Paragraaf 1. Agenda en documenten
Artikel 10. Oproep en agenda
- 1.
Namens de voorzitter worden ten minste 10 dagen voor een raadsvergadering een schriftelijke oproep en de door of namens de agendacommissie opgestelde voorlopige agenda met de daarbij behorende voorstellen en stukken digitaal via het raadsinformatiesysteem aan de raadsleden toegezonden.
- 2.
Wanneer na het verzenden van de schriftelijke oproep aanvullende stukken beschikbaar komen worden deze zo spoedig mogelijk digitaal aan de raadsleden beschikbaar gesteld.
- 3.
De oproep, voorlopige agenda en vergaderstukken worden eveneens digitaal via het raadsinformatiesysteem toegezonden aan de leden van het college.
- 4.
Op de voorlopige agenda wordt vermeld welke voorstellen na bespreking in het raadsoverleg als “hamerstuk” en welke als “bespreekstuk” worden geagendeerd. Daarnaast kunnen door de agendacommissie voorstellen of andere onderwerpen op de voorlopige agenda worden geplaatst zonder dat voorafgaand bespreking in een raadsoverleg heeft plaatsgevonden.
- 5.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep en zo mogelijk na overleg met de agendacommissie een gewijzigde voorlopige agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de raadsvergadering wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden van de raad en de collegeleden gezonden.
- 6.
Op de stukken bedoeld in het eerste en tweede lid, is in voorkomende gevallen artikel 12 lid 3 van dit reglement van toepassing.
- 7.
De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld.
- 8.
Op de in het eerste lid vermelde termijn kan een uitzondering worden gemaakt wanneer de voorzitter op grond van artikel 17, lid 2 van de Gemeentewet een raadsvergadering uitschrijft.
Artikel 11. Openbare kennisgeving
- 1.
Raadsvergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging en publicatie van de agendapunten in de gemeentelijke informatierubriek in een huis-aan-huisblad en door plaatsing op de gemeentelijke website.
- 2.
In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend digitaal plaatsvinden.
Artikel 12. Openbaar beschikbaar stellen van voorstellen en stukken
- 1.
Voorstellen en stukken die ter toelichting daarvan dienen of betrekking hebben op anderszins geagendeerde onderwerpen worden, voor zover digitaal beschikbaar en niet zijnde documenten bedoeld in lid 3, op de gemeentelijke website geplaatst. Op verzoek zijn de documenten op het gemeentehuis in te zien.
- 2.
Documenten die na het verzenden van de schriftelijke oproep aan de raadsleden worden nagezonden worden, voor zover digitaal beschikbaar en niet zijnde documenten bedoeld in lid 3, zo spoedig mogelijk op de gemeentelijke website toegevoegd aan de voor betreffende vergadering geplaatste documenten.
- 3.
Documenten waaromtrent op grond van de artikelen 87, 88 en 89 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden afgeschermd voor buitenstaanders digitaal toegezonden aan de raadsleden met toevoeging van een mededeling over de status van de documenten.
- 4.
In geval documenten waaromtrent op grond van de artikelen 87, 88 en 89 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, schriftelijk aan de raad beschikbaar zijn gesteld blijven deze documenten onder berusting van de griffier. Deze doet mededeling aan de raad op welke wijze de betreffende documenten zijn in te zien.
Paragraaf 2. Ter vergadering
Artikel 13. Presentielijst
- 1.
De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen.
- 2.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst, die aan het einde van elke raadsvergadering door de voorzitter en de griffier door ondertekening wordt vastgesteld.
Artikel 14. Aantal spreektermijnen en mogelijkheid spreektijd te maximaliseren
- 1.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.
- 2.
Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.
- 3.
Raadsleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.
- 4.
Het derde lid is niet van toepassing op een raadslid dat een amendement, een subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend ten aanzien van de beraadslaging daarover.
- 5.
Bij de bepaling hoeveel keer een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, worden interrupties en het spreken over een voorstel van orde niet meegerekend.
- 6.
In bijzondere gevallen kan de voorzitter na gevoerd overleg in het fractievoorzittersoverleg voor een vergadering of agendapunt een maximale spreektijd per fractie(lid) vaststellen.
Artikel 15 Inspreken
- 1.
Inwoners van de gemeente en andere belanghebbenden kunnen voorafgaand aan de behandeling van een voorstel gedurende maximaal 5 minuten op het voorstel reageren, alléén voor zover:
- a.
hij/zij dit niet al in het raadsoverleg heeft gedaan;
- b.
of er zich grote wijzigingen in omstandigheden hebben voorgedaan sinds de inspraak tijdens het raadsoverleg.
- 2.
De maximale inspreektijd bij een agendapunt bedraagt 30 minuten. Wanneer zich meer dan zes insprekers hebben gemeld wordt de beschikbare inspreektijd over de insprekers naar rato verdeeld.
- 3.
De raad kan besluiten de beschikbare inspreektijd te verlengen.
- 4.
Niet ingesproken kan worden op het geagendeerde besluitenverslag, de lijst van toezeggingen en het voorstel op welke wijze de ingekomen stukken worden afgehandeld, alsmede op de ingekomen stukken zelf. Ook kan niet worden ingesproken wanneer er andere (rechts)wegen met betrekking tot het onderwerp open staan of wanneer omtrent het onderwerp een juridische procedure wordt gevoerd.
- 5.
Rechtspersonen kunnen slechts worden vertegenwoordigd door één inspreker die daartoe gerechtigd of gemachtigd is.
- 6.
Verzoeken om in te spreken dienen uiterlijk op de dag voorafgaande aan de vergadering telefonisch of per e-mail te worden gedaan bij de griffie onder opgave van naam, telefoonnummer en e-mailadres, alsmede het agendapunt waarover betrokkene wenst in te spreken.
- 7.
Aansluitend op een inspraakbijdrage stelt de voorzitter de leden van de raad in de gelegenheid korte verduidelijkende vragen te stellen aan de inspreker. Deze krijgt gelegenheid betreffende vragen kort te beantwoorden.
Artikel 16. Deelname aan de beraadslaging door anderen
Onverminderd artikel 21, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet, kan de raad besluiten dat anderen dan volgens de wet of dit reglement wordt bepaald mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel 17. Voorstellen van orde
Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over.
Paragraaf 3. Stemmingen
Artikel 18. Beslissing en mogelijkheid stemverklaring
- 1.
De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht en besproken, tenzij de raad anders beslist.
- 2.
Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor het te nemen besluit.
- 3.
Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden een korte stemverklaring afleggen, waarmee zij hun voorgenomen stemgedrag toelichten.
Artikel 19. Stemming: wijze van besluitvorming en procedure hoofdelijke stemming
- 1.
De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.
- 2.
Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht worden te hebben tegengestemd of zich overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet van deelneming aan de stemming hebben onthouden.
- 3.
In afwijking van lid 1 kan de voorzitter de raadsleden verzoeken bij handopsteken aan te geven of zij zich ‘voor’ of ‘tegen’ een voorstel uitspreken.
- 4.
Er wordt hoofdelijk gestemd wanneer een raadslid daarom verzoekt.
- 5.
Bij hoofdelijke stemming roept de voorzitter de ter vergadering aanwezige raadsleden, die zich niet ingevolge artikel 28 van de Gemeentewet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, bij naam op hun stem uit te brengen door zich ‘voor’ of ‘tegen’ het voorstel uit te spreken zonder enige toevoeging. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid en verloopt verder op alfabetische volgorde.
- 6.
Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.
- 7.
De voorzitter, of namens hem de griffier, deelt de uitslag na afloop van de stemming mee en de voorzitter doet vervolgens mededeling van het genomen besluit.
- 8.
Er kan elektronisch worden gestemd. Daartoe ontvangen de raadsleden een instructie hoe hun stem uit te brengen. Na sluiting van de stemming wordt op een scherm per raadslid de uitgebrachte stem vertoond.
Artikel 20. Volgorde stemming over amendementen en moties
- 1.
Als op een aanhangig voorstel amendementen zijn ingediend, wordt eerst over die amendementen gestemd en vervolgens over het voorstel, zoals het na die stemming luidt, in zijn geheel.
- 2.
Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft.
- 3.
Als meerdere amendementen of subamendementen op eenzelfde gedeelte van een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd.
- 4.
Als tijdens het bespreken van een voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie. Van deze volgorde wordt afgeweken wanneer naar oordeel van de voorzitter de uitkomst van de besluitvorming over de motie voor een of meerdere raadsleden van belang is voor het ‘voor’ of ‘tegen’ het voorstel stemmen.
- 5.
De raad kan besluiten ook in andere gevallen dan in lid 4 bedoeld van de volgorde af te wijken.
Artikel 21. Stemming over personen
- 1.
Bij stemming over personen voor benoemingen of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen wordt schriftelijk gestemd. Hiervoor wijst de voorzitter drie raadsleden aan als leden van het stembureau.
- 2.
Aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de Gemeentewet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren.
- 3.
Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van de voorzitter beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.
- 4.
In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van het stembureau.
- 5.
Op unaniem voorstel van het fractievoorzittersoverleg kan de raad bij een benoeming of het opstellen van een voordracht of aanbeveling, in afwijking van lid 1 van dit artikel, bij acclamatie besluiten.
Paragraaf 4. Verslaglegging, toezeggingen en ingekomen stukken
Artikel 22. Beeld- en geluidsregistratie
- 1.
Van een raadsvergadering wordt een beeld- en geluidsregistratie verzorgd die als webcast live en achteraf via internet te volgen is.
- 2.
In geval de raad conform artikel 23 van de Gemeentewet achter gesloten deuren vergadert blijft een beeld- en geluidsregistratie achterwege.
- 3.
Bij technische onvolkomenheden vindt een vergadering voortgang zonder beeld- en geluidsregistratie. In dat geval wordt van de betreffende vergadering achteraf een geluidsopname of een uitgebreid schriftelijk verslag gepubliceerd op de gemeentelijke website.
Artikel 23. Besluitenverslag en besluitenlijst
- 1.
De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenverslag van de raadsvergaderingen.
- 2.
Het besluitenverslag bevat in ieder geval:
- a.
de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de raadsleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
- b.
een aantekening van welke raadsleden afwezig waren;
- c.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- d.
bij elk agendapunt een vermelding van de raadsleden en collegeleden die daarover het woord hebben gevoerd
- e.
een samenvattende tekst over de ter vergadering ingediende voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen;
- f.
bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van de artikelen 15 en 16 door de raad is toegestaan in te spreken of deel te nemen aan de beraadslagingen.
- g.
een overzicht van het verloop van elke stemming met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig de wet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;
- h.
de door het college ter vergadering gedane toezeggingen
- i.
de door de voorzitter op basis van de beraadslagingen geformuleerde of geconstateerde afspraken en/of door de griffie uit te voeren acties;
- j.
de tekst van de door de raad genomen besluiten;
- k.
een verwijzing naar de achteraf te raadplegen beeld- en geluidsregistratie van de vergadering.
- 3.
Een concept-besluitenverslag wordt ter vaststelling geagendeerd voor de eerstvolgende of, wanneer dat niet mogelijk blijkt, in de daaropvolgende raadsvergadering. Vastgestelde besluitenverslagen worden ondertekend door de voorzitter en griffier.
- 4.
Een beknopte besluitenlijst van een vergadering wordt zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering gepubliceerd op de gemeentelijke website en in de lokale krant, voor zover de aard en inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet.
- 5.
Er wordt een aparte lijst van toezeggingen, moties en ingekomen stukken bijgehouden en deze wordt voor elke raadsvergadering geagendeerd.
Artikel 24. Ingekomen stukken
- 1.
Bij de raad ingekomen stukken worden wekelijks digitaal aan de raadsleden toegezonden en op een lijst geplaatst die bij de vergaderstukken wordt toegezonden en op de gemeentelijke website wordt gepubliceerd.
- 2.
Op voorstel van de griffier stelt de raad de wijze van afdoening van de op de wekelijkse lijsten vermelde ingekomen stukken vast.
- 3.
Over een ingekomen stuk kan een raadslid ter vergadering een korte vraag aan het college stellen.
- 4.
Een verzoek van een of meerdere raadsleden om een ingekomen stuk te bespreken wordt doorgeleid voor agendering in het eerstvolgend raadsoverleg. Wanneer voor bespreking spoed is geboden kan de raad besluiten het verzoek om directe bespreking in de raadsvergadering te honoreren.
Paragraaf 5. Besloten raadsvergaderingen
Artikel 25. Toepassing reglement op besloten vergaderingen
Op besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 26. Besluitenverslag besloten vergadering
- 1.
Een concept-besluitenverslag van een besloten raadsvergadering wordt niet verspreid. Deze wordt uitsluitend aan de raadsleden ter beschikking gesteld of inzichtelijk gemaakt op de wijze door de griffier medegedeeld.
- 2.
Een concept-besluitenverslag als bedoeld in lid 1 wordt zo spoedig mogelijk in een besloten raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van het vastgestelde besluitenverslag.
Artikel 27. Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van de relevante wettelijke bepalingen voornemens is door het college of de burgemeester opgelegde geheimhouding op te heffen wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.