Verordening betreffende de instelling en werkwijze van de Vertrouwenscommissie inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Noord-Holland 2024

Artikel 1 Instelling

Er is een commissie genaamd: vertrouwenscommissie inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Noord-Holland, hierna te noemen “de vertrouwenscommissie”.

Artikel 2 Taak

De vertrouwenscommissie is belast met de voorbereiding van een aanbeveling van Provinciale Staten van Noord-Holland aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Noord-Holland.

Artikel 3 Samenstelling

• 1.

  De vertrouwenscommissie bestaat uit een afvaardiging van acht leden van Provinciale Staten van Noord-Holland.

• 2.

  De vertrouwenscommissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 3.

  De griffier van Provinciale Staten van Noord-Holland is secretaris van de vertrouwenscommissie. Hij kan zich door de plaatsvervangend griffier en een ambtenaar laten bijstaan. Bij ontstentenis van de griffier kan hij worden vervangen door de plaatsvervangend griffier of een Statenadviseur van de griffie.

• 4.

  Voor de leden van de vertrouwenscommissie worden geen plaatsvervangers aangewezen.

Artikel 4 Werkwijze

• 1.

  De vertrouwenscommissie vormt zich een oordeel over het functioneren van de commissaris van de Koning van Noord-Holland. Het toetsingskader hiervoor bestaat uit

  • -

    de profielschets zoals deze is vastgesteld door Provinciale Staten op 12-09-2018;

  • -

    de verslagen van de gesprekken van de commissie evaluatie commissaris van de Koning van Noord-Holland;

  • -

    gesprekken met enkele actoren om een beeld te vormen over het werk van de commissaris van de Koning binnen en buiten de organisatie en de politieke arena.

• 2.

  De vertrouwenscommissie legt haar bevindingen schriftelijk vast in een verslag aan Provinciale Staten. Dit verslag is geheim.

• 3.

  Het verslag van de vertrouwenscommissie wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld. In het verslag kunnen de leden van de vertrouwenscommissie van minderheidsstandpunten blijk geven.

• 4.

  Alvorens het verslag aan Provinciale Staten te zenden, bespreekt de vertrouwenscommissie dit met de commissaris van de Koning.

• 5.

  Indien ter zake van zijn functioneren afspraken met de commissaris van de Koning worden gemaakt, worden deze in het verslag aan Provinciale Staten vermeld.

Artikel 5 Vergaderingen

• 1.

  De vertrouwenscommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten.

• 2.

  De uitnodigingen voor de vergaderingen van de vertrouwenscommissie worden ten minste drie dagen tevoren door of vanwege de voorzitter aan de leden gezonden.

• 3.

  De vertrouwenscommissie vergadert uitsluitend wanneer meer dan de helft van het aantal commissieleden aanwezig is.

• 4.

  De vergaderingen van de vertrouwenscommissie vinden plaats achter gesloten deuren.

Artikel 6 Besluitvorming

• 1.

  De vertrouwenscommissie besluit bij de voorbereiding van de aanbeveling bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft.

• 2.

  Bij het staken van de stemmen bij de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van de beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen.

• 3.

  De vertrouwenscommissie streeft naar unanimiteit.

• 4.

  Het verslag van de vertrouwenscommissie wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld. In het verslag kunnen leden van de vertrouwenscommissie blijk geven van minderheidsstandpunten.

Artikel 7 Aanbeveling

• 1.

  De aanbeveling inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koning is openbaar met ingang van het moment waarop deze door Provinciale Staten als zodanig is vastgesteld.

• 2.

  De bij de aanbeveling behorende stukken, alsmede de overige stukken, gegevens of informatie waarop Provinciale Staten de aanbeveling hebben gebaseerd, blijven onverminderd geheim overeenkomstig het dienaangaande in de onderhavige verordening is bepaald.

Artikel 8 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen, waarin deze verordening niet voorziet, beslist de vertrouwenscommissie. Bij het staken der stemmen beslist de voorzitter van de vertrouwenscommissie.

Artikel 9 Ontbinding van de vertrouwenscommissie

De vertrouwenscommissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag, volgende op die, waarop het Koninklijk Besluit tot herbenoeming van de Commissaris van de Koning aan Provinciale Staten bekend is gemaakt.

Artikel 10  

• 1.

  Alle stukken die de vertrouwenscommissie in het kader van haar werkzaamheden zelf heeft opgemaakt, alsmede de overige stukken die op grond van de Archiefwet of naar het oordeel van de voorzitter van de Vertrouwenscommissie voor archivering in aanmerking komen, worden na ontbinding van de Vertrouwenscommissie onverwijld door de secretaris van de Vertrouwenscommissie verpakt in gesloten en verzegelde enveloppen, welke worden voorzien van een duidelijke aanduiding “GEHEIM”.

• 2.

  De secretaris van de vertrouwenscommissie brengt de in lid 1 bedoelde enveloppen overeenkomstig het bepaalde in artikel 13 van de Archiefwet 1995 onverwijld over naar de krachtens die wet aangewezen archiefbewaarplaats.

• 3.

  In het kader van de overbrenging van de in lid 1 bedoelde enveloppen naar de archiefbewaarplaats wordt bepaald dat de betreffende archiefbescheiden gedurende 75 jaar geheim dienen te blijven. Zulks overeenkomstig het bepaalde in artikel 15 van de Archiefwet 1995 en op grond van de in lid 1 , sub a en c van dat artikel genoemde gronden.

• 4.

  Van de in lid 2 bedoelde overbrenging wordt een verklaring opgemaakt als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15 van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid.

• 5.

  Indien voor de uitvoering van het bepaalde in de leden 1 tot en met 4 de tussenkomst van het college van Gedeputeerde Staten in haar hoedanigheid van zorgdrager als bedoeld in de Archiefwet 1995 vereist is, verleent zij daaraan volledig en onverkort haar medewerking. Wanneer dit noodzakelijkerwijze met zich mee mocht brengen dat de enveloppen aan het college van Gedeputeerde Staten dienen te worden overgedragen, zal het dit college niet zijn toegestaan deze te openen.

• 6.

  Alle stukken die door of vanwege de vertrouwenscommissie zijn opgemaakt of aan haar zijn toevertrouwd en niet voor archivering in aanmerking komen, worden door de voorzitter en de secretaris in gezamenlijkheid vernietigd, dan wel worden geretourneerd aan degenen die deze stukken hebben verschaft.

Artikel 11  

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgend op die van haar vaststelling en vervalt met ingang van de dag waarop het Koninklijk Besluit tot herbenoeming van de commissaris van de Koning aan Provinciale Staten bekend is gemaakt.

Artikel 12  

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de vertrouwenscommissie herbenoeming cvdK”.