Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- •
agendacommissie: de agendacommissie van de raad, bestaande uit de eerste plaatsvervangend
- •
raadsvoorzitter en de vier door de raad uit zijn midden verkozen voorzitters en plaatsvervangende
- •
voorzitters van het raadsoverleg;
- •
bestuurlijke agenda: een overzicht van onderwerpen waaromtrent het college van B&W de raad op
- •
daarbij aangegeven momenten een voorstel ter besluitvorming toe zal zenden;
- •
college: het college van burgemeester en wethouders;
- •
fractievoorzittersoverleg: het overleg van de voorzitters van de raadsfracties;
- •
griffier: de griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
- •
portefeuillehouder: het lid van het college van B&W dat het betreffende onderwerp in zijn of haar
- •
- •
voorzitter: de voorzitter van het raadsoverleg of diens plaatsvervanger.
Artikel 2. Het raadsoverleg
- 1.
- 2.
Het overleg is openbaar tenzij de raad besluit dat het overleg (of één of meerdere agendapunten hiervan) in beslotenheid dient te worden gevoerd.
- 3.
Het overleg kan géén (raads)besluiten nemen.
- 4.
In het raadsoverleg wordt door vertegenwoordigers van de raadsfracties zowel onderling als met het college overleg gevoerd over aan de raad voorgelegde voorstellen en rapportages ter voorbereiding op besluitvorming door de gemeenteraad tijdens de raadsvergaderingen.
- 5.
De agendacommissie kan andere aangelegenheden dan bedoeld in lid 4 op de (concept-) agenda voor een raadsoverleg plaatsen.
- 6.
Twee weken voorafgaand aan een raadsvergadering vindt een raadsoverleg plaats.
- 7.
De agendacommissie kan (ter uitvoering van een besluit van de raad, op eigen initiatief of op verzoek van het fractievoorzittersoverleg) ook op andere momenten een raadsoverleg uitschrijven of het uitschrijven van een raadsoverleg in bijzondere gevallen achterwege laten.
- 8.
De raad kan, met tussenkomst van de agendacommissie, voor specifieke onderwerpen een bijzonder raadsoverleg instellen.
Artikel 3. Voorzitter en secretaris
- 1.
De raad wijst uit zijn midden twee leden aan die als voorzitter van een raadsoverleg kunnen fungeren. De agendacommissie bepaalt voor elke overlegvergadering door wie van beide aangewezen voorzitters deze wordt voorgezeten.
- 2.
De raad wijst uit zijn midden twee leden aan die bij afwezigheid van beide aangewezen voorzitters als plaatsvervangend voorzitter van een raadsoverleg kunnen fungeren. De agendacommissie bepaalt wie van beide in een voorkomend geval een raadsoverleg voorzit.
- 3.
De griffier of diens plaatsvervanger fungeert als secretaris van het raadsoverleg en is bij elk raadsoverleg aanwezig.
Artikel 4. Deelnemers aan het raadsoverleg
- 1.
Een raadsfractie kan twee vertegenwoordigers, zijnde raadslid of fractieassistent als bedoeld in de Verordening fractieondersteuning, aan een raadsoverleg laten deelnemen. Tijdens een raadsoverleg kan een aan de vergadering deelnemende vertegenwoordiger van een fractie zich bij de overgang naar een volgend agendapunt laten vervangen door een ander fractielid of fractieassistent.
- 2.
In geval een lid van een fractie zich afsplitst en verder gaat als eenmansfractie heeft deze fractie, in afwijking van het aantal vertegenwoordigers genoemd in lid 1, recht op één deelnemer aan het raadsoverleg.
- 3.
Het college is bij het bespreken van een geagendeerd onderwerp in het raadsoverleg vertegenwoordigd door de betreffende portefeuillehouder. Deze kan zich laten bijstaan door een of meer ambtelijke medewerkers en/of externe experts.
- 4.
Anderen dan bedoeld in lid 1 en lid 3 kunnen op uitnodiging van de agendacommissie deelnemen aan het gedeelte van het raadsoverleg waar de uitnodiging betrekking op heeft.
Artikel 5. Inhoud en bedoeling van het Raadsoverleg
- 1.
De deelnemers van het overleg kunnen tijdens het raadsoverleg nadere informatie inwinnen over voorgelegde raadsvoorstellen bij het college of derden. Ook kunnen zij reageren op voorgelegde raadsvoorstellen en desgewenst onderling voorlopige standpunten uitwisselen en hierover discussie voeren.
- 2.
Voorts kan in een raadsoverleg:
- a.
op verzoek een ingekomen stuk of ander document worden besproken met de betreffende portefeuillehouder en/of tussen de fractievertegenwoordigers;
- b.
het college van B&W de vertegenwoordigers van de fracties consulteren over een door het college te nemen of voorgenomen besluit, al dan niet ter voorbereiding van een uitspraak ter zake door de raad;
- c.
de planning vermeld op de bestuurlijke agenda worden besproken;
- d.
in een rondvraag over een actueel vraagstuk informatie worden ingewonnen van de desbetreffende portefeuillehouder;
- e.
door of namens het college, door een externe expert of een vertegenwoordiger van een organisatie een presentatie worden verzorgd of een toelichting worden gegeven, waarna door de deelnemers aan de bijeenkomst vragen kunnen worden gesteld;
- f.
over actuele vraagstukken aan de hand van verstrekte informatie een gesprek worden gevoerd, onderling tussen de vertegenwoordigers van de fracties of door hen met de betreffende portefeuillehouder en/of een expert;
- g.
inwoners, vertegenwoordigers van organisaties en/of experts op uitnodiging worden gehoord of met hen een gesprek worden gevoerd.
Artikel 6. Rondvraag
- 1.
Vragen voor de rondvraag hoeven niet vóór het overleg te worden gemeld.
- 2.
De voorzitter van het raadsoverleg inventariseert aan het begin van het overleg welke vragen er zijn voor het agendapunt “rondvraag” en zorgt voor een logische volgorde van behandeling hiervan.
- 3.
Beantwoording van de vragen geschiedt:
- a.
mondeling tijdens het overleg of
- b.
na het overleg, op wijze die overeengekomen wordt tijdens het overleg.
Artikel 7. Oproep en agenda
- 1.
Namens de voorzitter worden ten minste 10 dagen voor een raadsoverleg een schriftelijke oproep en de door of namens de agendacommissie opgestelde voorlopige agenda met de daarbij behorende voorstellen en stukken digitaal via het raadsinformatiesysteem aan de raadsleden toegezonden.
- 2.
Wanneer na het verzenden van de schriftelijke oproep aanvullende stukken beschikbaar komen worden deze zo spoedig mogelijk digitaal aan de raadsleden beschikbaar gesteld.
- 3.
De oproep, voorlopige agenda en vergaderstukken worden eveneens digitaal via het raadsinformatiesysteem toegezonden aan de leden van het college.
- 4.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep en zo mogelijk na overleg met de agendacommissie een gewijzigde voorlopige agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van het raadsoverleg wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden van de raad en de collegeleden gezonden.
- 5.
Op de stukken bedoeld in het eerste en tweede lid, is in voorkomende gevallen artikel 9 lid 3 van dit reglement van toepassing.
- 6.
De agenda wordt bij aanvang van het raadsoverleg door de raad vastgesteld.
Artikel 8. Openbare kennisgeving
- 1.
Raadsoverleggen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging en publicatie van de agendapunten in de gemeentelijke informatierubriek in een huis-aan-huisblad en door plaatsing op de gemeentelijke website.
- 2.
In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend digitaal plaatsvinden.
Artikel 9. Openbaar beschikbaar stellen van voorstellen en stukken
- 1.
Voorstellen en stukken die ter toelichting daarvan dienen of betrekking hebben op anderszins geagendeerde onderwerpen worden, voor zover digitaal beschikbaar en niet zijnde documenten bedoeld in lid 3, op de gemeentelijke website geplaatst. Op verzoek zijn de documenten op het gemeentehuis in te zien.
- 2.
Documenten die na het verzenden van de schriftelijke oproep aan de raadsleden worden nagezonden worden, voor zover digitaal beschikbaar en niet zijnde documenten bedoeld in lid 3, zo spoedig mogelijk op de gemeentelijke website toegevoegd aan de voor het betreffende overleg geplaatste documenten.
- 3.
Documenten waaromtrent op grond van de artikelen 87, 88 en 89 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden afgeschermd voor buitenstaanders digitaal toegezonden aan de raadsleden met toevoeging van een mededeling over de status van de documenten.
- 4.
In geval documenten waaromtrent op grond van de artikelen 87, 88 en 89 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, schriftelijk aan de raad beschikbaar zijn gesteld blijven deze documenten onder berusting van de griffier. Deze doet mededeling aan de raad op welke wijze de betreffende documenten zijn in te zien.
Artikel 10. Inspreken over een geagendeerd onderwerp
- 1.
Inwoners van de gemeente en andere belanghebbenden kunnen voorafgaand aan een
- 2.
agendapunt dat voor een raadsoverleg is geagendeerd gedurende maximaal 5 minuten over het geagendeerd onderwerp inspreken.
- 3.
Het raadsoverleg kan, in voorkomende gevallen op voorstel van de agendacommissie, bepalen dat op een agendapunt, anders dan een te bespreken raadsvoorstel, geen inspraak mogelijk is.
- 4.
De maximale totale inspreektijd bij een agendapunt bedraagt 30 minuten. Wanneer zich meer dan zes insprekers hebben gemeld wordt de beschikbare inspreektijd over de insprekers naar rato verdeeld.
- 5.
Het raadsoverleg kan besluiten de beschikbare inspreektijd te verlengen.
- 6.
Insprekers op geagendeerde raadsvoorstellen dienen tot uiterlijk 12.00 uur op de dag voorafgaand aan de vergadering telefonisch of per e-mail en onder opgave van naam en telefoonnummer bij de griffie melding te maken van hun voornemen.
- 7.
De voorzitter geeft de deelnemers aan het raadsoverleg gelegenheid om ter vergadering insprekers na het uitspreken van hun bijdrage te bevragen.
Artikel 11. Inspreken over een niet geagendeerd onderwerp
- 1.
Inwoners van de gemeente en andere belanghebbenden kunnen een verzoek doen bij het raadsoverleg in te spreken over een niet geagendeerd onderwerp. Daartoe dienen zij uiterlijk zeven dagen voor een raadsoverleg per e-mail en onder opgave van naam en telefoonnummer een verzoek in bij de griffie.
- 2.
Een verzoek om in te spreken over een niet-geagendeerd onderwerp wordt geweigerd wanneer dit verzoek betrekking heeft op een besluit waartegen bezwaar of beroep mogelijk is of waaromtrent een andere juridische procedure loopt, het een aangelegenheid betreft die niet behoort tot de bevoegdheden van de raad, sprake is van een situatie in de persoonlijke levenssfeer of van een raadsbesluit dat minder dan een jaar voordien is genomen.
- 3.
De agendacommissie besluit, zo nodig via een mail-raadpleging, of een verzoek om over een niet geagendeerd onderwerp te worden gehoord op de agenda van het eerstvolgend raadsoverleg wordt geplaatst. De griffie doet daarover namens de commissie melding aan de raad.
- 4.
De voorzitter geeft de deelnemers aan het raadsoverleg gelegenheid om ter vergadering insprekers na het uitspreken van hun bijdrage te bevragen.
Artikel 12. Beeld- en geluidsregistratie
- 1.
Van een raadsoverleg wordt een beeld- en geluidsregistratie verzorgd die als webcast live en achteraf via internet te volgen is.
- 2.
In geval de raad conform artikel 23 van de Gemeentewet achter gesloten deuren vergadert blijft een beeld- en geluidsregistratie achterwege.
- 3.
Bij technische onvolkomenheden vindt een vergadering voortgang zonder beeld- en geluidsregistratie. In dat geval wordt van de betreffende vergadering achteraf een geluidsopname of een beknopt schriftelijk verslag gepubliceerd op de gemeentelijke website.
Artikel 13. Afsluiting overleg over raadsvoorstellen en doorgeleiding van voorstellen en consultaties
- 1.
Het bespreken van een raadsvoorstel in een raadsoverleg wordt afgesloten door de voorzitter met een van de volgende conclusies, gebaseerd op een unaniem of breed gesteund oordeel van de deelnemers aan de bijeenkomst:
- a.
het voorstel wordt voor de eerstvolgende raadsvergadering ter besluitvorming geagendeerd als ‘hamerstuk’;
- b.
het voorstel wordt voor de eerstvolgende raadsvergadering ter besluitvorming geagendeerd als ‘bespreekstuk’, onder aantekening van de in het raadsoverleg door de vertegenwoordigers van de fracties aangegeven bespreekpunten en/of door het college nader te verstrekken informatie;
- c.
het voorstel wordt voor agendering voor besluitvorming aangehouden, onder aantekening van de reden daarvoor;
- d.
het voorstel wordt teruggezonden naar het college van B&W, onder aantekening van de reden daarvoor.
- 2.
Het bespreken van de mogelijkheid een zienswijze op ontvangen stukken in te dienen, dan wel wensen of bedenkingen te uiten op een door het college voor consultatie voorgenomen besluit of ander voornemen dat aan de raad is voorgelegd wordt door de voorzitter, zo nodig met ondersteuning van de griffier of diens plaatsvervanger, afgesloten door de opbrengst van het gevoerde overleg en hetgeen ter bespreking en/of besluitvorming wordt doorgeleid naar de raad te formuleren.
- 3.
De griffier of diens plaatsvervanger draagt zorg voor het vastleggen van de aantekeningen als bedoeld in lid 1 en opbrengst als bedoeld in lid 2, alsmede van in het raadsoverleg door of namens het college van B&W gedane toezeggingen.
Artikel 14. Toehoorders en pers
- 1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raadsoverleggen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen. Zij volgen aanwijzingen van de voorzitter op.
- 2.
Het blijk geven van tekenen van goed- of afkeuring, het voor raadsleden zichtbaar tonen van uitingen die betrekking hebben op een geagendeerd voorstel of het op andere wijze verstoren van de orde is toehoorders verboden.
- 3.
De voorzitter kan toehoorders die, na een waarschuwing te hebben ontvangen, de orde blijven verstoren uit de vergaderzaal verwijderen.
- 4.
Diegenen die van een openbaar raadsoverleg geluid- of beeldregistraties willen maken, anders dan bedoeld in artikel 12, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en volgen diens aanwijzingen op.
Artikel 15. Uitleg reglement
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist ter vergadering de voorzitter, gehoord hebbende de deelnemers aan het overleg, en in andere gevallen het fractievoorzittersoverleg.
Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Dit reglement treedt in werking op de dag na vaststelling.
- 2.
Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement Raadsoverleg gemeente Het Hogeland 2024.