Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer;
overwegende dat het college bevoegd is regels vast te stellen met betrekking tot reserves en voorzieningen;
gelet op artikel 19 van de Algemene subsidieverordening Haarlemmermeer 2024;
besluit vast te stellen de Beleidsregel reserves en voorzieningen uit subsidiegelden Haarlemmermeer 2024;
Artikel 1. Definities
In deze regels wordt verstaan onder:
- a.
bestemmingsreserve: bestemmingsreserve zoals bedoeld in de Algemene subsidieverordening Haarlemmermeer 2024;
- b.
financieel gezonde situatie: de current ratio van de subsidieontvanger is minimaal 1 en de solvabiliteitsratio is minimaal 0,25 én er is sprake van een structureel sluitende exploitatie voor door de gemeentelijke gesubsidieerde activiteiten;
- c.
gemeentelijke subsidie: subsidie van de gemeente Haarlemmermeer;
- d.
reserve: reserve zoals bedoeld in de Algemene subsidieverordening Haarlemmermeer 2024;
- e.
subsidieontvanger: rechtspersoon aan wie de subsidie wordt verstrekt;
- f.
voorziening: voorziening zoals bedoeld in de Algemene subsidieverordening Haarlemmermeer 2024.
Artikel 2. Toepassingsbereik
Deze regels zijn van toepassing op een boekjaarsubsidie van de gemeente Haarlemmermeer voor zover de subsidie meer bedraagt dan € 125.000 per jaar en de subsidie meer dan de helft van de begroting van de subsidieontvanger dekt.
Artikel 3. Reserve
- 1.
De subsidieontvanger van een subsidie vanaf € 125.000 per jaar heeft een reserve.
- 2.
Het met gemeentelijke subsidie opgebouwde deel van de reserve is zichtbaar in de jaarrekening van de subsidieontvanger.
- 3.
Als de subsidieontvanger geen jaarrekening heeft of het met gemeentelijke subsidie opgebouwde deel van de reserve niet op andere wijze zichtbaar is, wordt dit deel gesteld op het aandeel gemeentelijke subsidie in de jaaromzet van de subsidieontvanger.
- 4.
Als bij subsidievaststelling de kosten van de gesubsidieerde activiteiten lager zijn of de inkomsten van de activiteiten hoger zijn dan waarop de subsidieverlening is gebaseerd, mag de subsidieontvanger de op dit verschil gebaseerde subsidie toevoegen aan de reserve tot een maximum van 10% van de verleende subsidie voor dat jaar.
- 5.
In aanvulling op het vorige lid geldt dat het gemeentelijke aandeel in de reserve nooit meer bedraagt dan:
- a.
15% van de verleende subsidie voor dat jaar met een maximum van € 750.000; of
- b.
€ 30.000, als dit bedrag hoger is dan 15% van de verleende subsidie voor dat jaar.
- 6.
Het college kan de subsidieontvanger toestemming geven om van de bepalingen in het voorgaande twee leden af te wijken:
- a.
indien dat nodig is voor het bereiken van een financieel gezonde situatie van de subsidieontvanger;
- b.
indien toepassing daarvan tot onevenredig nadelige gevolgen voor de subsidieontvanger zou leiden.
- 7.
De subsidieontvanger verantwoordt de onttrekkingen en toevoegingen aan de reserve jaarlijks op een overzichtelijke wijze in de jaarrekening, of als de subsidieontvanger geen jaarrekening heeft op andere wijze, met toelichting.
- 8.
Bij ontbinding van de rechtspersoon van de subsidieontvanger kan het met gemeentelijke subsidie opgebouwde deel van de reserve worden teruggevorderd.
Artikel 4. Bestemmingsreserve
- 1.
Het gebruik van subsidiegelden voor een bestemmingsreserve is slechts mogelijk indien dit bij de subsidieverlening is voorzien.
- 2.
In de subsidieaanvraag dient voor elke bestemmingsreserve waarvoor subsidie wordt aangevraagd te worden aangegeven:
- a.
- b.
en onderbouwing van de gewenste maximale omvang van de reserve;
- c.
- d.
de verwachte duur/looptijd van de reserve.
- 3.
Het met gemeentelijke subsidie opgebouwde deel van een bestemmingsreserve is zichtbaar is in de jaarrekening van de subsidieontvanger.
- 4.
Als de subsidieontvanger geen jaarrekening of het met gemeentelijke subsidie opgebouwde deel van een bestemmingsreserve niet op andere wijze zichtbaar is wordt dit deel gesteld op het aandeel van de gemeentelijke subsidie in de jaaromzet.
- 5.
De subsidieontvanger verantwoordt de onttrekkingen en toevoegingen aan de bestemmingsreserve jaarlijks op een overzichtelijke wijze in de jaarrekening, of als de subsidieontvanger geen jaarrekening heeft op andere wijze, met toelichting.
- 6.
Voor andere aanwendingen van gelden uit de bestemmingsreserve dan het doel waarvoor die is ingesteld is toestemming van het college nodig.
- 7.
Bij ontbinding van de rechtspersoon kan het met de gemeentelijke subsidie opgebouwde deel van de bestemmingsreserve worden teruggevorderd.
Artikel 5. Voorzieningen
- 1.
De subsidieontvanger informeert het college over een gevormde voorziening en het met de gemeentelijke subsidie opgebouwde deel daarin in de jaarrekening.
- 2.
Ten aanzien van de met gemeentelijke subsidie gevormde voorziening wordt inzicht gegeven in het doel ervan, de onderbouwing van de noodzakelijke maximale hoogte en een planmatige onderbouwing van de meerjarige opbouw van en onttrekkingen uit de voorziening.
- 3.
Als het met gemeentelijke subsidie opgebouwde deel van een voorziening niet zichtbaar is in de jaarrekening van de subsidieontvanger of op andere wijze zichtbaar is gemaakt wordt dit deel gesteld op het aandeel van de gemeentelijke subsidie in de jaaromzet.
- 4.
Bij ontbinding van de rechtspersoon kan het met de gemeentelijke subsidie opgebouwde deel van een voorziening in redelijkheid worden teruggevorderd.
Artikel 6. Slotbepalingen
- 1.
Deze regels treden in werking op de eerste dag na bekendmaking.
- 2.
Deze regels worden aangehaald als: Beleidsregel reserves en voorzieningen uit subsidiegelden Haarlemmermeer 2024.
Toelichting
Algemeen
Deze beleidsregel heeft tot doel te borgen dat door de gemeente verleende boekjaarsubsidies efficiënt worden ingezet door de subsidieontvangers. Een boekjaarsubsidie is in de Algemene subsidieverordening Haarlemmermeer 2024 (Asv) gedefinieerd als ‘een subsidie die voor een of meerdere boekjaren aan een instelling wordt verstrekt voor de exploitatiekosten van de uitvoering van meerdere samenhangende activiteiten met een voortdurend karakter’, waarbij een boekjaar is gedefinieerd als een kalenderjaar van 1 januari tot en met 31 december. De beleidsregel is dus van toepassing op organisaties die als organisatie jaar in jaar uit worden gesubsidieerd voor min of meer dezelfde activiteiten en die grotendeels afhankelijk zijn van gemeentelijke subsidie.
De beleidsregel maakt het mogelijk dat een deel van de verleende subsidie niet direct wordt ingezet in het jaar waarvoor de subsidie is verleend, maar door de subsidieontvanger wordt gereserveerd voor uitgaven in de toekomst. De subsidieontvanger kan daarvoor goede redenen hebben, maar vanuit oogpunt van controleerbaarheid en efficiëntie van de inzet van gemeentegelden is het nodig hiervoor regels vast te stellen. Daarmee ontstaat duidelijkheid en wordt voorkomen dat bij de vaststelling van de subsidie of bij toekomstige subsidieaanvragen onnodige discussie ontstaat.
Artikel 19 van de Asv geeft het college de mogelijkheid om regels van algemene strekking vast te stellen voor reserves en voorzieningen. Deze beleidsregel is de invulling daarvan.
Artikelsgewijs
artikel 1
De onder b bedoelde ‘solvabiliteitsratio’ wordt bepaald door het totale eigen vermogen te delen door het totaal van de activa. Het eigen vermogen is bezittingen (activa) minus schulden (passiva).
Met de onder b genoemde ‘structureel sluitende begroting exploitatie voor door de gemeente gesubsidieerde activiteiten’ wordt bedoeld dat over langere termijn gezien, in ieder geval voor twee of meer jaren, kosten en inkomsten in evenwicht zijn.’