels. Zij bevat (aanvullende) gedragsnormen en regels over procedures die de transparantie van de normen en de naleving ervan vergroten. De gedragscode vormt een beoordelingskader en leidraad bij twijfel, vragen en discussies. De code is bestuurlijk en politiek relevant. De politieke ambtsdragers kunnen op de naleving ervan worden aangesproken. Niet naleven van de gedragscode heeft weliswaar geen rechtsgevolgen maar de gedragscode is niet vrijblijvend. 4 Er is sprake van zelfbinding. De regels worden in gezamenlijk debat vastgesteld door de politieke ambtsdragers zelf. In dit licht moeten de regels in de code worden gezien.
Om het integriteitsbeleid handen en voeten te geven wordt een aantal regels en procedures vastgesteld. Het is belangrijk ervan bewust te zijn dat integriteit een grondhouding is, een kwestie van mentaliteit, iets waar je aan kunt werken en waar je in kunt groeien. Integriteitsbeleid dat alleen op papier bestaat is een dode letter. In het integriteitsbeleid dient een belangrijke plaats te worden ingeruimd voor het ontwikkelen van de cultuur in de politieke arena. Dit moet een cultuur zijn van openheid, waarin men dilemma’s kan bespreken en elkaar aanspreekt op gedrag en handelen. Het vaststellen van regels en procedures is van groot belang, maar het mag nooit leiden tot een houding dat de integriteit daarmee is ‘geregeld’. Integriteit is uiteindelijk immers meer dan wat er in regels is vervat.
Een aantal kernwaarden zijn leidend en plaatst de integriteit van politieke ambtsdragers in een breder perspectief:
Het handelen van de politieke ambtsdrager is gericht op het algemeen belang van de provincie en op (de afweging van) de belangen van de organisaties en burgers die daar deel van uitmaken.
Het handelen heeft een herkenbaar verband met de functie die de politieke ambtsdrager vervult.
In het handelen van de politieke ambtsdrager treedt geen vermenging op met oneigenlijke belangen. Ook de schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden.
Het handelen van de politieke ambtsdrager is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen en de gemaakte afwegingen.
Op een politieke ambtsdrager moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Hij maakt geen oneigenlijk gebruik van kennis en informatie waarover hij uit hoofde van de functie beschikt.
Het handelen van een politieke ambtsdrager is zodanig dat burgers en organisaties op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op zorgvuldige en transparante wijze worden afgewogen
2. Voorkomen van belangenverstrengeling
Belangenverstrengeling bedreigt de integriteit van politieke ambtsdragers in de publieke sector. Het is een bedreiging die het vertrouwen van de burgers in de overheid ernstig kan beschadigen. Er is sprake van belangenverstrengeling als het publieke belang vermengd raakt met het persoonlijk belang van een politieke ambtsdrager. Het nemen van zuivere besluiten of het handelen in het publieke belang is hierdoor niet langer meer mogelijk. Feitelijke- en de schijn van belangenverstrengeling moet worden vermeden.
2.1 Deelname aan stemming en beraadslaging
Wanneer er sprake is van (schijn van) belangenverstrengeling, neemt de politieke ambtsdrager geen deel aan de beraadslaging, stemmingen en andere vormen van beïnvloeding van besluitvorming. Bij de door de politieke ambtsdrager te maken afweging of er sprake is van (schijn van) belangenverstrengeling, worden andere bestuurders, volksvertegenwoordigers of de contactpersonen integriteit betrokken.
2.2 Verboden overeenkomsten/handelingen
De Provinciewet benoemt in artikel 15 en 40c een aantal handelingen die zijn verboden voor politieke ambtsdragers. Dit verbod is bedoeld om de zuiverheid in verhoudingen tussen statenleden en de Provincie te borgen. Het gaat om handelingen waarmee een statenlid zich kan compromitteren of waardoor het provinciaal belang kan worden geschaad. Denk hierbij aan het verhuren van roerende zaken aan de Provincie en buiten dienstbetrekking en tegen beloning werken voor de provincie. Politieke ambtsdragers zijn zelf verantwoordelijk om de bepalingen zoals omschreven in de Provinciewet na te leven. Indien er dringende redenen zijn om hiervan af te wijken, kan de minister conform lid 2 artikel 15 van de Provinciewet handelen.
2.3 Deelname aan stemming en beraadslaging
Bezoldiging: bestuurders mogen geen vergoedingen ontvangen voor q.q.-nevenfuncties; die worden in de provinciekas gestort; voor fulltime bestuurders is geregeld dat de inkomsten uit andere nevenfuncties voor een deel worden verrekend, volgens dezelfde verrekeningssystematiek als voor leden van de Tweede Kamer (Artikel 43 en 65 Provinciewet).
2.4 Financiële belangenverstrengeling
De politieke ambtsdrager meldt financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de provincie Zeeland betrekkingen onderhoudt. Dit om financiële belangenverstrengeling tegen te gaan. ‘Financieel belang’ dient als ruim begrip te worden opgevat. De politieke ambtsdrager zorgt dat het handelen controleerbaar, zorgvuldig en open geschiedt wanneer het niet zeker is of een bepaald belang gemeld dient te worden.
Gedeputeerden en de commissaris van de Koning melden financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de provincie Zeeland zakelijke betrekkingen onderhoudt bij de Provinciesecretaris. Bij publiek-private samenwerkingsrelaties voorkomt de Gedeputeerde / de commissaris van de Koning (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen
2.6 Financiële belangenverstrengeling
Gedeputeerden en de commissaris van de Koning handelen in de uitoefening van hun ambt niet zodanig dat zij vooruitlopen op een functie na aftreden als dat leidt tot (de schijn van) belangenverstrengeling. Als zij zich oriënteren op een nieuwe functie vergewissen zij zich van de toelaatbaarheid om een bezoldigde functie te aanvaarden indien het een functie is op het gebied van een beleidsterreinen die viel binnen de portefeuille van de gedeputeerde of commissaris van de Koning.
3. Informatieverstrekking en -veiligheid
Nederland fungeert als een democratische rechtsstaat, waarin het van essentieel belang is dat iedereen kan volgen hoe de overheid haar taken uitvoert. Dit is de kern van openbaar bestuur. Ons uitgangspunt bij informatie is het principe van 'Openbaar, tenzij...'. Er zijn echter wettelijke uitzonderingen die nauwkeurig zijn vastgelegd en we volgen protocollen om ervoor te zorgen dat deze uitzonderingen worden gerespecteerd. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer het gaat om de bescherming van vertrouwelijke bedrijfs- of fabricagegegevens, evenals de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (privacy).
Het college van Gedeputeerde Staten zijn verplicht alle informatie te geven die de volksvertegenwoordiging nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Dit betreft zowel actieveals een passieve informatieplicht. Informatievoorziening kan alleen worden geweigerd als die in strijd is met het openbaar belang (artikel 167 en 179 Provinciewet).
Provinciale Staten, dan wel een (voorzitter) van een commissie kan geheimhouding opleggen op basis van artikel 84, 85 en 86 van de Provinciewet. Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning kunnen op grond van een belang zoals geformuleerd in Artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid geheimhouding opleggen. Voor het opleggen van geheimhouding geldt een motiveringsplicht.
Politieke ambtsdragers verspreiden geen informatie waarvan zij kunnen vermoeden dat dit niet voor de openbaarheid is bedoeld. Politieke ambtsdragers oefenen uiterste zorgvuldigheid uit bij het delen van informatie, zodat deze niet onbedoeld in handen komt van bekenden of relaties. Zie ook de ‘Notitie uitwisselen van geheime informatie tussen bestuur en politiek’.
Politieke ambtsdragers zorgen er voor dat geheime informatie waarover wordt beschikt veilig wordt bewaard zonder dat onbevoegden toegang hebben tot deze informatie. Politieke ambtsdragers dienen zorgvuldig om te gaan met informatiedragers zoals een tablet, smartphone, laptop of een usbstick. Afspraken hierover zijn vastgelegd in het ‘Protocol Gebruik ICT-faciliteiten en Sociale Media Zeeland 2015’ of een vernieuwde versie hiervan. Politieke ambtsdragers mogen geen gebruik maken van niet-openbare informatie die ze tijdens hun ambtstermijn hebben gekregen, voor hun eigen belang of voor anderen.
Politieke ambtsdragers hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruiken van sociale media. Op grond van hun positie moeten zij nagaan welke informatie zij op persoonlijke titel kunnen publiceren. Houdt er rekening mee dat wordt gecommuniceerd in een openbare omgeving. Ook de uitingen op sociale media, onder een privé-account of provincie-account dienen overeen te komen met de waarden zoals deze tot uiting komen in deze gedragscode. Verdere duiding van het gebruik van sociale media door politieke ambtsdragers is te vinden in het ‘Protocol Gebruik ICT-faciliteiten en Sociale Media Zeeland 2015’.
Op grond van het rechtspositiebesluit hebben politieke ambtsdragers recht op voorzieningen die een goed functioneren van de politieke ambtsdrager mogelijk maken. Zie het Besluit van Provinciale Staten van Zeeland houdende de ‘Verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers Provincie Zeeland 2019’ of een vernieuwde versie hiervan.
4. Geschenken, uitnodigingen en dienstreizen
De politieke ambtsdrager legt bij zijn of haar eed of belofte de verklaring af om onafhankelijk te handelen bij de uitoefening van het ambt. Dit omvat ook het principe dat er geen geschenken, uitnodigingen of diensten zullen worden aanvaard, noch beloften zullen worden gedaan in ruil voor tegenprestaties. Bij zowel het aanbieden als ontvangen van geschenken staat terughoudendheid, zorgvuldigheid en transparantie centraal. Tegelijkertijd erkennen we dat in bepaalde situaties het geven en ontvangen van geschenken ook culturele waarde heeft om relaties te bevorderen zonder dat hierbij sprake is van beïnvloeding, en we willen deze waarde respecteren en er aandacht aan besteden.
Het ontvangen van geschenken door politieke ambtsdragers is een kwestie die met de grootste zorgvuldigheid moet worden benaderd. Het is van essentieel belang dat politieke ambtsdragers zich terdege bewust zijn van de mogelijke percepties en interpretaties die kunnen ontstaan rondom geschenken. Het vermijden van zelfs de schijn van belangenverstrengeling is cruciaal in het behouden van integriteit en vertrouwen in de publieke dienstverlening. Daarom moeten politieke ambtsdragers niet alleen terughoudend en transparant zijn in hun omgang met geschenken, maar ook proactief bewust blijven van de noodzaak om verkeerde beeldvorming te voorkomen.
De politieke ambtsdrager accepteert alleen uitnodigingen voor activiteiten die passen binnen de uitoefening van het ambt. Daar is sprake van als de activiteit een directe relatie heeft met het werk en functioneel is. De politieke ambtsdrager doet melding van activiteiten na acceptatie van een uitnodiging.
Gedeputeerden en de commissaris van de Koning accepteren alleen lunches, diners, recepties en andere uitnodigingen die door anderen betaald of georganiseerd worden als dat behoort tot de uitoefening van het ambt en de aanwezigheid beschouwd kan worden als functioneel. Bij twijfel legt de bestuurder de uitnodiging ter bespreking voor aan het college van Gedeputeerde Staten.
Leden van Provinciale Staten bespreken invitaties voor buitenlandse dienstreizen waarbij reis- en overnachtingskosten door anderen betaald worden met de griffier die deze moet voorleggen in het Presidium. Goedkeuring wordt alleen verleend als met de dienstreis aantoonbaar een provinciaal belang is gediend. Na terugkomst wordt de dienstreis gemeld in het openbaar register. Hierbij is de volgende informatie van belang: (1) de bestemming, (2) de duur, (3) de samenstelling van het gezelschap dat meereist (4), het doel en (5) de kosten van de reis.
Gedeputeerden en de commissaris van de Koning melden het voornemen tot een buitenlandse dienstreis of een uitnodiging voor een buitenlandse dienstreis aan het College van Gedeputeerde Staten en verstrekken de volgende informatie: (1) de bestemming, de duur en het doel van de reis, (2) de bijbehorende beleidsoverwegingen, (3) de samenstelling van het gezelschap dat meereist, (4) de geraamde kosten en (5) de wijze waarop verslag zal worden gedaan. Leden van Gedeputeerde Staten melden buitenlandse dienstreizen anders dan aan een instelling van de Europese Unie na afloop daarvan ter verantwoording aan de provinciesecretaris ter publicatie in een openbaar register.
De kosten van buitenlandse dienstreizen worden altijd door de provincie gedragen. Een dienstreis naar Vlaanderen en Brussel wordt niet aangemerkt als een buitenlandse dienstreis. De gedeputeerde en/of de commissaris van de Koning meldt eveneens als hij voornemens is om de buitenlandse reis voor privédoeleinden te verlengen. De extra kosten van de verlenging komen daarbij volledig voor eigen rekening.
Integriteit gaat verder dan alleen het volgen van regels; het omvat ook de manier waarop we met elkaar omgaan. Het is van groot belang dat politieke ambtsdragers respectvol met bewoners, organisaties, collega-politieke ambtsdragers en medewerkers omgaan, terwijl ze hun eigen politieke standpunten en stijl behouden. Onaanvaardbare omgangsvormen zoals 'op de persoon spelen', grof taalgebruik, pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie en geweld worden niet getolereerd. Deze ongewenste omgangsvormen kunnen zowel verbaal als non-verbaal, mondeling of schriftelijk, en digitaal, tot uiting komen.
5.1 Integer handelen zakelijk-privé
Politieke ambtsdragers fungeren als voorbeeld voor zowel burgers als ambtenaren. Hun gedrag heeft invloed op de gehele organisatie, zowel positief als negatief. Hoewel politieke ambtsdragers recht hebben op een privéleven, leven ze in een glazen huis, waar privégedragingen publieke aandacht kunnen trekken. Daarom moeten politieke ambtsdragers 24 uur per dag alert zijn op gedragingen die het aanzien en de integriteit van hun functie en de organisatie kunnen schaden. Het staat politiek ambtsdragers net zoals elke burger vrij om deel te nemen aan demonstraties of protestacties. Maar ook hierbij hebben zij een voorbeeldfunctie en blijven zij te allen tijde binnen de grenzen van de wet.
5.2 Integer handeling onderling
Een respectvolle omgang met inwoners en organisaties, tussen politieke ambtsdragers onderling, en tussen politieke ambtsdragers en medewerkers, met behoud van ieders politieke stijl, is van essentieel belang. In een democratie is meningsverschil een natuurlijk onderdeel van het politieke proces, maar het mag nooit persoonlijk worden. Het uitgangspunt is om anderen te behandelen zoals je zelf behandeld wilt worden. Politieke ambtsdragers worden verwacht elkaar te ondersteunen en indien nodig elkaar te corrigeren.
Tijdens staten- of commissievergaderingen is het ongewenst om gelijktijdig een debat over een geagendeerd onderwerp in de vergaderzaal en op sociale media te voeren. Dit kan het debat minder transparant maken en de discussie in de commissie of Provinciale Staten op oneigenlijke wijze beïnvloeden, wat het democratische proces ondermijnt. Het principe van gelijkheid van informatie komt ook in gevaar, omdat niet alle politieke ambtsdragers op gelijke wijze actief zijn op sociale media platforms.
Transparantie in de gemaakte afwegingen is een voorwaarde voor een goed debat en voor de beeldvorming bij inwoners van Zeeland. Een gelijk speelveld op het gebied van informatie en transparantie over aanwezige of gevoelde belangen is noodzakelijk voor het nemen van goede en breed gedragen besluiten.
5.4 Wat te doen bij ongewenst gedrag?
Het bewustzijn dat ongewenst gedrag niet acceptabel is, moet worden bevorderd door het geven van het goede voorbeeld en het aanspreken van anderen op ongewenst gedrag. Politieke ambtsdragers hebben een belangrijke voorbeeldfunctie en moeten ongewenst gedrag corrigeren. Slachtoffers van ongewenst gedrag kunnen contact opnemen met de commissaris van de Koning, de Statengriffier, of de provinciesecretaris. Voor vertrouwelijke gesprekken is er ook de mogelijkheid om contact op te nemen met een externe vertrouwenspersoon.
Tijdens vergaderingen van Provinciale Staten kan een spreker (statenlid of gedeputeerde) die zich ongepast gedraagt, door de voorzitter tot de orde worden geroepen of vermaand. De spreker krijgt de kans om de omstreden woorden terug te nemen. Als hier geen gehoor aan wordt gegeven, kan de voorzitter het woord ontnemen en kan toegang tot de vergadering onder bepaalde voorwaarden worden ontzegd zoals vastgelegd in het Reglement van Orde van Provinciale Staten, artikel 24.
Voorzitters van commissievergaderingen hebben dezelfde bevoegdheden als de voorzitter van Provinciale Staten, zoals beschreven in artikel 22 van het Reglement van Orde van de Statencommissies
De gedragscode is niet alleen van toepassing op Statenleden, maar ook op commissieleden die geen Statenleden zijn. We hechten veel waarde aan een integere en respectvolle werkomgeving, ongeacht de functie of positie binnen onze organisatie. Het is ons gezamenlijke doel om een omgeving te creëren waarin iedereen met respect en integriteit wordt behandeld, en waar de Gedragscode wordt nageleefd door alle leden van onze organisatie.
Het is belangrijk op te merken dat deze Gedragscode specifiek is gericht op politieke ambtsdragers en niet van toepassing is op ambtenaren, aangezien zij hun eigen gedragscode hebben. In deze sectie zullen we nader ingaan op de wijze waarop we de uitvoering van de Gedragscode hebben georganiseerd en wat dit betekent voor alle politieke ambtsdragers, inclusief commissieleden die geen Statenleden zijn. Hiermee willen we de integriteit en respectvolle omgangsvormen binnen onze organisatie waarborgen.
Provinciale Staten heeft de Commissie Integriteit ingesteld. Deze commissie vervult een ambassadeursrol voor het thema integriteit voor politieke ambtsdragers, zorgt voor het periodiek bespreekbaar maken en evalueren van het thema en vormt een aanspreekpunt voor niet op een individuele persoon toegespitste integriteitskwesties aangaande politieke ambtsdragers.
6.3 Contactpersonen Integriteit
Voor Statenleden zijn de commissaris van de Koning en de griffier contactpersoon en vormen ze in die hoedanigheid een aanspreekpunt voor zowel algemene, als op een statenlid toegespitste integriteitskwesties. Voor op individueel toegespitste integriteitskwesties van Gedeputeerden is de Provinciesecretaris contactpersoon integriteit. Wanneer er sprake is van algemene en/of op de 14 commissaris van de Koning toegespitste integriteitskwesties is ook de Provinciesecretaris contactpersoon integriteit. Ook kan een externe contactpersoon worden benaderd. De contactpersonen hebben een geheimhoudingsplicht en zorgen voor een vertrouwelijke behandeling van gegevens waarvan hij/zij kennis heeft genomen heeft. De contactpersonen kunnen zich ambtelijk laten bijstaan.
De contactpersonen integriteit hebben de volgende taken:
7.1 De gedragscode: onze toewijding aan eerlijk gedrag
Wij, vertegenwoordigers van Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning in de provincie Zeeland, zetten de kwaliteit van het openbaar bestuur centraal in onze handelingen. Bij onze aanstelling hebben we allemaal de eed of belofte afgelegd. Met deze gedragscode doen we een aanvullende belofte: aan onszelf en aan de inwoners van de provincie Zeeland. Het is een individuele belofte, waarbij we benadrukken dat integriteit een persoonlijke verantwoordelijkheid is van een politiek ambtsdrager. Het is ook een collectieve belofte, waarbij we erkennen dat integriteit van vitaal belang is voor het vertrouwen in het openbaar bestuur. Dit is onze toewijding aan elkaar en aan de inwoners van de provincie Zeeland.
Deze gedragscode biedt richtlijnen voor ons eerlijk gedrag. We zijn hierop aanspreekbaar en spreken elkaar hierop aan. Het is cruciaal om regelmatig te discussiëren over integriteit en samen te bepalen welk gedrag 'als politiek ambtsdrager' aanvaardbaar is. Dit geldt voor allerlei kwesties, of ze nu wel of niet in deze gedragscode staan vermeld. Op deze manier voorkomen we dat zaken uit de hand lopen en uitmonden in integriteitsproblemen.
We streven er gezamenlijk naar om de gedragscode op dezelfde wijze te interpreteren.
7.2 Hoe we omgaan met (mogelijk) oneerlijk gedrag
Ondanks deze beloften en afspraken kan het voorkomen dat ons gedrag vragen oproept over integriteit. We zetten ons in om deze vragen op een eerlijke en transparante manier op te lossen, passend bij de situatie. Soms gebeurt dit door met elkaar in gesprek te gaan en soms door een feitenonderzoek uit te voeren. De procedures hiervoor zijn vastgelegd in het 'Protocol vermoedens integriteitsschendingen politieke ambtsdragers provincie Zeeland'
Aldus vastgesteld in de vergadering van Provinciale Staten van 19 april 2024.
Drs. J.M.M. Polman, voorzitter
Drs. F.J. van Houwelingen MPA, statengriffier
Bijlage 1. Protocol vermoedens integriteitsschendingen politieke ambtsdragers provincie Zeeland.
1.1. Het Protocol is een leidraad bij de behandeling van een melding over vermoedens van integriteitschendingen door politieke ambtsdragers. Erkend wordt dat elk vermoeden van integriteitsschending een eigen karakter heeft en de commissaris derhalve gemotiveerd en in overleg met het fractievoorzittersoverleg kan besluiten af te wijken van dit Protocol.
1.2. Bij het gebruik van dit protocol zijn de kernwaarden van het gedrag als leidraad terug te vinden in de ‘Gedragscode Politieke Ambtsdragers Provincie Zeeland 2024’ Uiteraard zijn we er ons van bewust dat niet alle gedragingen te vatten zijn in een gedragscode. Meldingen over gedrag anders dan vermeld in de gedragscode kunnen conform het onderzoeksprotocol behandeld worden indien de commissaris daartoe al dan niet in overleg met griffier en of secretaris besluit.
1.3. Meldingen van (vermoedens van) misstanden door politieke ambtsdragers over politieke ambtsdragers worden behandeld volgens het onderzoeksprotocol. Indien een melding over een politiek ambtsdrager van (een vermoeden van) een misstand wordt gedaan door een persoon die in een werkgerelateerde context staat tot de Provincie Zeeland (onder andere medewerkers, stagiairs, zzp’ers, leveranciers, (onder)aannemers etc.), dan wordt de melding behandeld conform de Regeling melden vermoeden van een misstand als bedoeld in Bijlage 2 van de cao provinciale sector.
1.4. De doorlooptijd van de verschillende in dit Protocol benoemde fases is afhankelijk van de specifieke situatie die voorligt. De commissaris draagt zorg voor een juiste balans tussen zorgvuldigheid en snelheid waarmee de fases uit dit Protocol worden doorlopen.
1.5. De commissaris draagt zorg voor een juiste balans tussen openbaarheid voor het publiek en het beschermen van de belangen van de politieke ambtsdrager in kwestie. De commissaris weegt af of er geheimhouding dient te worden opgelegd op informatie die in het kader van dit Protocol worden vervaardigd dan wel gedeeld.
1.6. Het Protocol is openbaar en door derden te raadplegen.
1.7. De commissaris, de leden van het college van Gedeputeerde Staten, Provinciale Staten en commissieleden niet zijnde statenleden ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van dit Protocol.
2. Het bespreken van integriteitskwesties
2.1. De commissaris van de Koning bevordert de integriteit zoals omschreven in artikel 175, tweede lid van de Provinciewet. Hij heeft een coördinerende rol bij meldingen over en onderzoeken naar vermoedelijke integriteitsschendingen.
2.2. Als een politieke ambtsdrager twijfelt of een handeling die hij of zij wil verrichten of nalaten een overtreding van de gedragscode zou kunnen zijn, wint hij advies in bij de griffier, de secretaris en/of de commissaris van de Koning.
2.3. Bij twijfel over het handelen van een ander is het uitgangspunt dat zo mogelijk eerst betrokkene daarop wordt aangesproken. Daarvan wordt alleen afgeweken als het om een vermoeden van een ernstige schending gaat en eventueel vervolgonderzoek in gevaar komt als de betrokken politiek ambtsdrager op de hoogte gesteld wordt. Wanneer de betrokkene na het aanspreken zijn handelen niet feitelijk corrigeert of het vermoeden blijft bestaan dat de gedragscode wordt overtreden, is de vervolgstap dat het vermoeden van schending wordt gemeld.
3.1. Een melding van een vermoeden van integriteitsschending door een politieke ambtsdrager kan door eenieder worden gedaan bij de in de gedragscode genoemde contactpersonen integriteit.
3.2. Een melding kan ook elektronisch bij de contactpersonen voor bestuurlijk integriteit van de provincie worden gedaan.
3.3. De melder wordt door een contactpersonen geadviseerd en begeleid in lijn met het hetgeen bepaald is in hoofdstuk 5 van de gedragscode.
3.4. Meldingen kunnen ook anoniem worden gedaan. Anonieme meldingen worden zorgvuldig en serieus gewogen en behandeld. Hierbij wordt rekening gehouden met de kwetsbare positie van politieke ambtsdragers en het gegeven dat de verhouding van de melder tot de politieke ambtsdrager niet getoetst kan worden.
3.5. De desbetreffende contactpersoon integriteit bevestigt de ontvangst van de melding aan de melder.
3.6. De betrokken politieke ambtsdrager worden door de desbetreffende contactpersoon vertrouwelijk geïnformeerd over de aanhangige melding, tenzij de omstandigheden van de melding zich hiertegen verzetten.
4.1. Alvorens de commissaris besluit tot het instellen van een vooronderzoek kan een gesprek met betrokkene(n) plaatsvinden.
4.2. De commissaris kan op grond van dat gesprek tot de conclusie komen geen nader onderzoek in te stellen. In voorkomende gevallen wordt de melder van dit besluit op de hoogte gesteld.
4.3. De commissaris kan op grond van de melding en het gesprek tot de conclusie komen dat er overlegt dient te worden met het OM of de OvJ of er aangifte moet worden gedaan omdat er een redelijk vermoeden bestaat van een strafbaar feit.
4.4. In het geval er aangifte wordt gedaan en het OM een onderzoek start sluit dit een verder bestuursrechtelijk onderzoek niet uit, maar krijgt het strafrechtelijk onderzoek wel voorrang.
5.1. De commissaris toetst de melding om te kunnen komen tot de afweging of het instellen van een onderzoek noodzakelijk is.
5.2. De commissaris kan zich bij de duiding van de melding laten bijstaan door interne of externe deskundigen, bijvoorbeeld bij het Steunpunt Integriteitsonderzoek Politieke Ambtsdragers, mits de onafhankelijkheid gewaarborgd is.
5.3. De duiding van de melding vindt onder andere plaats langs de volgende toetsingscriteria:
5.4. De commissaris kan bij de duiding van de melding het voorhanden zijnde feitenmateriaal analyseren en eventueel de melder, de betrokken politieke ambtsdrager of andere betrokkenen horen. 5.5 Indien de commissaris op grond van zijn bevindingen concludeert dat er geen onderzoek nodig is worden de melder en de betrokken politieke ambtsdrager hierover geïnformeerd.
5.6. De commissaris besluit, in overleg met de contactpersonen bestuurlijke integriteit, of een onderzoek, zoals bedoeld in artikel 6, wordt ingesteld.
5.7. Indien de commissaris op grond van zijn bevindingen van mening is dat een onderzoek nodig is, meldt hij zijn bevindingen aan de Provinciale Staten.
5.8. De commissaris van de Koning stelt, voor zover de feiten dit toelaten, het betrokken statenlid, betrokken commissielid of betrokken gedeputeerde vertrouwelijk en vervolgens de melder op de hoogte van de aanvang van het onderzoek.
6.1. Het onderzoek vindt plaats op een door de commissaris te bepalen wijze, waarbij voor de betreffende melding de meest geëigende onderzoeksmethode wordt gekozen.
6.2. Het onderzoek wordt uitgevoerd in opdracht van de commissaris door een onafhankelijke onderzoeker met een vergunning Wpbr persoonsgericht onderzoek.
6.3. In voorkomende gevallen waarbij er veel publiciteit is of landelijke aandacht kan de commissaris de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties informeren over het instellen van een onderzoek. 6.4. In het geval van een vermeende integriteitsschending door de commissaris wordt, indien besloten wordt tot het instellen van een onderzoek, de minister van Binnenlandse Zaken in kennis gesteld.
7.1. De commissaris verstrekt, na overleg met de statengriffier en de provincie secretaris, een schriftelijke (onderzoeks)opdracht aan de onafhankelijke onderzoeker(s).
7.2. In de opdracht is in ieder geval opgenomen:
8. Kennisgeving aan betrokken politieke ambtsdragers
8.1. De betrokken politieke ambtsdrager wordt over het instellen van het feitenonderzoek zo snel mogelijk per brief geïnformeerd door de commissaris van de Koning.
8.2. In de brief is in ieder geval opgenomen:
9. Horen van betrokkene en getuigen in de onderzoeksfase
9.1. De betrokken politieke ambtsdrager en getuigen kunnen worden gehoord.
9.2. De gesprekken worden gehouden door minimaal twee personen.
9.3. De betrokken politieke ambtsdrager en getuigen worden vooraf op de hoogte gesteld van de aard en de mogelijke duur van het gesprek. Hen wordt meegedeeld dat zij zich kunnen laten bijstaan door een raadsman.
9.4. Er wordt een gespreksverslag opgemaakt en ondertekend door de onderzoekers en de getuigen/ betrokken politieke ambtsdrager.
9.5. De gehoorde krijgt de mogelijkheid om binnen een afgesproken korte termijn schriftelijk te reageren op het betreffende gespreksverslag.
9.6. Als de gehoorde weigert het gespreksverslag te ondertekenen wordt daarvan melding gemaakt in het gespreksverslag. Als degene die is gehoord dat wil, wordt er een schriftelijke weergave van diens afwijkende mening bij het gespreksverslag gevoegd
10.1. De bevindingen van het onderzoek worden vastgelegd in een onderzoeksrapport.
10.2. De betrokken politieke ambtsdrager ontvangt een conceptversie van het rapport voor wederhoor, eventueel commentaar wordt opgenomen in het rapport.
10.3. Het onderzoeksrapport bevat in ieder geval de volgende onderdelen:
10.4. Het onderzoeksrapport is gericht aan de commissaris als opdrachtgever.
IV. POLITIEK-BESTUURLIJKE BEHANDELIGNSFASE
11. Politiek-bestuurlijke behandeling
11.1. Na afronding van de wederhoor fase van het onderzoek wordt het definitieve onderzoeksrapport al dan niet onder geheimhouding- door de commissaris aangeboden aan de betrokken politieke ambtsdrager, het college en aan Provinciale Staten.
11.2. Het onderzoeksrapport wordt zo spoedig als mogelijk en gewenst in de vergadering van Provinciale Staten besproken.
11.3. Provinciale Staten besluiten tevens hoe om te gaan met de eventueel door de commissaris opgelegde geheimhouding.
11.4. Indien Provinciale Staten voornemens zijn de geheimhouding geheel of gedeeltelijk op te heffen, besluiten de Staten in hoeverre en op welke wijze de onderzoeksrapportage geheel of gedeeltelijk openbaar wordt gemaakt. Dit met inachtneming van de Wet open overheid.
12.1. De commissaris zorgt voor de formele interne- en externe communicatie gedurende het proces.
12.2. Voor de interne- en externe communicatie worden de verschillende belangen, waaronder het belang van het onderzoek, het belang van het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokken politieke ambtsdrager en het belang van transparantie, nauwkeurig tegen elkaar afgewogen.
13. Registratieformulier integriteitsschendingen
13.1. De gemelde vermoedens van integriteitsschendingen, de aard van de daaropvolgende onderzoeken en de afdoeningen worden vastgelegd in het formulier ‘registratie integriteitsschendingen politieke ambtsdragers’.
13.2. Het in het vorige lid bedoelde formulier “Landelijk modelformulier Registratie integriteitsschendingen” is als bijlage bij dit protocol gevoegd.
13.3. Jaarlijks informeert de commissaris van de Koning, Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten schriftelijk in het provinciaal jaarverslag over de geregistreerde integriteitsschendingen