| Organisatie | Hoogeveen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening klankbordcommissie Hoogeveen 2024 |
| Citeertitel | Verordening klankbordcommissie Hoogeveen 2024 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 31-05-2024 | Nieuwe regeling | 16-05-2024 |
De raad van de gemeente Hoogeveen;
• de artikelen 84, 87, 88, 89 en 149 van de Gemeentewet;
• de Circulaire “benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester” van 1 oktober 2017 en de “Handreiking Burgemeesters, benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid” van 18 december 2020, beiden van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
• het in het kader van de zorgvuldige opbouw van de verstandhouding tussen raad en burgemeester en een vrije informatie uitwisseling het gewenst is een commissie in te stellen die periodieke klankbordgesprekken voert waarin een open gedachtewisseling over het functioneren van de burgemeester en het functioneren van de raad kan plaatsvinden;
• de klankbordcommissie een te onderscheiden taak heeft van de vertrouwenscommissie, die benoeming en eventueel herbenoeming van de burgemeester voorbereidt.
Artikel 4. Voorbereiding en inhoud
De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester, waarbij in acht wordt genomen dat de profielschets een wensenlijst is en door de tijd en ontwikkelingen achterhaald kan raken. Tevens betrekt de commissie hierbij de verslagen van vorige klankbordgesprekken.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
Artikel 8. Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Hoogeveen,
d.d. 16 mei 2024.
De griffier, De voorzitter,
C. Elken M. Breukelman
Voor de toelichting op deze verordening en hierin geregelde werkwijze met betrekking tot het karakter van de klankbordgesprekken zij in eerste instantie gewezen op de “Circulaire benoeming klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester” van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, zoals deze op 1 oktober 2017 is verschenen, en de daarbij horende “Handreiking burgemeestersbenoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid” van december 2020. Deze documenten worden regelmatig geactualiseerd. Het spreekt voor zich dat de laatst gepubliceerde versie wordt geraadpleegd. In de Circulaire en de Handreiking, die vindbaar zijn via www.politiekeambtsdragers.nl, wordt op heldere wijze uiteengezet wat onder andere de klankbordgesprekken inhouden.
Artikel 1 Instelling commissie
De commissie bestaat uit één raadslid per fractie. Verlies van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van de commissie. Tijdelijke vervanging is vanwege het bijzondere karakter van de procedure, waarin geheimhouding centraal staat, ongewenst en is daarom in deze bepaling niet opgenomen.
Artikel 2 Ambtelijke ondersteuning
Ambtelijke ondersteuning wordt door de griffier geleverd. De griffier zorgt als secretaris ook voor de archivering. Zie ook artikel 6 en 7.
Het moment van vergaderen moet vroegtijdig bekend zijn zodat de leden van de commissie en de burgemeester voldoende tijd hebben voor de voorbereiding.
Een goed klankbordgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De commissie bepaalt daarom de informanten en deelt dit mee aan de burgemeester.
Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college.
Het klankbordgesprek wint aan kracht als het gesprek het karakter heeft van gezamenlijke reflectie op het functioneren van het bestuur en de rol van de burgemeester daarin. De tweezijdigheid van het gesprek kan moeilijk afgedwongen worden in de verordening, maar is wel uitdrukkelijk de bedoeling.
Van alle gesprekken worden verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het volgende klankbordgesprek. Door ruimte voor inbreng van de kant van de burgemeester wint het gesprek aan kracht.
Het verslag kan bondig en beknopt zijn, ook puntsgewijs. Vanwege de geheimhouding is het goed alleen de noodzakelijke informatie op te schrijven. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken, zodat degenen die het volgende klankbordgesprek voeren alsmede de commissaris van de Koning zich een goed beeld daarvan kunnen vormen.
De commissieleden die niet hebben deelgenomen aan de klankbordgesprekken moeten op enig moment kennis kunnen nemen van het verslag, omdat het immers een aanloop is naar besluitvorming over een aanbeveling tot herbenoeming en het gesprek over de herbenoeming. Wat in het klankbordgesprek gewisseld wordt, behoort tussen de commissieleden en de burgemeester te blijven. Dat maakt dat het verslag van het gesprek niet openbaar wordt gemaakt.
Artikel 6 en 7 Geheimhouding en archivering
De geheimhoudingsplicht voor de klankbordcommissie vloeit voort uit artikelen 87, 88 en 89 van de Gemeentewet.
De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken (de verslagen inbegrepen) en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt.
De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie, de raadsleden, alsmede tot degene die ambtelijke ondersteuning verleent. Vanwege de gevoeligheid van de informatie, alsmede vanwege de mogelijke strafrechtelijke consequenties van de schending van deze plicht, wordt aan het begin van de vergadering door voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich mee dat commissieleden die geen zitting (meer) hebben in de commissie en aan anderen geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
De secretaris van de commissie bepaalt de te volgen werkwijze, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats als deskundige op dit terrein. Het spreekt vanzelf dat de beveiliging van de datastromen, de ontvangst en bewaring en verzending van stukken en archivering geregeld is voor het eerste klankbordgesprek plaatsvindt.
Er zijn twee fasen te onderscheiden.
“Overbrenging” is de uiteindelijke formele overdracht van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats in de zin van artikel 12 van de Archiefwet 1995. Met het oog op de geheimhouding onder de Gemeentewet wordt aangeraden de stukken niet vervroegd formeel over te brengen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, maar pas na de wettelijke termijn van 20 jaar.
Tot dat moment moeten de archiefbescheiden worden geplaatst in een archiefruimte van de gemeente. Om de geheimhouding te borgen, is het advies om een afspraak te maken met de beheerder van de archiefbewaarplaats (meestal de gemeentearchivaris) dat de archiefbescheiden al wel worden geplaatst in de (op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 door burgemeester en wethouders aangewezen) gemeentelijke archiefbewaarplaats. De archiefbewaarplaats doet in deze dan dienst als archiefruimte. De secretaris van de commissie en de beheerder van de archiefbewaarplaats plegen tijdig overleg over de plaatsing en het beheer van de archiefbescheiden.
Het aanleveren van de archiefbescheiden direct na afronding van de procedure ter plaatsing in de archiefbewaarplaats van de gemeente geschiedt door de secretaris van de commissie, omdat het college van B&W in die hoedanigheid geen toegang heeft tot deze stukken. Omdat het college formeel wel de zorgdrager is voor de archiefbescheiden, is het advies de secretaris van de commissie in dit specifieke geval te mandateren.
Ten behoeve van de overbrenging van de stukken na uiterlijk 20 jaar naar de archiefbewaarplaats is het van belang de beperking voor openbaarmaking scherp te formuleren. Dat kan dus al worden voorbereid door de secretaris van de klankbordcommissie op het moment dat deze de stukken in beheer geeft bij de archiefbewaarplaats. Daarmee wordt bereikt dat bij de overbrenging na uiterlijk 20 jaar niet vergeten wordt deze beperking formeel in een besluit vast te leggen. Met het oog op de persoonlijke levenssfeer van personen die in de dossiers worden genoemd wordt aangeraden de termijn te stellen op 75 jaar na het afsluiten van het dossier.
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van archiefbescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale archiefbescheiden van toepassing. Digitale archiefbescheiden worden bewaard in een zogenoemde e-depotvoorziening. Ingeval er sprake is van digitale bestanden dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd. Hiervoor zij verwezen naar de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).
Artikel 8 Onvoorziene gevallen
Dit artikel treft een voorziening inzake de bevoegdheid van de commissie in gevallen waarover bij verordening geen regeling is getroffen en de bevoegdheidsverdeling niet uit een andere norm voortvloeit.
Artikel 9 Ontbinding van de commissie
De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. In geval de commissie een permanente status heeft, kan de samenstelling tussentijds worden aangepast, bijvoorbeeld indien het wenselijk wordt geacht de klankbordgesprekken in een kleinere kring te voeren.